Cómo esta empresa de bienes raíces simplificó las compras, optimizó los costos y mejoró la visibilidad de gastos

Aproximadamente hace un año, Mallory Hoffmeyer debió enfrentar una situación que muchos negocios en crecimiento pueden relacionar con falta de control, de visibilidad o de información sobre los gastos de la adquisición en una organización extensa.

Hoffmeyer es directora sénior de Adquisición en RangeWater Real Estate, una firma de bienes raíces completamente integrada fundada en 2006. La empresa se especializa en propiedades para varias familias y construidas para alquilar, y proporcionan servicios de desarrollo, administración de propiedades, adquisición y manejo de la inversión. RangeWater opera en las regiones de Sunbelt y Mountain West de EE. UU., con oficinas físicas en Atlanta y Dallas, y emplea aproximadamente a 1,500 miembros del equipo en 260 lugares.

Cada lugar necesita tener un suministro regular de artículos a mano, "Las propiedades de RangeWater requieren un reabastecimiento constante de artículos de oficina, eventos y marketing, y materiales de limpieza", dice Hoffmeyer. "Los gerentes de las propiedades hacían compras con cuentas Amazon Business individuales, lo que resultaba en casi $80,000 en gastos operativos en 12 meses".

Consolidación de la adquisición en un número cada vez mayor de lugares

Seguir de cerca todas estas compras se había vuelto muy difícil. Por eso, Hoffmeyer y el equipo de contabilidad corporativa de RangeWater se pusieron en marcha para buscar una solución. El junio pasado, Hoffmeyer comenzó a trabajar con el ejecutivo de cuentas de RangeWater en Amazon Business para implementar el Programa de Cuentas Asociadas (AAP) de Amazon Business.

El programa AAP le proporcionó a RangeWater una vista consolidada de actividades de adquisición de sus sitios, junto con un informe agregado para hacer un seguimiento del gasto por categoría y artículo. "Nos emocionaba la perspectiva de dejar de usar las cuentas personales para compras comerciales, obtener visibilidad de las ganancias a nivel corporativo y permitir que los sitios sean facturados por los pedidos de Amazon", explica Hoffmeyer.

"Dicha notable transición requirió una especial atención al detalle y Amazon Business le ofreció a RangeWater un respaldo excepcional", dice Hoffmeyer. "Nos explicaron el proceso con claridad y nos dieron mucha ayuda visual para que compartamos con nuestros equipos. Siempre estaban disponibles para escalar autorizaciones de facturas y hablaban por teléfono directamente con los gerentes del sitio para solucionar problemas específicos de la cuenta. Completamos la incorporación en apenas 90 días que era lo que estaba programado para lo que considerábamos un lanzamiento exitoso".

Beneficios que siguen mejorando

La relación expandida de compra inteligente para negocios  entre RangeWater y Amazon Business ha ofrecido mejoras significativas en la eficiencia de la adquisición de las siguientes maneras:

Visibilidad mejorada: RangeWater obtuvo una visión clara de los patrones de gastos de sus comunidades, lo que permitió la toma de decisiones de adquisición impulsadas por datos mediante el uso de Analítica de Amazon Business. Una vez completada la incorporación, Hoffmeyer dice que el principal uso que hizo RangeWater de los informes de AAP ha sido rastrear y reducir la morosidad en sus diferentes sitios. "Poder ver qué sitios necesitan ayuda adicional para mantener sus cuentas por pagar al día es un enorme beneficio", dice. "Ha reducido la carga de trabajo de nuestro equipo de contabilidad corporativa y nos permitió centrarnos en el procesamiento de facturación según fuera necesario".

Optimización de costos: el acceso a precios exclusivos para negocios y pedidos al por mayor ha ayudado a ofrecer precios competitivos y constantes en un rango de productos, mientras que los descuentos en membresías Business Prime redujeron aún más los costos. "Si bien no pasamos tiempo suficiente en el programa como para calcular los ahorros generales en los pedidos, es justo decir que estamos viendo un importante ahorro en los costos de las suscripciones de Prime debido al descuento del 50 % en la tarifa que nos hicieron a través del Programa de Cuentas Asociadas", dice Hoffmeyer.

Compras simplificadas: como miembro de AAP, cada propiedad de RangeWater obtiene acceso a una línea de crédito exclusiva y a términos de facturación personalizables. Este enfoque simplificado elimina la necesidad de transacciones con tarjeta de crédito, lo que mejora la practicidad a la vez que reduce las cargas administrativas.

Con miras al futuro, el ejecutivo de cuentas Amazon Business de RangeWater junto con el gerente de adopción de categorías planean realizar mesas redondas estratégicas con los 10 sitios de RangeWater que más gastan para reunir información e impulsar una adopción aún mayor en toda la cartera a la vez que apoyan iniciativas de adquisición de RangeWater específicas.

"[AAP] es ideal para supervisar y simplificar los pedidos de una cartera diversa de sitios", dice Hoffmeyer. "Nos emociona seguir cultivando la relación".

Publicado originalmente en Entrepreneur