Transformar la adquisición para las organizaciones sin fines de lucro

Algunas cuestiones, como la visibilidad y la eficiencia, son desafíos que todas las organizaciones enfrentan en sus prácticas de adquisición. Sin embargo, las entidades sin fines de lucro deben batallar con otro conjunto único de consideraciones.

“Las organizaciones deben maximizar el impacto de cada dólar y demostrar que lo más cercano al 100 % de los recursos se usan directamente al servicio de su misión y no deben dedicarse demasiado a las operaciones de la organización”, afirma Lisa Walker, jefa de Cadena de Suministro y Operaciones en Red de Deloitte, en EE. UU. Por muy necesarias que sean, estas obligaciones pueden impedir que las organizaciones sin fines de lucro hagan mejoras materiales en sus funciones de adquisición.

“Puede ser difícil justificar una inversión para mejorar las capacidades que, al fin de cuentas, podrían contribuir más a esa misión”, afirma. “Eso abarca inversiones en tecnologías digitales para ayudar a mejorar la eficiencia y la eficacia de gastos o en servicios administrados en los que se compra acceso a capacidades, tecnologías, personas y conocimiento técnico de primera”.

Valor en valores

Más allá de los ahorros en costos, la adquisición moderna también se encarga de procurar que los proveedores de una empresa se alineen con los valores fundamentales de la organización, ya sea en diversidad de proveedores, sostenibilidad y más. Este imperativo puede enfatizarse aún más en el sector sin fines de lucro, “en el que las organizaciones actúan por una misión y comprenden cómo esta se refleja en los proveedores que eligen”, comenta Brent Griffith, director de administración en Deloitte. “Poder entender cómo dirigir una base de suministros diversa, encontrar a los proveedores locales que ayuden a la comunidad y monitorear la sostenibilidad de sus proveedores, todo esto es importante en particular para las organizaciones sin fines de lucro”.

La amplia experiencia trabajando con organizaciones sin fines de lucro de salud pública y veteranos ha ayudado a Sean Ullman, ejecutivo de cuentas sénior, Organizaciones sin Fines de Lucro en Amazon Business, a entender los posibles beneficios de alinear la adquisición con la misión.

“Históricamente, el dinero se detiene en el momento de la donación, pero no tiene que ser así”, sostiene. “Las organizaciones sin fines de lucro refuerzan una inversión única procurando que haya un plan estratégico de adquisición que cubra a los proveedores que se alinean con la misión, como los negocios propiedad de veteranos para organizaciones sin fines de lucro que prestan servicios a veteranos o los negocios locales para un banco de alimentos comunitario”.

Aquella combinación de responsabilidad fiscal y valores moldea toda la misión de las organizaciones sin fines de lucro en cuanto a los gastos.

“Se trata de tener la capacidad de demostrar que se hacen inversiones con los proveedores que más se alinean con los valores y objetivos de uno, para que las organizaciones sepan mostrar que son los mejores guardianes del gasto”, opina Walker. Es un gran motivo por el que expertos como Walker y Griffth concuerdan en que las organizaciones sin fines de lucro, que suelen tener presupuestos ajustados y personal limitado, deben usar herramientas digitales que ofrezcan transparencia y beneficios mesurables para alcanzar sus misiones con efectividad.

Encontrar la solución correcta es clave.

Amazon Business, por ejemplo, brinda a las organizaciones sin fines de lucro acceso a precios competitivos de miles de productos, lo que abre la posibilidad de maximizar el acceso a vendedores preferidos que se alinean con sus valores y, a su vez, reduce el riesgo reputacional y mantiene la eficiencia y los controles sobre costos. “La flexibilidad es clave para permitir y empoderar a los empleados a que tomen decisiones de compras fundadas”, comenta Ullman.

La capacidad de adoptar normas y políticas da a las organizaciones sin fines de lucro el control de hallar un equilibrio entre consideraciones sobre costos y sobre valores y, a su vez, trabajar para maximizar ambas. “El empleado todavía escoge lo que desea. Aún tiene la flexibilidad de precios del mercado, pero eso permite que la organización sin fines de lucro adopte políticas”, sostiene Ullman. “Amazon Business ofrece visibilidad, lo que permite moldear comportamientos”.

Herramientas para las organizaciones sin fines de lucro

La adquisición digital también puede ser una herramienta importante para ayudar a que las organizaciones sin fines de lucro satisfagan necesidades sobre el cumplimiento con políticas de compra internas, lo que ayuda a unir datos con proyectos y a saber dónde se consume un gasto. “Se necesita analítica de gastos de calidad para apoyar y corroborar la efectividad de la gerencia”, expresa Walker.

Ullman comenta que Amazon Business cubre esas necesidades a través de conjuntos de funciones diseñadas teniendo en cuenta el cumplimiento. “Para cada subvención, hay distintas cualificaciones y, por ende, distintas expectativas en la adquisición”, afirma. “Podemos ayudar a las organizaciones sin fines de lucro a fijar políticas con Guided Buying, una funcionalidad paga de Business Prime, que ayuda a los empleados a comprar dentro de los parámetros determinados para donaciones y subvenciones, que suelen tener restricciones estrictas”.

Herramientas como Donation Driver ayudan a ampliar las estrategias de captación y retención de donantes. “Las organizaciones sin fines de lucro pueden generar listas curadas para que los donantes puedan comprar los artículos necesarios y enviarlos directamente a los destinatarios finales”, afirma Ullman. Las capacidades básicas e intuitivas como las compras sin impuestos ayudan a enfrentar los retos apremiantes de la contabilidad y la conciliación.

Ullman también indica que las organizaciones sin fines de lucro pueden recibir beneficios de Business Prime a distintas tarifas reducidas y, para aquellos que buscan beneficios del flujo de caja de una línea de crédito extendida, Amazon Business ofrece crédito con términos a 30 días netos. Como la mayoría de los empleados conocen la experiencia de compra en Amazon, la adopción puede ser una experiencia simple y más intuitiva.

Según Ullman, Amazon Business esencialmente ayuda a las juntas directivas de las organizaciones sin fines de lucro con su importante rol. “Los miembros tienen muchas funciones igualmente importantes. Lideran la organización y orientan la labor de la misión con gran impacto, actúan como donantes individuales y respaldan la misión de motivar a otros a investigar”, afirma. “En general, la responsabilidad fiduciaria de la organización recae en sus hombros”.

Ullman cree que tratar de cumplir con esas obligaciones sin tener en cuenta la adquisición pasa por alto una oportunidad vital. “Cuando se habla sobre el presupuesto anual con el liderazgo de las organizaciones sin fines de lucro, los miembros de la junta directiva deberían incluir una conversación sobre Amazon Business como parte de una solución de ahorro completa y holística”, comenta.

Publicado originalmente en Wall Street Journal.