Per Scholas

Per Scholas es una organización sin fines de lucro que ofrece capacitación y que cree que un personal próspero comienza con el acceso equitativo a la educación. Per Scholas, con la ayuda de Amazon Business, creó un proceso de adquisición más eficiente y sacó provecho de los ahorros de costos obtenidos. Gracias a proveedores consolidados, autorizaciones de procesos mejoradas y controles de gastos transparentes, Per Scholas puede simplificar la adquisición y enfocarse en lo que más importa: su misión, dentro de la misión de ayudar a los demás a descubrir su potencial y hacer un bien por la comunidad y los empleados mediante una capacitación rigurosa en carreras tecnológicas.

El equipo de Per Scholas imagina un personal tecnológico tan diverso como los clientes que sirve. Al brindarle a los alumnos las habilidades necesarias y acceso a las redes de empleadores, se abren caminos profesionales para las personas que a menudo son excluidas de carreras tecnológicas. Más de 20,000 graduados hasta el día de hoy han lanzado carreras tecnológicas profesionales exitosas a través de la capacitación tecnológica sin costo de Per Scholas, el impulso a la equidad económica a través de capacitación rigurosa para carreras tecnológicas y la conexión del talento calificado con las empresas líderes. 

Para cumplir con este gran objetivo, Per Scholas tenía que resolver los fallos dentro de su proceso de adquisición para poder desbloquear ahorros de costos significativos, los cuales son bastante importantes para organizaciones sin fines de lucro.

Hace unos años, cuando Lawrence Chang asumió como el director de Adquisiciones de Per Scholas, había siete campus de Per Scholas. Ahora hay campus en más de 20 ciudades y el número sigue creciendo. “En ese momento, necesitábamos más personas para administrar las actividades de adquisición de la organización. Sin la ayuda de Amazon Business y los beneficios de sus soluciones de adquisición, tendríamos que haber empleado a más personas”, dijo Lawrence.

¿Qué desafíos de adquisición lo llevaron a Amazon Business?

“Cuando yo comencé a trabajar, no había ninguna infraestructura de adquisición. Era como el lejano oeste de las compras. Usaban tarjetas de crédito por todos lados y no había ninguna medida de control implementada. A medida que nuestra organización escalaba rápidamente, esta falta de control de gastos dificultaba todo. Todo parecía una burocracia. Nuestro departamento de TI compraba su propio equipamiento de informática. Cada campus se compraba sus propios productos de oficina; teníamos alrededor de 22 campus. Así, obviamente, era difícil centralizar cada una de las compras. Cada campus o departamento tiene un gerente financiero que básicamente son los directores del campus. También tienen un autorizador de compras y se le brinda acceso a cualquier persona en el campus. Les sugerimos dónde comprar y nos aseguramos de que cumplan con nuestras políticas. Amazon [Business] nos brindó una estructura más grande y un mayor control sobre cómo compramos”, dijo Lawrence.

¿Cómo hizo Amazon Business para brindarles soluciones para sus desafíos de adquisición?

Para las organizaciones sin fines de lucro, mantenerse dentro del presupuesto es muy importante. Amazon Business utilizó la experiencia en adquisición de Lawrence y el conocimiento del negocio de Per Scholas para analizar la estructura de la organización y los diferentes procesos de adquisición e identificó cómo controlar sus gastos marginales. Los procesos de adquisición tradicionales y no centralizados de Per Scholas necesitaban una transformación.

La administración de presupuestos de Amazon Business trajo la transparencia que necesitábamos y redujo la burocracia del proceso de pedidos con los presupuestos autorizados previamente. Estas restricciones le permitieron al equipo de Per Scholas seguir ordenando lo que necesitaban, mientras que los administradores de adquisiciones pudieron mantener la supervisión. Con esta configuración, Per Scholas pudo dejar atrás el proceso de adquisición manual y descentralizado y adoptó uno que opera con más eficiencia y visibilidad.

Análisis y visibilidad de los gastos

“Es muy importante saber cómo gastamos nuestro dinero y la transparencia de esa información. Todo dólar que ahorramos puede utilizarse para invertir en un nuevo estudiante, lo que es muy importante para nosotros. Si usamos los dólares que recibimos de nuestros financiadores de manera ética y correcta, esos inversores seguirán aportándonos. Saben que en el área de adquisición de las organizaciones sin fines de lucro contamos con medidas de control para saber que gastamos éticamente y que compramos los productos adecuados y de calidad al costo correcto. Tanto para la misión de adquisición como para la de nuestra organización, es muy importante saber qué se está comprando y a dónde van los dólares”, reflexionó Lawrence.

La característica de la visibilidad de gastos de Business Prime le dio a Per Scholas la inteligencia de gasto y la información de sus tendencias de compra que necesitaban, lo que significó una gran mejora. Esto le permitió a los empleados usar los análisis para tomar decisiones más informadas y basadas en datos, e incluso pudieron encontrar más oportunidades de ahorro y recorte de costos. Business Prime es un programa de membresía independiente que se diseñó para ofrecerles a los negocios características y beneficios específicos. “Puedo decir que [con la información de la visibilidad de gastos] hemos ahorrado casi el 50 % de nuestros compras originales”, dijo Lawrence.

“Puedo descargar un archivo CVS con todas las compras por centro de costos. Tenía todos los campos que necesitaba para poder filtrar y ver los detalles más en específico y encontré que había muchas compras sin garantía. Fue bastante informativo", reflexionó Lawrence. "Poder ejecutar los reportes en Business Prime definitivamente ha sido una gran ayuda, en especial porque no tengo esa posibilidad en nuestro sistema de adquisiciones tradicional. Business Prime ha sido de gran ayuda gracias a sus beneficios que nos permiten tener visibilidad sobre las compras de la organización y realizar cambios basándonos en esa información. En consecuencia, Per Scholas puede hacer que nuestro proceso de adquisición continúe evolucionando."

¿De qué otra forma ha ayudado Amazon Business a darle valor a la organización?

"Dado que somos una organización sin fines de lucro, la diversidad de gastos es un imperativo empresarial para nosotros. Hemos configurado Guided Buying, mediante el cual destacamos a todos los proveedores de diversidad, y espero que la mayor parte de los usuarios lo aproveche. Nuestro objetivo es aumentar entre el 10 y el 20 % las compras a proveedores diversos”, dijo Lawrence.  

“Cuando conocí por primera vez el rendimiento y las capacidades de Amazon Business, no tuve ninguna duda. Amazon Business brindó el control y la visibilidad que necesitaba y un proceso de autorización que funciona bien. Estoy muy, muy feliz con eso. Lograr una configuración del proceso de adquisición eficiente, poner los gastos en línea y crear eficiencias se alineó bien con nuestra misión. Tuve la tarea de crear la infraestructura y los mecanismos de control, y eso es lo que Amazon Business hizo realmente por nosotros”, dijo Lawrence.

Tal como dijo Sean Ullman, ejecutivo de cuentas sénior de Per Scholas en Amazon Business: “Amazon Business está dispuesto a ayudar a organizaciones sin fines de lucro como Per Scholas para que administren mejor las donaciones generosas de los financiadores.  Tal como otras organizaciones sin fines de lucro conscientes, Per Scholas está completamente dispuesta a hacer todo lo posible para reducir costos de manera eficiente, sin descuidar los productos necesarios para finalizar y ejecutar la misión de la organización. Amazon Business ayuda a las organizaciones con los objetivos de su misión y asiste a los líderes de las organizaciones sin fines de lucro a administrar mejor el dinero de los donantes”.

Sin importar el tamaño de la organización sin fines de lucro, Amazon Business es un gran socio para optimizar el proceso de adquisición con ahorro de costos y herramientas de gestión empresarial proactivas. Para empezar, Amazon Business comprende la necesidad de austeridad en las organizaciones sin fines de lucro, por lo que existe un gran descuento en Amazon Business Prime para estas organizaciones.  Además, gracias a Amazon Business, estas organizaciones pueden cargar los formularios de exención de impuestos del estado y asegurarse de que se elimine el impuesto a las ventas del proceso de compra, siempre que sea posible. El programa de exención de impuestos a las ventas de Amazon Business ayuda a las organizaciones sin fines de lucro a ahorrar costos tanto en el momento de las compras como en el proceso de conciliación del departamento de Cuentas por Pagar. Y, por último, Amazon Business le brinda autorizaciones de compras multiniveles al proceso de adquisiciones, lo que significa una transición de un proceso de reembolso de gastos históricamente reactivo a una inversión proactiva y estratégica en adquisiciones.

“Para los clientes complejos como Per Scholas", continúa Ullman, "hay varias formas de incorporar Amazon Business al flujo de trabajo, desde el presupuesto a nivel de grupo hasta la integración de varias entidades legales o la integración de un catálogo de Punchout, cuando sea posible.  Se trata de establecer prioridades: ¿qué queremos hacer y qué resultados queremos ver? Per Scholas está completamente dispuesta a hacer todo lo posible para reducir costos de manera eficiente, sin descuidar los productos necesarios para finalizar y ejecutar la misión de la organización".

Lawrence, al hablar sobre el impacto de Amazon Business en la misión de Per Scholas, reflexionó: "No se puede conquistar el mundo, un aprendiz o una cohorte a la vez, a menos que se brinden los recursos necesarios para llevar a cabo esa misión. Amazon Business nos ayuda a hacer justamente eso".

Sobre Per Scholas

Per Scholas, una organización sin fines de lucro que proporciona educación tecnológica a comunidades desfavorecidas, se enfrentaba a desafíos al cubrir sus crecientes necesidades de equipos de informática con recursos limitados. Al asociarse con Amazon Business, agilizaron la adquisición al usar soluciones como Business Prime, catálogos personalizados y análisis de compras. Esto ahorró tiempo y dinero, al tiempo que garantizó el acceso a productos de calidad. Con el apoyo de Amazon Business, Per Scholas expandió su alcance, lo que impactó en más vidas mediante la educación tecnológica y el desarrollo profesional.