Cómo las pequeñas y medianas empresas pueden aprovechar la tecnología para agilizar sus operaciones.

Cada miembro de una pequeña o mediana empresa (PYME) desempeña un papel fundamental en su éxito, por lo que es esencial encontrar formas de mejorar continuamente las operaciones. Los empleados de las pequeñas y medianas empresas colaboran estrechamente con los equipos de adquisiciones, que suelen ser reducidos o, en algunos casos, inexistentes. Por eso, es fundamental que cuenten con herramientas sólidas para gestionar sus operaciones, desarrollar nuevas habilidades y aprovechar los avances tecnológicos que impulsen la productividad y el crecimiento. Con las herramientas adecuadas para agilizar las adquisiciones, las empresas pueden optimizar sus operaciones, reducir la carga administrativa y liberar al personal para que se enfoque en tareas estratégicas.

Los desafíos a los que se enfrentan las pequeñas y medianas empresas

Las pequeñas y medianas empresas se enfrentan a una variedad de desafíos únicos, que incluyen la inflación, el acceso limitado a créditos y el reciente aumento en los costos. Además, enfrentan una grave escasez de talento y habilidades en medio de estos problemas económicos.

Esta escasez representa un reto para los equipos de adquisiciones, que a menudo no cuentan con el personal necesario o incluso pasan desapercibidos.  Según "The CPO Agenda, 2024", de The Hackett Group, la falta de talento, sumada al aumento de la carga de trabajo en adquisiciones, obliga a los equipos existentes en pequeñas y medianas empresas a hacer más con menos recursos. Afortunadamente, la tecnología ofrece un valioso alivio al simplificar la carga de trabajo de los equipos de adquisiciones. La inversión en herramientas y sistemas adecuados es fundamental para que los equipos de adquisiciones cierren la brecha de talento y comiencen a tomar decisiones de Smart Business Buying.

En una reciente encuesta que llevó a cabo Gartner, Inc., se descubrió una verdad sorprendente: solo el 14 % de los líderes de adquisiciones confía en su equipo actual de talento, lo que resalta un cambio hacia la necesidad de contar con mayores habilidades en negocios, tecnología o análisis de datos, más que con la experiencia tradicional en adquisiciones. El 46 % considera que su talento actual debe fortalecerse, mientras que muchos líderes expresan preocupación por la preparación futura y se preguntan si sus equipos están realmente listos para afrontar lo que viene. Esto representa un claro llamado a la acción para que las pequeñas y medianas empresas adopten nuevas tecnologías e innovación, con el objetivo de fortalecer las habilidades de su fuerza laboral y asegurar que esté preparada para enfrentar las complejidades del futuro.

Cómo las pequeñas y medianas empresas pueden aprovechar la tecnología para alcanzar el éxito

Para las pequeñas empresas, cada momento cuenta, lo que exige mantener la máxima eficiencia posible dentro de limitaciones estrictas. Sin embargo, gracias a la tecnología, las pequeñas empresas pueden tomar el control, reducir significativamente su carga de trabajo y, en última instancia, permitir que sus empleados se enfoquen en las decisiones estratégicas y, sobre todo, en los clientes.

Amazon Business ofrece una variedad de soluciones de adquisiciones que permiten a empresas de cualquier tamaño automatizar tareas repetitivas, lo que ayuda a las pequeñas y medianas empresas a hacer más con menos recursos y a concentrarse en la gestión de sus operaciones. Una forma de simplificación es la capacidad de consolidar la búsqueda de proveedores en un sistema de adquisiciones electrónicas, lo que permite a las pequeñas y medianas empresas agilizar el proceso, al encontrar productos de distintos proveedores en un solo lugar. Esto elimina la tarea ardua de ingresar al sitio web de cada proveedor por separado. Reducir la cantidad de clics y pasos necesarios para comprar no solo ahorra tiempo y dinero a las pequeñas y medianas empresas, sino que también garantiza que todas las compras se realicen a través del sistema de adquisiciones preferido. Por ejemplo, una empresa puede utilizar la función de búsqueda integrada para encontrar y solicitar todos los productos de oficina necesarios en un solo lugar, en lugar de comprar directamente a cada proveedor o fabricante por separado. Asimismo, esta tienda integral reduce el tiempo dedicado a ordenar manualmente las facturas, ya que Amazon Business utiliza facturas digitales, lo que facilita la gestión de pagos y la conciliación. 

Las pequeñas y medianas empresas pueden acceder a herramientas que les permiten crear y gestionar listas de productos frecuentes en Amazon Business. Con las listas empresariales, al igual que con las listas de compras estándar, las pequeñas y medianas empresas pueden guardar productos y volver a pedirlos de forma rápida y eficiente. La comodidad de esta herramienta ayuda a que las pequeñas y medianas empresas mantengan la organización y el nivel de abastecimiento de los suministros esenciales que adquieren con frecuencia. Por ejemplo, el gerente de un restaurante puede crear una lista empresarial con todos los suministros de limpieza que se usan a diario. Cuando estos productos comienzan a agotarse, el gerente puede realizar un nuevo pedido rápidamente, con todos los artículos necesarios, en solo unos clics, lo que simplifica y agiliza el proceso.

Pequeñas y medianas empresas: búsqueda de la eficiencia operacional

Mientras enfrentan el desafío de encontrar talento de alto nivel, las pequeñas y medianas empresas recurren a sus socios de adquisiciones, como Amazon Business, en busca de herramientas y soluciones que les ayuden a cerrar las brechas en sus equipos. Jukin Media, una empresa de medios digitales especializada en la licencia de videos virales, enfrentó desafíos para gestionar su rápido crecimiento y sus necesidades de adquisiciones. Al principio, lidiaban con procesos de compra caóticos y dependían de una única cuenta compartida de Amazon, lo que dificultaba y demoraba el seguimiento y el reembolso de los gastos.

Mediante la adopción de Amazon Business y Business Prime (una característica paga), Jukin Media optimizó su proceso de adquisiciónes y logró una mayor eficiencia y transparencia. Con esta solución, cuenta con predicciones de entrega, seguimiento de pedidos y una alta visibilidad a nivel organizacional. Con esta solución, cuenta con predicciones de entrega, seguimiento de pedidos y una alta visibilidad a nivel organizacional.

Los resultados incluyeron mejoras en la velocidad de las compras, la minimización de riesgos y la simplificación de procesos, así como beneficios adicionales como los envíos gratuitos en dos días, que refuerzan su eficiencia operativa. En general, Amazon Business ayudó a Jukin Media a superar sus desafíos de adquisiciones, al permitirle centrarse en sus operaciones de forma integral y a que los empleados pudieran enfocarse en sus tareas principales. 

Para las pequeñas y medianas empresas que buscan mejorar sus procesos de adquisiciones, Amazon Business puede ofrecer las mismas herramientas y soluciones que utilizan las grandes empresas, y brindarles un control total sobre sus operaciones. Soluciones como la búsqueda integrada, el ahorro de tiempo y clics, y los métodos Punchout y Punch-in garantizan que las empresas mantengan el control de sus gastos, mientras disfrutan de una experiencia de compra sin complicaciones. Ahora, las pequeñas y medianas empresas tienen la posibilidad de ser competitivas, operar con eficiencia y mantener una buena salud financiera en un mercado en constante evolución.

Publicado originalmente en Procurement Magazine.