Los procesos de adquisición tradicionales obstaculizan el progreso

Los avances tecnológicos en las aulas de primaria y secundaria han puesto a muchas escuelas a la vanguardia de la transformación digital, involucrando a estudiantes y maestros y permitiendo una instrucción diferenciada, pero muchas organizaciones educativas se quedan atrás cuando se trata de avanzar en otra área esencial: las adquisiciones.

Las escuelas y los distritos en general se adhieren a un complejo mosaico de reglas de adquisiciones que los maestros y otros tomadores de decisiones dentro de la escuela encuentran confusas y engorrosas. Si a esto le sumamos las normas estatales y locales que rigen las compras junto con nuevos objetivos e iniciativas como los contratos basados ​​en resultados, los desafíos en torno a las decisiones de compra solo siguen creciendo.

Las reglas y regulaciones no son el único obstáculo para el cambio. Los sistemas de administración financiera y estudiantil obsoletos que requieren intervenciones manuales a menudo impiden que las escuelas se adapten a los cambios en los suministros o las necesidades de compra y, en cambio, introducen demoras costosas para simplemente obtener los productos diarios necesarios en las aulas. La falta de conocimiento sobre el proceso de compra o adquisición es otra barrera. Una encuesta de EdWeek a 270 educadores realizada en el verano de 2024 encontró que, si bien el 68 % de los líderes de distrito afirman saber "mucho" sobre los procesos de compra en sus distritos, solo el 24 % de los líderes escolares comparten ese mismo conocimiento; el 52 % de los líderes escolares dijeron que solo saben "algo" sobre el proceso de compra o "un poco" (20 %).

Si bien las normas de compras y adquisiciones siguen siendo una realidad ineludible para las organizaciones educativas que deben mantener la responsabilidad fiscal o cumplir objetivos de sostenibilidad (entre otros objetivos de adquisiciones locales), navegar esas reglas de manera efectiva requiere nuevos enfoques. Las escuelas y los distritos pueden reducir las tareas manuales y las demoras, así como optimizar los procesos de compras sin tener que rediseñar completamente el sistema o introducir cambios importantes a la compra mayorista. A continuación se presentan tres áreas en las que las organizaciones educativas pueden realizar avances importantes para modernizar las adquisiciones sin dejar de adherirse a normas o directrices inamovibles.  

Mejora el seguimiento y los reportes con datos

Aunque muchas escuelas y distritos pequeños utilizan hojas de cálculo como parte de su estrategia de seguimiento presupuestario y administración de adquisiciones, cada vez es más necesario garantizar la transparencia de los datos sobre gastos y un acceso más amplio a la información relacionada. Los datos han ganado mayor importancia en las escuelas y distritos que deben realizar un seguimiento del progreso respecto de objetivos de sostenibilidad, por ejemplo, o puntos de referencia respecto de objetivos de gasto dentro de categorías específicas. Las herramientas de análisis robustas pueden ayudar a las escuelas y distritos a sacar datos de las hojas de cálculo para obtener visibilidad de los historiales de compras y modelar o predecir gastos futuros en categorías como Informática, elementos esenciales para el aula o limpieza.

En la escuela autónoma Olive Grove Charter School de Santa Bárbara, California, los maestros enviaron por correo electrónico o entregaron en papel las solicitudes de útiles escolares al director de servicios fiscales para que las administrara antes de pasar a un sistema de compras digitalizado que puso más control en manos de los centros de aprendizaje a nivel escolar y consolidó más del 90 % de las compras de útiles escolares. El cambio de la escuela autónoma a Amazon Business y la membresía  Business Prime  proporcionaron al equipo de servicios fiscales una visibilidad clara del gasto en todos los centros y departamentos sin tener que implementar un software de cuenta corporativa independiente. Ahora, cada director de centro de aprendizaje envía y administra los pedidos directamente en línea, y estos se pagan mediante una factura consolidada a través de una de las dos líneas de crédito. La escuela autónoma se beneficia de precios exclusivos para negocios y envía los pedidos directamente a los centros educativos, mientras que los maestros disfrutan de un control más directo e inmediato sobre los materiales que necesitan para impartir sus clases.

Resuelve los contratiempos en las compras gracias a la perfecta integración del SIS

Dado que los modernos sistemas de información estudiantil (SIS) han alcanzado el primer lugar en la administración diaria de las operaciones escolares y las tareas administrativas por parte de los maestros y otros administradores, tiene sentido agregarles capacidades de adquisición y compra. Esta integración perfecta reduce los procesos y mejora la visibilidad y la comunicación en torno a las cuestiones o necesidades relacionadas con las adquisiciones. Las soluciones de compra que ofrecen interoperabilidad con soluciones comunes para educación primaria y secundaria, como Skyward, han contribuido en gran medida a aliviar las frustraciones de los maestros y otros compradores de primera línea.

En el distrito escolar de College Place, cerca del valle de Walla Walla, en Washington, los maestros experimentaban retrasos en las compras y dedicaban tiempo innecesario a procesar los pedidos, lo que les restaba tiempo para otras responsabilidades.

"Los maestros llenaban un formulario de solicitud y lo enviaban a la Oficina del Distrito", dijo el director de Negocios y finanzas del distrito. "Lo ingresábamos en el sistema. Luego, se aprobaba. Después, pasaba por el supervisor para la autorización y llegaba a mí para la autorización final. Probablemente el proceso tardaba alrededor de dos semanas hasta la ejecución".

Mientras buscaban formas más económicas y convenientes de gastar sus presupuestos, incluida la compra en Amazon.com, quedó claro que la integración de un SIS era la solución, y el distrito recurrió a Amazon Business en busca de ayuda. El distrito pudo acceder a precios exclusivos para negocios, al mismo tiempo que agilizó los procesos de autorización de compras y ofreció a los maestros y al personal la experiencia de compra habitual de Amazon, todo ello a través de Skyward. Los maestros pueden comparar precios rápidamente para encontrar las mejores ofertas y optimizar sus presupuestos disponibles, y recibir los pedidos en cuestión de días en lugar de semanas.

Establece centros únicos para acelerar el tiempo de compras calificada

Hacer llegar el equipo y los materiales educativos a las escuelas, los estudiantes y los empleados de todo un distrito puede ser un desafío, especialmente cuando las estructuras de financiación descentralizadas requieren que muchas partes interesadas diferentes administren el gasto, incluidos los padres, los miembros de la comunidad, los miembros del negocio y los estudiantes. Por no hablar de las estrictas directrices presupuestarias y estatales que deben cumplirse en cada compra.

Con Amazon Business, las organizaciones educativas pueden establecer requisitos de órdenes de compra para escuelas individuales que permiten al departamento de cuentas por pagar abonar facturas más fácilmente y configurar recursos de compra únicos. Esto brinda acceso a una amplia variedad de suministros y, al mismo tiempo, permite a los líderes y administradores educativos establecer controles de precios para garantizar que los compradores solo puedan seleccionar materiales que se ajusten al presupuesto asignado a su escuela y cumplan con la obligación de comprar los productos de menor costo.