Guía para la optimización de inventario: técnicas y beneficios

Si notas que tu equipo tiene dificultades constantes para gestionar el inventario, podría ser una señal de un problema operativo más amplio. 

Con frecuencia, una optimización del inventario deficiente puede deberse a la falta de claridad y control sobre las necesidades específicas de existencias y la planificación de la cadena de suministro. Para complicar aún más la situación, crear una estrategia de optimización escalable que se adapte a una red amplia o en rápido crecimiento puede resultar difícil.

La buena noticia es que resolver estos obstáculos es posible. Con las soluciones y perspectivas adecuadas, puedes implementar sistemas escalables que aprovechen la automatización y el análisis de datos para impulsar un crecimiento sostenible a largo plazo.

Sigue leyendo para descubrir cómo recuperar la visibilidad del desempeño, obtener información basada en datos y aumentar la eficiencia en la optimización del inventario.

¿Pero qué es la optimización de inventario?

La optimización del inventario es el proceso de gestionar estratégicamente las cantidades de existencias y los tiempos de pedido para minimizar los costos, evitar el exceso de inventario y satisfacer la demanda de los clientes. Dicho de forma simple: es cómo utilizas los datos de compra para gestionar tu inventario de la manera más eficiente posible.

Pero para optimizar el inventario, necesitas una visión holística e impulsada por datos de tus operaciones. Para ello, hay que revisar todo, desde el cumplimiento de los contratos con los proveedores hasta las áreas de riesgo de gastos no autorizados, cuando creas tu estrategia. 

Dado que en tu organización las adquisiciones pueden influir directamente en la rentabilidad, la optimización del inventario cumple un papel fundamental en la capacidad del equipo para alcanzar sus objetivos. Por este motivo, debes comprender cómo son actualmente las adquisiciones en tu organización y por qué optimizarlas es fundamental. 

Por qué es importante la optimización de inventario

Si no conoces a fondo tu inventario, podrías tener dificultades para responder a los cambios del sector y a las demandas de los clientes. Dedicar tiempo y recursos valiosos a resolver estos desafíos podría impedirte descubrir estrategias de adquisición innovadoras y aprovechar oportunidades de ahorro.

Una estrategia de inventario optimizada, por otro lado, crea una red de seguridad para tus operaciones y potencia los márgenes de ganancias. Con ella, puedes evitar que el exceso de inventario se acumule, que los departamentos de compras trabajen de forma aislada o que falte coherencia al realizar nuevos pedidos. Todos estos factores pueden hacer que tu organización gaste más dinero en inventario del necesario.

Además, una visión integral de tus operaciones podría revelar áreas inesperadas que impactan negativamente tu capital de trabajo. A continuación, se describen algunas de ellas.

• Puntos ciegos en gastos en inventario: descubre áreas de las que antes tenías poca visibilidad para ver los hábitos de compra de inventario, como por ejemplo, los gastos marginales.

• Instancias de compras reactivas: obtén información sobre los pedidos de último minuto realizados por cambios repentinos en la demanda o por niveles de inventario inexactos.

• Fragmentación de pedidos entre equipos: presta atención a cómo los equipos realizan pedidos de forma independiente, ya que esto podría generar pedidos duplicados, gastos excesivos o ineficiencias.

   

Esta es una instantánea de las áreas operativas que podrían ralentizar tu flujo de efectivo. Con una estrategia de gestión de inventario optimizada, puedes superar estos desafíos y, al mismo tiempo, obtener beneficios adicionales. 

Seis beneficios de la optimización de inventario

Los beneficios de la optimización de inventario pueden impactar prácticamente todas las áreas de tu organización. Hay seis beneficios que puedes esperar ver si implementas una estrategia de optimización de inventario: 

1. Costos de mantenimiento más bajos y mejor flujo de efectivo

Los costos de mantenimiento o costos administración son gastos que surgen de almacenar el inventario. Cuanto más tiempo permanezca almacenado el inventario sin utilizarse, más costoso será mantenerlo para tu organización. Mediante la optimización de inventario, puedes decidir de un modo estratégico lo que compras y cuándo minimizar estos costos.

2. Menos faltantes y pedidos excesivos

La gestión de inventario significa lograr un equilibrio entre tener suficientes existencias para alinearse con las necesidades presentes, prever la demanda de adquisiciones y anticipar la escasez. Con datos históricos de compras y uso, puedes detectar tendencias y utilizar esa información para coordinar los cronogramas de pedido de manera eficaz, evitando faltantes y excesos. Detectar cambios en estos datos te ayudará a comprender cómo podrías necesitar ajustar tu inventario para que se alinee con la demanda.

3. Mayor eficiencia operativa

Sin una optimización adecuada del inventario, podrías quedarte sin existencias o verte obligado a hacer pedidos costosos de último momento. En cualquier caso, la falta de inventario crucial detiene las operaciones y esto conduce a ineficiencias que afectan a toda la organización. 

Un beneficio clave de una optimización del inventario efectiva es garantizar que cuentes con la cantidad adecuada de existencias para mantener tus operaciones de forma continua. Esto reduce la probabilidad de que se generen cuellos de botella en los procesos y te ayuda a mantener la fluidez y la continuidad de las operaciones. 

4. Decisiones de compra impulsadas por datos

Una vez que organices y analices los datos históricos, contarás con una base sólida para tomar decisiones informadas sobre qué pedir, cuándo comprar y qué proveedor elegir. Además, puedes utilizar los datos para supervisar el desempeño de los proveedores y asegurarte de que cumplan los contratos, realicen las entregas a tiempo y ofrezcan los servicios que mejor se ajusten a tus necesidades actuales.

Para obtener datos más precisos, considera una solución que incluya IA para mejorar la eficiencia de las adquisiciones. La IA puede organizar datos, eliminar duplicados y corregir incoherencias de forma inmediata.

5. Mayor satisfacción del cliente

Un mayor control sobre tu inventario te permite alinear mejor las operaciones con las demandas de los clientes. Los equipos de tu organización reciben los suministros y servicios que necesitan para realizar bien su trabajo, responder a las demandas de los clientes y mantener su satisfacción.

6. Mayor agilidad y resiliencia de la cadena de suministro

Las alteraciones en la cadena de suministro son inevitables, pero con una estrategia de optimización de inventario puedes mantener la agilidad y esquivar cualquier contratiempo del sector.

Por ejemplo, supongamos que ocurre una interrupción repentina, ya sea por parte de tu proveedor o en tu ruta habitual, como el cierre de un centro de distribución o la avería de un camión. Si hay resiliencia en tu cadena de suministro, tendrás una red robusta con segundas o terceras opciones para ambos casos, de manera que rápidamente puedas redireccionarte y evitar las alteraciones.

Técnicas de optimización de inventario

Puedes dividir tu estrategia de optimización del inventario en una de las siguientes tres categorías para estructurar mejor tu enfoque: 

Estratégicas: análisis ABC, MEIO y JIT

Puedes usar las siguientes técnicas para optimizar los tiempos y cantidades de reabastecimiento. Se trata de estrategias comprobadas que las organizaciones de todos los sectores pueden utilizar.

• Análisis ABC: Tu organización puede usar el análisis ABC para organizar el inventario en tres categorías según su importancia para la empresa. Los artículos “A” son los más importantes; los “B” son algo necesarios y los “C” son los menos valiosos. Esta estrategia te ayuda a priorizar qué inventario comprar y cuándo hacerlo, lo cual la convierte en un impulsor clave de flujo de efectivo. Sin embargo, depende de datos de compra pasados. Sin un conjunto confiable de datos, esta estrategia causa menos impacto. 

• Gestión de inventario multinivel (Multi-echelon inventory ordering, MEIO): Tu equipo de adquisiciones puede utilizar esta técnica de gestión de la cadena de suministro para optimizar el inventario en distintas áreas de tus operaciones. En lugar de centrarse en una parte de tu red, la técnica MEIO invita a analizar tus operaciones de abastecimiento de manera integral para hacerlas más eficientes en su conjunto. Es de especial utilidad para compras en varias ubicaciones, pero depende de la información sobre las necesidades específicas de cada parte de tu organización. 

• Pedidos justo a tiempo (Just-in-time, JIT): Puedes usar esta estrategia de inventario para abastecerte solo cuando sea absolutamente necesario. Al hacer esto, puedes reducir los costos de mantenimiento y los desperdicios. Sin embargo, para que la estrategia JIT funcione, necesitas datos precisos para prever la demanda. 

   

Una vez que hayas seleccionado las estrategias que quieres usar, es momento de ponerlas en práctica. 

Operativas: gestión de pedidos, existencias seguras y reabastecimiento

En esta segunda categoría encontrarás técnicas para gestionar las existencias, coordinar los inventarios de respaldo y determinar los plazos de reabastecimiento según tus necesidades. A continuación te presentamos cómo podrías poner tu plan en acción:

• Administración de pedidos: optimiza la planificación y el envío de pedidos, y organiza el proceso para que sea lo más eficiente posible en términos de tiempo y costos.

• Existencias de seguridad: haz pedidos solo del inventario necesario para cubrir la demanda actual, junto con una cantidad razonable de inventario de respaldo.

• Reabastecimiento: enfócate en mantener un nivel óptimo de inventario, evitando el exceso de existencias y respondiendo a las necesidades operativas. 

   

Cuando comiences a ver resultados positivos con estas estrategias, recuerda que tu trabajo no ha terminado. Tu equipo necesita capturar y analizar los datos de todas tus redes para iterar la estrategia y continuar viendo resultados. 

Analíticas: previsión, seguimiento y optimización a nivel de los servicios

Una vez que tu estrategia de inventario esté en marcha, deberás supervisarla y utilizar datos en tiempo real para ajustar tus técnicas según sea necesario. Para hacerlo, implementa métricas de inventario en las áreas que se describen abajo.

• Previsión de la demanda: usa los datos para comprender exactamente la demanda futura de tu inventario para que puedas hacer pedidos de la cantidad adecuada en el mejor momento.

• Seguimiento del inventario: supervisa la cantidad de inventario en tiempo real que ingresa a tu organización y la cantidad de inventario que sale para comprender las cantidades precisas y reabastecerte de manera estratégica. 

• Optimización a nivel de los servicios: determina cuál es el equilibrio más eficiente entre mantener niveles de servicio óptimos y generar ingresos. 

   

Analizar de forma continua la optimización del inventario te ayuda a mantener la agilidad, mejorar tus prácticas comerciales y escalar tus operaciones. 

Optimización de inventario a escala

Si estás modernizando una estrategia de inventario existente o creando una desde cero, dar los primeros pasos puede parecer intimidante. Ya sea que gestiones operaciones de gran escala o necesites una optimización del inventario capaz de seguir el ritmo del rápido crecimiento de tu organización, sigue los pasos a continuación para implementar tu estrategia de manera simple y directa.

• Audita tus patrones de compras actuales: analiza tus patrones de compras y costos de inventario recientes para establecer una base sólida en función de datos para orientar tus decisiones.

• Detecta SKU o categorías de bajo desempeño: utiliza analíticas robustas para detectar áreas operativas de mejora. 

• Establece objetivos de optimización: identifica las áreas de bajo desempeño y establece objetivos medibles, por ejemplo, reducir los faltantes en un 20 % o acortar los plazos de entrega.

• Aplica la automatización donde sea posible: integra tus sistemas de adquisición para ayudar a detectar patrones de gastos para usarlos a la hora de crear cronogramas de entregas recurrentes.

• Crea bucles de retroalimentación: establece un plan sobre cómo comprobarás o ajustarás tus esfuerzos, por ejemplo, realizando revisiones mensuales o supervisando un panel de control.

   

Resulta útil tener una solución de optimización de inventario confiable para orientar tu estrategia y ayudar a implementarla. Las soluciones adecuadas, o una combinación de herramientas integradas, pueden ayudarte en todo el proceso: desde el seguimiento riguroso del inventario hasta la automatización de tareas rutinarias, para que puedas concentrarte en optimizar la gestión del inventario en lugar de solo implementarla. Esto ayuda a tu equipo a lograr sus objetivos e impulsa a tu negocio en general. 

Simplificación de la optimización de inventario

Es fácil que la optimización del inventario parezca abrumadora, especialmente si intentas gestionar las operaciones de toda la organización. Pero con la ayuda de datos en tiempo real y la automatización, puedes transformar un inventario desordenado en una estrategia coherente y confiable que genere ganancias e impulse el crecimiento de la organización. 

A medida que creas tu estrategia, hay algunos factores que debes tener en cuenta:  

• Asegúrate de que la solución que elijas se integre de manera fluida a tus sistemas existentes. Si tus herramientas no se comunican entre sí, es más probable que el proceso presente errores y discrepancias que debiliten tus esfuerzos por optimizar el inventario. 

• Busca una solución que priorice un enfoque basado en datos. De ese modo, ya no tendrás que optimizar el inventario en función de hipótesis sino que podrás tomar decisiones con seguridad. 

   

¿Tu organización está lista para modernizar su gestión de inventario? Comunícate con Amazon Business hoy mismo, descubre cómo nuestra solución de compra inteligente para empresas puede respaldar tus adquisiciones escalables y basadas en datos.