Del caos al cumplimiento: Administración de fondos restringidos con equipos reducidos

Administrar correctamente los fondos procedentes de múltiples fuentes, como subsidios gubernamentales, donaciones corporativas o subvenciones de fundaciones privadas, es complicado incluso para equipos grandes. Cada una de estas fuentes tiene sus propias complejidades y desafíos en materia de cumplimiento normativo. Pueden tener límites de gasto específicos o normas estrictas en materia de documentación. El 29% de los responsables de la toma de decisiones en organizaciones sin fines de lucro mencionan que garantizar el cumplimiento de las políticas de gasto es uno de los principales desafíos a los que se enfrentan en sus operaciones de adquisición.

Tienen motivos para estar preocupados: muchas organizaciones sin fines de lucro siguen utilizando procesos manuales y en papel para gestionar sus compras, lo que retrasa las autorizaciones y dificulta el control del gasto, especialmente cuando las compras se realizan en varias oficinas físicas y con diferentes fuentes de financiación. En el caso de los equipos más pequeños, la preocupación se ve agravada debido a la falta de recursos y tiempo.

Independientemente de estos desafíos o del tamaño de tu equipo, el cumplimiento normativo sigue siendo un requisito de los financiadores, ya que garantiza tanto la concesión de la subvención como la elegibilidad de la organización. Los equipos pequeños pueden cumplir los requisitos de las subvenciones y adquisiciones gracias la creación de un marco mínimo y su refuerzo con una automatización ligera, sin tener que contratar personal adicional.
 

Crear la base del cumplimiento normativo

Comienza con una fuente de información compartida que asigne a cada fondo sus reglas de compra, documentación, proveedores y autorizadores. Cuando la persona que “normalmente se encarga de esto” no está disponible, cualquiera puede seguir el mapa y cumplir las normas. Para los programas financiados con fondos federales, revisa la Sección 2 del CFR, Parte 200 y tradúcela en instrucciones sencillas: compra solo productos permitidos, documenta por qué es necesaria la compra y guarda los recibos y las autorizaciones junto con el registro del fondo.

Redacta políticas breves y específicas vinculadas a las reglas de los financiadores y a situaciones habituales (por ejemplo, suministros por un valor inferior a $1,000, Viaje). Muestra qué hacer, por qué y quién lo autoriza. Para un viaje, por ejemplo:

• Haz reservas económicas.
• Adjunta un breve programa con los detalles del vuelo, la información del hotel y el propósito de la reunión y de los asistentes.
• Fija un límite diario igual o inferior a las tarifas de GSA.
• Anota el programa o la subvención en las notas.

Luego, agrega una capa de supervisión ligera. Visibilidad de gastos (una característica de Business Prime) te permite etiquetar las compras por fondo, proveedor y categoría, filtrar las excepciones y generar informes listos para auditorías y partes interesadas. No es solo para los financiadores: ofrece a los equipos pequeños visibilidad en tiempo real de los presupuestos frente a los resultados reales, detecta rápidamente los valores fuera de lo normal y simplifica las revisiones mensuales.

Con esa base, pon en práctica la política: traduce los términos de la subvención en reglas cotidianas, aclara las responsabilidades y las autorizaciones, y estandariza los escenarios comunes para que el personal compre correctamente desde el principio.

Poner en práctica la administración de fondos

En una pequeña organización sin fines de lucro, los miembros del equipo suelen desempeñar múltiples roles, por lo que comprenden de forma natural cómo encajan las diferentes partes del proceso de compras. Este conocimiento multifuncional del proceso de compras puede servir de base para mejorar el cumplimiento normativo. Lo único que hay que hacer es relacionar esa comprensión con reglas de compra claras (por ejemplo, qué productos se permiten con cada subvención) que todos puedan seguir.

Después de eso, tiene que asignar responsabilidades a los procesos. Por ejemplo, cualquier compra superior a $1,000 debe contar con la autorización del responsable de finanzas, mientras que las compras por debajo de esa cantidad las puede autorizar directamente el jefe de tu equipo.

Una vez definidos los roles, incorpora esas reglas en el punto de compras para que se apliquen de manera coherente, incluso con un equipo reducido.  A medida que Per Scholas se expandía de siete a más de veinte campus en todo el país, su sistema de compras se volvía cada vez más difícil de administrar. El personal de todas las ubicaciones compraba suministros de forma independiente, a menudo sin visibilidad ni supervisión. Entonces, implementaron reglas de compra estandarizadas a través de Guided Buying para ayudar a mantener el cumplimiento sin sacrificar la flexibilidad de su equipo.

Al poner en práctica la administración de fondos con Amazon Business, Per Scholas no solo logró que todos siguieran las mismas reglas, sino que también optimizó sus procesos mediante la automatización.

El siguiente paso es automatizar también los controles financieros que sustentan esas reglas, de modo que el cumplimiento se produzca de forma predeterminada.
 

Automatizar los controles financieros

Cotejar recibos, solicitar autorizaciones, conciliar hojas de cálculo y otros procesos manuales consumen un tiempo que los equipos pequeños no tienen. Las herramientas de adquisición pueden ayudar a automatizar estos pasos rutinarios, de modo que los equipos no tengan que intervenir manualmente en cada compra.

La tecnología te permite etiquetar las compras para que se vinculen automáticamente a su fuente de financiación. Esto significa que no perderás tiempo conciliando cada concepto más adelante. Así es como Byrd Barr Place pudo escalar su Programa de Asistencia Energética para Hogares de Bajos Ingresos. En lugar de procesar manualmente los pedidos de calentadores y aires acondicionados financiados con fondos federales, establecieron reglas predefinidas y dejaron que Business Giving automatizara las autorizaciones y asignara los gastos al fondo adecuado. El equipo triplicó la producción con tan solo eliminar el paso de conciliación manual.

Puedes utilizar alertas de variación de presupuestos para saber cuando una subvención se esté gastando de más o de menos antes de que se convierta en un problema de cumplimiento. Las alertas tempranas ayudan a los equipos pequeños a corregir el rumbo rápidamente sin esperar el cierre del mes.

También puedes crear un registro de documentación listo para auditorías. Para hacerlo, almacena elementos como órdenes de compra, recibos e informes en un solo lugar en el que se puedan realizar búsquedas. La herramienta de compras gestiona automáticamente este registro en segundo plano a medida que se efectúan las compras. De este modo, si un financiador solicita más información, tu equipo no tendrá que buscarla entre bandejas de entrada y carpetas personales.

Una vez cotejados los recibos, etiquetados los fondos y señaladas las variaciones automáticamente, el siguiente paso es estructurar las autorizaciones para que los puntos de control detecten los riesgos reales sin retrasar las compras rutinarias y de bajo riesgo.

Diseñar procesos de autorización inteligentes

Los pasos de autorización protegen los fondos, reducen los errores de cumplimiento de las políticas y promueven la responsabilidad. Sin embargo, los equipos pequeños y con falta de personal pueden percibir estas capas como obstáculos, sobre todo cuando una sola persona desempeña varios roles. ¿Qué pasa si el único responsable de autorizar las compras está de viaje y tienes una compra urgente que necesita autorización? La solicitud puede permanecer en la bandeja de entrada durante días, lo que retrasa el programa y pone en riesgo el cumplimiento del plazo de presentación de informes.

Los sistemas de autorización deben ser flexibles. Querrás mantener el control donde sea importante, pero dar a los equipos la flexibilidad necesaria para actuar con rapidez cuando sea necesario. Comienza por identificar los verdaderos puntos de control frente a las fricciones administrativas. Deja las aprobaciones manuales para las transacciones de mayor riesgo o con restricciones de subvención, y permite que las compras rutinarias y de bajo riesgo se realicen con una supervisión mínima.

Per Scholas antes dependía de un solo administrador financiero por campus para autorizar las compras, lo que a menudo generaba retrasos. Con Amazon Business, incorporaron un proceso de autorización de varias etapas a su sistema, lo que convirtió un proceso de reembolso reactivo en un sistema proactivo y optimizado.

También puedes integrar un sistema de gestión de excepciones para cuando necesites autorizaciones urgentes. Define las reglas para determinar cuándo ciertas compras pueden exceptuarse de las autorizaciones estándar, como las necesidades de programas de emergencia o las categorías preautorizadas. De esta manera, las solicitudes urgentes no se retrasan de forma innecesaria.

Por último, automatiza las autorizaciones rutinarias por lotes. Si tienes muchas transacciones repetitivas y de bajo riesgo, no necesitarás una revisión manual individual en cada ocasión y tu equipo mantendrá el ritmo incluso cuando las personas clave no estén disponibles. Y una vez que el proceso de compras se desarrolle con fluidez gracias a tus procesos de autorización automatizados, tendrás datos de gasto más claros y estructurados. Estos datos son la base para obtener análisis útiles y valiosos.

Crear análisis procesables

Contar con datos confiables sobre los gastos ayuda a las organizaciones sin fines de lucro a comprender cómo se utilizan los fondos, demostrar el cumplimiento a los donantes y tomar mejores decisiones en materia de presupuesto. Sin embargo, no es realista ni necesario realizar un seguimiento de todas las métricas posibles, en especial para los equipos con tiempo o capacidad limitados para recopilar y analizar datos que no respaldan directamente el cumplimiento o la toma de decisiones. La clave es centrarse en las métricas que importan: las que son más útiles para sus financiadores y responsables de la toma de decisiones. En el caso de los programas con fondos restringidos, los análisis más útiles son aquellos que proporcionan dos datos:

1. Si se está gastando dentro de las reglas de cada subvención.
2. Si se está distribuyendo el gasto de manera adecuada a lo largo del tiempo.
    

Puedes centrarte en métricas como el gasto respecto al presupuesto por fondo (para detectar a tiempo los excesos o déficits de gasto) y el tiempo de autorización (para ver dónde se producen cuellos de botella que retrasan la ejecución del programa). Las herramientas de análisis como Visibilidad de gastos te permiten identificar tendencias y patrones de gasto para que puedas ajustar los procesos y hacer cambios más inteligentes sobre la marcha.

En el pasado, comunicar información financiera solía implicar horas de elaboración manual de informes. Los equipos reducidos simplemente no tienen la capacidad necesaria para manejar este tipo de trabajo. En la actualidad, herramientas de Amazon Business como Visibilidad de gastos y Panel del programa (una característica de Business Prime) toman los datos del sistema de compras y crean paneles que se pueden personalizar según las necesidades de las diferentes partes interesadas. Los informes que antes tardaban días en redactarse ahora están al alcance de la mano al instante, lo que permite ofrecer información personalizada con datos en tiempo real.

Las United Service Organizations (USO) integró Amazon Business en su sistema de adquisiciones para obtener una visión unificada del gasto en 250 centros de todo el mundo. “Esta nueva solución integrada nos brinda una mayor visibilidad del gasto en todas las USO”, comentó Rick Quaintance, líder de adquisición. La describió como un "beneficio clave para una organización sin fines de lucro global que tiene que informar con regularidad sobre cómo se utilizan los fondos provenientes de los donantes en múltiples zonas horarias".

En el caso de las organizaciones sin fines de lucro con equipos pequeños, el cumplimiento normativo no requiere personal adicional. Requiere un marco aplicado mediante una automatización ligera. Asigna los fondos para aclarar las reglas de compra, establecer las responsabilidades, automatizar los controles y autorizaciones que protegen los fondos restringidos, y centrar los análisis en el ritmo y los requisitos de las subvenciones. ¿Cuál es la recompensa? Cada dólar se mueve rápidamente y con más cumplimiento para apoyar tu misión.

Publicado originalmente en The Chronicle of Philanthropy.