Cambiar la cultura de adquisición con analítica de datos

Resumen ejecutivo

La función de adquisiciones ha entrado en una nueva era de cambios, al pasar de ser una función centrada en la negociación de precios y la reducción de costos a ser un motor estratégico del crecimiento, la innovación y la eficiencia empresarial. Esta transformación refleja un cambio más amplio en las prioridades del negocio, donde la agilidad y la creación de valor son fundamentales para navegar la compleja economía actual. ¿Cómo pueden los líderes acelerar el paso de un enfoque centrado en costos a un modelo dinámico e innovador? Adoptar ese cambio cultural y posicionar a la función de adquisiciones como un socio comercial estratégico requiere más que voluntad: se necesita una transformación basada en datos en tiempo real y análisis avanzados.

Desde ahorros hasta la función estratégica

Según Gartner, la reducción de costos, la sostenibilidad y la gestión de riesgos son propuestas de valor clave para los líderes de adquisiciones en 2025. Pero para 2030, la innovación será la prioridad principal para los jefes de adquisiciones. Esta evolución situará las adquisiciones en el corazón de la estrategia de negocio, lo que generará cambios y resultados medibles en áreas como la diferenciación competitiva, la gestión de riesgos y el crecimiento a largo plazo. Este informe técnico sirve como hoja de ruta estratégica para los líderes que desean transformar las adquisiciones en un motor generador de valor. Con información en tiempo real y herramientas de análisis como Analítica de Amazon Business, tu equipo puede capitalizar la innovación, lograr resiliencia en un mercado dinámico y consolidar el rol de las adquisiciones como un factor clave del negocio.

Cambio cultural n.° 1: Desbloquear estrategias de compras predictivas con análisis

La adquisición tradicional suele actuar en modo reactivo, es decir, que responde a las necesidades a medida que surgen. Si bien es funcional, este enfoque puede generar ineficiencias, como sobrepresupuestos, desaprovechamiento de oportunidades de ahorro de costos y cuellos de botella en el inventario. Un enfoque moderno para las adquisiciones requiere más que eso. Al adoptar estrategias de adquisición predictiva, las organizaciones pueden anticipar desafíos y oportunidades, lo que permite tomar decisiones proactivas que se alinean con los objetivos generales del negocio.

El análisis se sitúa en el centro de esta transformación. Gracias a los análisis avanzados, los equipos de adquisiciones pueden prever presupuestos con mayor precisión mediante el análisis de tendencias históricas, datos de compras en tiempo real y fluctuaciones del mercado. Esta información ayudará a tu organización a equilibrar el gasto mientras evita gastos imprevistos y gastos marginales.

Redefinir el tener éxito con métricas significativas

Un paso fundamental para redefinir el tener éxito en las adquisiciones es establecer métricas significativas e indicadores clave de rendimiento (KPI) que sean precisos. Al fijar KPI y realizar un seguimiento constante del rendimiento en función de ellos, tu equipo puede establecer objetivos claros, medir el progreso y proporcionar informes relevantes a las partes interesadas y a los líderes.

Visualizar los datos es crucial para obtener información procesable. Para transformar con éxito las adquisiciones reactivas en estrategias predictivas, tu equipo debe recurrir a herramientas que proporcionen claridad en tiempo real. Analítica de Amazon Business puede ayudar a tu organización a simplificar la transformación al permitirle tomar mejores decisiones en cada etapa.

OneDigital: Impulsar adquisiciones estratégicas con información basada en datos

OneDigital es un proveedor líder de seguros, servicios financieros y consultoría de RR. HH. que alineó mejor su estrategia de adquisiciones con objetivos fiscales y operativos más abarcativos mediante el poder de Analítica de Amazon Business. Al analizar las compras de material de oficina realizadas desde Amazon Business, la organización proyectó un ahorro anual de casi $60,000, lo que demuestra el potencial de ahorro de costos gracias a información basada en datos.

La empresa combinó el poder del análisis de datos con políticas claras en torno a compras guiadas que ayudaron a sus compradores a tomar decisiones de compra rentables y, al mismo tiempo, mantenerse alineados con los objetivos organizacionales. Las herramientas de análisis proporcionaron una visibilidad pormenorizada de los patrones de gastos, lo que permitió a OneDigital consolidar proveedores, controlar el gasto marginal en su amplia red de oficinas e implementar procesos de autorización adecuados.

¿Qué resultados obtuvieron? OneDigital vio mejoras en la eficiencia de las adquisiciones y más ahorros financieros, lo que consolidó el enfoque de adquisiciones de la empresa como un factor estratégico para la misión general del negocio.

Cambio cultural n.° 2: Basar las políticas y el cumplimiento en una visibilidad centralizada

Una cultura de adquisiciones funcional se basa en la claridad, la continuidad y la responsabilidad. Sin embargo, los equipos de adquisiciones globales tienen dificultades al tratar datos fragmentados que pueden generar información incompleta o inexacta. Esta falta de visibilidad centralizada no solo ralentiza la toma de decisiones, sino que también disminuye el cumplimiento normativo y aumenta los costos incurridos por desviarse de las políticas y tener gastos no convencionales. ¿Las buenas noticias? Aprovechar el poder de Analítica de Amazon Business puede ayudarte a cambiar las reglas del juego, al fomentar una cultura de adquisiciones más disciplinada y estratégica.

Sin una visión centralizada del gasto de tu organización, puede que te desvíes de las políticas con frecuencia, se efectúen compras a proveedores no autorizados o se realicen compras fuera de las políticas. El gasto no convencional o no autorizado es un comportamiento que aumenta los costos.

Automatizar el cumplimiento con políticas basadas en datos

El análisis de datos no solo aumenta la visibilidad, sino que también permite a los equipos de adquisiciones automatizar el cumplimiento con resultados significativos. Gracias al empleo del análisis para mejorar las políticas, puedes crear reglas y procesos que guíen a los compradores hacia opciones que cumplan las normas. Al emplear herramientas como Guided Buying, los empleados podrán adquirir artículos preautorizados que se alineen con los presupuestos establecidos y los objetivos de los proveedores. 

Crear umbrales de autorización: una lista de verificación

Los procesos de autorización también pueden automatizarse en función de umbrales basados en datos. Haz uso de tu Analítica de Amazon Business para descubrir los umbrales apropiados para tu organización con la siguiente lista de verificación:

1. Visita el panel de Analítica de Amazon Business para analizar datos históricos de gastos y explorar el gasto en categorías clave.
2. Determina umbrales de precio más bajos para realizar autorizaciones automáticas y define puntos de precio más altos para ejecutar autorizaciones obligatorias.
3. Realiza un seguimiento del gasto según los presupuestos en tiempo real y unifica los umbrales con las restricciones.
4. Monitorea y modifica continuamente tus umbrales en función de los cambios del mercado o tus objetivos organizacionales. 

Heartland Dental: usar patrones de gasto para crear una experiencia de compra más fácil

Heartland Dental es la organización de asistencia dental más grande de EE. UU. y comprende más de 3,000 doctores en más de 1,800 consultorios en 39 estados. La empresa utilizó Analítica de Amazon Business para rastrear tendencias y configurar un catálogo personalizado donde los compradores pueden encontrar fácilmente los productos preferidos.

Supervisión inteligente: gestión proactiva de riesgos en un mundo descentralizado

Mientras las organizaciones adoptan las adquisiciones descentralizadas para ser más veloces y ágiles, puede que se enfrenten a una paradoja compleja: cómo dar herramienta a los empleados para que compren lo que necesitan sin perder de vista los resultados financieros. Los métodos tradicionales de control basados en rígidas jerarquías de autorización y auditorías manuales posteriores a la compra suelen introducir fricción que ralentiza las operaciones y frustra a las partes interesadas.

Tu objetivo no es solo detectar errores, sino construir una cultura de cumplimiento. El desafío radica en dejar de tener una postura reactiva, donde el gasto no conforme se detecta al final, para adoptar una postura proactiva, en la que se detectan y atacan las irregularidades casi en tiempo real.

Del control de costos a la excelencia operativa

Implementar una supervisión inteligente ofrece resultados de negocio que van mucho más allá de la simple corrección de errores.

Optimización de recursos: al prescindir cada vez menos de revisiones manuales de transacciones, los miembros del equipo pueden enfocarse en iniciativas estratégicas, como la planificación por categorías.

Mitigación de la pérdida de margen: identificar el gasto no autorizado en tiempo real evita la pérdida de presupuesto antes de que sea un problema sistémico, lo que garantiza que el capital se destine de manera efectiva a los objetivos organizacionales.

Mayor cumplimiento de políticas: cuando tus límites de seguridad en compras son monitoreados por sistemas inteligentes, se refuerza una cultura de responsabilidad. Esto te permite refinar las políticas basándote en patrones de comportamiento reales en lugar de suposiciones.

El valor estratégico de la detección de anomalías

Para tener eficiencia sin dejar de supervisar, puedes recurrir a sistemas de monitoreo inteligentes, que te permiten mantener un modelo de "confianza con verificación". Gracias a herramientas como la supervisión de anomalías en gastos de Amazon Business, podrás automatizar la detección de irregularidades en las compras. En lugar de tener que hacer auditorías manuales basadas en muestras, puedes implementar sistemas que analicen continuamente comportamientos de alto riesgo, como los siguientes:

• Compras divididas efectuadas para eludir umbrales de autorización
• Transacciones en categorías restringidas
• Aumentos repentinos en el volumen o compras que se repiten de repente

^{*La supervisión de anomalías en gastos es una función disponible para los miembros elegibles de Prime Business.} 

Una cultura de agilidad y responsabilidad

Las adquisiciones comienzan a transformarse al inculcar una cultura basada en datos que priorice la agilidad y la responsabilidad. Tener visibilidad centralizada permite tomar decisiones más rápido, por lo que tu equipo puede responder con agilidad ante las oportunidades y los riesgos. Tus gerentes pueden ajustar las políticas en tiempo real basándose en las tendencias de gasto o en información sobre el cumplimiento, lo que permite adaptarte a las demandas cambiantes del mercado mientras respetas el presupuesto de la empresa.

Al convertir los datos en un recurso compartido, las adquisiciones ya no funcionan de forma aislada, sino que se convierten en un socio de otras unidades del negocio para promover la colaboración y la innovación.

Cambio cultural n.° 3: Aprovechar el poder de la IA para tomar decisiones más rápidas e inteligentes

Es sabido que la IA y el ML están cambiando la forma en que todos trabajamos, desde aumentar la eficiencia hasta reducir los errores. Pero ¿cómo están revolucionando la IA y el ML el análisis y cómo pueden ayudarte a desbloquear valor estratégico? Las capacidades de IA/ML pueden proporcionar información de datos en tiempo real, lo que permite tomar decisiones rápidas e inteligentes. Por ejemplo, la IA puede identificar patrones en las fluctuaciones de costos o recomendar qué decisión de compras le conviene tomar a tu equipo.

Tomar oportunidades cuando aumentan los costos

La inflación, el comercio mundial y las interrupciones en la cadena de suministro complejizan la toma de decisiones de adquisición. Además, se espera que la inflación aumente según Morgan Stanley. Para encarar estos desafíos, los datos en tiempo real son fundamentales para descubrir oportunidades de ahorro y permitir modificar las estrategias con rapidez cuando sea necesario.

Los análisis en tiempo real permiten a tu equipo actuar con rapidez para reducir costos y ejecutar estrategias de compras más inteligentes. Esta capacidad pone de manifiesto la importancia del análisis para desarrollar resiliencia y tomar decisiones estratégicas en medio de un mercado cambiante.

Cambio cultural n.° 4: De recortar costos a generar valor

Reducir costos quizá sea una prioridad clave para tu equipo y organización. Si bien es una prioridad importante, generar valor empresarial a largo plazo es fundamental para transformar las adquisiciones en un socio estratégico. Las herramientas de análisis permiten a los equipos cambiar el enfoque y dejar de solo reducir costos para empezar impulsar la innovación, la eficiencia y la alineación con los objetivos del negocio.

Formar la base para estrategias de adquisición efectivas

El análisis de gastos sienta las bases para desarrollar estrategias de adquisición efectivas. El uso de análisis para categorizar y comprender los patrones de gasto te ayuda a ti y a tu equipo a identificar áreas de ahorro; por ejemplo, gracias a oportunidades de compras al por mayor.

Alineación de objetivos de adquisición con los de negocio

El análisis puede ser una herramienta útil para garantizar que las compras vayan de la mano con las prioridades organizacionales. Con mayor visibilidad de gastos, puedes profundizar en áreas como el cumplimiento de proveedores y políticas de gastos para garantizar que tu planificación refleje las necesidades del negocio. Al definir KPI de forma colectiva mediante informes continuos e información procesable, puedes ayudar a garantizar que las adquisiciones contribuyan a las iniciativas críticas.

Pacifica Senior Living: Empleo de datos para generar valor empresarial a largo plazo

Pacifica Senior Living transformó sus operaciones de adquisición en una función generadora de valor con la ayuda de la Analítica de Amazon Business. Al consolidar el 95 % de sus proveedores, la organización optimizó la gestión de proveedores, lo que permitió hacer compras al por mayor con más eficiencia y ahorrar costos sustanciales; por ejemplo, al negociar mejores tarifas para productos esenciales como 50,000 guantes quirúrgicos que se piden mensualmente. Además, la empresa empleó análisis de datos para mejorar el gasto en diversidad, lo que permitió un aumento del 25 % al identificar y apoyar a pequeños negocios locales y, a la vez, seguir cumpliendo los lineamientos internos de compras.

Con información basada en análisis, también se puede solucionar el gasto marginal al informar procesos de autorización y controles de gasto. Eso garantiza que las compras se alineen tanto con los requisitos de cumplimiento como con las restricciones presupuestarias. Estas herramientas permitieron a Pacifica aumentar la eficiencia operativa y fomentar la alineación estratégica con los valores organizacionales. Con la ayuda de la visibilidad de gastos e informes procesables, el equipo de adquisiciones demostró su capacidad para ofrecer no solo ahorros de costos, sino generar valor a largo plazo que contribuye a la misión de la empresa de brindar atención de alta calidad a sus residentes.

Pasar de disminuir costos a generar valor

1. Analizar las prácticas de adquisición actuales

• Acción: definir KPI que enfaticen la creación de valor para tu organización, como métricas de proveedores locales.
• Resultado: cambiar el enfoque de hacer seguimiento de los ahorros de costos para empezar a medir impactos estratégicos más amplios.

2. Fomentar la colaboración interfuncional

• Acción: colabora con otros departamentos (p. ej., finanzas u operaciones) para alinear las adquisiciones y crear objetivos compartidos. 
• Resultado: diseñar un enfoque unificado que pondere el rol de las adquisiciones como socio comercial que agrega valor (y aporta datos e informes).

3. Promover la innovación y la agilidad

• Acción: instar a los equipos a explorar modelos de compra innovadores, adoptar soluciones impulsadas por IA y ML y diferenciarse de la competencia.
• Resultado: crear una función de adquisiciones resiliente y preparada para el futuro que genere un impacto en el negocio que se pueda medir más allá de la reducción de costos.

Cambio cultural n.° 5: Formar equipos de adquisiciones basados en datos preparados para el futuro

Con la transformación de las adquisiciones en las organizaciones, los profesionales de los equipos perciben un cambio en las habilidades requeridas y la formación en datos y la agilidad se están convirtiendo en competencias fundamentales. Con un sólido conocimiento de las herramientas de análisis, puedes capacitar a tu equipo no solo para interpretar datos, sino también para ofrecer información que conecte sus esfuerzos con el impacto empresarial.

Dotar a los empleados de análisis les ayuda a encarar los desafíos de manera estratégica. Con datos en tiempo real a su disposición, pueden priorizar oportunidades de eficiencia, como al automatizar procesos o reasignar recursos a iniciativas de mayor valor. Gracias a esa agilidad, se fomenta una cultura de resolución de problemas a partir de decisiones fundamentadas en la evidencia.

Alinear el análisis con los objetivos organizacionales

La inflación, el comercio mundial y las interrupciones en la cadena de suministro complejizan la toma de decisiones de adquisición. Además, se espera que la inflación aumente según Morgan Stanley. Para encarar estos desafíos, los datos en tiempo real son fundamentales para descubrir oportunidades de ahorro y permitir modificar las estrategias con rapidez cuando sea necesario.

Los análisis en tiempo real permiten a tu equipo actuar con rapidez para reducir costos y ejecutar estrategias de compras más inteligentes. Esta capacidad pone de manifiesto la importancia del análisis para desarrollar resiliencia y tomar decisiones estratégicas en medio de un mercado cambiante.

Adquisiciones modernas: liderar con análisis

Al adoptar un enfoque basado en datos, puedes posicionar las adquisiciones como un verdadero motor de valor dentro de tu organización. La información que ofrece la analítica no solo resuelve los desafíos inmediatos, sino que también allana el camino para la innovación y la resiliencia en un mercado global cada vez más dinámico. Con cada decisión basada en datos, las adquisiciones se convierten en un colaborador clave para impulsar el crecimiento a largo plazo, la salud financiera y la alineación estratégica. El futuro de las adquisiciones está aquí y su potencial de transformación está al alcance de quienes están listos para liderar con datos.

Las adquisiciones modernas ya no solo se ocupan de controlar costos, sino de generar un impacto medible en el negocio. Con el poder de la analítica, los líderes de adquisiciones tienen el conocimiento para tomar decisiones estratégicas que van más allá de lo transaccional. Soluciones como la Analítica de Amazon Business permiten a tu equipo aprovechar datos en tiempo real, optimizar operaciones y alinear esfuerzos con objetivos empresariales más amplios. Ya sea que tu organización busque reducir ineficiencias, mejorar el cumplimiento o identificar oportunidades para mejorar las políticas, la capacidad de traducir datos en acciones es lo que distingue a los equipos de adquisición en la actualidad.