Optimizar las adquisiciones de seguridad: 5 estrategias esenciales

La adquisición es una disciplina compleja que va más allá de seleccionar los productos adecuados para los usos adecuados. Los compradores también tienen que equilibrar presupuestos, valor, calidad del producto y tiempos de entrega al evaluar a los proveedores, revisar sus opciones y realizar pedidos. 

Los compradores de seguridad enfrentan desafíos adicionales, sabiendo que los equipos y suministros que adquieren pueden afectar directamente el bienestar de las personas que dependen de estos productos todos los días. Esta presión agrega una nueva capa de complejidad al proceso de adquisiciones.

Las 5 mejores prácticas para implementar ahora

Afortunadamente, los compradores pueden implementar estrategias probadas para optimizar sus selecciones de adquisiciones de seguridad, beneficiando tanto a la organización como a los empleados. A continuación se presentan cinco estrategias clave a tener en cuenta:

1. Fomentar una cultura de seguridad en toda la organización.

Comprar productos únicos para abordar riesgos de seguridad individuales es ineficaz; las organizaciones necesitan una estrategia de adquisición de seguridad integral que abarque toda su operación. Una sólida cultura de seguridad, basada en la priorización constante del bienestar de los empleados, ayuda a minimizar los accidentes, proteger vidas y garantizar el cumplimiento normativo. Este compromiso atrae y retiene a los mejores talentos, clientes de calidad e inversores estratégicos al tiempo que ofrece beneficios comerciales tangibles, que incluyen menor tiempo de inactividad, mayor productividad y menos sanciones regulatorias.  

2. Desarrollar y seguir procedimientos de adquisición y selección de proveedores de seguridad. 

Este es un paso importante que todos los departamentos de compras deberían dar, no solo aquellos centrados en la adquisición de equipos y suministros de seguridad. Con políticas de adquisiciones estandarizadas y procedimientos de cumplimiento a seguir, los compradores pueden verificar fácilmente la calidad y cantidad de los suministros de seguridad recibidos, abordar discrepancias (por ejemplo, envíos incorrectos o dañados) y mitigar los problemas antes de que se conviertan en problemas graves. Los equipos de adquisiciones también deben mantenerse actualizados sobre los cambios en las normas y regulaciones de seguridad a nivel regional, nacional e internacional. Algunas de las normas clave incluyen las leyes y reglamentos de OSHA, el estándar de pago de equipos de protección personal (EPP) de OSHA y la norma ISO 45001, marco reconocido internacionalmente para la administración de riesgos de salud y seguridad ocupacional.

3. Ayudar a tus trabajadores a descansar tranquilos sabiendo que su seguridad es tu máxima prioridad. 

Desarrolla protocolos de seguridad integrales que no solo cumplan con los estándares regulatorios, sino que también aborden las realidades prácticas del lugar de trabajo. El objetivo final debe ser crear una cultura de seguridad sólida donde los empleados estén bien equipados, adecuadamente capacitados y motivados para seguir los procedimientos de seguridad. Este enfoque ayuda a garantizar que cada trabajador pueda realizar sus tareas de manera eficiente y regresar a casa de manera segura al final de cada jornada laboral. “Cuando los trabajadores se sienten seguros y cuentan con el equipo de protección adecuado, pueden concentrarse en sus tareas sin preocuparse por posibles peligros”, afirma Brent Heller, director de fabricación e industria en EE. UU. en Amazon Business. “Esto puede conducir a una mejora de la productividad, la moral y la eficiencia operativa”.

4. Asociarse con un socio de adquisición confiable en quien puedas confiar.

La seguridad eficaz de los trabajadores requiere EPP y productos de seguridad personalizados, así como un socio estratégico que pueda entregar pedidos personalizados de gran volumen en múltiples sitios en plazos ajustados. Por ejemplo, cuando el equipo de Adquisiciones Globales de Salud y Seguridad (GHSP) de Amazon necesitó 35,000 cascos tipo escalador para contrarrestar un aumento en la Tasa de lesiones en la cabeza (HIR), recurrió a Amazon Business. Se utilizó la red de proveedores mayoristas previamente seleccionados y un equipo de ventas estratégico de Amazon Business para definir y determinar las especificaciones deseadas. Luego, gracias a la característica Solicitar cotización (RFQ) para compras de gran volumen, pudo encontrar un vendedor que cumpliera con sus requisitos únicos y recibió una cotización dentro de las 48 horas.¹

5. Aprovechar la tecnología para mejorar la seguridad y la eficiencia.

Priorizar a los proveedores con sus propios registros sólidos de seguridad e integrar consideraciones de seguridad en todas las fases del proceso de adquisición, desde la selección de proveedores y la negociación del contrato hasta la mitigación de riesgos y el monitoreo del desempeño de los proveedores. Adopta software de adquisiciones, herramientas analíticas y tecnologías de trabajadores conectados para optimizar los procesos y obtener visibilidad en tiempo real. Explora y prueba un software de adquisiciones fácil de usar, e implementa un sistema básico de gestión de inventario digital. Amazon Business ofrece herramientas de cumplimiento, Guided Buying, Business Giving, Amazon Business Restock y Analítica de Amazon Business, todas ellas combinadas para garantizar que los productos correctos lleguen a tiempo y listos para usar. Este conjunto de herramientas ayuda a los departamentos de adquisiciones a optimizar sus procesos, reducir costos y mejorar la eficiencia operativa.   

Fomentar un entorno operativo productivo y resiliente

Estas mejores prácticas pueden ayudar a los compradores de seguridad a cultivar una cultura en el lugar de trabajo que priorice la salud y el bienestar de sus empleados, cuyo valor no puede subestimarse en el entorno empresarial moderno. Amazon Business ayuda a las organizaciones a simplificar sus procesos de compra y centralizar los datos de las compras para una mayor visibilidad. 

“Los datos son la clave para un mañana más seguro”, dijo Heller. “En el ámbito de las compras de seguridad, la información que Amazon Business puede proporcionar debería guiar las decisiones, iluminar el camino hacia la protección y empoderar a todos para salvaguardar lo más importante: nuestros empleados”,²

Al implementar estas mejores prácticas, los profesionales de adquisiciones pueden tomar decisiones bien informadas que prioricen la seguridad de la fuerza laboral junto con la eficiencia de costos, protegiendo en última instancia a las personas vitales para el éxito de la organización.  

^1,2 The Best Kept Secrets in Custom Safety Supplies , 26 de mayo de 2024

Este artículo se publicó originalmente en IndustryWeek