Administración de cargos divididos: Una forma sencilla de relacionar los pedidos con los cargos

La gestión de cuentas por pagar de la organización puede ser una tarea complicada, en especial cuando se trata de conciliar órdenes de compra, transacciones y recepción de bienes. Los cargos divididos permiten que la conciliación resulte compleja, pero las herramientas adecuadas pueden facilitar la correspondencia entre pedidos y transacciones y simplificar el proceso de conciliación.

¿Qué es un cargo dividido?

Los cargos divididos ocurren cuando una única compra se divide en varios cargos, por lo general, porque los productos en el pedido se envían por separado. Esto es común cuando se compra en Amazon Business, donde varios proveedores realizan el despacho de un único pedido. Estos envíos por separado permiten a Amazon Business ofrecerte una entrega rápida y eficiente de los productos, pero pueden cambiar la forma en que identificas los cargos y concilias los pedidos. Este es un ejemplo de cómo funciona y qué herramientas puedes aprovechar para facilitar la conciliación.

1. Tu negocio realiza un pedido. Cuando uno de tus compradores realiza un pedido de varias oficinas, es posible que esperes un solo cargo a la hora de conciliar el pedido.
2. Los pedidos pueden enviarse por separado. Como te ayudamos a adquirir productos de diversos proveedores, lo que te ofrece una amplia gama de opciones y posibilidades de compra, tu pedido podría dividirse en varios envíos.
3. Los cargos están divididos. En lugar de cobrar el importe total por adelantado, es posible que cobremos por separado a tu método de pago cada uno de los envíos.
4. Necesitas identificar con facilidad varios cargos. A medida que concilias los pedidos, necesitas relacionarlos con estos cargos por separado con el pedido (lo que puede resultar complejo si estás administrando una gran cantidad de transacciones en varias ubicaciones y departamentos).

Identifica cargos desconocidos con facilidad para una conciliación más rápida

Ahora que clarificamos cómo funcionan los cargos divididos, ¿cómo puedes asegurarte de que la conciliación no sea más compleja y lleve mucho tiempo?

Coincide rápidamente algunas transacciones. Al utilizar transacciones de Amazon Business, puedes identificar rápidamente cargos desconocidos en unas pocas transacciones. 

Identifica los cargos de forma masiva personalizando los reportes de Analítica de Amazon Business. Si tienes varios cargos que debes identificar con rapidez, agrega el Identificador de cargos a los pedidos y los Reportes de conciliación en la Analítica de Amazon Business.

El Identificador de cargos asigna un código único a cada cargo para facilitar la correspondencia, lo que reduce el tiempo que dedicas a relacionar transacciones manualmente. Y agregarlo a tus reportes solo te tomará unos minutos.

¿Cómo agregar el Identificador de cargos a la Conciliación y Reportes de pedido?

1. Consulta los reportes de Analítica de Amazon Business.
2. En la pestaña Reportes, selecciona Pedidos.
3. Selecciona la pestaña Ajustar columnas en el lado izquierdo de tu panel.
4. Expande la Información de pago y selecciona Identificador de cargos. Luego, haz clic en Enviar (si te desplazas hacia la derecha en tu Reporte de pedido, verás que el Identificador de cargos se agregó como columna).
5. Ahora, consulta nuestro Reporte de conciliación y completa los mismos pasos que realizaste para el Reporte de pedido.
6. Relaciona los cargos con los ID de las transacciones que figuran en el estado de cuenta de tu tarjeta. Tanto con las Transacciones como con el Identificador de cargos, podrás relacionar con facilidad el código de los reportes de conciliación con el ID de la transacción que aparece en el estado de cuenta bancaria o de tarjeta de crédito.