Establece los controles adecuados para impulsar el cumplimiento y empoderar a los compradores

Amazon Business ofrece la vasta selección y el envío rápido que Amazon ofrece con las herramientas de compra únicas que ayudan a los negocios a optimizar su proceso de compras. Con las herramientas de Smart Business Buying, los administradores pueden tener el control mediante la creación de presupuestos, la dirección de los compradores a productos preferidos, la adición de procesos de autorización y la recopilación de información de pedidos necesaria para la conciliación de compra rápida. 

Crea presupuestos para que tus compradores no gasten de más

Administración de presupuestos, nuestra herramienta de presupuestación fácil de usar, te permite establecer umbrales de gastos para los compradores y hacer un seguimiento de los gastos. Puedes crear una orden de compra abierta para un grupo y asignar fondos para los compradores de ese grupo. Los compradores pueden gastar según la orden de compra hasta alcanzar su asignación o hasta gastar el presupuesto general.

También puedes adaptar tus presupuestos a las necesidades del negocio:

• Crear presupuestos recurrentes: establece presupuestos regulares que se actualicen automáticamente para mantener los gastos del equipo alineados sin intervención manual.
• Administrar múltiples presupuestos de una vez: crea o edita varios presupuestos, lo que te permite ahorrar tiempo y hacer un seguimiento de gastos sin esfuerzo.
• Establecer presupuestos proactivos: crea asignaciones proactivas para asignar fondos automáticamente a nuevos miembros del equipo al tiempo que se unen a un grupo, ahorra tiempo mediante la eliminación de un seguimiento y asignación de fondos manuales.

Guía a los compradores hacia los productos y suministros adecuados

Crea reglas o políticas de compra, con Guided Buying, para establecer límites de seguridad en torno a cómo tus compradores hacen compras en Amazon Business. Tienes la opción de establecer las políticas que prefieras o restringir ciertos artículos o vendedores para alertar a tus compradores sobre las preferencias de envío de tu organización. Si bien las políticas restringidas no evitan que los compradores hagan compras, les advierten y tú puedes agregar procesos de autorización que respalden aún más tu política. También puedes bloquear artículos que evitan que los compradores adquieran artículos específicos o de determinados vendedores. Guided Buying permite que las organizaciones personalicen la experiencia de compra para cubrir sus necesidades de adquisición con políticas como:

• Productos preferidos con certificaciones de sostenibilidad: alienta a los compradores de tu organización a comprar productos con certificación de sostenibilidad
• Restringir vendedores excluidos: advierte a los empleados que no compren artículos vendidos por vendedores excluidos
• Bloquear productos adultos: oculta productos que contengan contenido para adultos y bloquea su compra

Todos los clientes de Amazon Business pueden acceder a Guided Buying, que incluye algunas políticas disponibles exclusivamente para miembros de Business Prime.

Establece procesos de autorización para mantener el control

Refuerza las reglas que has establecido para tus compradores dirigiendo tus pedidos a través de un proceso de autorizaciones. Usa las Autorizaciones para crear procesos de autorización en torno a las políticas de compra y designar uno o más autorizadores para revisar las compras. Se les notifica a los autorizadores sobre estas compras por correo electrónico o notificaciones emergentes y estos pueden revisarlas y autorizarlas rápidamente. Los autorizadores pueden editar pedidos y también delegar a otro usuario para que los autorice en su nombre si no pueden hacerlo o si no están en la oficina. Además, puedes crear límites de gastos que requieren autorizaciones para pedidos que superan un monto de dólares establecido. 

Una vez que se envían para autorización, los carros mantendrán el precio y la disponibilidad de la cantidad de sus artículos durante 7 días, incluidos fines de semana. Los autorizadores deben revisar las solicitudes y, por último, autorizarlas en un plazo de 7 días o la solicitud se cancelará. En la página de detalles del pedido, puedes revisar diversos artículos, incluido la dirección de envío, el método de pago y cada artículo individual solicitado. Una vez que se autoriza el pedido, los compradores recibirán un correo electrónico de confirmación y el pedido se dirigirá a despacho. Si no se autoriza un pedido en un período de tiempo específico, los compradores pueden volver a enviarlo al carrito. 

“Con Amazon Business, los docentes crean una lista en la computadora del salón y la envían. Los procesos comienzan a funcionar de inmediato, lo que agiliza las autorizaciones. Los maestros obtienen exactamente lo que necesitan y en solo dos días”.

— Bradley Sponaugle, asistente de tesorería, Escuelas del Condado de Berkeley

Simplifica la conciliación poscompra

Ahora que se establecieron los presupuestos, se crearon las políticas de compra y se implementaron las autorizaciones, es esencial prepararse para la conciliación poscompra. Puedes simplificar este proceso agregando campos para recopilar información relevante del pedido de los compradores durante el pago. Con la información del pedido, puedes utilizar nuestros campos prestablecidos, como centro de costos o ubicación, o puedes crear tus propios campos para recopilar la información necesaria para tu negocio. La información del pedido ayuda a los administradores a simplificar los procesos financieros, como la conciliación, la asignación de costos y el análisis de gastos.