Cómo garantizar el futuro de la atención médica

Las cadenas de suministro de atención médica enfrentan desafíos críticos que amenazan las operaciones, incluidos desastres naturales, interrupciones en la cadena de suministro global, inflación creciente y escasez de mano de obra. 
 

Dado que la cadena de suministro es esencial para brindar al paciente atención oportuna y de alta calidad, y representa un estimado del 30 % de los gastos generales de un sistema de salud, los líderes deben priorizar la formación de cadenas de suministro resilientes que reduzcan significativamente los costos. 
 

En este documento técnico, los ejecutivos de cadena de suministro de los principales sistemas de salud describen sus prioridades clave y las estrategias que sus equipos están implementando para abordar las preocupaciones. Además, comparten soluciones de gestión del cambio y tácticas que las organizaciones pueden implementar para establecer una cadena de suministro sólida y eficiente. 

Generar resiliencia: prepárate para lo impredecible

La escasez de suministros, muchos de los cuales son necesarios para brindar atención que salva vidas, sigue siendo un problema para las organizaciones de atención médica. 

Por ejemplo, los proveedores en todo EE. UU. experimentaron una escasez de fluidos intravenosos en el otoño de 2024 debido al cierre temporal de la planta de Baxter en Carolina del Norte en respuesta al huracán Helene. Además de los desastres naturales, la escasez de suministros puede deberse a problemas geopolíticos, emergencias de salud pública y falta de visibilidad en el proceso de fabricación. 

Los sistemas de salud innovadores responden a esta realidad mediante tácticas que permiten a su organización anticipar y prevenir interrupciones en el suministro.

Con sede en Seattle, Washington, UW Medicine responde a las interrupciones al adoptar una visibilidad de suministros en todo el sistema y fomentar la colaboración. En un periodo dado, un equipo de control de inventario gestiona de forma proactiva entre 300 y 400 productos que están en asignación o pendiente de stock. El inventario de dichos productos está centralizado, lo que permite monitorear y controlar de cerca la distribución en todo el sistema para evitar faltantes adicionales. 

Además, los gerentes de producto a nivel del sistema tienen la tarea de monitorear la demanda de los productos mediante el seguimiento de factores como los procedimientos o citas próximas que requerirán los suministros. Según la gravedad de la escasez, los gerentes de producto colaborarán con los equipos clínicos para analizar si se deben utilizar productos alternativos.

Estas tácticas ayudaron a UW Medicine a superar la escasez de fluidos intravenosos en 2024. “Adoptamos un enfoque múltiple y nos fue mucho mejor que 
a muchos de nuestros pares, gracias a que actuamos muy temprano y tomamos una respuesta muy agresiva”, dijo Erik Walerius, director de la cadena de suministro.

AdventHealth, con sede en Altamonte Springs, Florida, desarrolló recientemente un centro de servicios consolidado para almacenar inventario en caso de desastres naturales y otras interrupciones. Pero el centro es más que un simple almacén de suministros. Está estratégicamente ubicado para llegar rápidamente a todos los hospitales del sistema en Florida, aprovechar las redes de transporte existentes de los socios, aumentar las oportunidades de eficiencia y automatización, y apoyar el crecimiento de AdventHealth.

El centro es el resultado de las lecciones aprendidas durante la pandemia de COVID-19, según Marisa Farabaugh, directora de la cadena de suministro. “El centro de servicios consolidado fue parte de nuestra estrategia para crear una cadena de suministro más resiliente”, dijo Farabaugh. “Si tienes, en esencia, una reserva 
de suministros incorporada, puedes gestionar algunas interrupciones en la cadena por un periodo”. Los proveedores, las organizaciones de compras grupales (GPO) y los distribuidores también tienen un rol esencial en la mitigación de faltantes. 

“Cuando pensamos en las interrupciones, analizamos cómo influir en la industria para que sea más resiliente”, dijo William Moir, vicepresidente sénior 
de la cadena de suministro y servicios de apoyo en Henry Ford Health con sede en Detroit, Michigan. Moir es miembro de Healthcare Industry Resilience Collaborative, una asociación comercial sin fines de lucro que tiene como objetivo establecer estándares de resiliencia y transparencia para los proveedores de atención médica.

Mantener una relación sólida con los proveedores es muy importante, en especial antes de que surjan tensiones. “Es importante invertir en esas relaciones a lo largo de tu carrera”, dijo Farabaugh.  “Con suerte no las necesitas, pero cuando sí las necesitas, ya existe un sentido de confianza y respeto incorporado”. 

Compromiso del personal: 

empodera a los equipos de cadena de suministro La industria de la salud enfrenta brechas de talento, y los profesionales de la cadena de suministro no son la excepción. El equipo de liderazgo de UW Medicine ha realizado un esfuerzo decidido durante el último año para abordar las preocupaciones sobre el compromiso del personal, y está dando resultados. 

Para el equipo de cadena de suministro, la participación en la encuesta anual de compromiso de los empleados aumentó en más del 20 % en un año; un 93 % completó la encuesta. La encuesta hace más de 50 preguntas y los resultados se comparan con los de otros hospitales participantes a nivel nacional. La encuesta abarca áreas como la comunicación entre líderes y equipo, la seguridad del paciente, la satisfacción laboral, los esfuerzos de inclusión y las oportunidades de crecimiento y desarrollo.

Dentro del equipo de cadena de suministro de UW Medicine, las puntuaciones generales de compromiso de los empleados mejoraron sustancialmente, y la rotación disminuyó bastante, del 4.55 % hace un año al 1.08 % en el trimestre más reciente.

UW Medicine identificó a través de los resultados de la encuesta que los equipos de la cadena de suministro estaban aislados y que la comunicación entre las unidades de trabajo presentaba desafíos. 

Implementaron un enfoque de gestión de proyectos con tácticas como actividades de formación de equipos, mejores herramientas de comunicación y seguimiento de procesos mediante tiques de servicio. Este enfoque resultó en mejoras en la puntuación de la encuesta sobre comunicación.

También se introdujeron técnicas para reducir el estrés, como yoga en sillas y estiramientos, además de salidas en equipo para mejorar la moral y fomentar el trabajo en equipo. “Creemos firmemente que reunir al equipo, en especial a nuestros empleados híbridos y remotos, es un componente muy importante”, dijo Walerius. 

Para AdventHealth, ha habido un fuerte enfoque en convertirse en un destino preferido entre los líderes más destacados de la cadena de suministro. El sistema ha invertido en diversas iniciativas de desarrollo de la fuerza laboral para atraer talento, incluidos programas de residencia, pasantías y asociaciones con universidades, en particular aquellas con programas de cadena de suministro o ingeniería. 

Internamente, AdventHealth fomenta el crecimiento profesional a través de capacitación en liderazgo y educación continua, incluso si eso implica aceptar la transición de un empleado a un nuevo rol o departamento. “Algo que aprendí de la cadena de suministro a lo largo de los años es alejarse de la idea de que las personas solo necesitan estar en tu equipo y que eso es todo, nunca se mueven”, dijo Farabaugh. “Ha sido maravilloso ver a los miembros del equipo cambiar a diferentes espacios dentro de la cadena de suministro y los servicios empresariales. Estos miembros vienen con un gran conocimiento de ese segundo trabajo y se convierten en socios importantes y defensores de una cadena de suministro sólida integrada en toda la organización”. 

Henry Ford Health ha implementado tácticas similares para reclutar talento, incluida la asociación con su nuevo GPO para crear programas de pasantías y becas. Y para mejorar la experiencia de los empleados que ya tiene, Henry Ford Health ha invertido en crear una cultura que prioriza el reclutamiento y la promoción del mejor talento, agregó Moir. 

El enfoque está contribuyendo a mejorar las puntuaciones de compromiso de los empleados. De manera similar, Henry Ford Health aplica la automatización donde corresponde para mejorar los procesos y la eficiencia. Por ejemplo, se introdujo la automatización en cuentas por pagar y compras para agilizar las tareas. Esta implementación ha sido respaldada por una comunicación transparente sobre los objetivos generales de la organización. “Nuestra intención no es reducir el personal, sino reasignar el proceso para descubrir cómo generar más valor”, dijo Moir.

Gestión de costos: eficiencia dentro de la cadena de suministro 

Las organizaciones de atención médica están en un contexto de limitaciones financieras, incluidos el aumento de costos y los márgenes operativos reducidos. El aumento de costos fue citado como la amenaza más significativa para la salud financiera de las organizaciones de atención médica: el 53 % de los encuestados ejecutivos de atención médica lo identificó como una preocupación importante, según un reciente informe realizado por HUB International. Los márgenes operativos más reducidos son ahora la nueva normalidad para los hospitales, se mantienen estables en un rango del 1 % y 2 %, en lugar del 3 % previo a la pandemia, según el informe. 

Dado que la cadena de suministro representa una parte considerable del gasto de los hospitales y sistemas de salud, los líderes de la cadena de suministro en las organizaciones de atención médica son convocados para identificar oportunidades de reducir costos y mejorar la eficiencia. 

Con este fin, AdventHealth desarrolla objetivos de ahorro de costos año tras año para la cadena de suministro. En la búsqueda de los objetivos establecidos, el sistema emplea un enfoque multifacético centrado en la negociación de precios, la combinación de productos y la gestión de utilización. Un componente importante de la estrategia es asociarse con administradores y médicos para determinar los mejores productos y contratos que se alineen con las necesidades de los pacientes.

AdventHealth cuenta con un órgano de gobierno que representa el liderazgo clínico y ejecutivo de toda la organización y los mercados geográficos, encargado de revisar y autorizar los contratos de la cadena de suministro. “Nunca hay un momento en que los contratos de la cadena de suministro y las decisiones de abastecimiento se tomen sin estar completamente informados por nuestros colegas clínicos y administrativos en los mercados”, dijo Farabaugh.

En las negociaciones de precios con los proveedores, el equipo de análisis de AdventHealth brinda apoyo al ofrecer datos de participación de mercado e información sobre costos. Este enfoque basado en datos permite a AdventHealth negociar sin comprometer las relaciones con los proveedores. Ha contribuido al éxito financiero del sistema en lo que respecta a los costos de suministro. "Hemos podido reducir significativamente los costos y mejorar la eficiencia en nuestra cadena de suministro, al tiempo que garantizamos que cualquier decisión tomada siempre sea en el mejor interés del paciente y del médico”, dijo Farabaugh. 

De manera similar, la estrategia de reducción de costos de Henry Ford Health implica una combinación de asociaciones con partes interesadas internas y externas, incluida la participación de los médicos en las decisiones de contratación.

Recientemente, Henry Ford Health comenzó a trabajar con el equipo del ciclo de ingresos cuando se introduce un nuevo producto para garantizar que se utilicen los códigos de facturación correctos. La integración del registro de salud electrónico de Henry Ford Health con su sistema de planificación de recursos empresariales también brinda una perspectiva sólida sobre la utilización y facturación de suministros. “Solo en el último año, hemos recuperado millones de dólares solo con asegurarnos de que estamos facturando correctamente”, dijo Moir. 

En cuanto a las partes interesadas externas, Henry Ford Health negocia con los proveedores. Además, en octubre de 2024, el sistema entró en una empresa conjunta con Ascension Michigan, lo que ha fortalecido su poder de negociación. “Desde la perspectiva de la cadena de suministro, la escala es muy importante”, dijo Moir. 

UW Medicine mejora la eficiencia y reduce el desperdicio a través de su programa de gestión de calidad, que involucra a un coordinador de control de calidad dentro del equipo de la cadena de suministro para garantizar el cumplimiento de los procesos de la cadena de suministro, como la contratación, los pedidos, los retiros y la gestión de suministros de enfermería.

El programa surgió tras descubrir que cuando se introducían nuevos procesos en la cadena de suministro, los miembros del equipo no los adoptaban en su totalidad. La brecha provocó fallas como que los médicos no tuvieran el equipo necesario en las unidades o productos vencidos en los estantes.

A través del programa, que comenzó en el departamento de abastecimiento estratégico, el coordinador de control de calidad señalará cuando un proceso no se siga correctamente. El personal que se desvió del protocolo es luego reeducado sobre los procesos actuales y se le da la documentación aclaratoria. El programa ha sido “un gran éxito” y ahora se está expandiendo a toda la cadena de suministro, dijo Walerius. 

Los factores externos que influyen en los costos de la cadena de suministro

Si bien los líderes de los sistemas de salud pueden reducir costos al implementar soluciones como las adoptadas por UW Medicine, AdventHealth y Henry Ford Health, algunos aspectos están fuera de su control, como los aranceles y la inflación. Estos factores ejercerán presión para reducir los gastos.

Por ejemplo, los aranceles promulgados durante la primera administración de Trump están ahora entrando en vigor y repercuten en los costos. “Hay cantidades sustanciales de dinero asociadas con los aranceles que ya han llegado”, dijo Farabaugh. 

Una estrategia de cadena de suministro ahora común que ayuda a aliviar el impacto de factores externos como los aranceles es la diversificación, que implica una combinación de productos nacionales, de proximidad y extranjeros.

“En lo que respecta a la obtención de fuente única, tratamos de no tomar ese camino; hay una cantidad muy mínima de proveedores de fuente única que estamos utilizando en este momento”, dijo Farabaugh. “Se busca que el producto real provenga de múltiples proveedores en caso de que algo suceda”. Los pilares clave de una cadena de suministro resiliente Los líderes de la cadena de suministro de atención médica están navegando una era de desafíos sin precedentes, desde prepararse para desastres naturales e interrupciones geopolíticas hasta enfrentar escasez de mano de obra y costos crecientes. 

Como lo ejemplifican UW Medicine, AdventHealth y Henry Ford Health, el éxito en este turbulento panorama requerirá de formar cadenas de suministro resilientes mediante el establecimiento de una postura proactiva, asociaciones internas y externas sólidas, y el fomento de personal comprometido.

Si bien la atención médica continuará siendo afectada por factores externos como aranceles e inflación, adoptar mejores prácticas comprobadas puede ayudar a mitigar los riesgos y crear operaciones de cadena de suministro sustentables.