Impacto de la tecnología en los negocios 

Resumen de la investigación

Los equipos de adquisiciones están inmersos en una confluencia de presiones externas e internas que requieren de un control estratégico, lo que comprende el aumento de los costos de proveedores y la reducción del gasto no autorizado de los empleados. Los programas de membresía como Prime Business abordan estos desafíos al proporcionar a las organizaciones una capa de adquisiciones regulada que combina una experiencia de compra familiar y sin fricciones con paneles de Visibilidad de Gastos, controles de Guided Buying y términos de pago extendidos, entre otros beneficios. Si no se abordan, estas fuerzas agravan la dificultad de gestionar el gasto marginal o no planificado, cada vez más complejo y generalizado, definido como cualquier actividad de compra que queda fuera de los contratos de abastecimiento principales. Sin embargo, los sistemas vigentes y las herramientas disponibles para gestionar estas situaciones no han avanzado al mismo ritmo. Los sistemas de adquisiciones heredados, diseñados principalmente como sistemas de registro, se enfrentan al reto que suponen las compras de alta frecuencia y bajo valor que caracterizan el gasto indirecto.

Los empleados que sienten la fricción de estos sistemas de compras típicamente lentos y difíciles de navegar suelen recurrir a compras no autorizadas o no convencionales: comprar con cuentas personales, tarjetas de compra corporativas (tarjetas empresariales) o a través de canales completamente fuera de los contratos. Estas compras no autorizadas continuas se traducen en fallas sistémicas para los equipos de adquisiciones y las empresas: El gasto se filtra a través de canales no contratados, las bases de datos de proveedores se saturan con proveedores duplicados y puntuales, y los responsables financieros se enfrentan a una presión cada vez mayor para mejorar los indicadores de capital circulante sin aumentar la plantilla ni alterar los procesos de compras de los que dependen los empleados. Los equipos de adquisiciones y cuentas por pagar absorben la carga resultante a través de la entrada manual de datos, la incorporación de proveedores y las revisiones de excepciones de a las políticas de gestión de registros, la conciliación de facturas y la administración de pagos. Todas estas actividades ofrecen un valor estratégico mínimo al tiempo que aumentan los costos de procesamiento y desvían los recursos de las tareas de mayor impacto, como el abastecimiento estratégico y la planificación financiera.

A escala empresarial, con miles de empleados en ubicaciones dispersas e integraciones fragmentadas de planificación de recursos empresariales (ERP), la brecha entre lo que las adquisiciones pueden gestionar y lo que los empleados gastan se amplía rápidamente. Para las organizaciones que integran las funciones exclusivas de Prime Business en sus procesos de adquisiciones, esta fricción operativa se reduce y las eficiencias generan un valor cada vez mayor con el paso del tiempo y a gran escala: Lo que comienza como un beneficio de productividad para el usuario final madura hasta convertirse en un activo estratégico que moldea las relaciones con los proveedores, mejora el flujo de caja y permite tomar decisiones de adquisición basadas en datos. Prime Business reduce las compras no autorizadas al disminuir los retrasos y la complejidad en las compras que llevan a los empleados a salirse de los canales aprobados, sin sacrificar los controles de compra.

Propósito de la investigación

El propósito de este estudio sobre el impacto de la tecnología en los negocios es medir el impacto financiero de una cuenta Amazon Business con una membresía Prime Business en los clientes. Este informe se basa en una extensa investigación y análisis de las implementaciones de seis miembros de Prime Business. Además, se complementa con una encuesta encargada a 305 miembros adicionales de Prime Business, y proporciona información estratégica para los líderes de adquisiciones, finanzas y operaciones que estén evaluando o ampliando su relación con su relación con Amazon Business.

Marco del modelo y organización compuesta

Compras no autorizadas de los empleados

451 Research desarrolló un modelo financiero a cinco años a partir de seis implementaciones de clientes empresariales, complementado por 305 clientes encuestados, para cuantificar el costo total de propiedad (TCO). Este costo incluye los costos de implementación, operaciones y mantenimiento (O&M) y suscripción, así como el valor empresarial en cuatro categorías: capacitación de los compradores, gobernanza del gasto, optimización del proceso de adquisición a pago (P2P) y racionalización de proveedores.

Este modelo limita intencionalmente el análisis de los beneficios de envío de Amazon Business para empresas, que podrían incluir entrega consolidada, entrega en pallet de múltiples artículos y ahorros adicionales de Mi día Amazon, todos los cuales se acumulan para todos los suscriptores independientemente del nivel de suscripción. Prime Business es un programa de membresía dentro del entorno de compras más amplio de Amazon Business. Es una suscripción destinada a mejorar la experiencia de compra general a través de beneficios exclusivos para miembros, en lugar de ser una solución independiente.

En consecuencia, el estudio evalúa el impacto financiero experimentado por los clientes que compran en Amazon Business con una suscripción a Prime Business, centrándose en los resultados que el programa permite directamente o refuerza de manera significativa. Algunos resultados dependen más que otros de las capacidades fundamentales de Amazon Business. Estos beneficios se incluyen porque formaron parte de la experiencia observada del cliente y del modelo de situación futura, pero no deben interpretarse como beneficios creados únicamente por Prime Business.

Resumen del compuesto

La investigación combinó seis entrevistas en profundidad con miembros de Prime Business, complementadas con una encuesta más amplia a 305 clientes adicionales. Las entrevistas con líderes de adquisiciones en organizaciones empresariales (con un promedio compuesto de $9.2 mil millones en ingresos anuales, 12,400 empleados y $65 millones en gasto indirecto anual) proporcionaron contexto operativo detallado y datos sobre costos, ahorro de tiempo y valor empresarial obtenido. La encuesta amplió este análisis a una base de clientes más grande y capturó medidas adicionales en dólares y porcentajes relacionadas con ganancias de productividad, gasto no autorizado, eficiencia en las compras y otros resultados. Juntas, proporcionan una imagen completa de la implementación de Prime Business, los costos involucrados y el valor que la organización obtiene.

Dicho esto, muchos encuestados se centraron en los beneficios combinados de Amazon Business con una suscripción a Prime Business en lugar de identificar qué mejoras eran atribuibles a cada uno individualmente; como resultado, es posible que se haya producido una atribución de valor menor a Prime Business. 451 Research ha hecho su mejor esfuerzo para limitar esto y señalar los casos en los que los hallazgos reflejan específicamente la contribución incremental de Prime Business.

Estado anterior

Antes de implementar una estrategia formal de compras de Amazon Business con Prime Business, las organizaciones operaban en un entorno de adquisiciones muy fragmentado, caracterizado por procesos manuales, gastos imprevistos significativos y bases de datos de proveedores difíciles de gestionar. Los empleados dependían de sistemas heredados que requerían una cantidad significativa de tiempo, lo que reducía considerablemente la productividad organizacional. Frustrados por estos cuellos de botella administrativos, los trabajadores recurrían frecuentemente a compras "no autorizadas" a través de cuentas personales y tarjetas de compra. Esto creaba graves puntos ciegos para los equipos de finanzas y adquisiciones. Este comportamiento descentralizado terminó inundando las bases de datos internas con miles de perfiles de proveedores duplicados y no gestionados, lo que impuso una carga administrativa pesada y continua sobre las cuentas por pagar.

Vale la pena señalar que los seis participantes de la investigación ya eran clientes establecidos de Amazon Business antes de adoptar una suscripción a Prime Business. Prime Business requiere una cuenta de Amazon Business existente. Este análisis se centra en el valor neto agregado de la membresía Prime Business sobre esa base. Los puntos críticos que Prime Business abordó, tal como se describieron anteriormente (compras no autorizadas, equipos de adquisiciones desbordados, bases de datos de proveedores fragmentadas) surgieron en gran medida de otros sistemas de adquisiciones heredados, catálogos y procesos fuera de los contratos que operaban junto con Amazon Business, no de Amazon Business en sí mismo.

Hallazgos clave

Impacto financiero a cinco años: Tras cinco años de implementación de Prime Business, la organización compuesta reconoció un valor presente neto (VPN) a cinco años de $973,400 y un período de recuperación de aproximadamente 3.8 meses. La organización compuesta obtuvo un retorno de la inversión (ROI) descontado a tres años del 416 %, con un valor empresarial acumulado que impulsa este impacto. Las ganancias tempranas en productividad se ampliaron hacia la gobernanza del gasto, la racionalización de los proveedores y los resultados del capital de trabajo, con el costo de membresía representando aproximadamente el 0.1 % del gasto indirecto anual.

Reducción del gasto no planificado y no autorizado: Las compras descentralizadas correctamente gestionadas se traducen directamente en una reducción de las fugas del gasto. Las grandes organizaciones encuestadas reportaron una reducción promedio del 13 % en el gasto no planificado y ad hoc tras adoptar Prime Business. Casi todos los clientes encuestados (93 %) afirman que la disponibilidad de datos y la visibilidad sobre la actividad de compras han mejorado desde que adoptaron Prime Business, lo que permite a los equipos de adquisiciones identificar fugas fuera de los contratos en tiempo real y corregirlas antes de que se acumulen.

Trayectoria de valor y curva de madurez: El valor empresarial de Prime Business sigue un arco de capitalización común para los clientes empresariales. La fase inicial generalmente ofrece ganancias de productividad para los usuarios finales y consolidación de proveedores; la segunda fase acelera los beneficios administrativos para finanzas y adquisiciones, y los clientes que se han suscrito a Prime Business durante varios años impulsan la estandarización del gasto global, el abastecimiento ESG (si forma parte de sus objetivos organizacionales) y la optimización del capital de trabajo.

Ganancias de productividad en toda la organización: Prime Business logró un ahorro de tiempo del 12 %-14 % y superó el 20 % en ganancias de productividad departamental en todos los grupos de partes interesadas (adquisiciones, finanzas, etc.) para los encuestados del estudio de clientes.

Gasto descentralizado empresarial: un imperativo de gobernanza: Antes de Prime Business, las grandes empresas tenían una mayor tasa de empleados que realizaban compras no autorizadas (35 %) en comparación con las organizaciones más pequeñas, lo que refleja cómo las fuerzas de trabajo descentralizadas recurren al gasto fuera de contrato cuando los canales aprobados son lentos o difíciles de usar. Con Prime Business, esa dinámica se invierte: Los clientes encuestados más grandes reportan un mayor porcentaje promedio de empleados no pertenecientes a adquisiciones que realizan compras autorizadas (38 %) en comparación con las empresas pequeñas (28 %), lo que demuestra que Prime Business permite compras descentralizadas y reguladas a escala empresarial, en lugar de simplemente restringir la actividad de compra.

Funciones que se potencian con el tiempo y la escala: Ciertas capacidades de Prime Business se vuelven significativamente más valiosas a medida que las implementaciones maduran y las organizaciones crecen. Por ejemplo, el 64 % de los encuestados que se han suscrito a Prime Business durante más de dos años afirman que la Visibilidad del Gasto es una de las características más valiosas de Prime Business, y las capacidades de bloqueo también se vuelven más valiosas a medida que las implementaciones maduran.

Impacto financiero anual compuesto

Para la organización compuesta, modelada a partir de datos y características agregados de los seis participantes de la investigación, Prime Business generó un VPN a cinco años de aproximadamente $973,400, un ROI descontado a tres años del 416 % y un período de recuperación de aproximadamente 3.8 meses.

Para los seis entrevistados de la investigación empresarial, Prime Business representó una parte muy pequeña del gasto total en relación con el valor que aportaba. El costo total de Prime Business representó aproximadamente el 0.1 % del gasto indirecto anual de la organización compuesta, lo que ayuda a contextualizar su corto período de recuperación y su bajo costo total de propiedad.

Costo total de propiedad

El TCO para implementar y gestionar Prime Business, según lo descrito por los seis encuestados empresariales, se compone de dos categorías de costos principales:

• Implementación inicial: La implementación está condicionada por la configuración administrativa y la integración de sistemas. La incorporación técnica de Prime Business requiere semanas en lugar de meses, lo que minimiza los gastos de capital iniciales.

• Costos recurrentes (suscripción + O&M): La administración de autoservicio permite que las actualizaciones de políticas y los ajustes de permisos de usuario se realicen directamente a través de la interfaz de usuario, por lo que requiere un soporte de TI continuo mínimo.

Soporte de implementación

"La razón por la que elegimos Amazon es que ellos hacen todo esto. Entonces, si tuviera que construir una conexión punch-out con otro proveedor, probablemente necesitaría dos o tres personas en mi propio equipo que solo se dedicarían a gestionar esa conexión punch-out".

Director de abastecimiento global Fabricación de equipos de medición electrónica Más de 10,000 empleados

Educación

"Realizamos capacitaciones obligatorias trimestrales con los usuarios de nuestro sistema de adquisiciones, y eso incluye a los 600 usuarios. Entonces, realizamos una capacitación completa con ellos sobre el sistema completo, y una parte de eso es nuestra conexión punch-out de Amazon".

Gerente de adquisiciones Servicios de salud sin fines de lucro 1,000-5,000 empleados

Los costos recurrentes anuales aumentaron marginalmente año tras año, ya que se requiere cierto nivel de O&M para dar soporte a un mayor número de usuarios que reciben formación y se incorporan a la empresa, incluida la expansión de Prime Business a determinados países. Algunos entrevistados dijeron que aplicar la gestión del cambio mediante capacitación requería más esfuerzo, mientras que otros citaron el apoyo de Prime Business.

Valor empresarial

El valor empresarial anual cuantifica los beneficios de la suscripción a Prime Business durante 12 meses. La organización compuesta reconoció un valor empresarial anual de $151,417 en el primer año, que creció a $432,108 para el quinto año.

El valor empresarial de Prime Business incluye cuatro segmentos principales, con cambios relativos en el impacto financiero a lo largo del tiempo:

•   Habilitación del comprador: Amazon Business simplifica el acceso al catálogo de productos con una experiencia intuitiva similar a la del consumidor. Prime Business agrega controles que orientan a los empleados hacia los productos preferidos y restringe las compras que no se ajusten a las políticas de la empresa. Juntos, facilitan que los empleados encuentren y compren lo que necesitan dentro de las políticas de compras de la empresa, lo que reduce considerablemente los tiempos de ciclo de los pedidos. Considerando el tamaño de las organizaciones de los entrevistados y el número de usuarios finales, este fue el beneficio más significativo, especialmente al principio, ya que representó el 65 % del valor en el primer año.

•   Gobernanza del gasto: Amazon Business básico ofrece variedad de catálogo, mientras que Prime Business desbloquea paneles de Visibilidad del Gasto, políticas de Guided Buying (incluidas categorías bloqueadas) y controles de compra predeterminados para orientar el comportamiento del usuario de forma sistemática. Estas herramientas de gobernanza, incluida la Supervisión de anomalías en gastos, no son solo para el control; proporcionan datos críticos necesarios para identificar problemas y facilitar la consecución de los objetivos estratégicos. A medida que las organizaciones van consolidando su implementación de Prime Business, la gobernanza del gasto se vuelve cada vez más valiosa, ya que representa el 35 % del valor anual en el año cinco. A medida que los datos de gasto alcanzan una masa crítica, el área de adquisiciones puede aprovechar los análisis para identificar y corregir proactivamente el "gasto no autorizado" fuera de contrato, mientras utiliza datos históricos de varios años sobre compras a proveedores diversos como herramienta estratégica para, potencialmente, ofrecer y conseguir nuevos contratos comerciales importantes.

  • Optimización del proceso de adquisición a pago: Consolida miles de transacciones individuales en una conciliación mensual centralizada a través de un Pago por factura, al tiempo que extiende los plazos de días de pago pendientes (DPO) hasta 45 o 60 días netos para optimizar el flujo de caja corporativo. Los informes en tiempo real de Prime Business ayudan a los equipos de cuentas por pagar a resolver proactivamente los cuellos de botella en los pagos sin tener que buscar manualmente a los empleados para obtener autorizaciones.

Visibilidad de gastos

• Racionalización de proveedores: Elimina miles de relaciones con proveedores dispersos al consolidar el gasto marginal en una única suscripción con múltiples vendedores, lo que elimina los gastos generales manuales derivados de las auditorías de los registros de proveedores y el alojamiento de catálogos. Si bien reducir la exposición a proveedores dispersos es un beneficio clave, el verdadero valor de la membresía radica en subsanar las deficiencias sistémicas en la gobernanza de los datos. Una organización encuestada aprovechó Prime Business junto con sus herramientas de planificación de recursos empresariales (ERP) y Amazon Business para ayudar a reducir una base de datos de proveedores maestros "diluida" y caótica de 23,000 perfiles inmanejables a 7,000; una reducción de más del 70 %. En este caso, Prime Business ayudó a la organización a consolidar el gasto marginal mientras operacionalizaba las mejores prácticas de abastecimiento estratégico al hacer cumplir las políticas de Guided Buying que prevenían la creación continua y futura de registros de proveedores duplicados y fuera de las políticas.

Mapeo del valor de Prime Business a lo largo del tiempo

Aunque cada organización es única, los seis clientes representados en la organización compuesta reportaron una trayectoria de valor similar. Al inicio de la implementación, el valor provino principalmente de la eficiencia de compras de los usuarios finales y de ganancias rápidas en productividad en grandes poblaciones de empleados. A medida que la adopción avanzó y más gastos indirectos se procesaron a través de la suscripción, los beneficios de orden superior (como el control del gasto, el cumplimiento de políticas y la optimización del capital de trabajo mediante mejores plazos de flujo de caja) representaron una mayor proporción del valor empresarial total.

• Inicial: El valor se centra principalmente en la adopción por parte de los usuarios finales, las ganancias de productividad y los impactos derivados de la limpieza de datos (es decir, la consolidación de proveedores).

• Operativas: La integración se ha estabilizado, el gasto se ha consolidado, el inventario está cada vez más optimizado y las ganancias de productividad se materializan para las áreas administrativas de finanzas y adquisiciones. Las organizaciones amplían el gasto direccionable e incorporan controles en los procesos de adquisiciones.

• A escala empresarial: La adopción ha avanzado mucho más allá de un catálogo de compras para convertirse en un activo financiero y estratégico acumulativo. La estandarización global del control del gasto y el cumplimiento de políticas, el abastecimiento estratégico (ESG, empresas locales, nuevos proveedores), las ganancias de productividad a escala y los beneficios del capital de trabajo conducen a ganancias significativas.

Productividad del usuario final

El multiplicador de valor de Prime Business se evidencia cuando los clientes superan el punto de inflexión y la membresía va más allá de un beneficio de compra para empleados y se integra en los procesos de adquisiciones. Un mayor gasto canalizado a través de la experiencia de membresía genera mayor visibilidad y control, al tiempo que crea la escala necesaria para racionalizar proveedores y mejorar los términos de pago.

El valor de Prime Business se vuelve más claro con la experiencia: Los beneficios de envío siguen siendo el ancla, pero los usuarios de Prime Business con mayor antigüedad valoran cada vez más el control y la inteligencia integrados en torno a las compras.

Apoyar el crecimiento del cliente

La Visibilidad de gastos aumenta del 53 % entre los miembros más nuevos al 64 % después de dos años, mientras que las capacidades de bloqueo de Guided Buying también crecen en importancia con el tiempo. Prime Business evoluciona de una propuesta de envío a una herramienta más amplia de adquisiciones, gobernanza y flujo de caja, ya que algunas de sus características compensan la diferencia de valor respecto al envío rápido y gratuito. Las organizaciones más grandes otorgan mayor valor a las capacidades de Visibilidad de gastos (citada por el 59 % de los clientes con más de 1,000 empleados) y Supervisión de anomalías en gastos (52 %) de Prime Business, lo que refleja la mayor necesidad de gestionar las compras descentralizadas, identificar las expectativas y mantener el control a escala.

Consolidación de proveedores

Mejoras de productividad para las distintas partes interesadas

Los seis participantes de la investigación experimentaron ganancias de productividad para el usuario final mucho más significativas al implementar Prime Business, ya que reemplazó los procesos de pedido derivados de su proceso de adquisición heredado. Incluso unos pocos minutos ahorrados pueden traducirse en un ahorro de tiempo considerable cuando se multiplican entre miles de usuarios a escala empresarial.

Los 305 clientes de Prime Business encuestados se hicieron eco de este impacto a nivel organizacional. Reportan ganancias de eficiencia significativas en toda la organización, con un promedio del 12 %-14 % en ahorro de tiempo y más del 20 % en ganancias de productividad departamental. Ambas métricas están interrelacionadas, ya que estos ahorros de tiempo representan minutos reales eliminados de las tareas de compras y administrativas; la ganancia de productividad resultante proviene de redirigir esas mismas horas para gestionar más trabajo o realizar actividades de mayor valor sin aumentar la plantilla.

Al igual que los seis participantes de la investigación, los encuestados de grandes empresas reportaron ganancias significativas en productividad. En promedio, los encuestados reportaron una mejora del 22 % en la eficiencia de compras con Prime Business, mientras que los encuestados del plan Enterprise reportaron una mejora del 27 %.

El impacto es consistentemente mayor entre las empresas con más de 500 empleados, lo que sugiere que Prime Business se vuelve más valioso a medida que aumentan los procesos de compra, los niveles de autorización y la complejidad administrativa.

El valor obtenido al usar Amazon Business con una suscripción Prime Business, tanto para los usuarios finales generales de la organización como para los departamentos específicos, incluyó:

• Usuario final: Ofrece valor inmediato al proporcionar una experiencia fluida e intuitiva que comprime los ciclos de pedido de horas a minutos con el fin de liberar tiempo para tareas operativas.

• Adquisición e Informática: Para estas funciones de soporte y beneficiarios de Prime Business, Prime Business genera valor a largo plazo al automatizar el gasto de "cola de la cola" para eliminar miles de perfiles de proveedores heredados duplicados, mientras que simultáneamente evita una sobrecarga significativa de Informática a través de las integraciones P2P prediseñadas y totalmente gestionadas de Amazon.

• Cuentas por pagar/finanzas: El valor se captura a través de la transición a un proceso de conciliación de facturas altamente automatizado y sin intervención, combinado con informes en tiempo casi real que permiten al equipo resolver proactivamente los bloqueos de pago y negociar condiciones de pago favorables y optimizadas para el flujo de caja, como términos de pago a 60 días.

Esto demuestra un claro recorrido de valor en el que el impacto de Prime Business comienza con ganancias inmediatas de productividad en primera línea para los usuarios finales, antes de madurar en victorias estratégicas y financieras significativas a largo plazo para adquisiciones, Informática y finanzas.

Productividad del usuario final

Limitar el gasto no planificado y no convencional mientras se permite la compra descentralizada

El gasto no planificado (compras de bienes y servicios que apoyan las operaciones diarias sin influir directamente en los productos de la empresa) a menudo implica artículos urgentes, de bajo valor o difíciles de obtener que requieren los equipos descentralizados. Cuando los canales de compra aprobados son lentos, limitados o difíciles de usar, los empleados pueden comprar en otros lugares, generando gasto no convencional o no autorizado: compras realizadas fuera de las políticas de adquisición establecidas o los canales aprobados. Esto contribuye a la proliferación de proveedores, el gasto fuera de contrato y los datos de compras incompletos. A escala empresarial, las compras descentralizadas entre miles de empleados, ubicaciones y proveedores pueden rápidamente superar la capacidad de gestión de adquisiciones, ya que se multiplican los proveedores únicos, los pedidos fuera de contrato y los puntos ciegos en el gasto. Las organizaciones de los participantes en la investigación generalmente tenían operaciones escaladas de gran tamaño; las organizaciones compuestas promediaron 12,400 empleados, 8,433 proveedores antes de Prime Business y $65 millones en gasto indirecto.

Prime Business ayuda a las organizaciones a preservar la velocidad y autonomía que los equipos descentralizados necesitan, al tiempo que brinda a adquisiciones un canal único y gestionado para obtener visibilidad y control sobre las compras. Después de implementar Prime Business, las grandes empresas reportaron un mayor porcentaje (38 %) de empleados no pertenecientes a adquisiciones realizando compras autorizadas.

Prime Business permite que más empleados que no pertenecen al área de adquisiciones realicen compras autorizadas a través de un canal de compras autorizado, lo que reduce la carga de trabajo del equipo de adquisiciones y limita el gasto fuera de contrato. Cuando las grandes organizaciones encuestadas combinaron esa autonomía con visibilidad centralizada y controles de compras, informaron una reducción promedio de 13 puntos porcentuales en el gasto no planificado y ad hoc después de suscribirse a Prime Business. Por el contrario, antes de adoptar Prime Business, los usuarios del plan Enterprise Prime Business reportaron la tasa promedio más alta de empleados que realizaban compras no autorizadas (35 %).

Gasto empresarial no autorizado

Antes de Prime Business, los usuarios del plan Prime Business Enterprise tenían la tasa promedio más alta de empleados realizando compras no autorizadas (35 %).

Todos los encuestados (n=305)

Prime Business desbloquea estas mejoras en el gasto no planificado y permite una compra descentralizada pero controlada con:

• Visibilidad de gastos: Tableros interactivos sobre los pedidos de Amazon Business, patrones de gasto y cumplimiento de políticas para ayudar a los equipos de adquisiciones a identificar fugas en las compras y áreas de intervención.

• Compras alineadas con las políticas: Una experiencia de compra amplia y familiar brinda a los empleados de toda la empresa un canal práctico y autorizado para compras indirectas urgentes y difíciles de obtener, con herramientas que impulsan el cumplimiento de las políticas de compras y reducen la necesidad de comprar fuera de las políticas.

• Guided Buying: Los administradores pueden preferir, restringir o bloquear productos y vendedores específicos, y configurar procesos de autorización (el bloqueo es una capacidad exclusiva para miembros). La información que ofrece Visibilidad del gasto permite determinar con mayor precisión cuáles son los ámbitos en los que estos controles resultan más necesarios.

• Compras de cola larga: La reducción de la fricción en las compras de cola larga lograda mediante la consolidación de compras indirectas elegibles a través de Amazon Business puede reducir la configuración de proveedores únicos y la carga administrativa, al tiempo que preserva la supervisión de adquisiciones.

En conjunto, estas capacidades de Prime Business contribuyen a que adquisiciones deje de limitarse a reaccionar ante compras fragmentadas y fuera de contrato para pasar a orientar de forma proactiva el gasto descentralizado, sin crear un cuello de botella para los empleados que necesitan realizar compras.

Visibilidad de datos de gasto

El 93 % de los clientes de Prime Business encuestados afirman que la disponibilidad de datos de su organización y la visibilidad de la actividad de compras y gastos ha mejorado de alguna manera o significativamente desde que adoptaron Prime Business

Todos los encuestados (n=305)

Guided Buying

Análisis de implementación de clientes validados

Análisis 1: Fabricante global de alimentos y bebidas

Escenario de implementación y desafíos

El recorrido del fabricante de alimentos y bebidas comenzó con una transformación masiva de ERP a nivel de toda la empresa en 2018. La organización estaba retirando un sistema heredado de 20 años y migrando a una plataforma P2P moderna. Esta migración obligó a la organización a enfrentarse a la "pesadilla" de sus procesos de adquisición existentes. La empresa descubrió que una gran parte no controlada del gasto indirecto ya se estaba realizando en Amazon a través de cuentas personales y tarjetas de compra corporativas. Al reconocer esto, la organización decidió formalizar la relación e implementar Prime Business junto con su primer catálogo punch-out integrado en el nuevo sistema P2P. El objetivo principal era utilizar esta experiencia como palanca estratégica para centralizar el gasto marginal, eliminar los procesos manuales y limpiar los datos maestros caóticos de proveedores desde el primer día de la puesta en marcha del nuevo sistema ERP.

Beneficios medibles de Prime Business

• Consolidación de proveedores a gran escala: Al canalizar el gasto marginal a través de Amazon Business y una membresía Prime Business, la empresa pudo realizar una limpieza masiva de datos, reducir su lista de proveedores activos de 23,000 a 7,000 y eliminar la carga de auditoría asociada con la gestión de registros de proveedores innecesarios. En este caso, Prime Business ayudó a la organización a aplicar las mejores prácticas de abastecimiento estratégico al hacer cumplir las políticas de Guided Buying que prevenían la creación continua y futura de registros de proveedores duplicados y no alineados con las políticas.

• Ganancias significativas en productividad de cuentas por pagar y usuarios finales: La suscripción ayudó a eliminar el proceso manual de ingreso de gastos. Esto redujo el tiempo de procesamiento por transacción a aproximadamente una hora para liberar capacidad tanto de los empleados como de los departamentos administrativos.

• Visibilidad del gasto: Utilizando los paneles de Visibilidad de gastos, el equipo de adquisiciones identificó cientos de miles de dólares en gasto no autorizado continuo fuera del catálogo oficial, lo que permitió al equipo atacar directamente las fugas.

Resumen de la investigación

Firmografía Gerente de operaciones de adquisiciones

FTE: Más de 10,000 en gasto indirecto: Más de $10 millones

Implementación Duración de la suscripción Prime Business: 96 meses

Plan de PB: Enterprise

Usuarios de PB activos: 1,600

Análisis 2: Servicios de salud sin fines de lucro

Escenario de implementación y desafíos

Esta organización de servicios de salud sin fines de lucro opera en un entorno con desafíos únicos. Su plantilla está compuesta por más de 600 gerentes distribuidos en más de 400 ubicaciones físicas, y estos gerentes son principalmente cuidadores "prácticos", no trabajadores de oficina o escritorio ni especialistas en adquisiciones. Su "estado anterior" era un proceso de solicitudes de compras altamente manual. Los gerentes tenían que navegar por múltiples pantallas e ingresar manualmente cada línea de pedido, un proceso lento, frustrante y una distracción significativa de sus funciones principales. El encuestado declaró que le tomaba unos "buenos 20 a 30 minutos" solo para enviar una solicitud de compra. Un importante cuello de botella en las cuentas por pagar era lograr que los gerentes "recibieran" los pedidos en el sistema después de la entrega. Con cientos de ubicaciones, el equipo de cuentas por pagar no tenía una manera fácil de identificar quién estaba reteniendo una factura, lo que resultaba en retrasos en los pagos y seguimiento manual. La organización implementó Prime Business de manera simultánea con el lanzamiento de un nuevo sistema de adquisiciones basado en la nube.

El objetivo principal del proyecto no era la optimización financiera compleja, sino la simplicidad y facilidad de uso. La organización necesitaba una solución de compras lo suficientemente intuitiva para que los gerentes no técnicos y con tiempo limitado la adoptaran rápidamente para liberarlos de las cargas administrativas y permitirles centrarse en su misión principal: la atención al paciente y al cliente.

Resumen de investigación Firmografía Gerente de adquisiciones

FTE: 2,000

Gasto indirecto: más de $75 millones

Implementación Duración de la suscripción Prime Business: 36 meses

Plan de PB: Enterprise

Beneficios medibles de Prime Business

• Enormes ganancias de productividad para los usuarios finales: El proyecto fue muy exitoso en el aumento de la productividad. La intuitiva facilidad de uso de Prime Business redujo drásticamente el tiempo que los gerentes dedicaban a las compras, recortando el tiempo típico de solicitud de compra de 30 minutos a 5-10 minutos.

• Reasignación directa a la misión principal: El tiempo ahorrado se reinvirtió directamente en la misión central de la organización. El encuestado enfatizó que esta eficiencia significaba que los gerentes podían pasar menos tiempo frente a las computadoras y "más tiempo de contacto directo con su personal y con las personas" a quienes atienden.

• Productividad proactiva en cuentas por pagar: La visibilidad de los informes de Prime Business transformó el proceso del equipo de cuentas por pagar. En lugar de rastrear manualmente las aprobaciones, el equipo de cuentas por pagar ejecuta informes diariamente para identificar pedidos que fueron entregados pero no recibidos. Esto les permite contactar de manera proactiva a gerentes específicos para resolver problemas, lo que reduce significativamente los tiempos del ciclo de pago.

• Impulsar los objetivos estratégicos de ESG: Los informes del servicio de suscripción sobre proveedores diversos y locales fueron citados como una "gran característica" que permitió a la organización rastrear el gasto con empresas de veteranos, pequeñas y locales para poder cumplir los objetivos organizacionales de apoyo comunitario.

• Velocidad de entrega: El cliente citó un proceso de adquisición más optimizado con un despacho de pedidos más rápido y predecible.

Conclusión y consideraciones

Los equipos de compras de las empresas se enfrentan a una convergencia cada vez mayor de presiones: sistemas obsoletos que limitan la productividad, carteras de proveedores difíciles de gestionar, gastos no autorizados que merman el control y unas expectativas cada vez mayores por parte de los responsables financieros para lograr una gobernanza más rigurosa y mejores resultados en materia de capital circulante, a menudo sin aumentar la plantilla. La modernización de las adquisiciones indirectas ya no es una iniciativa discrecional. El canal de compras se ha convertido en una palanca estratégica para la eficiencia operativa, la disciplina financiera y la agilidad competitiva. Sin embargo, el camino hacia una mejor adquisición no está exento de fricciones; las organizaciones deben sortear los desafíos de la gestión del cambio, la complejidad de la integración con ERP y el riesgo de adopción por parte de los usuarios finales. Demostrar un ROI claro es esencial para generar consenso interno para invertir.

Este informe sobre el impacto de la tecnología en los negocios cuantifica ese impacto mediante un análisis detallado de un grupo selecto de implementaciones de Amazon Business con Prime Business, complementado por una amplia encuesta de clientes. En estas implementaciones, Prime Business generó importantes retornos financieros con un período de recuperación corto y un sólido ROI plurianual, mientras que el costo total de la membresía representó una parte mínima del gasto indirecto anual de la organización compuesta. No se trató de una ganancia de eficiencia puntual. La trayectoria de valor siguió un arco claro: Las ganancias iniciales de productividad de los usuarios finales se ampliaron hacia la gobernanza del gasto y la racionalización de los proveedores, y luego maduraron hacia resultados a escala empresarial, lo que comprendió la mejora del flujo de caja, el cumplimiento de políticas y la obtención de fuentes basadas en datos. Materializar ese valor requiere compromiso: una adopción profunda, flujos de trabajo integrados y gasto canalizado a través de la suscripción a escala.

Al transformar las adquisiciones, desde un cuello de botella administrativo con numerosas fricciones hasta un facilitador automatizado y basado en datos, Prime Business ha demostrado que una visibilidad integral del gasto, combinada con un sólido proceso de compra guiado, permite implementar las mejores prácticas a escala empresarial, liberar recursos humanos esenciales y convertir el gasto marginal transaccional en una fuente de valor empresarial estratégico a largo plazo.

Para obtener más información sobre Prime Business y las características exclusivas asociadas al programa de membresía, visita https://business.amazon.com/en/prime-business

Metodología de investigación y firmografía

Proceso de investigación

Reclutamiento de participantes y recopilación de datos: 451 Research trabajó con Prime Business para identificar y reclutar participantes clientes calificados en función de criterios predefinidos. Los participantes enviaron datos cuantitativos a través de una recopilación de datos estructurada. 451 Research luego realizó entrevistas de seguimiento para confirmar cifras clave y capturar el contexto de implementación. Además, 451 Research realizó una encuesta encargada a 305 miembros de Prime Business.

Validación y normalización de datos: 451 Research revisó los datos para verificar su integridad y consistencia, cotejando los valores críticos con los detalles de las entrevistas y otros datos disponibles. 451 Research luego normalizó los resultados a una escala común y un punto en el tiempo para permitir una comparación equivalente entre los participantes.

Construcción de cliente compuesto: 451 Research sintetizó los aportes de los clientes en un único cliente compuesto que representa al participante promedio del estudio, aplicando ajustes de riesgo conservadores para reducir la influencia de valores atípicos.

Modelado financiero y análisis de ROI: Basándose en el cliente compuesto, 451 Research construyó un modelo financiero de cinco años para cuantificar el costo total de propiedad, el valor empresarial y el ROI atribuibles a Prime Business. El modelo refleja el historial observado de los participantes, la trayectoria reciente y suposiciones conservadoras sobre cómo evolucionarán los costos, la adopción y los impulsores del valor empresarial. Los supuestos subyacentes del modelo se ajustan al riesgo en función de la disponibilidad de documentación de respaldo.

Garantía de calidad: 451 Research revisó y validó los datos, los supuestos, las técnicas del modelo y los resultados antes de su publicación.

Firmografía de investigación

Para complementar la investigación, 451 Research encuestó a 305 partes interesadas de Amazon Business con suscripciones a Prime Business. Los encuestados fueron generalmente similares en función, departamento, capacidad de toma de decisiones e industria, aunque el tamaño de la empresa varió de manera más amplia. Los participantes fueron descartados si carecían de conocimiento sobre el impacto empresarial, los precios o los procesos de compra de Prime Business, entre otros criterios. La muestra estuvo distribuida de manera casi uniforme entre los niveles de suscripción de pago de Prime Business y se excluyeron los planes Duo con un solo usuario. El 24 % tenía planes Essentials para hasta cinco usuarios, mientras que los encuestados restantes se distribuyeron entre los planes Small, Medium y Enterprise. En promedio, los encuestados llevaban suscritos a Prime Business 29 meses y contaban con 264 usuarios.

A lo largo de este informe TIB, 451 Research hace referencia frecuentemente a 305 encuestados clientes de Prime Business y 6 participantes de investigación de Prime Business. Los 305 encuestados fueron seleccionados para garantizar que eran miembros de Prime Business y respondieron más de 20 preguntas sobre el valor, las características clave y la madurez de Prime Business, entre otros criterios. Los seis participantes de investigación de Prime Business completaron un formulario de recopilación de datos y fueron entrevistados por 451 Research sobre su implementación de Prime Business.

Glosario

Metodología

Retorno de la inversión (ROI): Una medida porcentual de la eficiencia de la inversión, calculada dividiendo los beneficios netos (beneficios totales menos costos totales) entre los costos totales. En este informe, el ROI se presenta de forma descontada y se reporta tanto en horizontes de tres años como de cinco años para capturar los rendimientos a corto plazo y el valor compuesto a largo plazo.

Valor actual neto (NPV): El valor actual de los beneficios y costos esperados, descontados para reflejar el valor temporal del dinero. Un VPN positivo indica que los beneficios proyectados superan los costos en dólares de hoy.

Período de recuperación: El punto en el que los beneficios acumulados igualan los costos acumulados, lo que significa que la inversión ha recuperado su gasto inicial.

Costo total de propiedad (TCO): El costo total para adquirir, implementar y operar una solución durante un período definido. En este informe, el TCO sirve como base de costos para calcular el ROI.

Valor empresarial: Las ganancias financieras y operativas medibles que una organización obtiene de una inversión, incluidos los ahorros de costos, el impacto en los ingresos, las mejoras de productividad y la reducción de riesgos. En este informe, los beneficios se agrupan por área funcional y se cuantifican a lo largo del período de análisis.

Organización compuesta: Una organización representativa creada a partir de la recopilación de datos de entrevistas a clientes sobre el tamaño, el sector, la ubicación geográfica y el entorno tecnológico. Proporciona la base para el modelo financiero y ayuda a garantizar que el análisis refleje las condiciones de implementación típicas en lugar de un caso atípico aislado.

Tasa de descuento: La tasa anual utilizada para convertir los flujos de caja futuros en términos de valor presente, reflejando el valor temporal del dinero.

Costo incremental/beneficio incremental: El costo o beneficio adicional atribuible específicamente a la solución en evaluación, por encima de lo que habría ocurrido sin ella.

Terminología específica del informe

Gasto no planificado: La cantidad que una empresa gasta en bienes y servicios que apoyan las operaciones diarias, como material de oficina, pero que normalmente no forman parte de los productos o servicios finales de la empresa.

Gasto marginal: El patrón de gasto de compras pequeñas, dispersas y de alto volumen distribuidas entre proveedores que pueden quedar por debajo de los umbrales de aprovisionamiento estratégico, como material de oficina, mobiliario, licencias de software puntuales, servicios de mantenimiento o reparación ad hoc, servicios de limpieza, compras urgentes de emergencia y piezas de repuesto de bajo valor.

Gastos no convencionales: Las compras que se realizan fuera de los canales de adquisición autorizados, contratos negociados o acuerdos de proveedores establecidos, a veces denominadas gasto "fuera de contrato" o "no autorizado".

Adquisición al pago (P2P): El proceso integral que abarca la solicitud, autorización, despacho del pedido, recepción de facturas y pago.

Días de pago pendientes (DPO): Una medida del tiempo promedio entre la recepción de la factura y el pago al proveedor. Los términos de pago más largos, como 45 o 60 días netos, pueden mejorar el capital de trabajo al permitir que el efectivo permanezca disponible para otras necesidades comerciales durante el período de pago. En este informe, los términos de pago extendidos se modelan como un beneficio financiero de adquisición a pago.

Acerca de los autores

David Immerman

Analista consultor David Immerman es analista consultor en 451 Research by S&P Global. Es responsable de ejecutar una variedad de iniciativas de investigación personalizadas y el desarrollo de liderazgo intelectual en sectores tecnológicos, incluidos IoT industrial, transformación digital, computación en el borde, IA/aprendizaje automático y fintech, entre otros, así como verticales como manufactura y automotriz.

Steven Moretti

Consultor de ejecución Steven Moretti es consultor de ejecución en 451 Research by S&P Global, donde es responsable de diseñar, gestionar y ejecutar proyectos de consultoría e investigación personalizada. Antes de unirse al equipo de Consultoría, Steven pasó un año como asociado de 451 Research, donde comenzó a contribuir a proyectos de investigación personalizados y desde entonces ha desarrollado una especialidad en investigación cuantitativa, específicamente en modelado y diseño de modelos.

About 451 Research

451 Research by S&P Global proporciona información esencial sobre las tendencias clave que impulsan la transformación digital en todo el panorama tecnológico. Al ofrecer una combinación de perspectivas de analistas expertos y datos diferenciados, 451 Research proporciona a las organizaciones clientes la información crítica y las perspectivas que necesitan para tomar decisiones empresariales más efectivas.

Los servicios de 451 Research están organizados en torno a los temas predominantes que impulsan la transformación digital hoy en día, incluidos los centros de datos y la energía, la IA, la ciberseguridad, las industrias digitales y la infraestructura digital resiliente.

Para obtener más información sobre 451 Research, visita spglobal.com/451research .