Fortalecimiento de la adquisición y la cadena de suministro de gobierno

Introducción

Los gobiernos estatales y locales reconocen la importancia del almacenamiento y la distribución flexibles, la diversificación de fuentes y la visibilidad clara de la cadena de suministro para garantizar que las comunidades estén preparadas para tiempos de crisis, desastres naturales y otras emergencias.

A medida que los líderes de adquisición operan con presupuestos ajustados y cadenas de suministro complejas, la presión por una mayor agilidad y sustentabilidad continúa aumentando.

“Los presupuestos son más ajustados que nunca debido a los cambios económicos, lo que significa que cada dólar debe rendir más”, dice Andy Krzmarzick, líder principal de Estrategia para soluciones de emergencia en Amazon Business. “Construir resiliencia en la adquisición se trata de movimientos inteligentes y estratégicos que equilibran la preparación con la eficiencia”.

Los desafíos de la adquisición tradicional

Los patrones de desastres recientes destacan la urgencia de una adquisición moderna y resiliente. En los últimos años, los desastres relacionados con el clima le han costado a los Estados 
Unidos más de $1 billón.1 Solo en 2024, FEMA realizó 90 declaraciones de desastre mayor, lo que representa más del 40 % por encima del número promedio anual de declaraciones, según un informe de CNN.2 Esto subraya por qué la preparación en la adquisición ha pasado de ser una planificación periférica a una prioridad de misión crítica.
 

Cuando huracanes, incendios forestales, inundaciones y otras tormentas severas golpean, las agencias gubernamentales deben obtener rápidamente suministros de emergencia, desde refugios y productos médicos hasta herramientas de comunicación y necesidades básicas para las personas afectadas. La adquisición tradicional, con sus largos procesos de licitación y complejos flujos de trabajo de autorización, pueden retrasar la ayuda cuando las comunidades necesitan una respuesta inmediata y más adaptable.

Resiliencia en la adquisición sin interrupciones

Reemplazar sistemas de adquisición heredados por completo suele ser demasiado costoso y arriesgado. En cambio, las agencias deben centrarse en una modernización manejable mediante:

■ Digitalización de órdenes de compra
■ Consolidación de portales de proveedores 
■ Optimización de los procesos de autorización 

Estos pasos crean eficiencias y facilitan que el gobierno identifique las opciones de mejor valor, incluidas las ofertas de pequeñas empresas y negocios locales, para satisfacer sus requisitos de adquisición.
 

La resiliencia también depende de estrategias más inteligentes de suministro e inventario. “Diversificar tu base de proveedores es crucial”, dice Krzmarzick. “Los mercados digitales, combinados con análisis avanzados e inteligencia artificial, transforman el proceso de compra. Revelan tendencias con anticipación, lo que permite a los equipos de adquisición desarrollar estrategias proactivas en lugar de adoptar una postura reactiva”. La gestión de inventario en tiempo real reduce la redundancia y el desperdicio, al tiempo que mantiene los elementos esenciales al alcance.
 

Los estados también están aprovechando las oficinas de resiliencia y los enfoques orientados a resultados en materia de adquisición, al incorporar una gama más amplia de opciones de proveedores y suministros 
y alinear las compras con las mejores prácticas en preparación, respuesta y recuperación.
 

Cumplimiento basado en tecnología

Las herramientas de adquisición digital respaldan los requisitos de cumplimiento al tiempo que aumentan la eficiencia operativa. Los procesos automatizados dirigen las compras a través de los canales de autorización adecuados según los montos en dólares y las categorías de productos, y los sistemas integrados de gestión de proveedores agilizan la verificación de proveedores y el monitoreo continuo del desempeño. 
 

Estas soluciones digitales ayudan a reducir los requisitos de supervisión manual y crean registros de auditoría claros que satisfacen los estándares de responsabilidad.
 

“Un buen ejemplo es el estado de Utah, que abordó los problemas con el gasto fuera de contrato al asociarse con Amazon Business”, dice Krzmarzick. “Al adoptar herramientas como Guided Buying, Utah bloqueó las compras no autorizadas y garantizó que el gasto se mantuviera en cumplimiento.  Los tableros mejoraron la visibilidad al señalar irregularidades antes de que se convirtieran en problemas”.

5 prácticas recomendadas de preparación para emergencias

1 Establecer listas de proveedores preautorizados: mantén un acceso rápido a proveedores de confianza con credenciales verificadas, historiales de desempeño e información de contacto de emergencia para permitir un abastecimiento ágil.

2 Crear políticas de compras claras y acuerdos marco: desarrolla procesos de autorización simplificados y contratos prenegociados que permitan a los equipos omitir largos ciclos de adquisición durante emergencias para mantener las reglas de conformidad del departamento.

3 Implementar herramientas de adquisición basadas en la nube: implementa sistemas que proporcionen acceso en tiempo real a redes de proveedores, datos de inventario y capacidades de compra desde cualquier ubicación, lo que garantiza la continuidad cuando las oficinas físicas se ven afectadas.

4 Desarrollar una gestión estratégica de inventario: equilibra la eficiencia de costos con la preparación al identificar suministros críticos, establecer niveles óptimos 
de existencias y crear protocolos de repetición de pedidos rápidos para mantenerse preparado.

5 Crear estrategias de diversificación de proveedores: reduce las dependencias de una sola fuente al cultivar relaciones con múltiples proveedores en diferentes regiones geográficas. Esto permite el acceso continuo cuando las cadenas de suministro locales enfrentan interrupciones.

Por dónde empezar

El camino a seguir es claro: La modernización incremental mejora la capacidad sin interrupciones, las líneas de suministro diversificadas y las prácticas de inventario más inteligentes fortalecen la resiliencia, y la toma de decisiones ágil convierte la política en acción rápida y conforme cuando ocurren emergencias. 

Los gobiernos estatales y locales no necesitan implementar cambios radicales para lograr avances significativos. Los pasos modestos y significativos generan impulso y fomentan la confianza. “No tienes que hacer cambios masivos de una sola vez”, dice Krzmarzick.

Factores que reconfiguran la adquisición

Desastres relacionados con el clima
Los eventos climáticos extremos más frecuentes exigen un acceso inmediato a suministros críticos durante las emergencias.

Volatilidad económica 
La inflación presiona los presupuestos, lo que lleva a los líderes a encontrar nuevas formas de ahorrar y maximizar los recursos.

Reestructuración de la cadena de suministro
Los gobiernos deben apoyarse en empresas más cercanas para acceder oportunamente a suministros críticos.

Transformación digital 
El auge de la IA y la automatización crea oportunidades para acelerar la adquisición gracias a un acceso más rápido a datos e información.

Esta pieza fue escrita y producida por el Government Technology Content Studio, con información y aportes de Amazon Business.