Adquisiciones en el mar: Amazon Business ayuda a Carnival Cruise

Scott Thompson, vicepresidente de Logística en Norteamérica de Carnival Corporation, nos comparte un panorama detallado de las complejidades en la adquisición a las que su equipo se enfrenta día a día: "Nuestros barcos operan como ciudades flotantes, y los servicios que ofrecemos son más que solo de hotelería, así que puedes imaginarte cuántos segmentos satisfacemos al adquirir suministros", explicó.

A diferencia de las operaciones terrestres, los desafíos de adquisición de Carnival abarcan más que la gestión estándar de costos y las relaciones con los proveedores. El entorno marítimo crea complejidades operacionales únicas, inusuales para la mayoría de los equipos de adquisición. Por ejemplo, Scott afirma que los barcos de Carnival están "construidos de acuerdo a distintos estándares internacionales, lo que significa que nuestro equipo de adquisición debe resolver problemas de compatibilidad que no se presentan en la mayoría de los negocios. Incluso algo simple como los sistemas eléctricos diferentes nos obliga a adquirir equipos compatibles o soluciones de conversión para todos nuestros barcos".

Los tiempos limitados, típicos de las operaciones de crucero, representan otra capa de complejidad. "A diferencia de los negocios terrestres que tienen más flexibilidad en las entregas, nuestros barcos siguen un horario de partida estricto; si cumplimos con la ventana de entrega, debemos esperar hasta la próxima fecha de partida", enfatiza Scott.

El desafío más grande es, tal vez, la gran diversidad de necesidades de adquisición. En tan solo una semana, Carnival puede adquirir equipos de Iluminación especializados para los técnicos del teatro, atuendos para los artistas, suministros médicos para los centros médicos a bordo, equipos de cocina para los restaurantes y componentes de ingeniería para el mantenimiento de los barcos .

Esta variedad requiere lo que Scott llama "versatilidad en la adquisición y conocimiento especializado en varios campos, desde la tecnología del entretenimiento hasta ingeniería marítima".

Transformación de la adquisición marítima a través de la colaboración estratégica

Amazon Business ha colaborado estrechamente con Carnival para resolver estos desafíos únicos mediante un enfoque personalizado que combina las experiencias familiares de compra a nivel de cliente con capacidades de adquisición a nivel empresarial.

Brenda Spoonemore, vicepresidenta de los sectores comercial, público y estratégico de Amazon Business, explica el enfoque que su equipo adoptó para lidiar con los requisitos complejos de Carnival: "Amazon Business personaliza la experiencia de compra que los clientes ya conocen y aman de Amazon.com, incluida la velocidad, la conveniencia y la innovación, para cumplir con las complejidades operacionales de Carnival Cruise Line".

Este enfoque ha generado resultados extraordinarios. Al combinar herramientas de compra intuitivas, una gran red de proveedores y capacidades logísticas resilientes, Amazon Business ayuda a Carnival a adquirir bienes especializados justo cuando los necesitan, lo que permite que la empresa opere sus ciudades flotantes de manera eficiente.

Solución de cuellos de botella de la adquisición en el mundo real

El impacto de la colaboración se refleja en ejemplos específicos de desafíos resueltos en la adquisición. Brenda cuenta que "Carnival solía demorar semanas en adquirir piezas de repuesto para máquinas de coser industriales, usadas para reparar la tapicería a bordo, muchas veces sin una ruta clara de proveedores ni plazos de entrega confiables. Sin esas piezas, el equipo a veces no tenía otra opción que desechar las máquinas por completo".

Este escenario, común en las operaciones marítimas donde una falla de equipo puede implicar reemplazos costosos, se ha transformado: "Con Amazon Business, ahora pueden localizar y pedir esas piezas de forma rápida y directa, mantener el equipo esencial en funcionamiento y evitar costos innecesarios de reemplazo", señala Brenda.

La escala de la transformación es impresionante. Tan solo en los primeros seis meses de uso de Amazon Business, Carnival pidió más de 6,000 artículos únicos en más de 500 subcategorías de productos. Desde la implementación, la empresa ha confiado en la plataforma para todo, desde más de 1,200 libras de cápsulas de espresso hasta 250 galones de solución desinfectante de limpieza solo en el último año.

Integración tecnológica que impulsa la eficiencia

El éxito de la colaboración se debe en parte a una sofisticada integración tecnológica que aborda desafíos específicos del sector marítimo. Un avance clave llegó tras integrar Amazon Business con el sistema iProcurement de Oracle, lo que, según Scott, "redujo los tiempos de procesamiento de órdenes de compra de dos semanas a solo minutos, lo que aumentó de forma drástica la velocidad y capacidad de respuesta del proceso de adquisición".

Las mejoras avanzadas en logística resultaron igual de transformadoras. Al implementar avisos de envío anticipados (ASN) y sistemas de escaneo de códigos de barras, las tripulaciones de los barcos ahora reciben registros digitales de la mercancía entrante antes de la entrega. Esto les permite prepararse para las llegadas y dirigir rápidamente los artículos a los departamentos correctos, lo que elimina los pasos manuales como la circulación de documentación impresa durante ventanas de tiempo ajustadas.

Scott destaca el impacto de estas mejoras tecnológicas: "El sistema de escaneo que genera etiquetas específicas por barco y por departamento eliminó casi por completo incluso los casos poco frecuentes de errores en la clasificación manual, mejoró la trazabilidad de los paquetes y aceleró la distribución en nuestra instalación de almacén en Miami".

Autonomía en la toma de decisiones

Uno de los logros más importantes de la colaboración ha sido dar a los equipos de Carnival la capacidad de tomar decisiones de adquisición informadas de manera autónoma. La función de categorización "bueno, mejor y óptimo" de Amazon Business ejemplifica este enfoque, ya que permite a los equipos seleccionar rápidamente los productos adecuados según las prioridades operativas, ya sea priorizar el precio, la durabilidad o la reputación de la marca, sin dejar de cumplir con las políticas de la empresa.

Brenda explica cómo funciona esto en la práctica: "Si un departamento necesita una herramienta de mantenimiento duradera y de uso intensivo, puede elegir una opción de nivel superior. Para necesidades más rutinarias, como productos de limpieza o componentes eléctricos básicos, pueden optar por una alternativa más económica".

Esta autonomía fue clave para las operaciones de Carnival. Scott señala que "Amazon Business permitió que los equipos obtengan de forma eficiente lo que necesitan, cuando lo necesitan. Esto les permitió consolidar proveedores, reducir drásticamente los plazos de entrega y crear una experiencia más fluida y autónoma para los miembros del equipo".

Automatización y reducción de la carga administrativa

La colaboración redujo de manera significativa las tareas administrativas manuales gracias a la automatización inteligente. Antes de la integración, los equipos de Carnival gestionaban las aprobaciones a través de lo que Brenda describe como "un collage de correos electrónicos, hojas de cálculo y documentos escaneados”. Hoy, los flujos de aprobación automatizados y el seguimiento integrado del gasto eliminaron gran parte de esa carga administrativa.

El impacto de la productividad en el personal fue sustancial. Scott explica que "tareas que antes consumían mucho tiempo del personal, desde la recepción de envíos hasta el etiquetado para su destino final, ahora aprovechan tecnología de escaneo y sistemas automatizados que completan el mismo trabajo en segundos, en lugar de minutos. Esto permite que el equipo se concentre en trabajo de mayor valor, en vez de tareas manuales repetitivas".

En una industria donde las interrupciones en la cadena de suministro pueden tener un impacto operativo inmediato, la colaboración fortaleció la resiliencia de Carnival frente a disrupciones globales. La flexibilidad que ofrece la amplia red de proveedores de Amazon Business resultó invaluable durante los recientes desafíos en la cadena de suministro.

"En lugar de depender de múltiples relaciones con proveedores, con Amazon Business podemos cambiar rápidamente de proveedor cuando surgen problemas de disponibilidad, fluctuaciones de precios o restricciones de entrega", explica Scott. 

La red global de proveedores de la plataforma permitió que Carnival desarrolle estrategias de abastecimiento multisource para artículos críticos, lo que garantiza que nunca dependan por completo de un solo proveedor o de una sola región.

Perspectiva a futuro

Ambas organizaciones ven esta colaboración como una base para la innovación continua. Scott expresa entusiasmo por las posibilidades futuras: "La tecnología está en constante evolución, y lo mismo ocurre con nuestra relación con Amazon Business. Estamos entusiasmados con las oportunidades de trabajar juntos para crear nuevas soluciones que sigan mejorando la forma en que operamos, tanto en el mar como en tierra".

Brenda refuerza este compromiso con la innovación constante y señala: "a medida que crecen las necesidades de los clientes, Amazon Business crece junto con ellos". Destaca que Amazon Business innova de forma continua para responder a la escala y complejidad de las necesidades de los clientes, en especial de las organizaciones que operan a nivel global, con altos riesgos y plazos ajustados.

La colaboración entre Carnival y Amazon Business ofrece aprendizajes valiosos para los profesionales de adquisición de distintos sectores. Demuestra cómo comprender desafíos operativos específicos, ya sean de logística marítima, restricciones de programación estrictas o necesidades de adquisición diversas, puede impulsar soluciones innovadoras que transforman los enfoques tradicionales de adquisición.

El éxito también destaca la importancia de la integración tecnológica, las herramientas de toma de decisiones autónoma y la diversificación de la red de proveedores para construir operaciones de adquisición resilientes. Para las organizaciones que enfrentan una complejidad similar en sus cadenas de suministro, esta colaboración ofrece un modelo claro para aprovechar plataformas modernas de adquisición y alcanzar la excelencia operativa, sin perder la flexibilidad que exige el entorno empresarial dinámico actual.

Scott concluye: "gestionar la escala y la complejidad de las operaciones en toda una flota, y coordinar esas necesidades entre distintos departamentos, calendarios de navegación y regiones geográficas, es un desafío enorme. Por suerte, contamos con un equipo increíble y muy comprometido, y con relaciones como la que tenemos con Amazon Business, que siguen estando a la altura del desafío y nos ayudan a operar de la manera más eficiente posible".

Publicado originalmente en Procurement Magazine.