La guía completa para el proceso de compras

Un proceso de compras garantiza que tu empresa obtenga los bienes y servicios que necesita para operar de forma efectiva sin excederse en su presupuesto. Es esencial para mantener el control sobre el gasto empresarial y las relaciones con los proveedores, y proteger los resultados financieros. Debido a esto, es de suma importancia que los equipos de compras optimicen sus procesos. Con esto en mente, los líderes están buscando enfoques estratégicos basados en datos para mejorar las operaciones de compras. 

¿Qué es un proceso de compras?

Un proceso de compras es una serie de pasos que una empresa utiliza para comprar y adquirir bienes y servicios. Es parte del proceso de adquisición que implica específicamente la transacción entre el comprador y el vendedor. 

Si bien los procesos desde la adquisición hasta el pago tienden a encapsular muchos factores como la planificación del pedido, el abastecimiento estratégico y la administración de la relación con los proveedores, un proceso de compras solamente tiene en cuenta el movimiento de las finanzas. En este paso, los compradores tienden a dar prioridad a los objetivos a corto plazo y necesidades comerciales inmediatas.

Durante el proceso de compras, los equipos buscan optimizar cada pedido, considerando factores como la cantidad, la ubicación, los tiempos, el precio, la garantía y los términos de pago. También hacen hincapié en estirar cada dólar al máximo para maximizar el valor del pedido a lo largo de todo el proceso.

Ocho pasos clave en el proceso de compras

Vale la pena analizar más detenidamente el rendimiento de tu organización en los siguientes ocho pasos a la hora de optimizar tu proceso. A continuación, verás más información sobre cada uno de estos pasos:

1. Identifica las necesidades empresariales

Antes de poder construir un proceso de compras efectivo, necesitas saber las necesidades empresariales exactas de tu organización. Esta información te dice en dónde centrar tu atención cuando se abastecen estratégicamente los bienes y servicios que tu organización necesita para dirigir un negocio eficaz. 

En este paso, es importante tener en cuenta las solicitudes de compra para todo, desde suministros de oficina y equipo de informática hasta servicios de contratación. 

2. Define los requisitos

Una vez que hayas detallado las necesidades de tu organización, el siguiente paso es definir los requisitos de cada pedido. Para hacer esto, revisa los datos agregados y habla con las partes interesadas para comprender sus necesidades. Querrás tener en cuenta factores como las marcas preferidas, las cantidades de artículos, la frecuencia de los pedidos y los presupuestos. Luego, documenta estos requisitos de pedidos en una solicitud de compra.

También es buena idea desglosar los requisitos de los pedidos por equipo. No solo te permite planificar las necesidades más amplias de tu organización de forma adecuada, sino que también te permite identificar los hábitos de compras generalizados. Luego, puedes utilizar estos datos para encontrar oportunidades de ahorro al consolidar pedidos. 

3. Evalúa a proveedores

Debido a que muchos procesos de compra no suelen centrarse en establecer relaciones a largo plazo con los proveedores, los compradores suelen seleccionar a los proveedores mediante un proceso descentralizado. Puede que esto funcione para una variedad de proveedores, dependiendo de quién ofrece la mejor oferta. 

Debes tener en cuenta muchos factores al evaluar los potenciales proveedores, como la reputación, la consistencia con los tiempos de entrega, el tiempo de entrega y la estabilidad financiera. Cada uno de estos factores puede tener un impacto en tus pedidos, dependiendo del proveedor con el que trabajes. 
 

Aquí hay otro consejo para este paso del proceso: Puede ser difícil reconocer el gasto marginal durante la evaluación de proveedores debido a que los equipos pueden abastecerse por fuera de los canales de compras preferidos. Si no tienes visibilidad sobre estas instancias de gasto no autorizado, es más difícil tener una idea precisa de tu gasto total. Sin embargo, soluciones como Guided Buying de Amazon Business (una característica de Business Prime) pueden orientar a tus compradores hacia proveedores previamente autorizados para compras puntuales y no planificadas, lo que reduce el gasto no convencional.

4. Negocia términos y precios

Una vez que hayas reducido la lista de potenciales proveedores, envía una solicitud de propuesta (RFP) para saber cuáles pueden ofrecer los contratos más rentables y eficaces. Teniendo en cuenta los resultados de la RFP, puedes negociar acuerdos más favorables y precios óptimos. 

Sin embargo, es mucho más difícil obtener los mejores precios sin el análisis de gasto y la visibilidad. Esta información revela exactamente en dónde ponen cada dólar los compradores, lo cual permite identificar las tendencias y comprender las necesidades generales de la organización. Amazon Business también incluye análisis en profundidad y herramientas de informes, lo cual te ayuda a descubrir datos en tiempo real que brindan una posición más sólida para las negociaciones contractuales.

5. Crea y autoriza las órdenes de compra

Cuando estés listo para finalizar un acuerdo, el siguiente paso es crear una orden de compra que describa los detalles del pedido. Captura factores como el tipo de bienes y servicios, la cantidad, las condiciones de entrega y los descuentos. Dependiendo de tu organización, es posible que varias partes interesadas del departamento de adquisición deban revisar y autorizar el documento, por lo que debes asegurarte de dejar tiempo suficiente para las autorizaciones de las órdenes de compra. 

Luego de que tu equipo termina la orden de compra, envíala al proveedor para que puedan comenzar a trabajar en tu pedido. Al tiempo que lo esperas, mantén el número de tu orden de compra al alcance de tu mano para rastrear el movimiento del pedido en cada paso de su ciclo de vida. Esta información brinda más control sobre el cumplimiento normativo del proveedor para poder asegurarte de que el proveedor cumple con los términos del acuerdo.

6. Recibe e inspecciona los artículos

Luego de que el proveedor envía los bienes y servicios y antes de enviar el pago, tomate el tiempo de inspeccionar el pedido y asegurarte de que cumple con las especificaciones de la orden de compra. Este paso es especialmente importante si estás pidiendo materia prima que tus equipos necesitan para mantener los procesos de fabricación funcionando. Sin estos bienes, tus operaciones pueden ralentizarse o interrumpirse del todo. 

Para este paso, muchas organizaciones tienen comprobaciones de control de calidad que se ajustan a su política interna, por lo cual un proceso estandarizado es clave. Garantiza que todos los miembros del equipo que revisan pedidos utilicen las mismas comprobaciones al inspeccionar los artículos. Un proceso estandarizado también agiliza este proceso de control de calidad. De esa manera, si hay algún error en el pedido, puedes mencionárselo al proveedor cuanto antes y reconciliar el error. 

7. Procesa el pago y reconcilia

Una vez que el pedido pasa las comprobaciones de control de calidad, enviarás la orden de compra y la factura del proveedor a tu equipo de cuentas por pagar (AP) para el procesamiento de la factura. A continuación, cotejarán estos documentos para verificar que el importe facturado se ajusta al acuerdo contractual y a la orden de compra. Durante esta etapa, es fundamental prestar mucha atención a los detalles, ya que existe un mayor riesgo de pagos excesivos o insuficientes si se pasa por alto algún error. 

Si tu equipo de cuentas por pagar detecta un error, pueden solucionarlo con el proveedor para obtener una nueva factura y asegurarse de que se pague el importe correcto. Si los documentos coinciden, cuentas por pagar organiza y envía el pago, el cual cierra el proceso de compras con el proveedor. 

Uno de los problemas más habituales durante este paso es el error humano, el cual resulta de tareas manuales. Es fácil pasar errores por alto cuando el equipo de cuentas por pagar revisa cientos de facturas, órdenes de compra y recibos de proveedores a mano todos los días. Además, los procesos manuales son ineficientes porque pueden ralentizar las operaciones, perjudicar tus ganancias o poner en riesgo el cumplimiento de los términos de pago acordados con tus proveedores. 

Sin embargo, la automatización puede resolver ambas áreas del problema. Una excelente solución que compara automáticamente y de forma bidireccional las facturas y las órdenes de compra para verificar su exactitud, de modo que las facturas correctas se envían inmediatamente para su pago. La automatización también puede ayudar a eliminar las costosas ineficiencias de esta parte del ciclo de compras, lo que permite que tus equipos de cuentas por pagar trabajen más rápido.

8. Monitorea e informa el rendimiento de las compras

El proceso de compras no termina cuando finaliza tu compromiso con el proveedor. Para cada pedido, debes monitorear e informar sobre el rendimiento del proveedor en todas las áreas, incluyendo el cumplimiento de los términos de la orden de compra y la calidad de la comunicación. Estos puntos de datos ayudan a identificar proveedores confiables. 

Sin embargo, ten en cuenta que mientras que el proceso de compras generalmente no se centra en las relaciones con los proveedores, tu estrategia de adquisición lo hace. Los datos de proveedores que obtienes durante el proceso de compras te pueden ayudar más tarde a optimizar la administración de proveedores para las actividades de adquisición de toda la organización.

Los beneficios de agilizar el proceso de compras con la automatización

Administrar manualmente los procesos de pago no solo puede llevar mucho tiempo, sino que también puede aumentar el riesgo de cometer errores. Del mismo modo, la falta de escalabilidad podría crear obstáculos que ralentizarían la productividad, generarían problemas de cumplimiento normativo e impedirían que los equipos se centraran en tareas más estratégicas.

La automatización de los procesos de compra puede ocuparse de estas ineficacias al mejorar la precisión, la velocidad y la escalabilidad. A continuación, te mostramos cuatro beneficios clave de la automatización de partes del proceso de compras:

• Reducción del riesgo de procesos manuales: Hay menos posibilidades de que se produzcan errores en las facturas cuando una solución inteligente se encarga de los pasos rutinarios. 

• Disminución de los cuellos de botella de las autorizaciones: Al automatizar partes del proceso de autorización, los equipos pueden eliminar los pasos que toman tiempo y reducir la posibilidad de inconvenientes. 

• Tiempos de procesamiento de la orden de compra más cortos: Cuando los equipos no necesitan rastrear las autorizaciones de las órdenes de compra a mano, pueden enviar las órdenes de compra más rápido a los proveedores. 

• Mayor disponibilidad de recursos para iniciativas estratégicas: Los empleados pueden perder menos tiempo en tareas repetitivas, lo que les da más tiempo para actividades estratégicas y de valor agregado.

   

Estos beneficios dan como resultado la eficacia operativa y el ahorro de costos, dos mejoras que pueden tener un impacto positivo en todo el ciclo de adquisición.

Cómo automatizar las compras

Comenzar con la automatización del proceso de compras es fácil: solo necesitas la solución adecuada. Sigue estos pasos para comenzar:

• Utiliza procesos de autorización para la administración de gastos: Crea procesos de autorizaciones estructurados que se ajusten a tus políticas financieras para mantenerte dentro del presupuesto o por debajo de este.

• Establece pedidos recurrentes para los artículos que compras con frecuencia: Establece calendarios de compras para los pedidos de reposición y utilízalos para negociar contratos favorables. 

• Aprovecha la Analítica de Amazon Business para la optimización de la adquisición en curso: Obtén datos en tiempo real que te permitan iterar estratégicamente tu proceso para ahorrar costos. 

• Fomenta la adopción por parte del equipo con permisos personalizables: Permite a los compradores solamente el acceso que necesitan para impulsar el cumplimiento normativo y la eficiencia.

   

El proceso de compras más eficaz es aquel que se desarrolla con la mayor fluidez posible. La automatización logra esto al liberar a tu equipo para que se centre en tomar decisiones de compras que ahorren costos. De esta manera, puedes ahorrar los recursos de tu organización ahora y observar el sector en busca de señales de transformación y crecimiento más adelante. 

Tendencias futuras que están moldeando el proceso de compras

La optimización del proceso de compras es un proceso en curso e iterativo. Debido a esto, siempre debes estar en busca de las últimas tendencias y tecnologías de administración de adquisición electrónica para mejorar tus procesos. 

Mantente alerta a estas tendencias futuras para optimizar tu proceso de compras:

• Herramientas de automatización para reducir el riesgo y agilizar las operaciones: El software de automatización de la adquisición libera a los equipos de tareas rutinarias, lo que permite que las operaciones se desarrollen con mayor fluidez y rapidez que nunca. 

• Soluciones para respaldar cadenas de suministro resilientes: Las organizaciones que dan prioridad a los socios integradores que apoyan a los proveedores secundarios y terciarios ven una administración más sólida de los riesgos de la cadena de suministro.

• Análisis predictivo para mantenerte competitivo: Al utilizar los análisis de datos de compras y las métricas de la cadena de suministro, las organizaciones pueden anticipar necesidades de compra para mantenerse competitivas. 

• Datos para tomar decisiones informadas: Las métricas en tiempo real te brindan el poder para tomar decisiones precisas e impulsadas por datos para tu estrategia de compras. 

   

Refuerza el proceso de compras con Amazon Business

Amazon Business ofrece múltiples herramientas de automatización avanzada que ayudan a ahorrarle tiempo y recursos al departamento de compras, lo que te permite reasignar tus esfuerzos hacia la mejora de otras partes del proceso. 

• Reportes de Analítica de Amazon Business: Aprovecha los formatos fáciles de usar para descargar informes que ayuden a los equipos a conciliar gastos rápidamente, verificar detalles del pago y garantizar la precisión reduciendo la entrada manual.

• Mis pedidos: Obtén acceso instantáneo al historial de pedidos, incluyendo detalles del producto y estado de la entrega. Esta vista centralizada permite una verificación cruzada rápida de las transacciones y ayuda a un cotejo preciso.

• 3-Way Match: Automatiza el proceso de verificación haciendo una referencia cruzada de las órdenes de compra, las facturas y los recibos de entrega para asegurarte de que todos los datos se alineen para ahorrar tiempo, reducir disputas y mejorar la precisión.

• Administración de tus facturas: Obtén acceso centralizado a facturas, notas de crédito y descargas de facturas al por mayor.

• Información del pedido: Obtén detalles en profundidad sobre cada transacción para obtener una vista integral que impulse la transparencia.

• API de conciliación: Personaliza los datos de la transacción con detalles individuales e intégralos con los sistemas de administración de gastos para aumentar la velocidad y la eficacia de la conciliación.

   

Además, Amazon Business se integra con más de 300 herramientas de adquisición que los equipos de compras pueden utilizar para mantenerse ágiles en una cadena de suministro competitiva y en constante cambio. Las integraciones robustas también facilitan la adopción de soluciones que ayuden a tu organización a mantener el cumplimiento normativo, al tiempo que deja que tus compradores recurran a sus socios preferidos.

En conclusión, Amazon Business apoya a las organizaciones que están buscando mejorar su estrategia del proceso de compras mediante procesos automatizados, análisis de gastos y cumplimiento normativo impulsado por políticas. Contáctanos hoy para aprender cómo recuperar el control y escalar tus operaciones de compras con facilidad.