¿Qué es una orden de compra abierta? Comprender su rol en la adquisición

En la adquisición, la eficiencia es importante. Sin embargo, crear una nueva orden de compra cada vez que necesitas volver a pedir suministros puede ser algo lento. 

Es ahí donde las órdenes de compra abiertas pueden hacer realmente la diferencia. Ya sea que te estés abasteciendo de productos de oficina, programando un mantenimiento de rutina o asegurándote materia prima de manera recurrente, las órdenes de compra abiertas simplifican el proceso y te ayudan a gastar de manera más inteligente. También reducen las tareas administrativas repetitivas, aceleran el proceso de autorización e incluso te ayudan a negociar mejores tasas con los proveedores.

Desglosemos cómo funcionan las órdenes de compra abiertas, cuándo usarlas y cómo impulsan la flexibilidad y el control de la adquisición.

¿Qué es una orden de compra abierta?

Una orden de compra abierta es un tipo de orden de compra que se usa para un acuerdo de compra abierta o para órdenes abiertas. Más específicamente, las órdenes de compra abiertas son ideales para cuando un acuerdo a largo plazo entre un comprador y un proveedor permite varias entregas de bienes y servicios durante un período específico bajo un único contrato. A diferencia de las órdenes de compra estándar que cubren transacciones de una sola vez, las órdenes de compra abiertas establecen términos para compras recurrentes sin tener que emitir nuevas órdenes de compra cada vez. Es como configurar un marco de tiempo de adquisición del que puedes extraer cuando lo necesites durante el período del contrato. 

Una orden de compra abierta típica incluye:

• Periodo del contrato

• Valor total del contrato

• Descripciones y precios de los productos

• Número de orden de compra (PO) específico

• Programación de entregas

• Términos de pago y renovación

• Política de cancelación

Una vez que hayas establecido una orden de compra abierta, permite al personal autorizado dentro de tu organización “liberarla” cuando necesiten el artículo contratado. Esto simplifica el proceso de adquisición para compras repetidas.

El proceso de la orden de compra abierta

Las órdenes de compra abiertas pueden permitir un proceso con mayores oportunidades de optimización. Así es cómo se desarrolla un proceso típico de orden de compra abierta:

1. Evaluación de necesidades: identifica las necesidades de adquisición recurrentes que sean adecuadas para un esquema de orden de compra abierta.

2. Selección de proveedores: elige al proveedor adecuado en función del precio, la calidad, la confiabilidad y las capacidades de envío.

3. Negociación: trabaja con el proveedor seleccionado en la definición de precios, cantidades exactas, plazos y demás términos.

4. Creación de órdenes de compra abiertas: desarrolla y emite el documento de órdenes de compra abiertas con todos los elementos requeridos.

5. Comunicaciones internas: informa a los departamentos pertinentes sobre la nueva orden de compra abierta y los procedimientos de acceso.

6. Gestión de lanzamientos: genera lanzamientos contra las órdenes de compra abiertas según sea necesario.

7. Entrega y recepción: accede y verifica entregas según los términos que has establecido.

8. Procesamiento de facturas: vincula las facturas con los lanzamientos y con la orden de compra abierta principal.

9. Pagos: procesa los pagos según los términos de pago acordados.

10. Monitoreo y generación de informes: realiza un seguimiento de los gastos en relación con el máximo de la orden de compra y evalúa el desempeño.

11. Revisión y renovación: evalúa la efectividad de las órdenes de compra abiertas y determina si debes renovar o no.

Órdenes de compra abiertas versus órdenes de compra estándar

Para entender completamente el valor de las órdenes de compra abiertas, es útil comprender cómo se diferencian de las órdenes de compra estándar (SPO). Las diferencias clave incluyen lo siguiente:

• Objeto: las órdenes de compra abiertas son para necesidades recurrentes, mientras que las SPO son para compras de una única vez.

• Duración: las órdenes de compra abiertas cubren periodos extendidos, pero los proveedores generalmente despachan SPO en una sola transacción.

• Flexibilidad: las órdenes de compra abiertas permiten múltiples entregas y liberaciones, mientras que las SPO tienen fechas y horarios de entrega fijos.

• Administración: las órdenes de compra abiertas requieren más trabajo inicial, pero menos procesamiento continuo. Las SPO son más simples, pero se deben volver a crear para cada compra.

• Enfoque en la relación: si bien las órdenes de compra abiertas fomentan relaciones más profundas con el proveedor, las SPO pueden ser más transaccionales.

• Estructura del costo: las órdenes de compra abiertas suelen incluir descuentos al por mayor, pero las SPO reflejan los precios del mercado actuales.

Las órdenes de compra abiertas pueden reducir las tareas administrativas para los departamentos de adquisición a la vez que ofrecen valor a toda la organización. Estos son algunos de los beneficios clave:

Eficiencia operativa

En lugar de generar órdenes de compra individuales cada vez que un equipo necesita algo, puedes crear un acuerdo maestro que cubra múltiples compras. Es decir, menos autorizaciones a conseguir, menos papeleo por administrar y ciclos de adquisición más rápidos. También simplifica la presupuestación, ya que puedes asignar fondos por adelantado en lugar de hacer un seguimiento de cada pedido uno por uno.

Además, cuando sea necesario pagar facturas, su tramitación resulta más sencilla porque están vinculadas a un único contrato vinculante.

Ahorro de costos

Cuando te comprometes a volúmenes de pedido más grandes, te posicionas para negociar mejores descuentos u obtener reducciones de precio. Como resultado, las órdenes de compra abiertas pueden ayudarte a bloquear un precio fijo durante un período más largo, que implica menor exposición a las fluctuaciones del mercado.

También reducen la cantidad de transacciones que debes procesar, que pueden acumularse rápidamente cuando consideras el costo por orden. Según el American Productivity & Quality Center, procesar una única orden de compra puede costar entre $50 y $150. Sin embargo, consolidar las compras recurrentes en una orden de compra reduce significativamente el plazo de entrega y los costos administrativos. Además, con la implementación de precios previsibles, es más fácil administrar el flujo de caja.

Ventajas estratégicas

Fomentar relaciones a largo plazo con los proveedores va más allá de simplemente cerrar acuerdos; fortalece las asociaciones al generar confianza y compromiso mutuo. En tiempos de disrupción de la cadena de suministros, es más probable que los proveedores prioricen a los clientes con contrato y más confiables cuyas historias de sociedad demuestran lealtad y alineación.

Al incorporar órdenes de compra abiertas en procesos de adquisición recurrentes, las organizaciones pueden estandarizar y alinear su conducta de compras con objetivos empresariales más amplios. Este enfoque no solo fomenta el cumplimiento con los proveedores autorizados, sino que también refuerza las prioridades estratégicas, lo que optimiza el efecto de la adquisición.

Por ejemplo, una organización que usa órdenes de compra abiertas para compras recurrentes podría experimentar estos beneficios:

• Eficiencia operativa: los equipos pueden solicitar rápidamente productos o servicios esenciales sin ciclos de autorización repetidos.

• Ahorro de costos: la empresa puede negociar mejores precios mediante acuerdos por cantidad o a largo plazo.

• Ventajas estratégicas: los proveedores tienen más probabilidades de priorizar el despacho durante periodos de alta demanda o suministro limitado.

Riesgos de las órdenes de compra abiertas

Si bien pueden ofrecer beneficios significativos, las órdenes de compra abiertas, como todos los tipos de órdenes de compra, tienen ciertos riesgos. Estos son los más comunes que deberían considerarse: 

Riesgos financieros

Las órdenes de compra abiertas pueden vincular los fondos durante un periodo de tiempo más prolongado, que podría reducir la flexibilidad de tu equipo cuando surgen gastos imprevistos. Además, si los precios del mercado caen significativamente durante el periodo del contrato, una tarifa bloqueada podría verse de repente como un mal trato.

También existe el riesgo de pedir en exceso. Sin controles sólidos implementados, los empleados pueden comenzar a hacer pedidos por hábito y no por necesidad, y gastar más allá del alcance previsto del acuerdo.

Riesgos operativos

Poner todos los huevos en la misma canasta con un único proveedor puede crear los siguientes desafíos:

• Depender de un único proveedor puede provocar faltantes en caso de haber problemas.

• La calidad podría decaer con el tiempo sin una revisión activa de las entregas.

• Puede haber confusión o errores si los empleados no están capacitados en el proceso de liberación.

• Las necesidades del negocio pueden cambiar durante el periodo del contrato, lo que puede resultar en términos desactualizados de órdenes de compra.

Riesgos de cumplimiento

Es fácil para las órdenes de compra abiertas desviarse de los términos originales, especialmente si se acumulan cambios informales durante el plazo del contrato. Las actualizaciones normativas también pueden introducir complicaciones legales si tu contrato existente no se alinea con las nuevas reglas.

Además, una documentación deficiente de liberaciones puede dificultar aún más las auditorías, y sin hacer un seguimiento de las fechas de vencimiento, una orden de compra podría extenderse más allá de su vigencia.

¿Cuándo deberías usar una orden de compra abierta?

Las órdenes de compra abiertas son una excelente opción cuando se adquieren de forma regular los mismos productos o servicios al mismo proveedor. Si puedes prever de manera razonable tus necesidades con el tiempo y deseas asegurar los precios y términos constantes, una orden de compra abierta puede ahorrarte tiempo, mejorar la gestión de gastos y reducir el trabajo administrativo.

Son especialmente útiles cuando la organización valora la eficiencia de la adquisición y necesita mejor visibilidad de los gastos. En lugar de crear múltiples órdenes de compra durante el año, una orden de compra abierta te da un acuerdo centralizado desde el cual trabajar, que facilita la gestión de presupuestos y las relaciones con los proveedores.

Algunos casos de uso común son:

• Artículos de oficina, si los equipos vuelven a pedir las mismas cosas con regularidad

• Artículos de mantenimiento, reparación y operaciones que necesitas todo el año, como herramientas, filtros y bombillas

• Servicios profesionales con facturación por hora consistente, como ayuda legal o contable

• Materia prima para empresas fabricantes que tengan una demanda previsible

• Servicios de mantenimiento de edificios, como limpieza semanal o mantenimiento mensual

• Licencias de software que se renuevan anualmente, pero se expanden durante todo el año

• Materiales de marketing, como trabajos de impresión repetidos o productos promocionales

Si alguno de estos escenarios te resulta familiar, una orden de compra abierta podría simplificar tu proceso de adquisición y reducir el trabajo manual.

¿Cuándo no deberías usar una orden de compra abierta?

Las órdenes de compra abiertas no son ideales para las compras de una sola vez o si tus necesidades cambian con frecuencia. Si el precio del mercado para un producto fluctúa mucho, o si están lidiando con especificaciones personalizadas que varían de una orden a la otra, encerrarse en una orden de compra abierta puede hacer más daño que bien.

También requieren una supervisión interna. Si tu equipo no puede gestionar las liberaciones de manera adecuada o si las políticas requieren licitaciones competitivas para cada compra, una orden de compra abierta podría complicar las cosas en lugar de simplificarlas.

Ocho prácticas recomendadas para gestionar las órdenes de compra abiertas

Para aprovechar al máximo las ventajas de las órdenes de compra abiertas y a la vez mitigar posibles riesgos, considera implementar estas prácticas recomendadas:

1. Establecer parámetros claros: define los máximos contractuales específicos, los plazos de vigencia y los usuarios autorizados para prevenir un uso indebido y excesos presupuestarios.

2. Implementar proceso de autorización sólidos: crea niveles de autorización adecuados para liberaciones basadas en el valor y la sensibilidad.

3. Experimentar con herramientas con IA y AA: usa software de adquisición con capacidades de IA y aprendizaje automático (AA) para analizar las tendencias de compras y recomendar consolidaciones.

4. Aprovechar los datos de adquisición digitales: analiza los patrones de gastos, las métricas de desempeño de los proveedores y las tasas de cumplimiento con herramientas digitales para tomar decisiones impulsadas por los datos sobre futuras órdenes de compra abiertas e identificar oportunidades de optimización.

5. Mantener sistemas de seguimiento precisos: emplea software de adquisición para monitorear los gastos contra el máximo de la orden de compra y alertar a las partes interesadas cuando se están acercando a los límites del contrato.

6. Realizar revisiones periódicas: programa evaluaciones trimestrales del desempeño de las órdenes de compra abiertas que incluyan patrones de gastos, desempeño de los proveedores y comparaciones con los precios del mercado.

7. Documentar todas las liberaciones minuciosamente: asegúrate de que cada liberación haga referencia a la orden de compra abierta maestra e incluya todos los detalles pertinentes para una correcta conciliación y trazabilidad en las auditorías.

8. Desarrollar una estrategia de renovación: inicia el proceso de evaluación de renovación 60-90 días antes del vencimiento de la orden de compra abierta para evitar las brechas en la cobertura o las negociaciones apresuradas.

Al integrar estas prácticas recomendadas de las órdenes de compra abiertas con tu proceso de cuentas por pagar, puedes preparar a tu organización para lograr ahorros de costo óptimos y minimizar los dolores de cabeza en la operación.

Transforma tu adquisición con órdenes de compra abiertas y Amazon Business

Las órdenes de compra abiertas son herramientas útiles para los equipos de adquisición que operan compras recurrentes. Al consolidar múltiples transacciones con un acuerdo, puedes reducir el trabajo administrativo, asegurar mejores precios y generar relaciones más sólidas con los proveedores.

El éxito con las órdenes de compra abiertas se condensa en evaluaciones minuciosas de las necesidades, selección reflexiva de proveedores y procesos de gestión sólidos. Cuando implementas correctamente las órdenes de compra abiertas, estas elevan la adquisición de una función centrada en la transacción a una función empresarial estratégica. Comienza con Amazon Business:

• Simplifica tu adquisición con una cuenta Amazon Business gratis para lograr controles e informes de adquisición avanzados.

• Crea grupos para organizar los ajustes de personal y compras en función de las necesidades de tu organización.

• Establece una orden de compra abierta para permitir que administradores de cuentas y grupos creen una orden de compra con un presupuesto para solicitantes a nivel grupal o de miembros.

• Descubre información accionable sobre la actividad de compras con los paneles de Analítica de Amazon Business y crea paneles personalizables con Visibilidad de gastos (una función de Business Prime).

• Simplifica la gestión de proveedores con integraciones con más de 300 productos en un solo lugar.

¿Estás listo para optimizar la estrategia de adquisición con órdenes de compra abiertas? Comunícate con nuestro equipo de ventas hoy mismo para conocer cómo podemos automatizar las tareas de compra y transformar las operaciones de adquisición.