Actualizaciones de la Supervisión de anomalías en gastos: Más acceso e integración inteligente

Para las organizaciones que administran compras en equipos grandes y distribuidos, detectar actividades de gasto irregulares y auditar manualmente los gastos para garantizar el cumplimiento no debería depender de una sola persona. La Supervisión de anomalías en gastos, una función exclusiva del plan Enterprise de Prime Business, fue diseñada para eliminar la carga manual de la supervisión de gastos al monitorear las compras de una organización en tiempo real y al detectar actividades inusuales antes de que se conviertan en un problema de cumplimiento.

Hoy anunciamos tres actualizaciones que hacen que la Supervisión de anomalías en gastos sea más accesible y se adapte mejor a la forma en que las organizaciones realmente operan.

Novedades

1. Correos electrónicos de resumen semanal.

La Supervisión de anomalías en gastos ahora permite a los administradores optar por recibir correos electrónicos de resumen semanal directamente desde el panel de control. Cada resumen incluye una síntesis de las anomalías actuales marcadas. Esto brinda a los equipos un punto de contacto periódico y programado para revisar actividades de compras irregulares sin necesidad de iniciar sesión todos los días.

Esta actualización pone a los administradores en control de la frecuencia con la que realizan la supervisión. Ya sea que los equipos prefieran revisar las anomalías en tiempo real o concentrar esa revisión en una rutina semanal, ahora cuentan con la flexibilidad para elegir.

Para suscribirte a estos correos electrónicos, visita tu panel de control.

2. Acceso ampliado para administradores financieros y administradores de grupos

Los clientes informan con frecuencia que la supervisión de gastos no debería limitarse a los administradores de nivel superior. En las organizaciones que administran compras distribuidas entre distintos departamentos y unidades de negocio, los administradores de grupos y los administradores financieros suelen ser quienes mejor conocen qué comportamientos son normales (y cuáles no) dentro de sus equipos.

Anteriormente, la Supervisión de anomalías en gastos solo estaba disponible para los administradores de nivel de cuenta. Esto generaba un cuello de botella: las anomalías detectadas en los niveles superiores de la organización debían remitirse nuevamente a las personas que podían resolverlas con rapidez.

Con esta actualización, los administradores financieros y los administradores de grupos ahora tienen acceso directo a la Supervisión de anomalías en gastos. Para las organizaciones con un alto volumen de operaciones que administran revisiones de gastos distribuidas, esto significa:

• Resolución más rápida de anomalías: Los administradores más cercanos a la actividad de compras pueden actuar de inmediato, sin necesidad de canalizar el proceso a través de un administrador central.

• Mayor capacidad de evaluación contextual: Los administradores de grupos, que conocen los patrones de compras de sus departamentos, están mejor posicionados para determinar qué es realmente una irregularidad.

• Mayor responsabilidad distribuida: La supervisión del cumplimiento escala junto con la organización, en lugar de concentrarse en un único rol.

Este es un paso importante hacia el modelo de "confiar, pero verificar" del que dependen los equipos de adquisición más eficaces. Permite que las personas adecuadas actúen cuando corresponde, al tiempo que mantiene los controles organizacionales necesarios para mantener los gastos bajo control.

¿Deseas ampliar el acceso a los miembros adecuados de tu equipo? No es necesario realizar ninguna acción adicional, ya que estos roles reciben acceso de forma inmediata.

3. Integración con Amazon Business Assistant

Ahora, los administradores pueden utilizar Amazon Business Assistant directamente desde el panel de la Supervisión de anomalías en gastos o desde cualquier página habilitada dentro de Amazon Business para realizar consultas básicas sobre compras marcadas o tendencias de anomalías. Con frecuencia, a los administradores les resultaba difícil identificar la causa raíz de una anomalía, lo que les obligaba a navegar por múltiples páginas e informes. Esto se convertía en una experiencia que consumía tiempo y, a menudo, estaba fragmentada. 

Hoy pueden realizar preguntas sencillas, como: “Muéstrame las tendencias mensuales de mis anomalías” o, de forma más simple, “¿Qué anomalías se detectaron la semana pasada?”. 

Los administradores pueden utilizar esta nueva función para comprender mejor las anomalías detectadas en su cuenta, incluso desglosadas por usuario. 

Por qué es importante

Los gastos no aprobados y las irregularidades en las compras siguen siendo algunos de los desafíos de cumplimiento más comunes para las grandes organizaciones. Estas actualizaciones amplían el valor de la Supervisión de anomalías en gastos al hacerla más accesible y poner la información adecuada en manos de las personas adecuadas, en el momento adecuado.

Contar con más administradores con acceso implica tiempos de respuesta más rápidos y decisiones mejor fundamentadas. Los correos electrónicos de resumen ayudan a reducir las brechas de visibilidad. Amazon Business Assistant integra todo esto en una experiencia más sencilla de comprender que permite tomar mejores decisiones. Estas actualizaciones fueron diseñadas para ayudar a las organizaciones a mantener un mayor control sobre las compras sin añadir fricciones para los compradores.

Introducción

La Supervisión de anomalías en gastos está disponible para los miembros de Prime Business con el plan Enterprise. ¿No eres miembro de Prime Business? Obtén más información hoy.