Mejora de la experiencia del empleado: El poder de una adquisición eficiente

En el entorno competitivo actual, es clave que las empresas hagan todo lo posible por atraer y retener talento, lo que implica brindar una experiencia laboral atractiva. Esto se relaciona en gran medida con el trabajo en sí y con la posibilidad de que las personas alcancen sus metas y desarrollen su potencial en su empleo actual.

Para quienes trabajan en el área de adquisición, esto significa ofrecerles los recursos que necesitan para hacer su trabajo de manera efectiva. En última instancia, es probable que se les juzgue por cuánto dinero logren ahorrar, además de factores como el control del gasto.

Una forma de ayudarlos a lograrlo es garantizar que puedan aplicar la misma rigurosidad a todos los tipos de gasto, en lugar de centrarse únicamente en los artículos costosos clave para el funcionamiento de la empresa. Los gastos indirectos se refieren a elementos, en general, de poco valor que los empleados requieren para hacer su trabajo. Este gasto puede parecer insignificante, pero como todo costo, debe ser administrado de forma eficaz.

Amazon Business brinda una forma sencilla para que el área de adquisiciones controle dicho gasto y, al mismo tiempo, ofrezca una mejor experiencia a los empleados. Los empleados están familiarizados con los sistemas de Amazon que usan en su vida personal como consumidores, por lo que les resulta útil emplearlos también para solicitar artículos de trabajo.

Esto se traduce en más carga administrativa y menos tiempo dedicado a controlar los gastos que exceden las políticas. Según el Informe sobre el estado de las adquisiciones 2024 de Amazon Business, menos de la mitad de los responsables de la toma de decisiones en adquisiciones (46 %) coinciden en que los empleados ajenos al área siguen sus políticas y procedimientos.

“Optimizar las tareas administrativas y hacer que los procesos sean más eficientes y equitativos para todos los empleados permite a los responsables de adquisiciones centrarse en iniciativas y actividades de valor agregado”, dice Brent Heller, director de Manufactura e Industria en Amazon Business. “Se pueden centrar en áreas de perfil de gastos que impulsan un valor intrínseco”.

Administrar más gastos también puede ayudar al área de adquisición a obtener información clave sobre compras indirectas, información que luego puede utilizar para tomar decisiones estratégicas. “La incorporación de datos da lugar a que los equipos de adquisición puedan analizar la información y tomar mejores decisiones”, dice Heller. “Puede brindar mucho valor sobre el gasto que, en general, no se gestionaría estratégicamente”.

Además de garantizar que cada vez más gasto indirecto pase por las rutas autorizadas, también es posible identificar cualquier gasto que pueda realizarse en Amazon por fuera de dichos canales. “El área de adquisiciones puede identificar posibles fugas de contrato y entender por qué los empleados compran en Amazon en lugar de hacerlo a través del proceso establecido”, dice Heller. “Hay una oportunidad de identificar reglas existentes que no funcionan. Las organizaciones que han adoptado Amazon Business y consolidado el gasto que excede las políticas optimizan esos recursos y los gestionan en diferentes áreas del negocio. Con el tiempo, puede llevar a que haya una adopción de categoría completa”.

Para los clientes internos, además de contar con una plataforma conocida, Amazon Business ofrece otros beneficios esperados de Amazon. “Es posible que haya alguien en tu puerta en el mismo día, según el producto”, comenta Heller. “También seguimos evolucionando en cómo enviamos productos, con iniciativas como el empaquetado consolidado o la entrega en pallet. “Estas son algunas de las nuevas soluciones que presentamos para aportar fluidez a las compras a escala, a medida que las empresas comienzan a adquirir en volúmenes mayores”.

Para las organizaciones, en general, contar con control sobre dicho gasto puede ayudar a garantizar el cumplimiento de metas más amplias. Amazon Business permite que los equipos de adquisición establezcan reglas sobre los límites de gasto e incluso hacer obligatoria la compra a tipos específicos de proveedores, como pequeños negocios de determinados entornos o proveedores que cumplen con ciertos estándares de sostenibilidad.

Esto es posible gracias a la colaboración eficaz entre humanos y máquinas, en la que Amazon Business utiliza algoritmos poderosos e inteligencia artificial para garantizar que los compradores puedan encontrar fácilmente los productos que necesitan, a la vez que cumplen con las reglas de la empresa. La capacidad de obtener información de gastos con facilidad significa que los equipos de adquisiciones no tengan que hacerlo de forma manual. Amazon Business también puede integrarse con tecnologías existentes para ayudar a brindar una perspectiva más clara sobre el gasto general.

“Amazon Business se integra con más de 150 sistemas de contabilidad y adquisición electrónica, lo que simplifica el proceso de compra y pago”, dice Heller. “Muchas de nuestras integraciones son de autoservicio y pueden ser implementadas sin problemas por un administrador de nivel medio que tenga acceso a una solución de adquisiciones electrónicas existente”.

Las organizaciones pueden elegir si los usuarios ingresan a un sistema de empresa de Amazon Business o si salen del sistema de Amazon Business. “Se puede integrar con procesos existentes, con poca capacitación y un tiempo de inactividad mínimo”, agrega.

Con empleados en todos los niveles empresariales que necesitan usar su tiempo de forma eficaz, no sorprende que, en el Informe sobre el estado de las adquisiciones 2024, se haya revelado que el 78 % de los participantes considera muy importante simplificar las compras para quienes no forman parte del área de adquisiciones.

Un negocio que ha sacado provecho a esto es la empresa de minería BHP, que obtuvo amplios beneficios de su asociación con Amazon Business. “Ha sido un éxito entre nuestras partes interesadas”, dice Phil Schaid, encargado de Administración de Categorías; Químicos de Producción; Mantenimiento, Reparaciones y Operaciones; Materiales Indirectos; Suministros y Marketing en PET de BHP. “Mediante nuestra integración con SAP Ariba y Amazon, hemos proporcionado a los usuarios la experiencia de compra en Amazon que conocen de sus vidas personales, lo que simplifica el proceso de compra corporativa. Al mismo tiempo, podemos mantener nuestros controles y procesos de compra estándar, con visibilidad completa dentro de SAP”.

Otro ejemplo es la franquicia de fitness Orangetheory Fitness, que ha incorporado la capacidad de salir del sistema Coupa Open Buy para acceder a Amazon Business. “Para nosotros, no hay dudas”, dice Bill Hayes, vicepresidente de Finanzas y Tesorería, y controlador corporativo. .“A nuestros empleados les encanta la mayor facilidad de uso, y nosotros obtenemos aún más capacidades de control de gastos, de modo que todos ganan”.

Publicado originalmente en USA Today.