Estrategias exitosas de optimización de costos para organizaciones industriales y de producción

No es poco común que una organización industrial y de producción (M&I) administre cientos de proveedores de primer nivel, aun así, ese número puede aumentar a decenas de miles de proveedores en la cadena de valor. Estos bienes y servicios secundarios y terciarios incluyen desde productos de oficina y servicios de Informática hasta servicios públicos y servicios de consultoría profesional. Si no se gestionan de manera eficiente, estos gastos (repartidos en muchas transacciones de bajo costo y miles de proveedores diferentes) pueden afectar negativamente los resultados y los márgenes de ganancias de una organización.

Esta situación es común en el espacio M&I, donde algunas organizaciones todavía utilizan hojas de cálculo y sistemas tecnológicos dispares para gestionar las adquisiciones y tienen poca o ninguna visibilidad del gasto indirecto. Como resultado, esto tiende a ser un aspecto mal administrado y costoso de los negocios en crecimiento. 

Los desafíos del gasto indirecto no terminan allí. Los líderes en adquisición en el espacio M&I también lidian con una escasez persistente de mano de obra, interrupciones continuas en la cadena de suministro y amenazas en aumento a la ciberseguridad. Todos estos desafíos impactan directamente el proceso de adquisición indirecta, que funciona mejor cuando se simplifica con una solución integral que puede integrarse a tu infraestructura de eProcurement existente y realizar un seguimiento mediante análisis de datos avanzados.

Brent Heller, director de Producción e Industria de Amazon Business, afirmó que las presiones inflacionarias también afectan los resultados de las organizaciones. “Como resultado, buscan formas de examinar todos los aspectos del negocio, incluido el gasto indirecto, que abarca todo, desde materiales hasta servicios y necesidades de mantenimiento que quedan fuera de las principales ofertas de productos”, sostuvo Heller.

Los gastos ocultos que se esconden detrás de escena

Las oportunidades para crear rendimientos y ahorrar dinero en el ámbito de las adquisiciones indirectas son muchas, pero la mayoría de las organizaciones no cuentan con los datos, las plataformas y los conocimientos necesarios para poder realizar estas mejoras. En su lugar, se conforman con sistemas que promueven el gasto fragmentado, carecen de visibilidad de extremo a extremo y descentralizan la toma de decisiones. Pero cuando las organizaciones ignoran los gastos ocultos que se esconden detrás de escena, terminan con una mala visibilidad del gasto indirecto y oportunidades perdidas de reducción de costos.  

Estos problemas salieron a la luz en una encuesta reciente de Amazon Business realizada a más de 3,100 tomadores de decisiones de adquisiciones y líderes ejecutivos de todo el mundo. Según la encuesta, casi la mitad (44%) de los encuestados considera que “la eficiencia y la complejidad” son los principales desafíos que enfrentarán este año. Para abordar estos problemas, el 98% de los encuestados sostiene que planea inversiones en herramientas de análisis e información, automatización e inteligencia artificial (IA) para sus operaciones de adquisiciones durante los próximos años.

También se les pide a las organizaciones que diversifiquen sus bases de proveedores y al mismo tiempo encuentren formas de trabajar de manera más eficiente con cada vendedor. El 81% de los encuestados actualmente tienen mandatos internos o externos para comprar a diferentes tipos de vendedores certificados, por ejemplo. Esto presenta un arma de doble filo para las organizaciones que no tienen un buen control sobre las actividades de gasto indirecto.

Para muchas organizaciones, la solución lógica es trabajar con un ecosistema diverso de vendedores que realizan transacciones desde una única perspectiva. Por ejemplo, una organización de construcción con 8,000 empleados y 20 oficinas regionales lidiaban con un alto nivel de gastos indirectos y sin controles reales sobre esos gastos. Lo que The Walsh Group necesitaba era una visión del gasto a nivel empresarial que los ayudara a ahorrar tiempo y dinero, y, al mismo tiempo, permitiera a sus equipos acceder a lo que necesitaban cuando lo necesitaban.

The Walsh Group también se enfrentaba a gastos imposibles de rastrear y un enfoque desorganizado a la hora de equipar sus remolques en el lugar de trabajo. Por ejemplo, Jessica Richardson, contadora y gerente de viajes y gastos, notó que los empleados realizaban compras comerciales con las membresías minoristas personales y tarjetas de crédito, e incluso contabilizaban el costo de las membresías minoristas para sus compras comerciales. La organización también necesitaba una forma de agilizar las compras de equipos de informática y muebles para los remolques en el lugar de trabajo.

The Walsh Group creó una cuenta Amazon Business que permite a los administradores consolidar los gastos comerciales, mejorar la visibilidad de gastos y obtener acceso a millones de vendedores para ahorrar tiempo y dinero. “Amazon Business es una tienda para nuestras compras comerciales”, expresó Richardson. “Ya lo utilizábamos antes. Ahora podemos acceder con una cuenta comercial”.

Gestionar eficazmente el gasto indirecto

La optimización del proceso de adquisiciones indirectas comienza con la consolidación de datos y su uso para analizar hábitos de gasto, tendencias del mercado y comportamientos de los proveedores. Luego, las organizaciones pueden utilizar esa información para tomar decisiones más específicas y basadas en datos. El siguiente paso es examinar las relaciones actuales con los proveedores y las categorías de gasto y el tiempo, costo y esfuerzo asociados con cada uno. Considera qué relaciones brindan el mayor valor (probablemente alrededor del 20% de ellas, según la regla 80/20) y considera una solución como Amazon Business para administrar y rastrear el resto.

"Amazon Business consolida numerosos proveedores en una única plataforma de adquisiciones para compradores profesionales", afirmó Heller. "Esos compradores pueden aprovechar su poder de negociación colectiva con los proveedores, negociar precios al por mayor con descuento y luego transferir esos ahorros a los clientes que compran con Amazon Business".

Al trabajar con Amazon Business, la organización logró reducir el inventario existente en un 40%, mejorar el rendimiento del sistema de adquisiciones y ahorrar dinero en materiales almacenados innecesarios y devaluados. “Amazon Business es parte de una oportunidad más amplia para que bp elimine múltiples contratos, lo que nos permitirá acceder a una gran cantidad de proveedores”, sostuvo Justin Burnett, vicepresidente de gestión de materiales y almacenamiento de bp. “Esto nos evita tener que gestionar continuamente contratos individuales y negociar listas de precios en la mayor parte de nuestro gasto”.

Como aprendió bp, el gasto marginal es uno de los aspectos menos considerado del espacio indirecto y abarca esas compras únicas y poco frecuentes que pueden acumularse rápidamente cuando se multiplican en toda la empresa. Las organizaciones pueden controlar el gasto marginal mediante el uso de herramientas tecnológicas que guían a los empleados sobre qué y dónde comprar, y con qué proveedores trabajar para productos o categorías específicas. Esto también allana el camino para más oportunidades de compras al por mayor y posibles descuentos.
 

Lograr alinear a todos

Independientemente de los desafíos específicos que enfrenta una organización M&I con las actividades de adquisiciones indirectas, Amazon Business ofrece las herramientas digitales que los profesionales de adquisiciones necesitan para controlar mejor los gastos, llegar a un grupo más diverso de compradores y gestionar las transacciones desde un solo lugar. A cambio, las organizaciones pueden esperar beneficios como mayor eficiencia, procesos optimizados y mejores precios. Todo esto ayuda a mejorar los resultados de la organización.

Este artículo se publicó originalmente en IndustryWeek.