Separar las compras empresariales de las personales: Cómo simplificar la gestión de gastos

A medida que las pequeñas empresas crecen y se transforman en medianas empresas, la gestión financiera puede volverse más compleja. Separar las compras empresariales de las personales es un paso clave para que las operaciones financieras fluyan con normalidad. Esta separación puede marcar una gran diferencia en la manera en que las pequeñas y medianas empresas gestionan el flujo de caja, hacen un seguimiento de los gastos y toman decisiones de compra comerciales más inteligentes.

Impacto en el flujo de caja, la visibilidad y la conciliación
Mezclar los gastos personales con los comerciales puede generar confusión en el control del flujo de caja, lo que puede afectar decisiones clave como el pago de facturas pendientes, la inversión en crecimiento o la cobertura de costos operativos. Se hace difícil hacer un seguimiento de:

• Cuánto flujo de caja está disponible para cubrir las necesidades comerciales
• Cuándo y dónde ingresa o egresa flujo de efectivo
• Cuántas compras realizadas por los empleados necesitan ser categorizadas y auditadas

Sin una clara separación, aumenta el riesgo de cometer errores en la gestión del flujo de caja, lo que podría generar pérdidas de tiempo y oportunidades de ahorro. Asimismo, se vuelve más difícil segmentar los gastos en categorías relevantes y tomar decisiones informadas sobre el control de costos y gastos. Es más difícil saber qué productos se adquirieron para el crecimiento del negocio o las operaciones, cuándo se asignaron los presupuestos a departamentos específicos y cómo optimizar las decisiones de compra basándose en tendencias anteriores. Esta falta de claridad en el seguimiento dificulta la toma de decisiones informadas basadas en datos, que podrían mejorar los resultados comerciales. Además, realizar un registro manual de cada gasto, categorizarlos como comerciales, reembolsar al equipo por pagos personales y conciliar esos gastos puede consumir mucho tiempo.

Mejor gestión del gasto, mayor control y procesos simplificados
Mantener separados los gastos laborales y personales ofrece múltiples beneficios: ventajas impositivas, mejor planificación financiera, mayor visibilidad y un aumento en el ahorro de costos que puede destinarse a iniciativas de mayor valor agregado. Al separar las finanzas, las pequeñas y medianas empresas obtienen una visión más clara y precisa de su salud financiera general. Contar con registros precisos permite elaborar mejores presupuestos y proyecciones, y facilita la identificación continua de oportunidades de ahorro año tras año. También mejora el control de gastos, ya que ayuda a las pequeñas y medianas empresas a gestionar el flujo de caja, establecer límites de gasto, mitigar los gastos innecesarios de los empleados y asegurar que los recursos comerciales se asignen de manera adecuada. Asimismo, mantener separados los gastos comerciales facilita el proceso contable. En cuanto a la auditoría, esto permite llevar los libros con claridad, ya que todos los gastos comerciales asociados ya habrán sido registrados, lo que reduce la necesidad de ingresos manuales y de hacer correcciones retrospectivas. En lugar de ello, el tiempo ahorrado puede destinarse a la toma de decisiones estratégicas y al crecimiento del negocio.

Formas de mantener los gastos por separado
Para comenzar, las pequeñas y medianas empresas pueden optar por tener una cuenta de compras exclusiva para el negocio, como Amazon Business. Contar con una cuenta de compras personalizada permite centralizar todas las transacciones financieras y mantenerlas organizadas en un solo lugar. Aquí mencionamos cinco cosas que puedes hacer para comenzar con Amazon Business:

1. Unirte a una cuenta Amazon Business: Registrarte para obtener una cuenta Amazon Business es gratuito y fácil. También puedes utilizar el correo electrónico vinculado a tu cuenta de Amazon y alternar entre tus cuentas personal y empresarial en Amazon Business.
2. Invitar usuarios: Empodera a tus empleados para que obtengan lo que necesitan, mientras mantienes el control de los gastos. Invita a usuarios a unirse a tu cuenta mientras conservan sus propias credenciales de acceso. Las compras de todos estarán protegidas, mientras que, como administrador de la cuenta, obtienes visibilidad sobre su selección y gasto.
3. Crea listas: Para facilitar el proceso de recompra, crea distintos tipos de listas que mejoren la eficiencia y fomenten una compra comercial inteligente.
4. Obtén datos de gastos: Visualiza los datos de gastos mediante paneles e informes personalizables o prediseñados, y haz un seguimiento del progreso hacia tus objetivos.
5. Únete a Business Prime: Desbloquea beneficios para tu empresa con Amazon Business Prime, incluyendo entrega rápida y gratuita, términos de pago flexibles y mucho más.

Además, una cuenta de compras exclusiva para empresas puede brindarte acceso a más beneficios, como categorías más relevantes para el entorno empresarial y mejores precios, lo que la convierte en una opción más conveniente para tu empresa. Asimismo, es importante educar a tu equipo sobre la relevancia de separar las compras comerciales de las cuentas personales, mediante el establecimiento de normas claras sobre gastos, reembolsos y el uso de tarjetas de crédito personales. Con la implementación de límites y una cuenta corporativa integral, la gestión de compras se simplifica, reduciendo el tiempo dedicado a la conciliación y al control de gastos.