Mejora la satisfacción de los maestros y los estudiantes al eliminar los obstáculos en la adquisición

Los maestros y los distritos de educación primaria y secundaria manejan cargas de trabajo cada vez más complejas mientras procuran mantener a los estudiantes satisfechos y comprometidos y cumplir los objetivos de aprendizaje. Al final del día, queda poco tiempo para navegar procesos de adquisición engorrosos u obsoletos que suelen requerirse para solicitar y esperar los suministros esenciales que necesitan los estudiantes y las aulas. 

La necesidad de garantizar la satisfacción de los maestros y los estudiantes cobra más relevancia a medida que los distritos compiten por talento y buscan mejorar el clima escolar en general. Recientemente, EdWeek identificó la contratación de maestros de alta calidad (53 %) y su retención (51 %) como las dos máximas prioridades y puntos críticos señalados por líderes de distrito en la encuesta School District Purchasing Priorities de EdWeek Market Brief. Mejorar la cultura y el clima escolar (48 %) y satisfacer las necesidades de todos los estudiantes (41 %) también fueron puntos fuertes. Aunque es posible que no sea la primera solución en la mente de los líderes de distrito, eliminar los puntos de fricción en las compras y la adquisición puede aliviar muchas de las cargas innecesarias y poco satisfactorias de la gestión diaria del aula.

Las escuelas y los distritos que siguen dependiendo de unas pocas personas con conocimiento especializado o de profesionales de adquisiciones para manejar sistemas heredados y llenar órdenes de compra (PO) o completar solicitudes de suministros generan demoras y aumentan la carga administrativa. Los equipos de informática y administración, con poco tiempo disponible, también enfrentan dificultades para implementar soluciones de adquisiciones nuevas o modificar las herramientas existentes para resolver los problemas de acceso y los retrasos.

Los sistemas heredados suelen generar retos adicionales de datos y visibilidad por la falta de información más profunda sobre historiales de compras, la identificación de oportunidades de precios competitivos, las demandas estacionales de suministros y más. Eliminar los obstáculos de adquisiciones al brindar a los maestros y a los administradores acceso más directo a herramientas intuitivas como Amazon Business ofrece una vía más sostenible para la gestión de compras. A continuación, se presentan algunas características de producto que dan a los maestros mayor flexibilidad y opciones al comprar y que, al mismo tiempo, ahorran a los administradores un tiempo valioso y protegen el presupuesto.

Fácil de usar donde más se necesita

Hasta hace poco, en Bay City Public Schools, en Michigan, los maestros debían buscar en Amazon los productos que necesitaban para el aula, imprimir sus selecciones y enviar la documentación a la oficina central del distrito para su autorización. Luego, el equipo de adquisiciones reconstruía manualmente cada lista de compras en el sistema de pedidos y, a menudo, dedicaba hasta 30 minutos a rehacer un solo carrito de compras

El distrito transformó recientemente su proceso de compras en papel con Amazon Business, lo que permite a los maestros y a los demás miembros del personal escolar seleccionar productos en la página web de Amazon Business, fijar el precio y enviar los pedidos directamente a través del sistema de compras del distrito, lo que activa un proceso de autorización. La configuración integrada ayuda a garantizar que los suministros y las compras cumplan con las políticas y los requisitos de adquisiciones específicos del distrito, mantiene la supervisión esencial y, a la vez, permite que cada escuela conserve mayor control sobre sus selecciones y compras.

"El Pago por factura de Amazon Business, la Cámara de Compensación Automatizada (ACH) y las notas de crédito me han ahorrado muchísimo tiempo, y eso es muy valioso", dijo Kristine Rodabaugh, especialista ejecutiva en la oficina de finanzas y contabilidad del distrito. "Tener más tiempo para dedicarlo a nuevas ideas ayudará con la educación de nuestros estudiantes. Incluso tener cinco minutos me convertirá en una mejor empleada".

Compras fáciles para las escuelas

Con Amazon Business, los distritos descentralizan el proceso de adquisiciones y consolidan el gasto en un solo canal, donde los administradores establecen límites de gasto por distrito o por edificio, junto con restricciones por categoría. El monitoreo continuo ayuda a asegurar el cumplimiento de las políticas de compras y de presupuesto y elimina la necesidad de que el personal de finanzas o adquisiciones gestione manualmente cada compra o solicitud.

La consolidación de proveedores reduce la necesidad de obtener varias cotizaciones o de atravesar procesos más extensos de solicitud de presupuestos. Al mismo tiempo, contar con datos concretos y visibilidad del gasto en tiempo real y del uso de suministros mejora los procesos de presupuesto anual. Los directivos escolares pueden detectar con rapidez las anomalías o ajustar las solicitudes de fondos para suministros o recursos de mayor demanda. Además, la integración Punchout con más de 300 aplicaciones de software líderes, incluidas Skyward y Jaggaer, ofrece a las organizaciones educativas flexibilidad y opciones. Las escuelas y los distritos pueden acceder a Amazon Business desde sus sistemas actuales y mantener sus procesos de adquisiciones vigentes.

Más tiempo para todos

En Bay City Public Schools, el cambio de cheques en papel a pagos digitales mediante Pago por factura impulsó aún más la eficiencia, señaló Rodabaugh. En lugar de dedicar días enteros a preparar cheques y mantener hojas de cálculo, el distrito puede realizar pagos digitales y débitos mediante la ACH de forma rápida y segura, con transacciones trazables que mantienen controles financieros y contables sólidos. La configuración también permite a Bay City Public Schools administrar con facilidad múltiples fuentes de financiamiento para compras.

"Pagamos tanto con un fondo general como con un fondo de actividades, por lo que realmente valoramos el hecho de que podemos cambiar y elegir qué cuentas bancarias usar", afirmó Rodabaugh.

Esa flexibilidad reduce las complicaciones en la administración del presupuesto y asegura el cumplimiento de subvenciones estatales o de requisitos de programas federales. En época de auditoría, se observan eficiencias adicionales gracias al acceso sencillo a registros digitales completos de las transacciones, con cada compra vinculada a su PO correspondiente, lo que facilita las conciliaciones y crea una pista de auditoría clara. Los auditores pueden recibir acceso directo al sistema de contabilidad del distrito para recuperar los registros necesarios, lo cual suprimió la necesidad de archivos o carpetas en papel.

"Todo está ahí, vinculado a una orden de compra con detalles de la línea de pedido", afirmó Rodabaugh. "Ahorra mucho tiempo tanto para nuestros auditores como para nuestro equipo".

Más tiempo para lo que importa

De vuelta en el aula, los maestros tienen acceso a una amplia selección de suministros para el aula, con posibles ahorros, y pueden poner con rapidez esas herramientas y recursos en manos de los estudiantes, lo que da lugar a un entorno de aprendizaje eficaz y participativo. Además del acceso, los maestros disponen de más tiempo durante la jornada para dedicarlo a los estudiantes y centrarse en su rol principal, en lugar de consultar catálogos de suministros y completar papeleo.

Publicado originalmente en THE Journal