Análisis de adquisiciones: Una guía completa para el 2026

Los datos de adquisiciones revelan todo lo que sucede en las operaciones. De este modo, salen a la superficie las ineficiencias del proceso (como partes de la cadena de suministro que habitualmente sufren demoras o cuellos de botella en la autorización interna que detienen los procesos). 

Investigaciones recientes sobre la cambiante cultura de las adquisiciones y el análisis de datos muestran que la reducción de costos, la sostenibilidad y la administración de riesgos son propuestas de valor clave para los líderes de adquisiciones en 2025. Pero para 2030, la innovación será la prioridad principal para los jefes de adquisiciones. 

Según nuestro Informe sobre el estado de las adquisiciones 2025, el 64 % de los responsables de la toma de decisiones en materia de adquisiciones citan el análisis de datos como la clave para realizar mejoras operativas. Con datos en tiempo real, puedes obtener control sobre toda tu red, así como sobre todos los costos y procesos internos dentro de ella.

Pero extraer estos datos de todos los rincones de las operaciones presenta desafíos: el 41 % de los encuestados afirmó que carece de datos para mostrar el ROI de las adquisiciones. Para aprovechar al máximo tus análisis de adquisiciones, necesitas una estrategia sólida, una tecnología robusta y una guía concisa para optimizar tu enfoque.

¿Qué es el análisis de adquisiciones?

Los equipos de adquisiciones utilizan análisis para obtener una comprensión basada en datos de todo lo que sucede en las operaciones de tu organización. Estas métricas revelan tu cadena de suministro, no solo al ofrecer una perspectiva general, sino también al analizar en profundidad los detalles de cada producto de la orden de compra (PO) individual. 

Para aprovechar estos conocimientos, tu equipo necesita un análisis de adquisiciones de alta calidad. El primer paso para descubrir buenos datos es saber qué tipos de análisis de adquisiciones están a tu disposición y dónde puedes encontrarlos.

Tipos de análisis de adquisición

La mayoría de los equipos de adquisiciones utilizan cuatro tipos de análisis de adquisiciones. En conjunto, estas categorías cubren todo, desde datos históricos hasta pronósticos de la cadena de suministro global:

• Descriptivo: identifica tendencias y patrones mediante la evaluación de conjuntos de datos históricos
• Predictivo: anticipa las condiciones futuras de la cadena de suministro, la demanda de los consumidores o las fluctuaciones de precios con datos de adquisiciones
• Diagnóstico: encuentra la causa raíz de un problema para poder resolverlo de manera eficiente
• Prescriptivo: realiza recomendaciones y encuentra información útil basada en datos en tiempo real

Si tienes un objetivo específico para tus datos de adquisiciones, puedes centrarte en uno o dos de estos tipos. Pero para optimizar toda la cadena de suministro, los análisis de adquisiciones deben ser exhaustivos. Cada parte de tu red genera datos, por lo que necesitas una forma confiable de recopilarlos, organizarlos y evaluarlos de forma continua.

¿De dónde provienen los análisis de adquisiciones?

La forma más sencilla de dividir las fuentes de análisis de adquisiciones es en dos categorías principales: internas y externas. 

Análisis de adquisiciones internas

Los datos que extraes de los sistemas dentro de tu organización entran en esta categoría. Las fuentes incluyen las siguientes:

• Sistemas contables
• Registros de cuentas por pagar
• Software de administración de facturas y órdenes de compra
• Herramientas de administración de relaciones con proveedores
• Software de administración de contratos
• Solicitudes de datos de propuestas
• Sistemas de planificación de recursos empresariales

Análisis de adquisiciones externas

El análisis de adquisiciones externas incluye cualquier dato procedente del exterior de tu organización. Entre estos, se incluyen los siguientes:

• Software de cadena de suministro local y global
• Datos de mercado
• Bases de datos de proveedores
• Sistemas regulatorios y de cumplimiento
• Responsabilidad social corporativa e impacto ambiental
   

Según el tamaño y el sector de tu organización, tus fuentes de datos internas y externas pueden ser algo diferentes a las que enumeramos aquí. Para que sea útil, es importante que tu panel de análisis de adquisiciones esté totalmente personalizado según tus necesidades. 

Como primer paso en el proceso, elabora una lista exhaustiva de todas las fuentes de datos y sistemas en todas las operaciones para asegurarte de recopilar datos de cada centímetro de los procesos.

Las integraciones personalizadas con tus sistemas existentes son clave para la transparencia y la consistencia de los datos. Por eso creamos una solución sencilla e integrada que conecta tu configuración de una manera que tenga sentido para tu organización.

Ocho beneficios del análisis de adquisiciones

A medida que desarrolles la estrategia de análisis de adquisiciones y mejores la calidad de los datos, comenzarás a ver los siguientes beneficios:

1. Visibilidad de compra: descubre cómo utilizas cada peso para encontrar oportunidades de ahorro
2. Abastecimiento estratégico: encuentra el proveedor adecuado para cada parte de tu red, compara sus precios, rendimiento y ofertas de descuento
3. Cadena de suministro optimizada: construye una red optimizada que requiera la menor cantidad de interrupciones camino a la entrega de las mercancías a su destino final
4. Cumplimiento de la industria: visualiza todo lo que sucede en tus operaciones de adquisición para asegurarte de cumplir con las normas
5. Relaciones de calidad con los proveedores: crea vínculos más sólidos con proveedores mediante el uso de datos para lograr una mayor eficiencia y previsibilidad que beneficie a ambas partes
6. Control de costos: utiliza tus datos para optimizar la gestión de gastos, y lo que te ahorra dinero y aumenta la rentabilidad de toda tu organización
7. Eficiencia operativa: Elimina cuellos de botella, contratiempos y confusiones para crear un proceso de adquisiciones fluido
8. Administración de riesgos: crea una estrategia de mitigación de riesgos que ayude a tu equipo a identificar problemas potenciales y evitar interrupciones costosas
    

Los datos de adquisiciones sólidos brindan a tus líderes de adquisiciones una ventaja competitiva al momento de modernizar las operaciones internas para lograr crecimiento y rentabilidad a largo plazo.

Ejemplos de análisis de adquisiciones

Para que tus análisis de adquisiciones tengan impacto, deben ser exhaustivos. Al configurar las herramientas de análisis, céntrate en estos ejemplos de fuentes de datos de adquisiciones:
 

• Análisis de gastos: documenta cómo gastas el dinero actualmente, los lugares en los que tu equipo puede gastar de más o las discrepancias financieras que podrían generar costos más altos.
• Precisión de orden de compra: revisa las órdenes de compra para verificar su precisión, descubre fuentes de gastos no autorizados y obtén una visión en profundidad de los plazos de las órdenes de compra.
• Compatibilidad de proveedores: echa un vistazo a tu red para determinar si tus proveedores actuales son la mejor opción para tus objetivos de compra
• Riesgos de proveedores: evalúa el riesgo potencial de trabajar con un proveedor determinado, incluso patrones en problemas de la cadena de suministro, reputación de la industria o interrupciones financieras
• Cumplimiento del contrato con proveedores: controla el desempeño de los proveedores para verificar si cumplen con los términos del contrato
• Previsión de gasto y demanda: proyecta la demanda futura de los clientes y predice cómo las necesidades del mercado podrían afectar tu gasto
• Predicciones de la cadena de suministro y del mercado: pronostica cambios en el mercado en función de las tendencias recientes en el comportamiento del consumidor, la disponibilidad de materias primas o las interrupciones de la cadena de suministro
   

Para cada uno de estos ejemplos, puedes asignar un indicador clave de rendimiento (KPI) que utilizarás para medir el rendimiento y crear puntos de referencia de datos.

Nueve KPI de adquisiciones comunes

Un KPI es un punto de datos medible que te ayuda a comprender todo, desde el análisis predictivo hasta los patrones de gasto. Comienza con estos KPI comunes para construir un marco de datos sólido:
 

1. Plazo de entrega del proveedor: realiza un seguimiento de cuánto tiempo tarda un proveedor en entregar los bienes después de que un comprador te envía la orden de compra
2. Tasa de defectos del producto: controla el número de pedidos que contienen artículos defectuosos o rotos
3. Frecuencia de compra de emergencia: determina la frecuencia con la que se deben realizar pedidos de emergencia de último momento
4. Tiempo del ciclo de orden de compra: supervisa cuánto tiempo le lleva a tu equipo crear, finalizar y enviar órdenes de compra a los proveedores
5. Tasa de cumplimiento: determina cuántas compras se alinean con las políticas de la empresa y las regulaciones de toda la industria
6. Tasa de gasto no autorizado: realiza un seguimiento de la frecuencia de gastos indebidos o no autorizados dentro de tu organización
7. Tasa de entrega puntual del proveedor: mide la frecuencia con la que tus proveedores entregan los pedidos a tiempo
8. Costos de mantenimiento de inventario: controla el costo total de mantener el inventario durante las paradas a lo largo del proceso de entrega
9. Rotación de inventario: descubre la tasa a la que tu equipo vende, usa o reemplaza el inventario
    

Medir todos los KPI a la vez puede no tener sentido. En lugar de eso, observa de cerca tus puntos débiles operativos, habla con las partes interesadas y revisa tus datos actuales para comprender qué áreas de tu proceso de adquisiciones cuestan más tiempo y dinero. En función de tus hallazgos, puedes priorizar los KPI que tendrán el impacto más positivo. 

Casos de uso para análisis de adquisiciones

Una vez que sepas cuáles KPI vas a considerar, el siguiente paso es ponerlos en práctica. A continuación, se explica cómo: 
 

• Comparaciones de precios de proveedores: compara proveedores para ver cuál es la opción más rentable para tu red
• Resuelve cuellos de botella operativos: descubre dónde los obstáculos innecesarios en tu proceso crean contratiempos costosos y corrígelos
• Pronostica la demanda de los consumidores y las tendencias del mercado: anticipa las necesidades de los consumidores para solicitar la cantidad correcta de inventario y optimiza tu cadena de suministro para satisfacer la demanda
• Anticipa cambios en la cadena de suministro global: controla la cadena de suministro para ver instantáneamente cuándo cambios a gran escala podrían afectar tu red
• Optimiza tu cadena de suministro: encuentra la ruta más eficiente para trasladar mercancías a su destino final para ahorrar tiempo y dinero
• Negocia contratos más favorables: utiliza la visibilidad de tu cadena de suministro, tus finanzas y el rendimiento de tus proveedores para obtener una ventaja al negociar contratos
• Control de costos: administra tus gastos para optimizar dónde inviertes cada peso, mantente dentro o por debajo del presupuesto y crea presupuestos realistas
   

Los análisis de adquisiciones en tiempo real brindan a tu equipo la información práctica que necesita para tomar decisiones basadas en datos que impactan a toda tu organización. 

Cómo implementar el análisis de adquisiciones en tu negocio

El análisis de adquisiciones no ofrece una técnica única para todos. El tamaño de tu organización, la industria y los procesos existentes afectan la forma en que abordará el análisis. 

Utiliza esta sencilla estrategia de cuatro pasos para descubrir qué enfoque funcionará mejor para ti:
 

• Conectividad: determina qué fuentes de datos necesitas extraer, ya sea dentro o fuera de la organización
• Adaptabilidad: decide si necesitas una solución que se adapte al proceso o la estructura existente de tu equipo para el enriquecimiento continuo de datos
• Transparencia: descubre si necesitas datos de adquisiciones detallados de toda la industria o si los datos internos por sí solos son suficientes para tomar decisiones comerciales de calidad
• Velocidad: establece la frecuencia con la que necesitarás análisis actualizados para mantener una base de inteligencia comercial confiable
   

Puedes realizar auditorías periódicas si tienes una cadena de suministro relativamente pequeña con solo un puñado de proveedores y una analítica de gastos moderado. Sin embargo, si tienes una cadena de suministro compleja que está sujeta a cambios globales, trabajas con muchos proveedores o necesitas una gestión de categorías complicada, querrás automatización para tus análisis de datos. En este caso, puede que valga la pena invertir en un software de análisis.

Cómo convertir los datos de adquisiciones en análisis prácticos

Una vez que sepas cómo deseas utilizar tus datos de adquisiciones, deberás transformarlos en información procesable. Aquí encontrarás una explicación de cómo hacerlo:
 

• Extrae los datos en un solo lugar: centraliza los datos de adquisiciones para que sean fácilmente accesibles
• Ordena los datos: organiza tus datos para eliminar duplicados y resolver lagunas para que puedas trabajar con información precisa
• Categoriza los datos en función de los KPI: organiza tus datos en función de los KPI para comprender cómo se relaciona cada punto de datos con áreas específicas de tu proceso
• Informe sobre tendencias o patrones de datos: descubre tendencias que revelen oportunidades de reducción de costos o posibles factores de riesgo para cada KPI
• Responde a los resultados de los datos: crea una serie de pasos viables para aumentar la eficiencia, mitigar el riesgo y ahorrar dinero con base en tus datos
   

Si bien las auditorías únicas brindan a tu equipo información útil, son solo una foto de tus operaciones. Para lograr resiliencia y optimización a largo plazo, necesitarás un análisis de datos de rutina con la ayuda de una solución sólida de análisis de adquisiciones. 

Nuestra solución automatiza y simplifica el proceso de recopilación, análisis y visualización de datos de adquisiciones. Simplemente conecta todos los sistemas para crear un conjunto de datos completo y deja que el software haga el resto.

Utiliza análisis de adquisiciones en tiempo real para ahorrar costos

El análisis de adquisiciones le brinda a tu equipo control sobre tus operaciones y gastos. Cuando conoces la forma actual de tu cadena de suministro y tus finanzas de adquisiciones, puedes optimizar el proceso de toma de decisiones para ver el mayor impacto en tus resultados. 

Independientemente del tamaño de las operaciones, el análisis de adquisiciones centralizado facilita la conversión de conjuntos de datos en estrategias impactantes de ahorro de costos. Con más de 300 integraciones de sistemas de adquisiciones electrónicas, gestión de gastos, IDP y abastecimiento electrónico, puedes crear un único lugar dónde encontrar información precisa y aumentar tu confianza en el análisis de datos.

Ponte en contacto con nuestro equipo de ventas hoy mismo para conocer cómo nuestras soluciones de compra inteligente para negocios pueden respaldar tu estrategia de análisis de adquisiciones con información en tiempo real, informes personalizables e integración perfecta del sistema.