Guía de compras para pequeñas y medianas empresas

Tu guía para hacer compras 

Simplifica las compras del equipo

Para muchas pymes, las compras suelen recaer en empleados que desempeñan varias funciones, como gerentes de oficina, líderes de operaciones o la misma dirección ejecutiva. Como resultado, el proceso debe ser simple y rápido para los equipos de adquisiciones y fácil de seguir para los usuarios. Las herramientas de adquisiciones digitales también pueden ayudar a rastrear el gasto, mejorar la comunicación y proporcionar un lugar centralizado para acceder a proveedores y datos. Al establecer políticas de compra y procesos internos, las pymes pueden gestionar las compras de empresa, identificar ahorros y mantener el control, a la vez que se mantiene la simpleza de los procesos. Una solución centrada en lo digital puede ayudar a optimizar, aumentar la eficiencia operativa y mantener la organización de los equipos.

Seguimiento y revisión de gastos

Los negocios en crecimiento necesitan tener visibilidad de sus gastos para mantener la salud financiera y la resiliencia. Las herramientas de análisis de compras proporcionan información sobre los patrones de gasto, los proveedores clave y las oportunidades de ahorro. Con informes en tiempo real, los negocios pueden rastrear las compras mes a mes, el gasto por categoría y los costos de envío. Para las pymes, estas herramientas convierten los datos de gastos en decisiones prácticas para ahorrar costos, lo que les ayuda a anticipar necesidades y planificar el crecimiento.

“Amazon Business tiene el sistema de generación de informes más completo para analizar y comprender nuestros gastos y nuestro negocio, lo que nos permite realizar muchos menos análisis manuales. El tiempo que nuestras tiendas dedican a realizar pedidos también ha disminuido significativamente. Ahorramos horas en el proceso de nómina cada mes”. Rachel Jacobs, directora de operaciones en The Paper Store

Mantener un proceso constante

Un proceso de compras constante mejora la eficiencia operativa y reduce los errores típicos que ocurren al comprar, como la falta de existencias y los gastos no autorizados. Las herramientas digitales como las listas comerciales ayudan a las pymes a agilizar los pedidos recurrentes, pues permiten a los compradores almacenar artículos comprados con frecuencia, lo que posibilita realizar nuevos pedidos con rapidez y mantener la constancia. Además, los flujos de trabajo de autorización ayudan a garantizar que solo se realicen compras autorizadas al enrutar las autorizaciones hacia quienes se designaron para tomar decisiones.

Establece pautas de compras claras: quién puede comprar, cómo se envían las solicitudes y quién las autoriza. Además, usar una sola cuenta de compra de empresa con la capacidad de agregar múltiples usuarios permite a las pymes realizar un seguimiento de las compras, conciliar transacciones y monitorear el estado de entrega en un solo lugar, por lo que se mantiene todo organizado. Esto reduce las comunicaciones atrasadas, mejora la supervisión del gasto y minimiza los procesos confusos.

Este enfoque no solo facilita la incorporación de nuevos empleados, sino que también ayuda a mitigar errores, ahorrar tiempo y lograr resultados de compras más predecibles.

“El hecho de que Amazon Business permita ahorrar más que una cuenta personal Prime es, sin dudas, la mejor parte del programa. Agrega la posibilidad de asignar permisos para hacer pedidos a los empleados y tener varias ubicaciones bajo un mismo nombre de usuario, lo que te permite ahorrar tiempo y dinero”. Kristin Kidd, jefa de operaciones, Head to Toe Brands

Adaptarse a los cambios económicos 

Las pymes suelen verse afectadas por cambios económicos en general, como fluctuaciones en la demanda del mercado, cambios en los precios de las materias primas o variaciones en la dinámica de la cadena de suministro. Tener un proceso de compras flexible permite a los negocios adaptarse rápidamente a estos cambios y mantener la continuidad de las operaciones.

Tener acceso a una extensa red de proveedores en una ubicación centralizada brinda a las pymes la flexibilidad de encontrar alternativas cuando sea necesario. Gracias a este enfoque, se depende menos de un único proveedor o no es tan necesario recurrir a múltiples fuentes, lo que ayuda a garantizar que las operaciones y el crecimiento del negocio no se vean afectados por cambios en la disponibilidad del suministro. También es importante que los negocios identifiquen proveedores de respaldo para obtener productos críticos con anticipación, lo que permite adaptarse más rápido cuando las circunstancias cambian.

Revisar periódicamente las relaciones con los proveedores, incluidos los precios, los plazos de entrega y los niveles de servicio, ayuda a las pymes a anticiparse a posibles dificultades. Al crear un proceso de compras que sea tanto adaptable como proactivo, los negocios pueden estar en condiciones de manejar los cambios en el entorno económico sin sacrificar el control del gasto o de la eficiencia.

"En algunos productos básicos, [con Amazon Business], vemos una disminución en los costos y una mejora en la disponibilidad y en los plazos de entrega, en particular con respecto a la electrónica”. Sascha Holtke-Tuchtfeld, jefe de adquisiciones y gestión de la cadena de suministro en Agile Robots

Consolidar la selección de proveedores

Amazon Business realiza la complicada tarea de gestionar a los proveedores, reuniendo a miles de vendedores que compiten para ofrecer una amplia selección de productos a precios competitivos, todo con la experiencia de la habitual entrega confiable y conveniente a cargo de Amazon.