Adquisición estratégica para navegar las restricciones fiscales

Introducción

Los gobiernos locales están bajo una presión fiscal significativa debido al aumento de la inflación, el mantenimiento diferido y las inversiones en infraestructura, la escasez de personal y las demandas de los ciudadanos por servicios digitales.

Los líderes gubernamentales deben desarrollar estrategias integrales para gestionar costos y mejorar la eficiencia. Una de las formas más efectivas de lograrlo es a través de soluciones de adquisición más inteligentes.
 

“Reducir costos no resolverá estos problemas”, dice Tania San Miguel-Bounds, directora de ventas para gobiernos locales de Amazon Business. “Se trata de encontrar ese equilibrio entre la gestión inmediata de costos y la sustentabilidad a largo plazo”.
 

Introducción a la adquisición estratégica

En la adquisición del sector público, un socio estratégico “se convierte en una extensión del equipo de adquisición del gobierno, ayudándoles a lograr tanto ahorros inmediatos como objetivos estratégicos a largo plazo, lo que mantiene los más altos estándares de conformidad y transparencia”, dice San Miguel-Bounds.

Un socio estratégico ideal:

☑ Ofrece ahorros de costos medibles al analizar los patrones de gasto para identificar oportunidades de ahorro a través de mejores programas de precios.
☑ Mejora la eficiencia operativa con automatizaciones y orientación que optimizan los procesos de adquisición, desde la compra hasta la conciliación, para liberar tiempo del personal para trabajos más estratégicos.
☑ Brinda información procesable con análisis detallados, tableros de gasto y capacidades de generación de informes que rastrean e identifican tendencias en todos los departamentos.

El socio adecuado debe ayudar a su organización a modernizar las operaciones al integrar nueva tecnología con los sistemas de adquisición y planificación de recursos empresariales (ERP) existentes. Por ejemplo, la IA y las automatizaciones de procesos pueden agilizar la gestión de inventario; mejorar la transparencia y el cumplimiento de las normativas internas; rastrear métricas de diversidad de proveedores; y reducir las cargas administrativas con facturación digital, conciliación automatizada y facturación consolidada.

Los socios estratégicos de adquisición también pueden compartir datos de referencia que permiten a los gobiernos compararse con organizaciones similares e identificar áreas de mejora. “La adquisición moderna se trata de adoptar la toma de decisiones basada en datos”, dice San Miguel-Bounds. “El valor real radica en convertir los conocimientos en acción”.

Evaluación de proveedores de adquisición

Evalúa a los proveedores de adquisición para asegurarte de que tienen las capacidades para apoyar a tu organización como socio estratégico a lo largo del tiempo. “Aborda esto como una asociación a largo plazo en lugar de simplemente una relación con un proveedor”, dice San Miguel-Bounds.

Usa las siguientes preguntas para evaluar posibles socios estratégicos:

Capacidad y experiencia
☑ ¿Qué experiencia tienes en atención a organizaciones gubernamentales similares?
☑ ¿Cómo garantizas el cumplimiento de los requisitos de adquisición del sector público?
☑ ¿Cuál es tu historial de entregas a tiempo y precisión de pedidos?
☑ ¿Qué tan extensa es tu red de proveedores y selección de productos?

Ahorro de costos y valor
☑ ¿Qué ventajas de costo específicas ofreces a los clientes gubernamentales?
☑ ¿Cómo ayudas a identificar y rastrear oportunidades de ahorro?
☑ ¿Qué programas de descuento por volumen están disponibles?
☑ ¿Puedes compartir ejemplos de ahorros logrados por organizaciones similares?

Tecnología y eficiencia
☑ ¿Cómo se integran tu plataforma de adquisición y las tecnologías de soporte con los sistemas existentes
del gobierno (ERP, programas de tarjeta de compra)?
☑ ¿Qué herramientas automatizadas ofreces para compras, flujos de trabajo de autorización y conciliación?
☑ ¿Cómo ayudas a agilizar el proceso de requisición a pago?
☑ ¿Qué capacidades de análisis e informes están disponibles?

Soporte y servicio
☑ ¿Qué nivel de soporte de cuenta dedicado proporcionas?
☑ ¿Cómo gestionas la implementación y la gestión del cambio?
☑ ¿Qué recursos de formación continua están disponibles?
☑ ¿Cómo mides e informas sobre los niveles de servicio?

Innovación y crecimiento futuro
☑ ¿Qué inversiones estás realizando en nuevas tecnologías como la IA?
☑ ¿Cómo te mantienes a la vanguardia de las tendencias emergentes en adquisición?
☑ ¿Cuál es tu hoja de ruta para futuras mejoras?
☑ ¿Cómo recopilas e incorporas los comentarios de los clientes?

Garantizar el éxito en la adquisición

Las relaciones impulsan la adquisición. Trabajar con un socio estratégico para mejorar los procesos clave requiere un apoyo ejecutivo continuo y un compromiso de colaboración mutua.
 

Una relación productiva requiere una comunicación clara de los objetivos y las expectativas desde el principio. Organiza reuniones de revisión periódicas para hacer un seguimiento del progreso y abordar cualquier desafío antes de que se convierta en un problema grave. Y como ocurre con cualquier asociación tecnológica, las habilidades de gestión del cambio y
el respaldo del liderazgo son esenciales.
 

Internamente, los líderes deben dedicar tiempo del personal a la implementación y la capacitación en torno a los nuevos procesos y soluciones de adquisición. Deben medir y comunicar regularmente los resultados a todas las partes interesadas, con un enfoque en los resultados, no solo en los precios, en las decisiones de adquisición.
 

Por último, deben compartir comentarios a los proveedores para ayudar a ambas partes a aprender de los contratiempos y encontrar oportunidades de ahorro de costos y soluciones innovadoras.
 

“Cuando las organizaciones gubernamentales hacen de la adquisición estratégica una prioridad, pueden fomentar asociaciones sólidas y
efectivas que generen resultados significativos”, dice San Miguel-Bounds.

Esta pieza fue escrita y producida por el Government Technology Content Studio, con información y aportes de Amazon Business.