Bay City Public Schools
Agilizar los procesos financieros y de compras para respaldar el éxito en el aula
Bay City Public Schools brinda sus servicios a 7,500 estudiantes de 12 escuelas en tres comunidades. Para cada clase y actividad estudiantil, el equipo de finanzas y contabilidad del distrito trabaja para garantizar que los maestros reciban los útiles que necesitan para respaldar el éxito de los estudiantes. Sin embargo, los procesos de compra y pago ineficientes los retrasaban. Con el reconocimiento de la oportunidad de la transformación digital, el distrito se asoció con Amazon Business e implementó Pago por Factura para agilizar las operaciones y entregar recursos esenciales a los maestros más rápido.
Crear una experiencia de compra perfecta
Anteriormente, Bay City Public Schools gestionaba las compras a través de un sistema tradicional de autorización en papel y se ingresaban los datos de forma manual. Los profesores buscaban artículos en Amazon, imprimían lo que seleccionaban y enviaban la documentación a la oficina central para la autorización. Luego, el personal de adquisiciones rearmaba manualmente cada lista de compras en el sistema de pedidos, y a menudo dedicaba hasta 30 minutos a reconstruir un solo carrito de compras.
Con el objetivo de mejorar este proceso y hacer que las compras sean más maleables, el distrito adoptó Pago por factura de Amazon Business con la integración de Punchout. Ahora, los compradores pueden seleccionar artículos en Amazon Business, fijar precios, enviar pedidos directamente a través del sistema de compras del distrito y activar un proceso de autorización simplificado. Esta integración está configurada para cumplir con las políticas de adquisiciones y los requisitos de cada escuela, lo cual proporciona una supervisión esencial y al mismo tiempo permite que cada escuela tenga control sobre los requisitos de compras.
Agilizar el procesamiento de facturas y la gestión de pagos
El pago por factura también mejoró tanto el proceso de conciliación como la eficiencia general de los pagos del distrito. Procesar facturas y pagos requería de horas de trabajo manual, como cotejar órdenes de compra individuales con facturas e investigar discrepancias. Ahora solo toma una fracción del tiempo para completar el proceso.
"Recibo la factura tan pronto como se realiza el pedido, ya no espero hasta el final del ciclo de facturación. Todas las notas de crédito se aplican directamente de forma automática a la factura, que coincide perfectamente con la orden de compra. Esto me ahorra mucho tiempo al no tener que buscar artículos faltantes y cotejar discrepancias de crédito y pago."
— Kristine Rodabaugh, especialista ejecutiva, finanzas y contabilidad de Bay City Public Schools
El cambio de cheques en papel a pagos digitales mediante Pago por Factura trajo mejoras adicionales en el proceso. En lugar de dedicar días completos a preparar cheques y mantener hojas de cálculo de seguimiento, el distrito ahora se beneficia a partir de la velocidad y seguridad de los pagos digitales y los retiros automáticos de ACH. Este enfoque garantiza transacciones más rápidas y rastreables al tiempo que mantiene controles financieros sólidos.
El Pago por factura también permitió a Bay City Public Schools administrar fácilmente las múltiples fuentes de financiamiento. "Pagamos tanto con un fondo general como con un fondo de actividades, por lo que realmente valoramos el hecho de que podemos cambiar y elegir qué cuentas bancarias usar”, afirmó Rodabaugh. Esta flexibilidad simplifica la gestión del presupuesto y al mismo tiempo garantiza el cumplimiento de los requisitos de subvenciones y programas federales.
Auditorías más manejables
La transformación digital aportó nuevas eficiencias al proceso de preparación de auditorías de Bay City Public Schools. Con Pago por factura, el equipo ahora gestiona un registro digital completo de todas las transacciones. Cada compra se vincula automáticamente a la orden de compra correspondiente, lo que facilita que el distrito concilie las transacciones y cree un registro de auditoría ordenado. La eliminación de recibos en papel se llevó consigo la necesidad de escanear y almacenar innumerables recibos en papel, lo que ahorra aún más tiempo y reduce los errores manuales. Los auditores también pueden acceder directamente al sistema de contabilidad del distrito para recuperar los registros necesarios, lo cual suprimió la necesidad de archivos y carpetas en papel.
“Pago por factura de Amazon Business llegó para cambiar las reglas del juego. Todo está ahí, vinculado a una orden de compra con detalles de la línea de pedido. Ahorra mucho tiempo tanto para nuestros auditores como para nuestro equipo”.
— Kristine Rodabaugh, especialista ejecutiva, finanzas y contabilidad de Bay City Public Schools
Recuperar el tiempo para centrarse en lo que importa
Al adoptar Pago por factura de Amazon Business, Bay City Public Schools transformó fundamentalmente el proceso de compras y pagos, lo cual dejó más tiempo para lo más importante: el apoyo a los estudiantes. Rodabaugh remarca que "Pago por factura de Amazon Business, el ACH, las notas de crédito, me ahorraron mucho y eso es muy valioso en este momento. Tener más tiempo para dedicarlo a nuevas ideas ayudará con la educación de nuestros estudiantes. Incluso tener cinco minutos me convertirá en un mejor empleado”.
Descubre cómo el programa Pago por factura puede ayudar a mejorar la visibilidad de las compras
