¿Qué es la adquisición digital? Una guía completa para el 2025

La adquisición digital permite a las organizaciones tener una visión integral del gasto, mejorar el cumplimiento normativo y adaptarse a las condiciones cambiantes del mercado; beneficios que resultan difíciles de alcanzar con las herramientas tradicionales de adquisición. 

La eficiencia en el área de adquisición se logra a partir de datos precisos y actualizados que solo la tecnología puede proporcionar, como el monitoreo del gasto en tiempo real, la información generada por inteligencia artificial y el análisis de datos predictivos. Con esta información de adquisición al alcance, se pueden tomar decisiones de compra importantes con confianza y generar más valor a largo plazo para tu organización. 

Sin embargo, pasar por la transformación de la adquisición digital es un proceso importante que requiere el apoyo de los líderes y buenas estrategias para manejar el cambio. Entender los beneficios de una estrategia de adquisición digital, conocer las mejores soluciones disponibles y comprender por qué estas tecnologías son importantes para quienes lideran el área puede ser de ayuda para crear un mejor caso de negocio para su implementación.

¿Qué es la adquisición digital?

La adquisición digital consiste en usar la tecnología para optimizar y automatizar el proceso de búsqueda, compra y administración de los bienes y servicios necesarios para los negocios. Ayuda a que el proceso de adquisición de tu empresa sea más eficiente, ya que acelera el proceso de compras, elimina tareas manuales y reduce el riesgo de errores. 

El término adquisición electrónica suele usarse como sinónimo de adquisición digital. Sin embargo, la adquisición electrónica se refiere en particular a los sistemas electrónicos que administran las actividades de adquisición, como la creación de solicitudes de compra, el seguimiento del desempeño de los proveedores o la proyección de la demanda y el gasto a futuro. La adquisición electrónica es una forma de implementar la adquisición digital.

Beneficios de la adquisición digital

Muchas empresas están adoptando la adquisición digital por diversas razones, entre ellas, la intensificación del efecto cada vez mayor de las tecnologías emergentes. Según una encuesta de Gartner, los profesionales del área de adquisiciones y abastecimiento esperan que la inteligencia artificial generativa (IA generativa) logre por sí sola lo siguiente en los próximos 12 a 18 meses:

• Aumentar la productividad en un 21 %
• Impulsar los ahorros en un 12 %
• Mejorar el ingreso en un 11 %

Al considerar todos los tipos de herramientas que forman parte de la tecnología de adquisiciones, los negocios pueden acceder a una gran variedad de beneficios, entre ellos:

• Mayor eficiencia operativa: Las herramientas de adquisición digital automatizan procesos manuales, consolidan datos de diversas fuentes, agilizan los procesos, mejoran la comunicación con las partes interesadas internas y fortalecen la administración de las relaciones con los proveedores.
• Menores costos: Los sistemas de adquisición digital ayudan a identificar oportunidades de reducción de costos, a eliminar gastos innecesarios y a minimizar la carga administrativa al eliminar tareas manuales que consumen mucho tiempo.
• Mayor agilidad: La adquisición digital brinda mayor flexibilidad para adaptarse a las condiciones cambiantes del mercado y escalar las operaciones al identificar y contactar rápidamente a nuevos proveedores.
• Administración de riesgos mejorada: Las herramientas de adquisición digital mejoran la transparencia en la cadena de suministro, lo que permite identificar, evaluar y mitigar riesgos de manera más eficaz. Una mejor selección de proveedores reduce aún más la probabilidad de interrupciones en la cadena de suministro.
• Cumplimiento garantizado: Al utilizar software o soluciones de adquisición digital, se tiene acceso a un registro de auditoría de extremo a extremo y a la posibilidad de establecer controles de cumplimiento que se ajusten a las políticas internas, los estándares del sector y los requisitos normativos.

Tipos de herramientas de adquisición digital

La adquisición digital ofrece diversas herramientas que respaldan cada etapa del proceso de adquisición. El tipo de herramienta más adecuado para un negocio depende de tus objetivos de adquisición y de tus necesidades organizativas.

A continuación, se presentan algunos tipos de herramientas de adquisición digital y sus diferencias.

Implementación de las adquisiciones digitales: Guía paso a paso

Cualquier iniciativa que implique un cambio organizacional puede parecer abrumadora, pero no tiene por qué serlo. El desarrollo de un plan estratégico paso a paso puede ser muy útil para superar los obstáculos imprevistos y mantener al equipo alineado. 

Paso 1: Evaluación de la preparación organizacional

El primer paso para implementar la adquisición digital es asegurarte de que la organización esté preparada para apoyar el cambio. Esto significa: 

• Contar con el personal capacitado para operar los nuevos sistemas o con un plan para ofrecer la capacitación correspondiente

• Garantizar la integración con los sistemas tecnológicos actuales de la organización o prepararse para migrar a los nuevos sistemas

• Trazar un plan claro y estratégico para gestionar el cambio 

• Definir indicadores clave para evaluar el éxito

• Verificar que la organización cuente con los recursos presupuestarios necesarios

• Evaluar la cultura organizacional y la disposición de la organización al cambio

   

Paso 2: El desarrollo de una estrategia de adquisición digital

Una vez que se ha determinado que la organización está debidamente preparada para adoptar la adquisición digital, se puede comenzar a desarrollar una estrategia de adquisición digital. La estrategia adecuada depende de cuáles sean los objetivos más urgentes en el área de adquisición. 

Por ejemplo, si se busca reducir los costos lo antes posible, se puede considerar el uso de herramientas de análisis de adquisición para ayudar al equipo a identificar las oportunidades de ahorro más significativas. Si la prioridad es adoptar un enfoque estratégico en el abastecimiento, se puede considerar el uso de herramientas de administración de proveedores para formar asociaciones más sólidas con ellos.

Paso 3: La selección de herramientas de adquisición digital

Contar con una estrategia bien definida y una visión clara será útil para identificar las herramientas de adquisición digital más adecuadas para alcanzar los objetivos empresariales. Independientemente del tipo de tecnologías que se elijan, es fundamental elegir opciones que se integren con la infraestructura tecnológica actual de la empresa. La falta de verificación de la compatibilidad antes de realizar la compra podría complicar el proceso de adquisición, ya que los sistemas fragmentados no pueden comunicarse entre sí.

Paso 4: Fomentar la aceptación organizacional

Una vez que las nuevas tecnologías están listas para la implementación, se debe procurar despertar el interés y la motivación de las personas que forman parte de la organización. Es importante comunicar de forma temprana y frecuente los beneficios de la digitalización, al detallar cómo los nuevos sistemas de adquisiciones pueden facilitar el trabajo del personal y cómo este cambio contribuye directamente a los objetivos generales de la empresa. Compartir casos de uso concretos que demuestren la capacidad para ahorrar tiempo y dinero.

En caso de que los cambios contribuyan a la sostenibilidad o a la responsabilidad social empresarial, es recomendable destacarlo. También puede ser útil aclarar que el nuevo sistema no tiene como objetivo reemplazar puestos de trabajo, sobre todo si se percibe cierta preocupación. Esto puede ayudar a generar un ambiente de confianza y a facilitar la adhesión del equipo.

Caso práctico: La transformación de la adquisición digital en ExxonMobil

Si bien la transformación de la adquisición digital puede beneficiar a empresas de cualquier tamaño, en particular resulta ventajosa para las grandes organizaciones que manejan un alto volumen de pedidos para respaldar sus operaciones. 

Por ejemplo, ExxonMobil cuenta con miles de personas distribuidas en seis continentes que, en conjunto, gastan más de $40 mil millones al año en compras a miles de proveedores. Reducir costos o mejorar el ciclo de adquisición puede mejorar las ganancias de la empresa de manera significativa.

ExxonMobil integró Amazon Business en su ecosistema de adquisición electrónica actual para mejorar la eficiencia y la visibilidad del proceso de adquisición. El beneficio del envío gratuito representa un ahorro de aproximadamente $7.50 por paquete enviado mediante servicios postales. Además, consolidar todas las entregas en un día (el día especial de entrega de Amazon) ayudó a ExxonMobil a optimizar su proceso de recepción.

Los usuarios de la empresa adoptaron la nueva solución rápidamente, ya que estaban familiarizados con la interfaz de Amazon gracias a sus compras personales. Esto permitió a ExxonMobil crear un cambio significativo sin interrumpir sus procesos empresariales de forma abrupta.

La importancia estratégica de la adquisición digital para los ejecutivos financieros

La implementación de la adquisición digital de forma ordenada es clave para los líderes de adquisición y finanzas en cualquier empresa. Contribuye al cumplimiento de los objetivos del negocio, mejora el rendimiento financiero y ofrece una ventaja competitiva al potenciar la capacidad de competir en un entorno digital. 

Las herramientas digitales hacen posible estos beneficios al mejorar el monitoreo de todo el proceso de adquisición, minimizar riesgos y mantener el cumplimiento mediante el seguimiento y la presentación de informes automatizados. También pueden aumentar la eficiencia en las operaciones de compras y brindar mayor control de los gastos de la empresa. 

Cómo la compra inteligente para negocios respalda la adquisición digital

Amazon Business combina la variedad, la comodidad y el valor que se espera de Amazon, con capacidades únicas que pueden ayudar a mejorar el proceso de compras. Tus equipos pueden acceder a una solución digital intuitiva con facilidad, hacer compras sobre la marcha, obtener datos a partir de IA y desarrollar integraciones ordenadas con el sistema de adquisiciones. 

Al activar compras de autoservicio, pedidos al por mayor y controles de cumplimiento, nuestra solución de compra inteligente para negocios ayuda a las empresas a modernizar operaciones de adquisición mientras mantienen la flexibilidad y la eficiencia de costos. También ofrece una interfaz familiar y accesible para los equipos de adquisición con opciones móviles prácticas, lo que agiliza y facilita tomar sesiones de formación e incorporación.

A continuación, presentamos algunas características de la herramienta que pueden ayudar a respaldar los negocios:

• Controles de cumplimiento: Define las reglas que cumplan con políticas internas que identifican categorías o vendedores preferidos, restringidos y bloqueados. También puedes establecer límites presupuestarios y crear procesos de autorización.
• Información sobre gastos: Visibilidad de gastos (una característica de Business Prime) rastrea comportamientos de compras a lo largo del tiempo para encontrar oportunidades de ahorro.
• Integraciones de sistemas de adquisición: integraciones con más de 300 sistemas de adquisición para ofrecer soluciones como Punchout, Punch-in, Catálogo alojado y más. 
• Catálogo de proveedores diversos: un gran grupo de proveedores diversos que facilita la conexión con pequeños negocios y negocios dirigidos por minorías, mujeres, veteranos y miembros de la comunidad LGBT.
• Pedidos al por mayor y descuentos por volumen: precios exclusivos para negocios, incluidos descuentos en pedidos grandes y compras con Regístrate y Ahorra. También permite hacer compras de gran volumen de más de 1,000 unidades con el mismo SKU. 

Alcanza tus objetivos más rápido con la adquisición digital

Las soluciones de adquisición digital son herramientas efectivas para optimizar el gasto, administrar riesgos y crear procesos de adquisición eficientes. Simplifican el cumplimiento, maximizan el retorno de la inversión y ayudan a tomar decisiones confiables y basadas en datos.

Amazon Business combina la familiaridad y la comodidad de Amazon con herramientas de adquisición digital como información de compra, análisis de datos fiables y controles del cumplimiento. También obtienes acceso a ahorros por compras mayoristas, descuentos por volumen y pedidos con Regístrate y ahorra que amplían los márgenes de ganancia.