Cómo las pequeñas y medianas empresas pueden aprovechar la tecnología para agilizar sus operaciones

En las pequeñas y medianas empresas (PYME), cada miembro desempeña un papel fundamental en su éxito, por lo que resulta esencial encontrar formas de mejorar continuamente las operaciones. En las pequeñas y medianas empresas, los empleados colaboran estrechamente con los equipos de adquisiciones, que suelen ser reducidos o incluso inexistentes. Por ello, es fundamental que dispongan de herramientas sólidas para gestionar sus operaciones, desarrollar nuevas habilidades y aprovechar los avances tecnológicos que impulsen la productividad y el crecimiento. Con las herramientas adecuadas para agilizar las adquisiciones, las empresas pueden optimizar sus operaciones, reducir la carga administrativa y liberar al personal para enfocarse en tareas estratégicas.
 

Los desafíos a los que se enfrentan las pequeñas y medianas empresas

Las pequeñas y medianas empresas enfrentan una serie de desafíos únicos, entre ellos la inflación, el acceso limitado al crédito y el reciente aumento de los costos. Además, enfrentan una marcada escasez de talento y habilidades en medio de estos desafíos económicos.
 

Esta escasez supone un reto para los equipos de adquisiciones, que a menudo carecen del personal necesario o incluso pasan desapercibidos.  Según "The CPO Agenda, 2024", de The Hackett Group, la falta de talento, junto con el aumento de la carga de trabajo en adquisiciones, obliga a los equipos de las pequeñas y medianas empresas a hacer más con menos recursos. Afortunadamente, la tecnología brinda un valioso apoyo al simplificar la carga de trabajo de los equipos de adquisiciones. La inversión en herramientas y sistemas adecuados es fundamental para que los equipos de adquisiciones cierren la brecha de talento y comiencen a tomar decisiones de compra más inteligentes para las empresas.
 

En una reciente encuesta que llevó a cabo Gartner, Inc., se descubrió una verdad sorprendente: solo el 14 % de los líderes de adquisiciones confía en su equipo de talento actual, lo que evidencia un cambio hacia la necesidad de contar con mayores competencias en negocios, tecnología o análisis de datos, más que con la experiencia tradicional en adquisiciones. El 46 % considera que su talento debe fortalecerse, mientras que muchos líderes expresan preocupación por la preparación futura y se preguntan si sus equipos están realmente listos para lo que viene. Esto representa un claro llamado a la acción para que las pequeñas y medianas empresas adopten nuevas tecnologías e innoven, con el fin de fortalecer las competencias de su fuerza laboral y asegurar que esté preparada para enfrentar las complejidades del futuro.
 

Cómo las pequeñas y medianas empresas pueden aprovechar la tecnología para alcanzar el éxito

Para las pequeñas empresas, cada momento cuenta, lo que exige mantener la mayor eficiencia posible dentro de limitaciones estrictas. Sin embargo, gracias a la tecnología, las pequeñas empresas pueden tomar el control, reducir de forma significativa su carga de trabajo y, en última instancia, permitir que sus empleados se concentren en las decisiones estratégicas y, sobre todo, en los clientes.
 

Amazon Business ofrece una variedad de soluciones de adquisiciones que permiten a empresas de cualquier tamaño automatizar tareas repetitivas, lo que ayuda a las pequeñas y medianas empresas a hacer más con menos recursos y a concentrarse en la gestión de sus operaciones. Una forma de simplificación es consolidar la búsqueda de proveedores en un sistema de adquisiciones electrónicas, lo que permite a las pequeñas y medianas empresas agilizar el proceso al encontrar productos de distintos proveedores en un solo lugar. Esto elimina la ardua tarea de ingresar al sitio web de cada proveedor por separado. Reducir la cantidad de clics y pasos necesarios para comprar no solo ahorra tiempo y dinero a las pequeñas y medianas empresas, sino que también garantiza que todas las compras se realicen a través del sistema de adquisiciones preferido. Por ejemplo, una empresa puede usar la función de búsqueda integrada para localizar y solicitar todos los productos de oficina necesarios en un solo lugar, en lugar de comprar directamente a cada proveedor o fabricante por separado. Asimismo, esta tienda integral reduce el tiempo dedicado a ordenar manualmente las facturas, ya que Amazon Business utiliza facturas digitales, lo que facilita la gestión de pagos y la conciliación. 
 

Las pequeñas y medianas empresas pueden acceder a herramientas que les permiten crear y gestionar listas de productos de compra frecuente en Amazon Business. Con las listas empresariales, al igual que con las listas de compras estándar, las pequeñas y medianas empresas pueden guardar productos y volver a pedirlos de manera rápida y eficiente. La comodidad de esta herramienta permite que las pequeñas y medianas empresas mantengan la organización y el nivel de abastecimiento de los suministros esenciales que adquieren con frecuencia. Por ejemplo, el gerente de un restaurante puede crear una lista empresarial con todos los productos de limpieza que se usan a diario. Cuando estos productos comienzan a agotarse, el gerente puede realizar un nuevo pedido de todos los artículos necesarios en solo unos clics, lo que simplifica y agiliza el proceso.
 

PYMES : búsqueda de la eficiencia operacional

Mientras enfrentan el desafío de encontrar talento de alto nivel, las pequeñas y medianas empresas recurren a sus socios de adquisiciones, como Amazon Business, para acceder a herramientas y soluciones que les ayuden a cerrar las brechas en sus equipos. Jukin Media, una empresa de medios digitales especializada en licencia de videos virales, enfrentó desafíos para gestionar su rápido crecimiento y sus necesidades de adquisiciones. Al principio, lidiaban con procesos de compra caóticos y dependían de una única cuenta compartida de Amazon, lo que dificultaba y retrasaba el seguimiento y el reembolso de los gastos.
 

Mediante la adopción de Amazon Business y Business Prime (una característica paga), Jukin Media optimizó su proceso de adquisiciones y logró una mayor eficiencia y transparencia. Esta solución les permite contar con entregas predecibles, pedidos rastreables y una amplia visibilidad a nivel organizacional. Esto les permitió adquirir rápida y confiablemente los equipos y suministros necesarios, lo que respalda su rápido crecimiento.
 

Los resultados incluyeron mejoras en la rapidez de las compras, reducción de riesgos y simplificación de procesos, además de beneficios adicionales como envíos gratuitos en dos días, que refuerzan su eficiencia operativa. En general, Amazon Business ayudó a Jukin Media a superar sus desafíos de adquisiciones y le permitió centrarse en escalar sus operaciones, mientras los empleados podían enfocarse en sus tareas principales 
 

Para las pequeñas y medianas empresas que buscan mejorar sus procesos de adquisiciones, Amazon Business ofrece las mismas herramientas y soluciones que utilizan las grandes compañías y les brinda un control total sobre el proceso. Soluciones como la búsqueda integrada, el ahorro de tiempo y clics, y los métodos Punchout y Punch-in garantizan que las empresas conserven el control de sus gastos, mientras disfrutan de una experiencia de compra sin complicaciones. Ahora, las pequeñas y medianas empresas pueden ser competitivas, operar con eficiencia y mantener una buena salud financiera en un mercado en constante evolución.
 

Publicado originalmente en Procurement Magazine.