Adquisición guiada: cómo funciona

Tus compradores tienen buenas intenciones. Pero también realizan pedidos fuera del catálogo y fuera de política con más frecuencia de la que querrías, porque el proceso autorizado es más lento que solo comprar el producto y seguir adelante. Es un comportamiento racional y te está costando dinero.

Cada pedido fuera de política es un ahorro negociado que se pierde y una pequeña brecha de cumplimiento, y controlar cada compra después de que sucede no es posible. No puedes revisar todo, y revisar es una fricción que nadie quiere.

La adquisición guiada invierte el problema al hacer que la opción conforme sea la más sencilla en el momento de la compra. Esta guía explica qué es, cómo funciona y cómo implementarlo para que los compradores realmente lo sigan.

¿Qué es la adquisición guiada?

La adquisición guiada, a menudo denominada compra guiada, es un enfoque que orienta a los compradores hacia productos y proveedores preferidos y autorizados mientras compran, de modo que la opción conforme sea la predeterminada en lugar de una ocurrencia tardía. En lugar de un documento de política que nadie lee, la orientación aparece donde se realizan las compras.

Los términos adquisición guiada y compra guiada se utilizan de forma más o menos intercambiable en el sector, así que no te preocupes por la etiqueta. Se encuentra dentro del proceso de compra más amplio como la capa que da forma a las decisiones en el punto de compra. La mecánica es lo que importa, y la siguiente sección la desglosa.

Cómo funciona la adquisición guiada

Funciona dando forma a la experiencia de compra en tiempo real, en lugar de auditar las compras después de que se hayan producido. Tres mecanismos realizan la mayor parte del trabajo.

• Productos preferidos mostrados primero: Los productos y proveedores autorizados aparecen en la parte superior de las opciones del comprador, de modo que la opción correcta es también la más obvia y nadie tiene que buscar el camino conforme a la política.

• Políticas de compra aplicadas en línea: Las reglas sobre qué se puede comprar, a quién y hasta qué monto se aplican mientras el comprador realiza su compra, de modo que la política existe donde se toma la decisión en lugar de en un documento.

• Excepciones enviadas para autorización: Todo lo que está fuera de la política va al autorizador correspondiente en lugar de pasar desapercibido o quedar bloqueado por completo. Esto mantiene en movimiento las necesidades puntuales genuinas sin abrir la puerta a todo.

El cambio que representa es el punto central: detecta el gasto fuera de política después del hecho y lo previene desde el principio, donde es más económico y menos difícil de gestionar.

Auditar el gasto después de que cierra el trimestre te dice qué salió mal, mientras que orientar la compra en el momento evita que salga mal desde un principio. Para un administrador ocupado, esa diferencia es la brecha entre perseguir excepciones todo el mes y establecer reglas una sola vez.

Beneficios de la adquisición guiada

Bien ejecutada, la adquisición guiada puede ayudar a reducir el gasto no autorizado, proteger los ahorros negociados y agilizar las compras conformes al mismo tiempo, por lo que no se pierde control ni velocidad.

• Menos pedidos fuera de política: Los compradores optan por las opciones autorizadas de forma predeterminada, por lo que se filtra menos gasto fuera del contrato.

• Compras autorizadas más rápidas: La ruta de cumplimiento es la más rápida, lo que elimina el incentivo para evitarla.

• Datos de gasto más limpios: Cuando las compras fluyen por los canales preferidos, los datos resultantes son más fáciles de analizar y sobre los que actuar.

El caso de ahorro está bien documentado. Reducir las compras no autorizadas y el incumplimiento de contratos está asociado con un 60 % menos de ahorro perdido entre las organizaciones de adquisición de Digital World Class®

Cómo implementar la adquisición guiada

Comienza con tus categorías de mayor volumen, establece productos y políticas preferidos claros y luego expande el alcance. Un despliegue que intenta abarcarlo todo a la vez es el que los compradores evitan silenciosamente, por lo que el orden de implementación importa.

1. Apunta a los peores infractores: Elige las categorías con mayor gasto fuera de política, donde las directrices harán el mayor bien más rápidamente y donde el caso de ahorro es más fácil de demostrar.

2. Define el camino autorizado: Establece productos preferidos, proveedores y políticas de compra para que el sistema tenga algo concreto hacia lo cual orientarse. Este es el paso que convierte una afirmación como “compra responsablemente” en decisiones específicas y aplicables.

3. Establecer flujos de trabajo de autorización: Decide cómo se gestionan las excepciones, para que lo que esté fuera de la política tenga una ruta rápida hacia el autorizador adecuado, en lugar de un callejón sin salida que empuje a los compradores fuera de la plataforma.

4. Comunica y luego mide: Explica por qué el cambio ayuda a los compradores en lugar de limitarlos, luego realiza un seguimiento de la adopción y el gasto fuera de política para ver si está funcionando y hacia dónde seguir. Lo que aprendes en la primera categoría te indica cómo secuenciar el resto.

Guía a los compradores con Amazon Business

Algunas capacidades de Amazon Business pueden ayudar a respaldar un despliegue de la adquisición guiada y funcionan en conjunto en lugar de en forma aislada.

• Dirige las compras: Guided Buying puede ayudar a orientar a los compradores hacia productos preferidos y vendedores preferidos. Todos los clientes de Amazon Business pueden acceder a Guided Buying y Autorizaciones, que incluyen políticas de compra adicionales disponibles exclusivamente para los miembros de Prime Business.

• Establece las reglas para lograrlo: Las herramientas de gestión del gasto pueden ayudarte a configurar las autorizaciones y presupuestos que la orientación aplica, y la gestión del cumplimiento puede ayudar a mantener las compras dentro de tu propia política interna.

Enmarca estas políticas como apoyo para el cumplimiento de compras interno, las reglas que tu organización establece para sí misma, en lugar de como una herramienta para cumplir con mandatos externos. Las políticas siguen siendo tuyas; las herramientas ayudan a aplicarlas.

Haz que el camino conforme sea el más fácil

La adquisición guiada funciona haciendo que la opción autorizada sea la predeterminada, de modo que los compradores siguen la política porque es el camino de menor resistencia y no porque alguien los esté vigilando. Este es un tipo de cumplimiento más duradero que la aplicación a posteriori, y evita que tu equipo deba supervisar cada pedido.

El hábito que lo sostiene es ampliar la cobertura a medida que la adopción se consolida: comienza donde el gasto fuera de política es peor, demuestra que funciona y amplía desde ahí. Integrar la orientación en los lugares donde los compradores ya realizan sus compras, en lugar de sumar una política encima, es lo que hace que se mantenga más allá del primer mes.

Si tu equipo ya compra en Amazon Business, Guided Buying es un buen lugar para comenzar a poner esa orientación donde los compradores ya están. Consulta cómo se adapta a la forma en que tu organización ya realiza las compras.