Simplificación de la adquisición de equipo y dispositivos de seguridad

El entorno industrial y manufactura tiene un ritmo acelerado y es un espacio agitado e impredecible donde la seguridad de los empleados es primordial. Las empresas no solo deben cumplir con las muchas normativas de seguridad que rigen sus lugares de trabajo, sino que también deben preservar la vida humana, evitar accidentes, mantener la productividad y evitar litigios. 
 

El compromiso con la seguridad ayuda a los fabricantes a fomentar una cultura laboral que prioriza la salud y el bienestar de sus empleados, cuyo valor no puede subestimarse en el actual mercado laboral restringido. El equipo de seguridad desempeña un papel crucial para ayudar a las empresas a mantener esta prioridad y otros objetivos, pero la adquisición de estos productos es compleja y requiere mucho tiempo. La diversa gama de productos de la categoría, los requisitos de inventario y las normativas en constante evolución pueden interferir incluso con las estrategias de adquisición mejor intencionadas. 

¿Qué les quita el sueño a los compradores de equipos de seguridad?

No cabe duda de que el equipo de seguridad adecuado y el equipo de protección individual (EPI) ayudan a proteger a los trabajadores de lesiones, enfermedades y peligros en entornos industriales y de manufactura. Además, la adquisición adecuada de estos productos ayuda a las empresas a cumplir con las normativas de la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA) y otros requisitos.

Al adoptar un enfoque holístico, los profesionales de seguridad pueden desarrollar protocolos de seguridad integrales que cumplan con los estándares normativos y aborden las realidades prácticas del lugar de trabajo. Esto ayuda a mitigar los riesgos y garantiza altos niveles de seguridad en el lugar de trabajo. Los proveedores poco confiables son otro dolor de cabeza. Existe una clara necesidad de una mayor consolidación de proveedores para agilizar el proceso de adquisición de seguridad y garantizar que los compradores solo trabajen con proveedores que cumplan o superen las expectativas de despacho y entrega.

Desafortunadamente, los desafíos no terminan ahí. El arte de seleccionar, adquirir e implementar equipos de seguridad tampoco es tan sencillo como parece. A diferencia de otras categorías de productos, la seguridad requiere conocimientos y experiencia especializados para garantizar el cumplimiento de las normas y reglamentos del sector. La compra de EPI y equipos de seguridad también puede estar condicionada por factores como:

• La industria específica y el entorno donde se utilizarán los productos
• Los peligros potenciales que están presentes en esas áreas
• Cualquier requisito normativo específico relacionado con la industria en sí y las funciones laborales que se realizan
• Las condiciones ambientales a las que los empleados estarán expuestos

El factor humano también entra en juego en la adquisición del equipo de seguridad. Por ejemplo, si las gafas de seguridad son incómodas, voluminosas y difíciles de poner, el trabajador puede optar por no usarlas para evitar la molestia.

Esta única inacción puede convertirse rápidamente en un problema mucho mayor en el piso. Evitar este tipo de problemas requiere comprender el comportamiento humano, la ergonomía y los factores cognitivos que pueden influir en la seguridad.

Algunas prácticas recomendadas incluyen desarrollar protocolos de seguridad integrales que no solo cumplan con los estándares normativos, sino que también aborden las realidades prácticas del lugar de trabajo. El objetivo final debe ser crear una cultura de seguridad sólida donde los empleados estén bien equipados, adecuadamente capacitados y motivados para seguir los procedimientos de seguridad.

Este enfoque ayuda a garantizar que cada trabajador pueda realizar sus tareas de manera eficiente y regresar a casa de manera segura al final de cada jornada laboral. “Cuando los trabajadores se sienten seguros y cuentan con el equipo de protección adecuado, pueden concentrarse en sus tareas sin preocuparse por posibles peligros”, afirma Brent Heller, director de Industria y Manufactura en EE. UU. en Amazon Business. “Esto puede conducir a una mejora de la productividad, la moral y la eficiencia operativa”.

Fomentar una cultura de seguridad

Una sólida cultura de seguridad ayuda a las empresas a cumplir con el imperativo moral de proteger el bienestar de sus empleados. A nivel organizacional, una sólida cultura de seguridad implica priorizar la seguridad para minimizar el riesgo de accidentes, proteger vidas y ayudar a las empresas a reducir el tiempo de inactividad, aumentar la productividad y evitar multas y sanciones normativas. Cuando esto ocurre, las empresas pueden ser capaces de atraer clientes, empleados, inversores y otras partes interesadas que desean trabajar con organizaciones que priorizan a sus empleados.

Los departamentos de adquisición pueden desempeñar un rol crucial en el desarrollo y mantenimiento de una sólida cultura de seguridad al priorizar a los proveedores que tienen sus propios registros de seguridad sólidos y al integrar consideraciones de seguridad en todas las fases del proceso de adquisición, desde la selección de proveedores y la negociación de contratos hasta la mitigación de riesgos y el monitoreo del desempeño de los proveedores.

NYCO Construction es un contratista completo de concreto que comprende el valor de una adquisición de seguridad efectiva. “La seguridad es fundamental en nuestro negocio”, dice Conrad Nygren, propietario de NYCO Construction. “Usamos cosas como guantes de seguridad, gafas y tapones para los oídos a diario. Cuento con Prime Business para el envío rápido y tener estos suministros disponibles si nos estamos quedando sin ellos. Prime Business me ahorra un viaje a la tienda y todo el proceso que conlleva, porque quedarse sin equipo de seguridad no es una opción”. 

Desde la perspectiva de la adquisición, fomentar una cultura de seguridad comienza con la revisión y mejora continua de los procesos de adquisición de equipos de seguridad y EPI. La adquisición eficaz de equipos de seguridad ayuda a las empresas a mitigar los riesgos y los altos costos de accidentes, lesiones y responsabilidades relacionadas, lo que contribuye a un entorno de trabajo más seguro y protegido. 
 

“Revisar y mejorar continuamente los procesos de adquisición de equipos de seguridad y EPI es parte de un compromiso continuo con la seguridad en el lugar de trabajo y la excelencia operativa”, dice Heller. Los profesionales de adquisición pueden apoyarse en la tecnología para obtener ayuda en esta área, con un enfoque en invertir en capacitación, sistemas avanzados de gestión de inventario y mejores relaciones con proveedores que respalden el proceso de adquisición. 

Cómo eliminar la fricción del proceso de adquisición de equipos de seguridad

Desarrollar procesos de adquisición de seguridad simples y optimizados es un desafío continuo para muchos fabricantes y organizaciones industriales, pero es algo que no se puede ignorar. De hecho, es crítico para maximizar la protección de los trabajadores y la eficiencia operativa en el competitivo entorno empresarial actual. Contar con una estrategia de compra comercial inteligente puede ayudar, al liberar efectivamente a los departamentos de adquisición (y, en algunos casos, a organizaciones enteras) para centrarse en proyectos y tareas más estratégicos. 

El conglomerado energético multinacional Chevron reconoce el valor que Amazon Business aporta a su organización global. “Para muchos de los materiales que compramos, lo más importante es obtenerlos con rapidez y al mejor precio”, afirma Ellen Nielsen, directora general de Administración de categorías de Chevron.
 

“No queremos manejar miles de proveedores y pasar por un proceso de licitación con cada uno en el que tengamos que negociar precios; esto no es un enfoque comercialmente viable”, dijo Nielsen. “Trasladamos el proceso de adquisición a Amazon Business para consolidar los gastos en un entorno de tienda dinámico, donde todos pueden encontrar lo que necesitan y aprovechar los pedidos a gran escala y la compra al por mayor”.
 

Para los compradores de seguridad, Amazon Business ofrece un conjunto de soluciones destinadas a facilitarles la vida, ayudar a garantizar niveles más altos de seguridad en el lugar de trabajo y mitigar los desafíos descritos en este documento técnico. Por ejemplo:
 

• Para abordar las interrupciones en la cadena de suministro, la empresa ofrece una amplia red de vendedores verificados y confiables, así como productos certificados. En algunas zonas geográficas, también ofrece Amazon Business Restock, una opción de inventario administrado y venta automática que puede ahorrar a las empresas una cantidad significativa de tiempo, dinero y personal. 
• Para ayudar a los clientes a cumplir las normativas y estándares de seguridad, Amazon Business ofrece una experiencia de entrega predecible, una gama de opciones de entrega (incluido el servicio en el mismo día) y herramientas que ayudan a los fabricantes a cumplir las normativas a la vez que ahorran dinero. Por ejemplo, la herramienta Business Giving ayuda a las organizaciones a facilitar las donaciones y mantener el control sobre la selección de productos y el gasto, incluso cuando esos productos se compran para distribuirlos a otros. Amazon Business también ofrece una aplicación móvil para realizar compras desde cualquier lugar. 
• Para una gestión efectiva de los costos, Amazon Business ofrece herramientas de cumplimiento, Guided Buying, Business Giving, Amazon Business Restock y Analítica de Amazon Business, todas ellas combinadas para garantizar que los productos correctos lleguen a tiempo y listos para usar. Este conjunto de herramientas ayuda a los departamentos de adquisición a optimizar sus procesos, reducir costos y mejorar la eficiencia 
  operativa. 
• Para garantizar la confiabilidad y el rendimiento de los proveedores, los equipos de adquisición deben poder consolidar sus grupos de proveedores de seguridad y asegurar altos niveles de desempeño de los proveedores, lo que en última instancia conduce a procesos de adquisición más eficientes y cadenas de suministro más sólidas y confiables. Amazon Business ofrece servicios de compras al por mayor, solicitud de cotización y análisis de proveedores (este último fue diseñado para clientes empresariales).
   

Estas son solo algunas de las principales formas en que Amazon Business ayuda a los departamentos de adquisición a perfeccionar la selección y compra de equipos de seguridad. Los clientes también pueden registrarse para obtener una cuenta Prime Business y acceder a herramientas adicionales. Advanced Energy, un proveedor líder de soluciones de conversión de energía de precisión, medición y control, se inscribió recientemente en Prime Business y comenzó a notar rápidamente los beneficios de su decisión. 
 

“Actualizar a Prime Business, que permitió la entrega gratuita en dos días a nuestros empleados que trabajan desde casa, es incluso mejor de lo que podríamos haber esperado”, dice Patrick Osman, gerente de Materias primas de Gasto indirecto en Advanced Energy. “Desde la entrega rápida de periféricos de Informática, hasta la obtención ágil de equipo de protección individual (EPI), y la creación de una lista de productos preferidos con nuestro gerente de salud y seguridad ambiental para equipos ergonómicos, podemos reaccionar rápidamente de una manera que incluso fue elogiada por nuestro gobierno local”.

Cosechar los frutos de una adquisición optimizada de equipos de seguridad

Si estás listo para optimizar y simplificar los equipos de seguridad y su adquisición, puedes comenzar con seguir estos tres pasos:
 

1. Involucra a los trabajadores en el proceso de selección de EPI para garantizar equipos cómodos y fáciles de usar. Forma un equipo multifuncional que incluya seguridad, adquisición, Informática y usuarios finales. Busca productos de seguridad con materiales sustentables, diseños y opciones de eliminación al final de su vida útil.
2. Emprende un viaje de transformación digital con socios en constante evolución e innovación. Adopta software de adquisición, herramientas analíticas  y tecnologías de trabajadores conectados para optimizar los procesos y obtener visibilidad en tiempo real. Explora y prueba un software de adquisición fácil de usar, e implementa un sistema básico de gestión de inventario digital.
3. Aprovecha la tecnología para garantizar el cumplimiento de los empleados. Prioriza la recopilación y gestión de datos y aprovecha el análisis de datos para optimizar el inventario, el gasto y los resultados de seguridad de los trabajadores. Realiza una auditoría exhaustiva del proceso para identificar ineficiencias, encontrar formas de diversificar las redes de proveedores y establecer asociaciones estratégicas para productos de seguridad críticos.

Estas estrategias podrían generar beneficios sustanciales que incluyen, entre otros, ahorros de costos mediante la optimización de compras y gestión de inventario, mejores resultados de seguridad y cumplimiento normativo, mayor eficiencia en el ciclo de adquisición y una toma de decisiones mejorada basada en datos.
 

Las empresas que trabajan con soluciones de adquisición como Amazon Business para optimizar la función de adquisición de seguridad también están mejorando sus relaciones con los proveedores, lo que reduce el tiempo de inactividad, aumenta la satisfacción de los empleados y brinda ventajas competitivas. También tienen los datos de uso, niveles de inventario y gastos en tiempo real que necesitan, de hecho al alcance de la mano, para respaldar una mejor planificación y optimización de la adquisición.

No arriesgues a quedarte atrás

El futuro de la adquisición de equipos de seguridad se dirige hacia procesos más inteligentes, automatizados y basados en datos. Los fabricantes que actúen ahora para simplificar y modernizar su seguridad y otros procesos de adquisición estarán mejor posicionados para abordar estos cambios, garantizar la seguridad del trabajador y mantener su ventaja competitiva en la industria. Las empresas que esperan pueden arriesgarse a quedarse atrás en eficiencia, rentabilidad y su capacidad para garantizar una seguridad óptima en el lugar de trabajo.