Dar los primeros pasos

Adoptar inteligencia artificial (IA) en las adquisiciones puede parecer un desafío abrumador para las pequeñas y medianas empresas (PYMES), pero la clave del éxito radica en comenzar de a poco y mantener la estrategia. En lugar de sumergirse de cabeza en sistemas de IA complejos, un enfoque estructurado y gradual puede hacer que la transición sea más fluida y gratificante.

Entonces, ¿dónde deben comenzar las pequeñas y medianas empresas? Este es un mapa de ruta práctico para ayudar a establecer una base fuerte para la adquisición impulsada por IA.

Paso 1: Incorporar al liderazgo

Antes de introducir cualquier herramienta de IA o automatización, el primer paso y el más crucial es asegurar la aceptación y el patrocinio del negociador. Los líderes deben comprender que la IA no es solo un concepto futurista; es una herramienta tangible y práctica que puede agilizar las adquisiciones, reducir costos y mejorar la toma de decisiones.

Desarrollar un caso de negocio sólido es esencial. ¿Cómo la IA ayuda a que las organizaciones ahorren tiempo y dinero? ¿Puede reducir los tiempos del ciclo de compra o mejorar la administración de riesgos de los proveedores? Presentar beneficios claros y cuantificables ayudará a ganar el apoyo necesario para seguir adelante.

Paso 2: Definir prioridades y objetivos claros

Un error común que los negocios hacen es tratar de implementar la IA en todas las funciones de las adquisiciones de una sola vez. En cambio, es más inteligente comenzar con un enfoque centrado en los desafíos más urgentes.

¿Sería la IA más beneficiosa para automatizar el procesamiento de facturas, mejorar el conocimiento de los proveedores o detectar oportunidades de ahorro de costos? Al establecer objetivos específicos y mensurables, como reducir los tiempos de autorización de contratos en un 30 % o reducir el gasto ad hoc a la mitad, los negocios pueden seguir el progreso y demostrar logros tempranos.

Paso 3: Pon tus datos en orden

La IA es tan buena como los datos en los que se basa. Si los datos de adquisiciones están incompletos, no estructurados o dispersos en diferentes sistemas, las herramientas de IA no podrán generar información confiable. Es por eso que la preparación de los datos es un paso fundamental en el proceso de adopción de la IA.

Las pequeñas y medianas empresas comienzan evaluando el panorama de datos actuales, ¿de dónde provienen los datos de adquisiciones, cómo se almacenan y qué tan limpios están? Establecer políticas básicas de gobernanza de datos desde el principio garantizará que la información impulsada por la IA sea precisa y procesable.

Paso 4: Aprovecha las soluciones de IA existentes

¿Las buenas noticias? Las pequeñas y medianas empresas no necesitan crear soluciones de IA desde cero. En lugar de ello, pueden recurrir a proveedores de tecnología y proveedores de servicios existentes que ofrecen herramientas de adquisición impulsadas por IA diseñadas específicamente para negocios más pequeños.

Muchas soluciones que respaldan los procesos de compra ya incluyen automatización, analítica avanzada y funciones de inteligencia de proveedores, lo que elimina la necesidad de un costoso desarrollo personalizado. También vale la pena revisar el software existente: algunas herramientas actuales pueden tener ya capacidades de IA que se puedan activar o ampliar.

Un comienzo inteligente para la IA en adquisición

Para las pequeñas y medianas empresas, el trayecto hacia la adquisición impulsada por IA comienza con:

• Obtener el apoyo del liderazgo mostrando el valor de negocio de la IA.
• Establecer metas claras para centrar los esfuerzos en áreas de alto impacto.
• Garantizar la limpieza, estructuración y preparación de los datos para el uso de IA.
• Explorar las herramientas de IA existentes que se adaptan a las necesidades y presupuestos de las pequeñas y medianas empresas.

Al adoptar un enfoque práctico, paso a paso, las pequeñas y medianas empresas pueden comenzar a desbloquear los beneficios de la IA, como la automatización de tareas tediosas, la mejora de la toma de decisiones y la optimización de las estrategias de adquisición. La implementación de la IA es un recorrido, pero comenzar de a poco y escalar estratégicamente pondrá a los negocios en el camino correcto hacia el éxito a largo plazo.

Publicado originalmente en Spend Matters