Tres formas en que la IA optimiza las adquisiciónes

Las adquisiciones pueden no ser lo primero que se considere al pensar en las funciones internas de tecnología, pero eso debe cambiar. El abastecimiento y las adquisiciones son hoy más complejos y multifacéticos que nunca, lo que significa que la digitalización y las tecnologías avanzadas no son opcionales, sino críticas. Los líderes de la industria reconocen esto y, en un estudio reciente, el 57 % dijo que la digitalización es la prioridad estratégica principal para las adquisiciones.

La digitalización hoy en día significa pasar de una eficiencia superficial a sistemas inteligentes y ampliamente integrados. Aprovechar la IA es cada vez más crucial para que las empresas optimicen sus operaciones y se mantengan a la vanguardia en un mercado volátil. Esta tecnología también libera al personal para que se enfoque en tareas de mayor valor y pueda afrontar la reducción de personal en las adquisiciones.

Los posibles beneficios son inmensos, pero el desafío radica en la implementación exitosa. ¿Cuáles son las funciones clave de adquisiciones en las que la IA puede tener un impacto significativo? ¿Y cómo pueden las empresas hacerlo realidad? Veamos cómo:

Automatizar tareas de adquisición independiente

Cuando se les preguntó sobre las principales prioridades para la adquisición, los líderes citaron lo básico: ahorro de costos y fiabilidad de la cadena de suministro. Estas actividades principales siguen siendo la base sobre la que las adquisiciones generan valor a las organizaciones.

En lugar de reemplazar estas funciones, las herramientas basadas en IA brindan al personal de adquisiciones el alivio que necesita al aumentar la eficiencia y permitirle concentrarse en tareas más complejas y de mayor valor. Por ejemplo, la IA generativa (genAI) puede analizar los contratos y brindar información rápida que pueden aprovechar los empleados. Estas herramientas pueden comparar términos, identificar riesgos y generar resúmenes para los empleados, lo que les permite gestionar tareas más estratégicas, como negociaciones con proveedores y comunicaciones con los accionistas internos o externos. 

De la misma manera, las herramientas de IA generativa pueden desarrollar el lenguaje contractual, que admite la inclusión coherente de información de cumplimiento y otros componentes de contrato clave. Estas capacidades pueden mitigar el riesgo de los errores de texto y ahorrar tiempo para el personal de adquisición.

Los pedidos automatizados son otra tarea central de adquisiciones en la que la IA puede apoyar a los empleados, especialmente en los departamentos que enfrentan recortes de personal. Configurar las soluciones automatizadas para proveer elementos o materiales clave puede evitar que algunas cosas se pasen por alto. Las soluciones de adquisición en línea como Amazon Business son ideales para implementar soluciones de pedidos automatizados, lo que ayuda a los empleados a hacer más con menos y mantener los bienes y servicios en movimiento para las empresas. 

Obtener información sobre el gasto

Las herramientas basadas en IA pueden hacer mucho más que automatizar tareas, y la capacidad de la IA generativa para analizar grandes volúmenes de datos es una de sus funciones más poderosas. Estas soluciones pueden identificar patrones y anomalías para la analítica de gastos, lo que trae posibles problemas a la luz. Por ejemplo, puede revisar el gasto marginal e identificar oportunidades de ahorro de costos para cumplir funciones centrales de las adquisiciones, como mejorar la eficiencia en el abastecimiento. Estas imágenes se generan de forma más rápida y eficiente con herramientas de IA que ofrecen un panorama prometedor para el ahorro de costos, en lugar del trabajo manual de los empleados que deberían mirar años de datos.

Los datos claros y coherentes son esenciales para realizar con éxito este tipo de análisis, y la implementación de soluciones de IA puede aportar una recopilación de datos más estandarizada y un mejor procesamiento para las organizaciones de todas las industrias. Aunque la claridad de estos datos puede ser una carga, resulta en mayores ahorros a la larga.

Observa los detalles para una mejor previsión

Más allá de analizar que ha pasado, es decir, el gasto, las herramientas de IA también pueden predecir que podría pasar en función de varios datos. La IA generativa desarrolla análisis predictivo en función del historial de compra, los patrones climáticos y los riesgos geopolíticos, entre otros puntos de datos. Estas capacidades pueden anticipar posibles interrupciones en la cadena de suministro y prever la demanda, brindando a las organizaciones una herramienta útil para planificar sus operaciones. También brinda mayor precisión en la administración de inventario, lo que puede reducir costos innecesarios.

Otra capacidad predictiva clave es mantenimiento, reparaciones y operaciones (MRO). Para los fabricantes y otras industrias, el análisis predictivo informa cuando el equipamiento necesita servicio. Esto facilita los pedidos de piezas con anticipación para problemas con el mantenimiento, lo que ahorra costos y minimiza el tiempo de inactividad en la producción.

Obtener este tipo de eficiencias y ahorros financieros es uno de los mayores valores que las adquisiciones aportan a una organización, y aprovechar las herramientas impulsadas por IA puede ampliar aún más esa propuesta de valor, incluso si el equipo tiene personal limitado.

La IA y el futuro de la adquisición  

La IA y las tecnologías digitales avanzadas no son el futuro de las adquisiciones: son una parte clave del presente y ya están generando impacto. Las organizaciones que adopten estas soluciones y las utilicen en una forma que se adapte a su negocio triunfarán en un entorno cambiante. No todas las empresas necesitarán todos los casos de uso, pero las oportunidades para optimizar las operaciones existen y afectan a los negocios. 

Publicado originalmente en Supply Chain Dive.