Escuelas Locales de Lakota

Resumen

En un innovador distrito escolar de gran prestigio en el condado de Butler, Ohio, Escuelas Locales de Lakota se inscribieron en Amazon Business para renovar su proceso de compra con la idea de que cuanto más eficiente sea la oficina interna, más tiempo y dinero puede dedicarse a las clases.

Un engorroso proceso de compra derivado de la falta de centralización

Escuelas Locales de Lakota se enorgullece de proporcionar a cada estudiante la oportunidad de explorar sus pasiones, al ofrecer una amplia gama de programas y espacios de colaboración innovadores para 16,500 estudiantes. Su proceso de compra reflejaba la estructura del distrito: 23 escuelas que actuaban de forma independiente para abastecerse de insumos con el fin de apoyar un entorno de aprendizaje sólido.

La falta de centralización fomentó un flujo de trabajo muy bajo. Los profesores y el personal debían examinar a varios vendedores para encontrar los artículos adecuados a los precios más bajos. Sus listas de deseos se entregaban al director del departamento de la escuela, quien se las pasaba al gerente de la oficina para que las descifrara, procesara y ordenara. Finanzas monitoreaba los gastos en su sistema de contabilidad, pero no podía identificar lo que todos compraban.

Para facilitarle a los profesores y al personal la obtención de los artículos que necesitaban y al mismo tiempo dar al área de adquisiciones una visión más detallada de los gastos y sus hábitos de gasto, Lakota se inscribió en Amazon Business.

Crear un entorno centralizado con una experiencia de usuario de primera calidad

Lakota estaba empezando a pensar en la mejor manera de enfocar su desafío de adquisición casi al mismo tiempo que se estaba lanzando Amazon Business. Como uno de los primeros en adoptarlo, Lakota pudo participar en las pruebas de la versión beta y proporcionó información sobre muchos de los productos y características que acabaría implementando. Esto le ayudó a Lakota a revisar el proceso de cómo las personas harían los pedidos, el proceso/flujo de trabajo, el método de pago, los límites de cumplimiento, las aprobaciones, los informes y otras características.

La capacidad de integrarse con un sistema de adquisición electrónica también fue esencial. Amazon Business tenía la flexibilidad de integrarse con el sistema preferido de Lakota para el proceso de autorización y otros aspectos del proceso de adquisición que se producían tras bastidores. El objetivo era un proceso eficiente y efectivo.

“Siempre hay un lado comercial en las escuelas”, dijo Chris Passarge, jefa de operaciones de Escuelas Locales de Lakota. “Hay toda una operación tras bastidores que ayuda a respaldar lo que sucede en el aula. Cuanto más eficientes seamos como operación interna, más dinero se puede destinar a las aulas”. Amazon Business también está asociado con OMNIA Partners (anteriormente U.S. Communities), un programa nacional de compras cooperativas utilizado por los distritos de educación K-12 para asegurarse de obtener precios competitivos, lo cual es importante para un distrito tan grande como el de Lakota.

Un proceso de adquisición sin complicaciones que reduce los costos tangibles e intangibles

Amazon Business proporciona un servicio que se integra perfectamente con el sistema de adquisiciones electrónicas del distrito, lo que crea un proceso de extremo a extremo que es simple y fácil de mejorar mediante nuevas características con el transcurso del tiempo.

Las ventajas:

• Los jefes de departamento pueden ordenar específicamente lo que se necesita para el aula
• Los conserjes, enfermeras y otros miembros fundamentales del personal pueden comprar artículos directamente
• Los pedidos quedan protegidos contra los cambios de inventario y de precios
• El sector de finanzas tiene un panorama detallado de los hábitos de gasto
• Los pedidos se pagan mediante una orden de compra consolidada a través de la oficina de finanzas
• El tiempo de respuesta de la aprobación se redujo de dos semanas a dos días o menos

“Nuestros jefes de departamento tienen acceso a Amazon Business. Nuestros principales conserjes y enfermeras también tienen acceso. Se terminaron las semanas de espera para conseguir lo que se necesita. Se acabaron los viajes a la ferretería que interrumpían el día. Pueden ingresar directamente a Amazon Business desde sus computadoras y hacerlo en el acto”, dijo Passarge.

Acerca de Escuelas Locales de Lakota

Amazon Business proporcionó a Escuelas Locales de Lakota, un distrito de Ohio que atiende a miles de estudiantes, soluciones de compras personalizadas para agilizar los procesos de compra, reducir costos y mejorar la eficiencia. Estas soluciones permitieron a los administradores ahorrar tiempo con compras centralizadas, aprovechar precios competitivos y obtener una mayor transparencia en el gasto. Con herramientas como cuentas multiusuario, procesos de autorización y paneles de análisis, Amazon Business ayuda a los clientes a centrarse en su misión principal, eliminando los desafíos de adquisición a través de una plataforma confiable y escalable.