Adquisiciones de mantenimiento, reparaciones y operaciones: 7 prácticas clave para mejorar la eficiencia

La capacidad de tu empresa para satisfacer la demanda de los clientes comienza con un funcionamiento interno fluido. Si una máquina falla, necesitas tener los suministros a mano para repararla y evitar que la producción y las ganancias se vean afectadas. Del mismo modo, tus equipos necesitan equipo de seguridad diario para garantizar el cumplimiento normativo y un entorno de trabajo seguro. Estos insumos son una parte fundamental de la eficiencia operativa, pero para obtenerlos, se necesita un proceso de adquisición de mantenimiento, reparaciones y operaciones ágil y optimizado. 

En la adquisición de mantenimiento, reparaciones y operaciones, tus compradores se concentran en asegurar los bienes y servicios que necesitan para mantener la producción en funcionamiento y sin problemas. Sin embargo, como en todo tipo de adquisición, los compradores enfrentan desafíos que van desde el control de costos hasta las interrupciones en la cadena de suministro. La mejor manera de superar estos obstáculos es conocer a fondo las operaciones e implementar las mejores prácticas en adquisición de mantenimiento, reparaciones y operaciones. 

¿Qué es la adquisición de mantenimiento, reparaciones y operaciones? 

La adquisición de Mantenimiento, reparaciones y operaciones (MRO), o compras MRO, se refiere al proceso de adquisición que utilizan las organizaciones para adquirir bienes o servicios para el mantenimiento de equipos de manufactura. Por ejemplo, en caso de que una máquina se averíe, todo lo necesario para repararla se incluye dentro del gasto de mantenimiento, reparaciones y operaciones.

Los gastos de mantenimiento, reparaciones y operaciones se encuentran dentro del ámbito de la adquisición indirecta: las organizaciones los necesitan para mantener operaciones eficientes y una producción puntual, aunque no se trate de materias primas. 

Ejemplos de productos de mantenimiento, reparaciones y operaciones

Cualquier producto o servicio que tu maquinaria necesite para funcionar de manera eficiente se incluye en la categoría de adquisición de mantenimiento, reparaciones y operaciones. La siguiente lista desglosa los productos de mantenimiento, reparaciones y operaciones más comunes:

• Repuestos, incluidos rodamientos o motores
• Equipo de seguridad, como los extintores de incendio
• Equipo de protección individual, como cascos o gafas de seguridad
• Servicios o productos de limpieza para el lugar de trabajo
• Herramientas, como varillas de soldadura o alicates
• Servicios de mantenimiento de las instalaciones
• Servicios de reparación
• Lubricantes
• Productos de limpieza para maquinarias

Al enumerar todos tus productos de mantenimiento, reparaciones y operaciones y sus precios, tendrás una comprensión clara de tus gastos totales. 

Compras de mantenimiento, reparaciones y operaciones y gasto indirecto

La categoría de gasto indirecto abarca todo lo que tu organización necesita para apoyar el proceso y a los empleados, incluidos los productos de mantenimiento, reparaciones y operaciones. El gasto en mantenimiento, reparaciones y operaciones forma parte del presupuesto general de adquisición indirecta. Estos elementos ayudan a los empleados a realizar su trabajo, pero no forman parte del producto final.

Desafíos de la adquisición de mantenimiento, reparaciones y operaciones

Uno de los primeros pasos para desarrollar la estrategia de mantenimiento, reparaciones y operaciones es identificar los desafíos a los que te enfrentarás. Aunque los obstáculos de la organización variarán según el tamaño y sector, es importante conocer los desafíos más comunes en la adquisición de mantenimiento, reparaciones y operaciones:

• Interrupciones en la cadena de suministro: Es probable que necesites una variedad de suministros de distintos proveedores. Sin embargo, al contar con tantos proveedores, una organización se vuelve más propensa a interrupciones en la cadena de suministro que pueden detener las operaciones internas.
• Administración de inventario: Se debe evitar el exceso de inventario, pero también es fundamental contar con los suministros de reparación esenciales en caso de una avería. Como resultado, los compradores de productos para mantenimiento, reparaciones y operaciones deben equilibrar con cautela los niveles de inventario al realizar pedidos a los proveedores.
• Tiempo de inactividad operativa: En caso de que los suministros necesarios no estén disponibles, toda la línea de producción podría detenerse, lo que derivaría en demoras costosas y pedidos de último momento a los proveedores.
• Gestión de proveedores: El seguimiento y la auditoría del desempeño de los proveedores resulta mucho más difícil cuando se gestionan varios, en comparación con solo unos pocos.
• Relaciones con los proveedores: Al trabajar con muchos proveedores, es más difícil formar relaciones duraderas y aprovechar descuentos por cantidad o contratos más ventajosos.
• Pedidos rentables: Si no se tiene un panorama claro del proceso de adquisición de mantenimiento, reparaciones y operaciones en su totalidad, es más difícil identificar oportunidades para realizar compras rentables, como la posibilidad de consolidar pedidos.
• Baja visibilidad de gastos: Es más probable que una organización gaste de más en productos de mantenimiento, reparaciones y operaciones y administre los costos de forma ineficiente cuando no cuenta con visibilidad sobre el gasto actual, las necesidades operativas y la frecuencia de las compras.
• Previsión de la demanda: Las necesidades organizacionales suelen estar alineadas con la demanda del consumidor. Por esta razón, es importante realizar los pedidos en consecuencia; sin embargo, sin un pronóstico de la demanda confiable, es casi imposible planificar con anticipación y ordenar bienes y servicios con precisión.

Las compras de productos de mantenimiento, reparaciones y operaciones requieren un equilibrio cuidadoso. Es necesario contar con suministros para emergencias y reparaciones cotidianas, sin comprometer el presupuesto con gastos excesivos. Los altos costos de adquisición de mantenimiento, reparaciones y operaciones implican menos capital de trabajo disponible, y esto hace que una organización sea financieramente vulnerable a cambios repentinos en los consumidores o en la cadena de suministro. 

La buena noticia es que existen estrategias eficaces para mitigar estos desafíos y fortalecer la resiliencia.

Las 7 prácticas clave para reducir costos en la adquisición de mantenimiento, reparaciones y operaciones

Sigue estas prácticas clave para reducir los costos de adquisición de mantenimiento, reparaciones y operaciones, optimizar las operaciones y reducir las ineficiencias:

1. Prioriza la administración del inventario de mantenimiento, reparaciones y operaciones

Comienza a planificar las estrategias para el inventario con el análisis de inventario ABC. Este enfoque consiste en clasificar el inventario según su valor para la organización. Por ejemplo, los productos de nivel A son de alta importancia para la empresa: sin ellos, podrían producirse pérdidas económicas o cuellos de botella en las operaciones. Los productos de nivel B tienen una importancia moderada, mientras que los de nivel C requieren poca supervisión.

Como técnica adicional, el método just-in-time (JIT) contribuye a la reducción de costos y mejora la eficiencia al pedir los suministros únicamente cuando se prevé que serán necesarios. En resumen, se trata de optimizar los niveles de inventario para ahorrar dinero. JIT también permite responder mejor a cambios repentinos en la demanda, ya que facilita la adaptación y compra de diferentes productos. Sin embargo, para que esta estrategia funcione de manera correcta, se requiere un conocimiento profundo de las tendencias de compra y de las necesidades reales de uso.  

2. Optimiza tu cadena de suministro de MRO

Una cadena de suministro para MRO optimizada significa que la red utiliza la menor cantidad posible de paradas y proveedores para que los productos se muevan de manera eficiente del punto A al punto B. Sin embargo, debido a la naturaleza del gasto indirecto, puede que los equipos de adquisición no sean capaces de evitar trabajar con una variedad de proveedores. Esta disparidad hace que la administración de la cadena de suministro sea más desafiante y aumente el riesgo de adquisición.

Para optimizar de manera exitosa la red de suministro, primero se necesita tener una visión completa de todo lo que está pasando a lo largo del proceso de adquisición. Con esta visión general, podrás identificar oportunidades para consolidar pedidos, abastecerte de los proveedores adecuados u optimizar el tiempo de los pedidos. 

3. Centraliza tu proceso de adquisición

Un proceso de adquisición centralizado agrupa todas las operaciones de adquisición bajo un mismo techo. Es el centro que conecta y organiza los datos de compra de tus sistemas actuales. Cuando toda esta información está en un solo lugar, nada pasa desapercibido y se evitan cuellos de botella en la cadena. En cambio, obtendrás una vista panorámica de tu proceso de adquisición, junto con análisis de datos en tiempo real para apoyar la toma de decisiones. 

La adquisición centralizada también ayuda a mantener la estrategia de mantenimiento, reparaciones y operaciones al agregar datos actuales de compras. Se pueden usar estos datos para nombrar indicadores clave de rendimiento (KPI) que muestren qué enfoques de compras de mantenimiento, reparaciones y operaciones funcionan bien y cuáles necesitan más atención.

4. Utiliza un software de adquisición

El software de la adquisición hasta el pago puede transformar el proceso de adquisición de mantenimiento, reparaciones y operaciones al mejorar la visibilidad de gastos y automatizar las tareas. Al implementar las herramientas adecuadas, algunos pasos rutinarios como autorizar requisiciones de compra o conciliar facturas y contratos suceden al instante.

El software más avanzado de hoy en día aprovecha la inteligencia artificial y el aprendizaje profundo. Esta tecnología en evolución ayuda a los equipos de adquisición a aumentar la eficiencia, analizar conjuntos de datos con rapidez y operar de manera más efectiva.

Como resultado de usar una solución de administración de adquisición, tu equipo ahorra tiempo y dinero que puede reinvertir en el crecimiento de otras áreas del negocio.

5. Establece un programa de mantenimiento preventivo

Cuando previenes que los problemas surjan en lugar de simplemente responder a ellos cuando aparecen, reduces las probabilidades de contratiempos costosos. 

Para empezar tu estrategia de mantenimiento preventivo, audita tus áreas y procesos de mantenimiento regularmente y busca lugares donde las fallas o reparaciones frecuentes detengan la producción. Luego, compara estas áreas con tu calendario actual de mantenimiento para identificar brechas. 

Según tus hallazgos, puedes crear un nuevo calendario para el mantenimiento de maquinaria que prevenga averías o retrasos operativos. 

6. Invierte en capacitación

Para asegurar el éxito de tus estrategias y mejores prácticas de mantenimiento, reparaciones y operaciones, guía a tus compradores y equipos de adquisición hacia los cambios y KPI que hayas identificado. También puedes ofrecer apoyo presencial o asincrónico mientras aprenden nuevas herramientas, técnicas o procesos. Centraliza toda esta información en una base de datos con videos instructivos y documentación. 

Cuando los compradores conocen las reglas, políticas y procedimientos de compra de tu empresa, se reduce el riesgo de gastos no autorizados.  

7. Diversifica la base de proveedores

La diversificación de proveedores es una técnica fundamental en la administración de suministros y una de las principales prioridades para las organizaciones en 2025. Se refiere a formar una base de proveedores sólida que incluya proveedores principales, secundarios e incluso terciarios. El proveedor principal es aquel al que se acude con frecuencia y que despacha los pedidos cuando todo marcha según lo previsto. Sin embargo, si el proveedor principal enfrenta un inconveniente que interrumpe su cadena de suministro y no puede hacer la entrega, se puede recurrir a los proveedores de segundo o tercer nivel. 

Contar con una base de proveedores diversa reduce las interrupciones de las operaciones y ayuda a desarrollar resiliencia frente a los cambios en la cadena de suministro global y en la demanda del consumidor. Para crear y mantener una base de proveedores diversa, se requiere un software con funcionalidades específicas para la administración eficiente de proveedores y la supervisión de la cadena de suministro a nivel global. Tener visibilidad en tiempo real del mercado aumenta las probabilidades de detectar posibles problemas antes de que afecten la red.

Optimiza la adquisición de mantenimiento, reparaciones y operaciones y controla tus costos

La adquisición de mantenimiento, reparaciones y operaciones es una parte fundamental de las operaciones de una organización. Al aplicar las buenas prácticas que hemos mencionado y aprovechar soluciones de software integrales, se pueden evitar demoras costosas operativas y mantener los costos bajo control. Pero si estás listo para volver a tomar el control de tus gastos de adquisición de mantenimiento, reparaciones y operaciones, nuestra solución de adquisición intuitiva está hecha para organizaciones de todos los tamaños y sectores. Ofrecemos integraciones personalizables para que nuestro software funcione para tu equipo y proceso únicos. De esta manera, puedes descubrir oportunidades de ahorro, impulsar la eficiencia operativa y mitigar riesgos de una forma efectiva para tu equipo. 

¿Quieres reducir costos y formar una red más eficiente? Descubre cómo podemos ayudarte a optimizar la adquisición de mantenimiento, reparaciones y operaciones y obtener mayor control sobre tu gasto indirecto hoy.