Impulso de la educación superior mediante soluciones de adquisición más inteligentes

El regreso al campus es una temporada en sí misma. En materia de adquisiciones, esto implica gastar con un nuevo presupuesto en productos de oficina, informática y mobiliario para el campus que profesores y estudiantes necesitan cada año, además de buscar las mejores ofertas. Si bien las universidades buscan constantemente formas de optimizar sus presupuestos y ofrecer más valor a los estudiantes, un nuevo año escolar también representa una oportunidad para transformar el proceso de adquisiciones y ahorrar tiempo y dinero durante todo el año.
 

A veces, sabes exactamente qué vas a comprar para el año académico, cuándo lo harás y cuánto dinero necesitarás. Con mayor frecuencia, resulta difícil prever qué sucederá dentro de siete u ocho meses, mucho antes de que finalice el año fiscal. ¿Habrá realmente una revolución en diciembre, tal como estaba planeado? Vas a necesitar muchos cascos y palas personalizados para todos esos donantes y dignatarios.
 

A medida que los planes evolucionan, mantener la agilidad en las compras sin exceder el presupuesto exige un cuidadoso acto de equilibrio por parte de los líderes de adquisiciones. ¿Puedes delegar la facultad de compra de los departamentos y, al mismo tiempo, garantizar que existan límites de compra cuando finalicen los programas de otoño? El popular curso Chemistry 102 del departamento de Ciencias, con 300 estudiantes, podría tener dos grupos en primavera o quizás tres (en función de cómo se desarrolle el curso introductorio). La diferencia podría tener un gran impacto en la cantidad de vasos y centrifugadoras que se deben comprar.
 

El seguimiento de las compras a medida que ocurren dentro de tu organización permite a los responsables de compras planificar proactivamente lo que está por venir. Sin embargo, centralizar los datos de compras y analizar numerosos SKU, órdenes de compra y otras fuentes de información puede ser un proceso tedioso y que requiere mucho tiempo. Las herramientas para administrar y guiar las compras, junto con una selección integral diseñada para el sector educativo, pueden ser la solución para ayudar a universidades y otras instituciones de educación superior de todo el país a aprovechar al máximo la preparación para el regreso al campus.

Ahorro en dinero

En primer lugar, ahorrar tiempo también significa ahorrar dinero. ¿Cuánto tiempo crees que podrías ahorrar si no tuvieras que generar manualmente una orden de compra para cada proveedor? ¿Qué pasaría si pudieras enviar una sola solicitud para obtener una docena de cotizaciones, en lugar de hacer 12 solicitudes por separado?
 

La herramienta Solicitar cotización de Amazon Business facilita la solicitud de cotizaciones personalizadas para compras de gran volumen, según el precio y la cantidad deseados, a través de proveedores mayoristas previamente verificados que pueden satisfacer las necesidades de tu universidad. El uso de la herramienta "Solicitar cotización" requiere solo algunos datos y te permite verificar fácilmente el estado de la solicitud antes de presentar una oferta, la cual puedes seleccionar sabiendo que, en promedio, Amazon Business te ayuda a ahorrar un 10 %.
 

Elecciones más inteligentes

En segundo lugar, ahorrar tiempo implica tomar decisiones más inteligentes. ¿Tu universidad te exige que cumplas con las pautas de compra? La herramienta Administración de presupuesto de Amazon Business te ayuda a establecer umbrales de gasto para evitar excesos y tomar decisiones inteligentes, gracias a informes y seguimiento de uso en tiempo real, impulsados por Analítica de Amazon Business. Capacita a los compradores para operar con confianza y eficiencia mediante barreras de seguridad transparentes, que identifican automáticamente categorías de productos o vendedores preferidos, restringidos y bloqueados, e integran procesos de autorización previa a la compra.
 

Con más de 35,000 estudiantes, la Universidad Estatal de Carolina del Norte es la universidad más grande del estado. Como muchas instituciones públicas, cuenta con un equipo de adquisiciones que presta servicios a múltiples universidades y departamentos. Sharon Loosman, directora de Adquisiciones y Servicios Comerciales de la universidad, afirma que trabajar con Amazon Business ha sido un “viaje transformador” que ha redefinido la visibilidad y la eficiencia tanto para ella como para sus colegas.
 

“Puede ser difícil mantenerse al día con los cambios en los precios de los contratos, pero Amazon Business resuelve todos los problemas relacionados con el cumplimiento: ofrece vendedores externos que compiten por nuestra empresa, podemos comparar fácilmente los precios y proporciona una poderosa herramienta de comparación de productos”, comentó Loosman. “Si algo cambia con el paso del tiempo —como suele ocurrir en la mayoría de los casos—, todo es muy visible con Amazon Business”.
 

Uso del poder de la inteligencia artificial (IA)  

En tercer lugar, prepárate para la temporada de regreso al campus aprovechando el poder de la inteligencia artificial (IA), un tema de actualidad en la educación superior y, al mismo tiempo, una herramienta transformadora para las adquisiciones. Mantenerse al día, como señala Loosman, ya no tiene por qué ser una tarea exclusivamente humana.
 

Las recomendaciones de productos basadas en IA de Amazon Business pueden ayudar a las organizaciones a encontrar artículos comparables a precios más bajos para maximizar el ahorro de costos sin necesidad de realizar análisis de datos manuales que consumen mucho tiempo. Se trata de un enfoque que prioriza la IA, y Amazon lleva dos décadas trabajando en ello.
 

La Tienda de Educación de Amazon Business es otro ejemplo. Se trata de una experiencia personalizada que recomienda productos en función de los productos que tu organización compra con mayor frecuencia. Las recomendaciones proactivas de productos, sin mencionar todas las integraciones clave con sistemas punch-out, pueden traducirse en pedidos al por mayor más rápidos, sostenibles y eficientes. Y mejores pedidos al por mayor significan una gestión más ajustada y eficiente de los recursos.
 

Considera los gastos pasados, lo que planeas gastar y qué requisitos de diversidad y sostenibilidad son importantes para tu universidad o departamento: necesitarás una solución que te permita equilibrar todos esos factores. A veces, eso implica consolidar cuentas, como en la Universidad de Washington.  
 

La Universidad de Washington alberga 140 departamentos académicos. Hace unos años, la universidad, que cuenta con más de 50,000 estudiantes inscritos, quiso consolidar sus compras a través de Amazon Business en una única cuenta maestra. Después de años de gastos aislados y del clásico escenario en el que “una mano no sabía lo que hacía la otra”, la universidad decidió comenzar a trabajar con Amazon Business. Como resultado, obtuvieron una mayor visibilidad del gasto y una gestión de pedidos simplificada para el departamento de servicios de adquisiciones, lo que brindó a los profesores y al personal mayor autonomía y una experiencia de compra más ágil.
 

El proceso, al ser más intuitivo, también permitió a la universidad ahorrar tiempo y dinero. “Amazon Business brinda a los usuarios la autonomía para encontrar lo que necesitan [comprar] de una forma familiar, sencilla e intuitiva”, afirma un subdirector de adquisiciones de la universidad. “Nos permite centrarnos en las compras estratégicas que realizamos para la universidad. Cambió mi forma de pensar sobre las compras”.
 

Las herramientas Solicitar cotización y Administración de presupuestos de Amazon Business, impulsadas por aprendizaje con IA y una experiencia de usuario de primer nivel, están transformando los procesos de adquisiciones en muchas universidades e instituciones de educación superior. Incluso ante lo desconocido, Amazon Business puede facilitarles a ti y a tus colegas la posibilidad de gastar con confianza dentro del presupuesto de un nuevo año fiscal, y ayudar a alcanzar sus objetivos, sin importar cuán grandes o pequeños sean.
 

Publicado originalmente en The Chronicle of Higher Education.