Cómo los líderes de adquisición pueden escalar la colaboración con proveedores de manera efectiva

Los líderes de adquisición conocen la presión de tener que reducir costos, mantener cadenas de suministro estables y cumplir objetivos de compras responsables, todo al mismo tiempo. Estos desafíos no han cambiado, pero lo que sí es diferente es la manera de alcanzar los objetivos. Las organizaciones que los consiguen no solo están negociando más. Por el contrario, están mejorando sus lazos de colaboración.

La colaboración con proveedores surgió como una forma práctica de eliminar deficiencias, fortalecer la resiliencia y desbloquear la innovación. Contribuir a ello con datos, indicadores clave de rendimiento (KPI) y herramientas escalables, los equipos pueden colaborar para convertir la adquisición en un generador de valor empresarial mensurable.

¿Qué es la colaboración con proveedores?

En esencia, la colaboración con proveedores, también llamada colaboración de la cadena de suministro, es la práctica ordenada de alinear equipos de adquisición y proveedores en torno a objetivos compartidos, datos y responsabilidades. En vez de operar mediante transacciones aisladas, los equipos pueden aplicar los siguientes métodos para mejorar las colaboraciones:

• Intercambio de datos: Brinda acceso transparente a patrones de gasto, métricas de rendimiento y requisitos de cumplimiento.
• Generación mutua de valor: Crea acuerdos que compensen ahorros de costos con innovación y sostenibilidad.
• Planificación conjunta: Establece KPI claros, ciclos de revisión y vías de escalado.
   

Para los equipos de adquisición, la colaboración no implica solo promover relaciones con proveedores. También implica desarrollar procesos repetibles que mejoren la eficiencia, minimicen el riesgo y contribuyan a objetivos de compras responsables.

Por qué es importante colaborar con proveedores

Antes, la adquisición tradicional se centraba solo en el costo y el despacho. En cambio, hoy los líderes consideran la colaboración una forma de desarrollar resiliencia, mantener la continuidad de suministros y acelerar la innovación. Mira algunos ejemplos de cómo funciona en distintos sectores:

• Las organizaciones de atención médica se someten a estrictos marcos de cumplimiento. Pero la colaboración garantiza que los proveedores puedan cumplir estándares de entrega sin afectar la atención de pacientes.
• Los fabricantes dependen de una respuesta ágil para minimizar el tiempo de inactividad. Pero, gracias a la colaboración con proveedores, obtener productos para mantenimiento, reparación y operaciones (MRO) se vuelve una tarea más predecible con menos interrupciones.
   

Al dejar la administración transaccional para adoptar una administración de proveedores estratégica, las organizaciones no solo son más eficientes, sino también posicionan la adquisición como un socio de negocio fiable en toda la empresa. En esta instancia, la colaboración con proveedores desbloquea 7 áreas de valor mensurables, a saber:

1. Generación de ahorro de costos mensurables

La colaboración reduce los costos de adquisición totales al consolidar proveedores, disminuir el gasto no contratado y optimizar el gasto marginal. Con los procesos mejorados en conjunto, también se obtienen ahorros aparte de las negociaciones de precios. 

Al intercambiar previsiones de la demanda y unificar cronogramas de producción, las organizaciones y los proveedores pueden eliminar deficiencias ocultas y desbloquear ahorros que abarcan toda la cadena de suministro.

2. Desarrollo de resiliencia y continuidad de suministros

Las relaciones de colaboración ofrecen visibilidad compartida de la cadena de suministro en cuanto a demanda, niveles de inventario y logística. Gracias a la transparencia, los proveedores pueden anticipar interrupciones en la cadena de suministro, como cambios repentinos en el abastecimiento internacional o demoras del transporte, y actuar antes de que la situación escale. 

Para los líderes de adquisición, esto implica menos desabastecimiento, ciclos de reabastecimiento ordenados y la capacidad de mantener la continuidad, incluso en mercados volátiles. A largo plazo, la continuidad y la resiliencia derivadas de una colaboración con proveedores efectiva también aumentan la satisfacción del cliente.

3. Mayor innovación y comercialización

Los proveedores aportan conocimiento especializado que puede acortar los ciclos de desarrollo. Cuando les proporcionas información oportuna, los socios de la cadena de suministro pueden ayudarte a desarrollar el producto, incorporar nuevos materiales para mejorar la calidad del producto y agilizar la comercialización.

Con esta comunicación abierta, las organizaciones se mantienen competitivas en mercados cambiantes y la adquisición no solo cuida el costo, sino también crea estrategias de crecimiento comercial.

4. Consecución de objetivos de compras responsables y de cumplimiento

La colaboración con proveedores facilita la alineación con mandatos de compras socialmente responsables (SRP), como aquellos sobre diversidad de proveedores y sostenibilidad. Esto reviste suma importancia, ya que las organizaciones se someten a cada vez más evaluaciones normativas y deben rendir cuentas sobre prácticas de abastecimiento.

Amazon Business aporta a esta tarea ofreciendo filtros de proveedores (como local con certificación, sostenible con certificación y Climate Pledge Friendly), por lo que es más fácil identificar proveedores que cumplan estándares de la organización.

5. Mayor calidad y uniformidad

La colaboración estrecha genera flujos de valoración continuos. Así se reduce el índice de defectos, se mejora el tiempo de entrega y se aumenta la fiabilidad en general, lo que es fundamental en industrias esenciales como la aeroespacial y la atención médica.

En la práctica, esto se traduce en interrupciones menos costosas, mejor rendimiento en la valoración de proveedores y mayor confianza de las partes interesadas.

6. Consecución de objetivos de sostenibilidad y de alcance 3

Las emisiones de alcance 3, o aquellas que provienen de las operaciones, el transporte y el ciclo de vida del producto de un proveedor, suelen ser las más difíciles de medir y controlar para una empresa. La colaboración con proveedores remedia esta debilidad generando un transparencia compartida de datos que ayuda a las organizaciones a alinearse en cuanto a descarbonización y a realizar prácticas conjuntas de informes. 

En vez de dejar caer toda la responsabilidad en otras áreas, los líderes de adquisición pueden trabajar en conjunto con los proveedores para desarrollar soluciones que reduzcan las emisiones, mantengan el cumplimiento y desbloqueen la eficiencia que impulse la innovación.

7. Mejora del rendimiento operativo y financiero

La colaboración da resultados financieros. De hecho, en una investigación a cargo de EY, se demostró que la colaboración con proveedores puede reducir el capital de trabajo entre un 10 % y un 50 % y aumentar la ganancia en un 27 %. 

En resumen, las ventajas van más allá de la adquisición y mejoran el rendimiento operativo en general. Los líderes de adquisición pueden usar estos beneficios para demostrar valor mensurable frente a partes interesadas financieras y posicionar la adquisición como un catalizador de crecimiento empresarial.

Cómo implementar la colaboración con proveedores

Teniendo en cuenta los beneficios de la colaboración con proveedores, la siguiente cuestión es cómo ponerla en práctica. No basta con considerar la colaboración una filosofía; también hay integrarla en los procesos, la gobernanza y la toma de decisiones cotidiana. 

En este punto, resulta importante adoptar un enfoque estructurado. Para este propósito, los ejecutivos de cuentas Amazon Business cooperan con los equipos de adquisición para que las palabras se vuelvan acciones, analizar el gasto e incorporar la colaboración en procesos, métricas de rendimiento y la cultura de la organización. 

En los siguientes pasos, se describe cómo entablar y escalar una colaboración con proveedores de forma ordenada y mensurable:

Paso 1: Obtener patrocinio de miembros ejecutivos

La colaboración con proveedores empieza con el alineamiento de líderes. Sin el apoyo de miembros ejecutivos, la colaboración corre riesgo de convertirse en un movimiento táctico, en vez de un motor estratégico. 

Los ejecutivos de cuentas Amazon Business ayudan a los líderes de adquisición a desarrollar casos de negocio a partir de datos que se hagan eco entre directores de finanzas y operaciones y otras partes interesadas. Al basar las propuestas en la visibilidad de gastos, resultados de cumplimiento y posibles ahorros, los equipos de adquisición pueden asegurarse el patrocinio de miembros ejecutivos que necesitan para integrar la colaboración en toda la empresa.

Paso 2: Definir métricas de gobernanza y rendimiento

Una colaboración efectiva también depende de una gobernanza transparente. A estos efectos, los ejecutivos de cuentas Amazon Business hacen un análisis preliminar de la idoneidad de los proveedores y la visibilidad de las adquisiciones para identificar fortalezas y debilidades. A partir de allí, te ayudarán a establecer reglas de participación, como las siguientes:

• Criterios de inclusión de proveedores: Qué proveedores se consideran estratégicos y por qué
• Los KPI a monitorear: Ahorro de costos, cumplimiento con políticas, fiabilidad de entrega y compras responsables
• Cadencia de revisiones: Frecuencia de las revisiones de proveedores, procesos de escalado y medidas correctivas
   

Con esta claridad desde el inicio, la colaboración con proveedores se convierte en un programa medible, en vez de un objetivo aspiracional. Además, herramientas como Guided Buying (una característica de Business Prime) y paneles de analítica te ayudan a aplicar las políticas y monitorear el rendimiento a escala.

Paso 3: Prueba con un alcance controlado

Hacer una prueba piloto con un pequeño grupo de proveedores estratégicos permite a los equipos de adquisición evaluar los marcos de colaboración antes de escalar. Muchas organizaciones empiezan con categorías de gasto marginal como suministros de limpieza o abastecimiento de productos de mantenimiento, reparaciones y operaciones, donde suele haber deficiencias pero el riesgo es bajo.

El ejecutivo de cuenta analizará la visibilidad de gastos (una característica de Business Prime) para descubrir deficiencias y oportunidades de consolidación. A partir de allí, te enviarán recomendaciones adaptadas a tu organización. Puedes usar otras herramientas, como Analítica de Amazon Business, catálogos personalizados y procesos de autorización, para probar la colaboración con proveedores de modo que se muestren el valor medible y el impulso de la organización.

Paso 4: Expansión hacia redes de múltiples niveles

Luego de la prueba piloto, el siguiente paso es escalar la colaboración de proveedores hacia redes de múltiples niveles. El ejecutivo de cuenta te orientará en este proceso con varias actividades, a saber:
 

• Ampliación de prácticas colaborativas hacia proveedores de segundo y primer nivel
• Presentación de certificaciones de proveedores en cuentas multiusuario para mantener el cumplimiento
• Implementación de filtros de proveedores (locales con certificación, sostenibles con certificación y Climate Pledge Friendly) para contribuir a las estrategias de compras responsables
   

De ese modo, se garantiza que la colaboración con proveedores aumente el cumplimiento, promueva la sostenibilidad y otorgue visibilidad de las adquisiciones en toda la empresa.

Cómo Amazon Business ayuda a optimizar el gasto de proveedores

Amazon Business permite la colaboración con proveedores combinando servicios exclusivos con herramientas que ayudan a los equipos de adquisición a reflejar la estrategia en resultados medibles. Gracias a esta combinación, tu negocio puede hacer lo siguiente:

Convertir el análisis de gasto en acción

Los ejecutivos de cuentas no solo dan a conocer las deficiencias, sino también transforman los hallazgos en planes de acción prioritarios. Estos implican consolidar proveedores, volver a negociar contratos o convertir el gasto marginal repartido en categorías administradas.

Agudizar la visibilidad con analíticas y procesos

Los equipos de adquisición pueden poner en prácticas las recomendaciones usando analíticas, Guided Buying (una característica de Business Prime) y procesos de autorización. Estas herramientas mantienen el cumplimiento de políticas y brindan visibilidad de los departamentos, centros de costos y categorías de proveedores.

Reducir las pérdidas en gasto marginal

El ejecutivo de cuenta guiará a tus equipos de adquisición al centralizar el gasto marginal en categorías como suministros de limpieza, artículos de mantenimiento, reparaciones y operaciones o productos para salas de descanso. De ese modo, se reducen las compras no autorizadas, se refuerza el monitoreo y tu equipo tiene más tiempo para tareas de más impacto.

Escalar estrategias de compras responsables

Nuestros filtros de proveedores ayudan a las organizaciones a alinearse con objetivos SRP a escala. El ejecutivo de cuenta te ayudará a configurar las herramientas para que puedas mantener el cumplimiento y generar informes sin más complicaciones.

Optimizar mediante integraciones

Amazon Business se integra con más de 300 sistemas de adquisición y de gestión de gastos. El ejecutivo de cuenta puede recomendarte qué integraciones aportan más valor según el tamaño, el sector y las necesidades de cumplimiento de tu empresa. De ese modo, se asegura que la colaboración no se estanque en la selección de proveedores y, por el contrario, se extienda a otros sistemas.

Típicos desafíos de la colaboración de proveedores

La colaboración no sucede porque sí; es el resultado de una planificación atenta, responsabilidades compartidas y la infraestructura adecuada. Como resultado, una colaboración exitosa con proveedores depende de que se superen tanto las barreras relacionadas con lo humano, no solo con los sistemas y las herramientas. 

A continuación, se mencionan los desafíos más apremiantes y cómo Amazon Business puede ayudar a subsanar las carencias:

Resistencia al cambio por parte de la organización

Si no se cuenta con el apoyo de miembros ejecutivos ni un alineamiento de las distintas áreas, las iniciativas se estancarán. 

La forma más efectivo de superar este problema es crear un caso de negocio en donde se detallen las ventajas cuantificadas, como ahorros de costos o menos riesgos, para lograr la adopción por parte los líderes. El ejecutivo de tu cuenta Amazon Business puede brindarte casos sobre ROI convincentes y ayudarte a formar una alianza. También trabajará contigo para empezar un breve programa piloto para demostrar beneficios inmediatos y, así, conseguir adhesión para escalar las iniciativas.

Del mismo modo, al asignar promotores del cambio en los departamentos, podrás normalizar nuevas formas de trabajar y mantener el impulso.

Silos, calidad y fragmentación de datos

Para una colaboración real, se necesitan datos reales. No obstante, muchos equipos de adquisición se complican con sistemas fragmentados, formatos obsoletos y diversas prácticas de transferencia que limitan la visibilidad de proveedores y partes interesadas. Por más que haya datos, suelen estar incompletos o llegar con demora, lo que dificulta tomar decisiones informadas oportunamente.

Para ayudar a encarar estos retos, Amazon Business proporciona analíticas, integraciones y API de informes, que consolidan las actividades de compras en una sola fuente de veracidad. Con un flujo de datos uniforme y fiable, podrás seguir el rendimiento de los proveedores, monitorear el cumplimiento y encontrar oportunidades de ahorros y compras responsables.

Inconsistencias de objetivos y conflictos de prioridades

Cuando los proveedores y compradores buscan distintos objetivos (ya sea costos, calidad o innovación), los proyectos suelen zozobrar. De hecho, según un informe de Retail Dive, el 73 % de las organizaciones tienen problemas con prioridades incompatibles, lo que pone de manifiesto esta dificultad generalizada. 

La forma más efectiva de superar el problema es buscando un alineamiento de antemano. Si se fijan objetivos regulados, se intercambian planillas de valoración y se establecen KPI transparentes, ambas partes cumplen sus responsabilidades y trabajan en pos del mismo resultado.

Interrupciones en la comunicación

La colaboración con proveedores depende de un diálogo frecuente y transparente. Pero a veces se generan malentendidos y cuellos de botella debido a protocolos deficientes de comunicación, barreras lingüísticas o culturales y plataformas separadas.

Para sortear el problema, las organizaciones deben definir cierto ritmo de comunicación, como controles semanales o evaluaciones trimestrales. También debes usar plataformas de colaboración compartida para el intercambio de documentos y datos y acordar de antemano la terminología frecuente y los formatos de informes. Con estas prácticas, todas las partes están en la misma página y hay menos riesgo de malentendidos.

Confianza de proveedores y reticencia a brindar información

Con desconfianza en temas como el abuso de IP o maniobras de presión, es posible que los proveedores retengan información valiosa. Por ese motivo, las organizaciones deben redactar con claridad acuerdos de confidencialidad y de protección de IP. También pueden usar talleres grupales y planillas de valoración para asentar responsabilidades compartidas. 

Para fortalecer la confianza, los compradores deben acceder a repartirse de forma equitativa los riesgos y las recompensas. De ese modo, los proveedores verán la colaboración como un beneficio mutuo, en vez de individual.

Capacidad de los proveedores y falta de idoneidad

No todos los proveedores están aptos para participar en colaboraciones reguladas. Es posible que tengan carencias de habilidades, sistemas o ancho de banda; sobre todo los proveedores internacionales o de menor envergadura. 

Para ayudar a los proveedores a adoptar nuevos procesos, los compradores pueden ofrecer recursos de capacitación o inducción. También pueden clasificar proveedores según el nivel de idoneidad y adaptar estrategias de participación en consecuencia. 

En resumen, incentivar mejoras progresivas, en vez de imponer requerimientos exigentes de entrada, crea un entorno más inclusivo para la colaboración y reduce el esfuerzo que recae en proveedores menos experimentados.

Complejo normativo y de cumplimiento

Estar al día con normativas locales, mandatos de sostenibilidad y requisitos contractuales puede saturar a compradores y proveedores por igual. Muchas organizaciones tampoco cuentan con el conocimiento técnico e interno para monitorear cambios o capacitar a los equipos en el avance de normas, lo que aumenta las probabilidades de fallar en el cumplimiento. 

El ejecutivo de cuenta te ayudará solucionar esta carencia al integrar filtros de proveedores y generar conciencia sobre el cumplimiento en los procesos de adquisición.

Falta de coordinación y gobernanza

Muchas organizaciones no tienen una estructura formal de gobernanza para la colaboración con proveedores, por lo que se generan roles confusos, se toman decisiones lentas y hay responsabilidades acotadas.

Para resolver el problema, puedes crear comisiones de gobierno conjunto con derechos definidos para tomar decisiones y paneles comunes que muestren un rendimiento transparente a todas las partes interesadas. Alinear los incentivos unificando los resultados de colaboraciones con KPI de compradores y proveedores garantiza el cumplimiento de responsabilidades y mantiene con el tiempo el compromiso de ambas partes.

Cambios normativos previsibles

Anticiparse a los cambios normativos es un desafío constante para los líderes de adquisición. Para evitar interrupciones y cuidar la confianza de las partes interesadas, las organizaciones pueden crear sistemas con recordatorios, seguir las tendencias en normativas, trabajar con los proveedores en planes preparativos e incorporar requisitos de cumplimiento directamente en los contratos. 

La colaboración con proveedores permiten aplicar este enfoque proactivo al garantizar que tanto los compradores como los proveedores se adapten a los cambios de normas.

KPI esenciales para la colaboración con proveedores

Para valorar la colaboración con proveedores, se requieren KPI que apunten al rendimiento operativo y al impacto estratégico. Los líderes de adquisición pueden evaluar la efectividad de sus empresas en este aspecto teniendo en cuenta 5 dimensiones, a saber:
 

1. KPI de eficiencia operativa y procesos

• Demora del ciclo de órdenes de compra y velocidad de la adquisición hasta el pago: Los ciclos más cortos indican una colaboración ordenada entre equipos de adquisición y proveedores. Por otro lado, las demoras prolongadas suelen indicar cuellos de botella manuales.
• Precisión de facturas y órdenes de compra: Un alto nivel de precisión es indicador de una integración de datos potente y procesos uniformes en los sistemas de compradores y proveedores.

2. KPI de control de gastos

• Gastos bajo administración: Dirigir un mayor volumen de gastos por canales autorizados demuestra una gobernanza más estricta y alineamiento con proveedores.
• Gastos no convencionales: Seguir las compras efectuadas con proveedores no contratados deja al descubierto las áreas donde hay que reforzar la colaboración o el cumplimiento.
   

3. KPI de fiabilidad y calidad de proveedores

• Entregas completas y a tiempo: La combinación de puntualidad y disponibilidad es señal de continuidad de suministros.
• Plazos de ejecución: Los plazos de ejecución más breves indican agilidad y disminuyen riesgos de inventario.
• Tasas de defectuosidad y rechazo: Tener tasas inferiores da cuenta de estándares definidos de calidad y flujos de valoración efectivos.
• Capacidad de respuesta de proveedores: Dar respuestas rápidas y coherentes a solicitudes de cotización o de escalado demuestra comunicación y colaboración efectivas.
   

4. KPI de participación estratégica e innovación

• Valoración de colaboración y aporte a la innovación: Esta métrica valora la frecuencia con la que los proveedores participan en proyectos de desarrollo o mejoras de procesos. Una mayor participación indica asociaciones más estables que generan una ventaja competitiva.
   

5. KPI de sostenibilidad y cumplimiento

• Huella de carbono y emisiones de alcance 3: Monitorear las emisiones en las redes de proveedores sirve para identificar oportunidades cooperativas de descarbonización.
• Proporción de gasto local frente al gasto externo: Dirigir el gasto hacia proveedores locales con certificación desarrolla resiliencia y contribuye a objetivos SRP.
• Cumplimiento de abastecimiento ético: Auditar a los proveedores en materia de estándares laborales y sostenibles minimiza el riesgo de dañar la marca o incumplir normativas.
   

Prácticas recomendadas para implementar KPI de colaboración con proveedores

Reunir datos de analítica de adquisiciones solo es útil si la información obtenida genera una mejora concreta. Los líderes de adquisición pueden establecer KPI más trascendentales siguiendo las siguientes prácticas recomendadas:

• Diseñar una planilla de valoración equilibrada: Combina KPI en materia de finanzas, operaciones, calidad, estrategias y sostenibilidad en un panel con 10 a 15 métricas. De ese modo, se evita poner demasiado énfasis en el costo y se tiene una visión holística del rendimiento de los proveedores.
• Fijar referencias y metas: Usa rendimientos históricos y estándares del sector como puntos de referencia para cada KPI. Esto permite a las organizaciones medir el progreso a lo largo del tiempo e identificar las áreas que necesitan atención inmediata.
• Revisar y ajustar con frecuencia: Agenda revisiones trimestrales para examinar qué KPI son más relevantes frente a los cambios de prioridades. Luego, ajusta o reemplaza las métricas para que reflejen los objetivos de la organización, los cambios normativos o la idoneidad de los proveedores.
   

Al incluir estas prácticas en tu proceso de adquisición, tendrás la seguridad de que tus KPI no solo valoran la colaboración, sino también la nutren.

Refuerza la colaboración con los proveedores con Amazon Business

En la adquisición moderna, la colaboración con los proveedores es una necesidad. Gracias a ella, los líderes pueden conseguir ahorros de costos mensurables, desarrollar resiliencia frente a las interrupciones y lograr los objetivos de compras responsables. De igual manera, poner la colaboración en práctica requiere datos y herramientas.

Ahí es cuando Amazon Business entra en acción. Con ejecutivos de cuentas corporativas y soluciones como Visibilidad de gastos, Guided Buying y filtros de proveedores, Amazon Business ayuda a los equipos de adquisición a centralizar el gasto marginal, descubrir resultados eficientes e insertar estrategias de cumplimiento en procesos diarios.

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