Distrito Escolar de Hillsboro

Administrar las finanzas de un distrito escolar completo no es tarea sencilla. Para Kylie Henderson, asistente de Finanzas en el Distrito Escolar de Hillsboro, el desafío de supervisar miles de transacciones en múltiples escuelas requería un enfoque más inteligente y eficiente para las compras y el procesamiento de pagos.

Más allá de las tarjetas de compra

Antes de implementar el Pago por factura de Amazon Business, el Distrito Escolar de Hillsboro dependía de tarjetas tradicionales para adquirir artículos (tarjetas de compra). Aunque eran funcionales, este sistema creó desafíos operacionales significativos. "Con las tarjetas de compra, se accedía a la información después de la compra, y luego descubríamos que, bueno, tal vez eso no era del todo acorde a las normativas", explica Henderson. La falta de visibilidad previa a la compra hizo que el control del presupuesto fuera difícil y el monitoreo del cumplimiento fuera reactivo en lugar de proactivo.

El distrito necesitaba una solución que proporcionara una mejor supervisión, agilizara las aprobaciones y permitiera ahorrar costos, pero que a la vez se pudiera mantener la flexibilidad requerida para una organización educativa compleja.

Pago por factura con Amazon Business

El cambio al Pago por factura de Amazon Business trajo mejoras inmediatas a las operaciones financieras del distrito. Henderson ahora administra la cuenta completa de Amazon para todos los departamentos y escuelas, y maneja todo, desde la configuración de usuarios hasta el procesamiento de facturas y la conciliación de pagos.

¿Qué hace que el Pago por factura sea particularmente valioso? "Me gusta el sistema de facturación porque puedo personalizarlo según nuestras necesidades", señala Henderson. "Cada cliente tiene necesidades diferentes. Me gusta la forma en que puedo requerir automáticamente códigos de cuenta para cadenas de presupuesto, números de orden de compra (PO)…".

La flexibilidad del Pago por factura permite a Henderson configurar controles que previenen problemas comunes de compra antes de que ocurran. Las direcciones de envío predeterminadas reducen errores de entrega, los métodos de pago restringidos garantizan el cumplimiento, y los requisitos de codificación automatizados apoyan el seguimiento preciso del presupuesto. A diferencia de las tarjetas de compra, donde los usuarios podrían recibir notificaciones de rechazo después de exceder los límites, el Pago por factura proporciona un límite de compra continuo que mantiene las operaciones funcionando con fluidez.

Características clave que impulsan la eficiencia

Dos implementaciones han sido particularmente transformadoras para el Distrito Escolar de Hillsboro.  Primero, las órdenes de compra abiertas del presupuesto de Amazon Business que dan a las escuelas visibilidad en tiempo real de sus gastos. "Poder cargar todos los presupuestos individuales de mi escuela para que realmente puedan ver sus presupuestos en tiempo real" significa que las escuelas pueden tomar decisiones de compra informadas sin esperar a que Henderson procese facturas.

Segundo, la facturación consolidada ha sido "un cambio radical", según Henderson. Inicialmente escéptica sobre administrar múltiples compras en una sola factura, descubrió que el sistema organiza todo claramente por número de orden de compra (PO). "Realmente funcionan muy bien juntos. Siempre recomendaría a cualquiera, si vas a hacer facturación consolidada, observa primero las órdenes de compra de presupuesto abierto porque se combinan excelentemente bien".

Control, eficiencia y propósito

Los resultados hablan por sí solos. Henderson configuró recientemente 18 nuevas cuentas de usuario en solo un par de semanas, un proceso simplificado a través de plantillas y procesos estandarizados. El distrito también se beneficia de precios por volumen y reembolsos que no estaban disponibles con compras de menor volumen con tarjetas de compra, lo que genera ahorros de costos significativos durante tiempos de presupuesto ajustado.

Más allá de las capacidades técnicas, tener un representante de cuentas dedicado ha demostrado ser invaluable. "Cada vez que tengo un problema, ella puede proporcionar una solución, no solo un producto", dice Henderson. Este enfoque de asociación ayuda al distrito a maximizar los beneficios de Amazon Business e implementar nuevas funciones con confianza.

Para Henderson, el impacto va más allá de la eficiencia operativa. "Me da mucho control, lo que me genera un propósito: el de saber que estoy mejorando el gasto al menos para esta cuenta y ayudando, ya sabes, a nuestros estudiantes, lo cual es una gran pasión para mí".

A medida que el Distrito Escolar de Hillsboro continúa ajustando sus procesos, la combinación del Pago por factura, las órdenes de compra de presupuesto abierto y la facturación consolidada proporciona una base sólida para la gestión financiera. La flexibilidad del sistema significa que Henderson puede hacer ajustes a medida que las necesidades evolucionan, asegurando que las operaciones de compra del distrito sigan siendo eficientes y cumplan con las normas.

Para otros distritos escolares y organizaciones que manejan necesidades de compra complejas, la experiencia de Henderson demuestra cómo las soluciones de pago modernas pueden transformar las operaciones financieras ofreciendo un mejor control, una eficiencia mejorada y, en última instancia, mejores resultados para los estudiantes y las comunidades a las que brindan sus servicios.