Cómo agilizar las adquisiciones y reducir las complicaciones relacionadas con el cumplimiento.

Ya sea que compren lápices o computadoras, las escuelas de educación primaria y secundaria, sin importar su tipo o tamaño, deben cumplir con un complejo entramado de regulaciones federales, estatales y locales en materia de compras. Mantener la responsabilidad fiscal es un pilar fundamental de la gestión prudente de los presupuestos gubernamentales y financiados con fondos de los contribuyentes. También es esencial para cumplir y mantener los objetivos comunitarios que promueven el apoyo a los negocios locales y fomentan la reducción de la huella de carbono del distrito. Garantizar el cumplimiento continuo de las estrictas regulaciones y procesos de licitación, así como verificar los precios de los productos más costosos a través de grupos cooperativocomo OMNIA Partners, toma tiempo, y cada paso puede prolongar el proceso de compra. Las soluciones de proveedores y adquisiciones que consideran la importancia fundamental de las responsabilidades fiscales de los distritos, y al mismo tiempo agilizan los procesos de principio a fin, ayudan a los distritos a mejorar la eficiencia y ganar más tiempo en la jornada de sus equipos. A continuación, presentamos las áreas clave donde es posible mejorar la eficiencia en materia de cumplimiento y cómo la solución adecuada puede ayudar.

Mirar atrás para avanzar

No hace mucho, las 31 escuelas que conforman Shelby County Schools , uno de los distritos escolares más grandes de Alabama enviaba todas las solicitudes de compra en papel o por correo electrónico a la persona encargada de la contabilidad de la escuela, quien luego las recreaba como órdenes de compra (PO) y las remitía al departamento de finanzas para su autorización, antes de realizar el seguimiento del cumplimiento o efectuar el pedido. Su capacidad para hacer seguimiento de los presupuestos y garantizar que las compras se ajustaran a las políticas era limitada y, en gran medida, manual, ya que dependía de que los compradores proporcionaran la información correcta o necesaria. El envío, los métodos de pago autorizados, las líneas de crédito y los plazos de pago estaban desorganizados y variaban de una escuela a otra.

De manera similar, Kings Canyon Unified School District (USD) de California también enfrentaba desafíos en materia de adquisiciones y cumplimiento, muchos de los cuales se centraban en los procesos de autorización de facturas y conciliación de compras. El distrito utilizaba una plataforma de pagos que enviaba resúmenes mensuales al equipo de cuentas por pagar, lo que obligaba al equipo a realizar cientos de conciliaciones y autorizaciones de tarjetas de compra de forma masiva, una vez al mes.

“Ambos distritos buscaban implementar controles automatizados que garantizaran que las compras en línea cumplieran con las pautas de gasto establecidas en cada escuela o distrito. También necesitaban agilizar los procesos de pago y conciliación, y asegurarse de que dichos procesos superaran las auditorías y mejoraran la visibilidad, por ejemplo, mediante datos y análisis más detallados sobre el gasto por departamento y solicitante.

Elementos esenciales para la aplicación de las políticas y el cumplimiento

Los equipos de finanzas que brindan servicio a escuelas y distritos de educación primaria y secundaria pueden optimizar sus procesos mediante soluciones de compras y adquisiciones personalizadas, diseñadas para satisfacer sus necesidades específicas, con tantas o tan pocas medidas de seguridad como sean necesarias para garantizar una visibilidad y un control adecuados. Entre los aspectos más importantes para los equipos de educación primaria y secundaria se incluyen los siguientes:

Aplicación eficaz de las políticas: para reducir los procesos manuales y limitar las posibilidades de error, las escuelas deben elegir herramientas que apliquen automáticamente las normas de compra específicas de su distrito o estado.

Procesos de autorización agilizados: dadas las estrictas normas que rigen la gestión de pedidos, también resultan esenciales las funciones que permiten a las escuelas o distritos avanzar con rapidez y precisión en sus procesos de autorización. Es probable que revisar esos procesos antes de adoptarlos en nuevas herramientas permita descubrir oportunidades para optimizarlos aún más.

Precios transparentes y capacidades de licitación: todas las herramientas deben ofrecer información clara sobre los precios y respaldar los procesos formales de licitación para pedidos de mayor volumen, de acuerdo con las regulaciones de cumplimiento estatales y locales. (por ejemplo, el umbral del estado de Nueva York es de $20,000).

Seguimiento preciso de los pedidos y conciliación de tres vías: las escuelas deben elegir sistemas sólidos que permitan hacer un seguimiento de las entregas y conciliar las órdenes de compra, las facturas y los recibos, a fin de cumplir fácilmente con los requisitos de auditoría.

Apoyo a los objetivos comunitarios y de sostenibilidad: las características que ayudan a las escuelas y distritos a realizar un seguimiento de sus gastos con proveedores locales o diversos, así como de las opciones respetuosas con el medio ambiente, son cada vez más importantes.

Informes y análisis detallados: para cumplir con los requisitos de presentación de informes del condado o del estado, los distritos deben obtener datos integrales sobre todos los aspectos de sus procesos de adquisición.

Lugares para acudir en busca de ayuda

Shelby County Schools utilizó Amazon Business para reunir a sus 31 escuelas en un único sistema de compras y adquisiciones, lo que garantizó la aplicación y el cumplimiento de precios, procedimientos y términos comunes en todo el distrito escolar. El nuevo sistema de compras permite monitorear con mayor eficacia el cumplimiento de las normas de adquisición, facilita que los compradores realicen y gestionen sus propios pedidos, y al mismo tiempo ofrece la posibilidad de aprovechar los precios exclusivos para negocios y utilizar el Pago por factura a través de la oficina de finanzas del distrito. Ahora, el área de finanzas tiene una visión clara del gasto y sólidas capacidades de análisis con la Analítica de Amazon Business.

"El principal beneficio para mi equipo de finanzas es poder encontrar más de lo que necesitamos a través de Amazon Business. El proceso de licitación es más sencillo, se conoce el proceso de pedidos y la creación de presupuestos es más fácil", dijo John Gwin, director de finanzas del distrito. "Estamos mucho mejor".

En Kings Canyon USD, Amazon Business ayudó al distrito a configurar una opción de Pago por factura en el proceso de pago, lo que simplificó las auditorías y la conciliación, y facilitó el acceso a la facturación consolidada, así como una mayor visibilidad del seguimiento de los gastos y del presupuesto. Los compradores deben contar con las autorizaciones y la documentación de respaldo establecidas en las políticas de auditoría del distrito antes de realizar una compra, las cuales pueden obtener fácilmente al crear un carrito y una orden de compra que se envía a un aprobador antes de remitirse al departamento de cuentas por pagar. El Pago por factura también ayudó al distrito a pasar de realizar pagos mensuales a pagos semanales de facturas, y simplificó los procesos relacionados con la confirmación de la recepción de los productos.

"El cambio más importante que nos ha ahorrado tiempo es la actualización en la frecuencia con la que pagamos nuestras facturas: pasamos de recibir facturas mensuales a recibirlas semanalmente.", dijo Janet Linscheid, miembro del equipo de cuentas por pagar en Kings Canyon USD. "Registrarlas de forma semanal nos ha ahorrado mucho tiempo".

El distrito también aprovecha la ventaja de la conciliación de tres vías, que ayuda a los equipos a unir pedidos, recibos y facturas, y a conciliar las compras con mayor rapidez. "Antes enviábamos más de 50 correos electrónicos a la vez para confirmar la recepción de la mercancía. Ahora, ahorramos días e incluso semanas de seguimiento de pedidos", dijo Linscheid.

Publicado originalmente en THE Journal