Cómo la adquisición mejora la experiencia de los empleados en la industria hotelera

En 2024, los problemas en la cadena de suministro, la inflación y la escasez de mano de obra siguen siendo un desafío para la industria hotelera, lo que hace que las adquisiciones desempeñen un papel clave en maximizar la eficiencia, reducir costos y mejorar la experiencia de los empleados. La operación de hoteles, restaurantes, resorts y otros establecimientos de hotelería es compleja, lo que amplía el alcance de las adquisiciones. 

Los equipos de adquisiciones de la industria hotelera son responsables no solo de la compra de alimentos y bebidas, sino también de la ropa de cama, los muebles e incluso de servicios especializados como limpieza y mantenimiento. 

Según el Informe sobre el estado de la adquisición en 2024 de Amazon Business, el 95 % de los responsables de la toma de decisiones afirman que la adquisición puede optimizarse. La complejidad de la adquisición en la industria hotelera y la operación diaria de los establecimientos hacen que esta oportunidad sea aún más prioritaria.. 

SkiftX conversó con Tanya Bennett, directora de ubicaciones distribuidas de Amazon Business, para analizar las tendencias y los desafíos clave que están dando forma al futuro de las compras empresariales en la industria hotelera.

Herramientas digitales para mejorar la experiencia de los empleados

Reducir el tiempo dedicado a actividades de menor valor y optimizar el uso de herramientas digitales para tareas como la gestión de inventarios puede mejorar la experiencia de los empleados de adquisiciones en la industria hotelera. Al volver los roles de adquisición más estratégicos y menos administrativos, las marcas hoteleras pueden liberar tiempo para que los empleados se concentren en aportar un toque humano a cada experiencia del cliente.

Por ejemplo, Carnival Cruise Lines comenzó a integrar Amazon Business en sus sistemas de adquisiciones existentes para ofrecer una experiencia fluida y familiar a los compradores comerciales de Carnival. Desde la integración, las autorizaciones electrónicas redujeron el tiempo de procesamiento de las órdenes de compra de dos semanas a minutos. En cuanto a la entrega, el envío anticipado y directo de los avisos de envío (ASN) a Carnival permitió a los equipos prever lo que estaba en camino y asignar cada producto con facilidad a la persona o al departamento correspondiente.

“Al integrar las herramientas de Amazon Business, Carnival Cruise Lines pudo anticipar de manera más eficiente sus necesidades de adquisición y adquirir los productos necesarios más rápidamente”, dijo Bennett. 

Equilibrio entre la eficiencia empresarial y la complejidad de la industria hotelera

Según el Informe de adquisiciones, la eficiencia operativa y la complejidad administrativa son los principales desafíos que enfrentan los equipos de adquisiciones. Más de la mitad (52 %) de los tomadores de decisiones son responsables de realizar compras para múltiples ubicaciones. De ese grupo, el 57 por ciento realiza compras para diferentes países. El alcance de estos desafíos en la industria hotelera convierte a las adquisiciones en un área clave para la innovación y refuerza la importancia de la deliberación estratégica y la participación de las partes interesadas. 

Los equipos de adquisiciones en la industria hotelera deben equilibrar complejidad y eficiencia, gestionando una amplia variedad de proveedores, garantizando entregas puntuales en distintas ubicaciones o propiedades y optimizando los niveles de inventario para evitar tanto el exceso como la escasez repentina

Las empresas hoteleras pueden enfrentar estos desafíos mediante herramientas avanzadas de adquisición que permitan consolidar proveedores, programar entregas con compras predictivas, establecer políticas de compra y analizar patrones de consumo para anticipar la demanda y proyectar los presupuestos con mayor precisión. Por ejemplo, con Amazon Business los equipos de adquisiciones pueden supervisar múltiples ubicaciones y permitir que el personal en cada sitio adquiera sus propios suministros dentro de los límites y procesos de autorización establecidos.

Además, las adquisiciones puede optimizarse entre la sede corporativa de la empresa hotelera y sus franquicias o sucursales. Con la tecnología y las herramientas adecuadas, las distintas propiedades y su personal pueden aprovechar el poder de compra colectivo de la sede corporativa, al tiempo que adquieren suministros para sus ubicaciones de forma más eficiente y rentable. Al mismo tiempo, la sede corporativa obtiene visibilidad sobre los gastos de diversas ubicaciones o propiedades.

Integración de la IA y automatización de sistemas existentes

Según la investigación de Amazon Business, el 98 % de las personas a cargo de la toma de decisiones corporativas planea invertir en IA y automatización en los próximos años. Estas tecnologías son clave para automatizar los procesos de adquisición, mejorar la eficiencia operativa y reducir los costos empresariales. 

A continuación se presentan algunas formas específicas en que las herramientas de IA pueden beneficiar a los equipos de adquisiciones en la industria hotelera:

• Compras agilizadas: las recomendaciones proactivas de productos, basadas en búsquedas con tecnología de IA, agilizan el proceso de compra y reducen la fatiga en la toma de decisiones.
• Fortalecimiento del servicio al cliente: los chatbots inteligentes pueden atender solicitudes simples de los clientes y derivar los problemas más complejos a agentes humanos.
• Mejoras en el análisis de datos: herramientas como el panel de Visibilidad de gastos de Amazon Business (disponible con la membresía Business Prime) se facilita la evaluación de patrones de compra y la obtención de información empresarial, sin necesidad de recopilar datos manualmente.

Además de respaldar decisiones más sólidas y fiables en el corto plazo, las herramientas de IA y automatización ayudan a los equipos de adquisiciones a construir un futuro mejor. Con los modelos predictivos de adquisiciones, los equipos pueden prever con precisión las demandas futuras y anticipar los niveles de inventario.

Procesos de adquisición que cumplen con los objetivos de sostenibilidad

La sostenibilidad es clave para las empresas hoteleras, pues mejora la responsabilidad ambiental, reduce costos y responde a la creciente demanda de los consumidores de prácticas ecológicas. El informe de adquisiciones indicó que el 81 % de las organizaciones cuentan con políticas para realizar compras a vendedores con certificación en sostenibilidad. Al mismo tiempo, el 85 % reportó dificultades para encontrar proveedores sostenibles. 

“Debido a que la industria hotelera necesita contar con una amplia variedad de proveedores, identificar productos con certificaciones de sostenibilidad es un gran desafío, al igual que cumplir los objetivos corporativos en esta materia”, dijo Bennett. 

Amazon Business ofrece herramientas innovadoras para que los equipos de adquisiciones de la industria hotelera se alineen con los estándares de sostenibilidad de su organización. Por ejemplo, la herramienta Guided Buying (disponible con una membresía Business Prime) ayuda a los compradores a centrarse en productos con certificaciones Climate Pledge Friendly. Además, los informes prediseñados de Analítica de Amazon Business permiten a los equipos de adquisiciones hacer un seguimiento de sus gastos en productos certificados y sostenibles.

Fomento de la colaboración y la descentralización sin perder la supervisión

Permitir que el personal ajeno a las adquisiciones maneje tareas de compras específicas puede mejorar la agilidad y la eficiencia. Sin embargo, es importante mantener el control y la supervisión estratégica para no disminuir la influencia del equipo de adquisiciones. Según Amazon Business, el 95 % de los responsables de la toma de decisiones corporativas externalizan las actividades de adquisiciones. No obstante, menos de la mitad (46 %) coincide en que los empleados ajenos a los equipos de adquisiciones cumplen sus políticas y procedimientos.

Bennett recomienda que los equipos de adquisiciones establezcan límites transparentes para garantizar que la descentralización de las compras no debilite la supervisión estratégica.

La evolución de la adquisición para cumplir con los objetivos empresariales

A medida que la adquisición se vuelve más estratégica, no es sorprendente el aumento de las inversiones en esta área. Según Amazon Business, más de la mitad (53 %) de los responsables de la toma de decisiones empresariales prevén que sus presupuestos de adquisiciones para 2024 serán mayores que en 2023.

“Actualmente, las adquisiciones son un impulsor clave de los objetivos empresariales —como la sostenibilidad, la eficiencia y el avance tecnológico— en la industria hotelera”, comentó Bennett. “Al adoptar estos cambios y aprovechar las nuevas herramientas, los líderes de adquisición se convierten en socios estratégicos y ayudan a que sus empresas trabajen para lograr un futuro más ágil e innovador”. 

Publicado originalmente en Skift