Financial services

Visibilidad y control en los servicios financieros

Con varias ubicaciones, los desafíos de gasto marginal se sienten inevitables para las organizaciones de servicios financieros, pero estas herramientas pueden ayudar.

read

Agilización de adquisiciones para ubicaciones distribuidas

Cuando los trabajadores iban a la oficina cinco días a la semana, un armario de suministros bien abastecido normalmente satisfacía sus necesidades de productos de oficina y accesorios para la computadora. Pero ahora, con la incorporación de empleados híbridos y que trabajan desde casa, las adquisiciones se han vuelto más engorrosas, tediosas y costosas para negocios como los de servicios financieros.

Es por eso que un número cada vez mayor de empresas con ubicaciones distribuidas recurre a Amazon Business para realizar Smart Business Buying. Con cientos de miles de vendedores que ofrecen millones de productos a precios exclusivos para negocios, las organizaciones saben que sus empleados obtendrán lo que necesitan a precios competitivos, según Bailee Moylan, asesora de clientes de Amazon Business.

Amazon Business permite a los empleados realizar pedidos de productos de oficina de forma directa, sin intercambiar múltiples correos electrónicos con gerentes o supervisores de adquisiciones, y recibir esos pedidos al día siguiente, dondequiera que estén trabajando. Moylan dijo que el proceso fluido reduce la carga de trabajo de los gerentes de oficina e impulsa la productividad al brindar a los trabajadores acceso rápido a los productos que necesitan.

Además, las empresas pueden exigir procesos de autorización, en los que los pedidos que superen un determinado umbral necesitan autorización antes de realizarse, lo que proporciona una mayor supervisión y control del gasto. Los negocios ya no tienen que sorprenderse con recibos de artículos caros ni tienen que debatir si las compras exorbitantes deben ser reembolsadas.

Las adquisiciones descentralizadas hacen que los empleados sean más propensos a realizar “gastos irregulares”, como efectuar compras fuera de los contratos y procesos establecidos. Esa práctica puede socavar los acuerdos negociados con los proveedores y generar costos más altos. El gasto irregular también dificulta que los negocios mantengan datos de adquisiciones precisos y aprovechen todo su poder de compras.

La optimización de las operaciones de adquisición se vuelve aún más importante para los negocios con ubicaciones distribuidas, ya que normalmente gastan entre el 10 % y el 25 % de sus presupuestos en el mantenimiento de las instalaciones, dijo Moylan.

Simplificación de la adquisición

El Informe de datos sobre el estado de la adquisición en 2024 de Amazon Business destaca los desafíos que enfrentan los negocios con ubicaciones distribuidas. De los líderes de adquisiciones encuestados, el 47 % dijo que la complejidad de los sistemas y procesos es un desafío importante. De manera similar, el 33 % tuvo dificultades para acceder a una gama más amplia de vendedores y productos que satisfagan sus necesidades, mientras que el 31 % dijo que garantizar el cumplimiento de las políticas de gasto era un desafío principal.

Amazon Business elimina esos obstáculos al agilizar el proceso de compra para los trabajadores fuera del departamento de adquisiciones. La implementación es fácil porque el sistema puede integrarse con los sistemas de software de adquisiciones existentes, de modo que las relaciones establecidas con los proveedores y las prácticas de adquisiciones puedan continuar sin interrupciones.

Con Amazon Business, las empresas pueden establecer presupuestos para cada grupo o ubicación y realizar un seguimiento de los gastos en comparación con esos presupuestos. Se pueden configurar plantillas de facturación independientes para diferentes grupos y ubicaciones a fin de agilizar los procesos de contabilidad y conciliación. El reabastecimiento automatizado proporciona una eficiencia aún mayor y evita que los trabajadores se queden sin suministros, lo que puede dañar la moral y reducir la productividad.

Los negocios también pueden dirigir las compras hacia proveedores cercanos para beneficiar a las comunidades locales o destacar a los proveedores con conciencia ambiental, lo que ayuda a las empresas a rastrear y alcanzar sus objetivos de sostenibilidad, dijo Moylan. El sitio centralizado facilita llevar un seguimiento de las adquisiciones en lugar de hacer que los empleados utilicen sus tarjetas de crédito personales o corporativas y sus cuentas de Amazon personales.

“Muchas organizaciones de servicios financieros quieren mostrar sus esfuerzos de sostenibilidad, y es más fácil realizar un seguimiento de esas iniciativas cuando todos utilizan un solo sistema”, dijo Moylan. “Los empleados quieren la misma experiencia de adquisición que tienen en casa, y Amazon Business se las brinda”.

Publicado originalmente en ABA Banking Journal.