Administración de gasto marginal: Estrategias y consejos clave para ahorrar costos

Para muchas organizaciones, el gasto marginal (una categoría de tus gastos de adquisición que contiene transacciones de bajo valor que ocurren en grandes volúmenes) es simplemente una parte de hacer negocios. Pero esta dinámica de bajo costo y alta frecuencia aumenta los desafíos que enfrentan los equipos de adquisición.

Es fundamental adoptar un enfoque estratégico para los compradores que buscan superar los obstáculos del gasto marginal, recuperar el control de los costos y mejorar la visibilidad operativa. Al utilizar datos efectivos para crear una estrategia exitosa, obtendrás una visión general del gasto actual para mejorar la toma de decisiones y aumentar las probabilidades de éxito de tu estrategia de adquisición general. 

Continúa leyendo para obtener información valiosa que puedes utilizar como modelo para la gestión de gastos marginales. 

¿Qué es la administración del gasto marginal?

La administración de gasto marginal, o administración marginal, es la capacidad de tu equipo de compras para controlar, coordinar y optimizar los gastos marginales en toda la organización. Las compras de gasto marginal representan aproximadamente el 20 por ciento del gasto total, pero pueden incluir hasta el 80 por ciento de los proveedores, por lo que, sin una administración adecuada, el gasto marginal puede desorganizarse con rapidez. Por lo tanto, es fundamental adoptar un enfoque estratégico basado en datos para optimizar el gasto marginal.

El gasto marginal se incluye en la categoría de gasto indirecto porque a menudo incluye artículos como suministros de oficina, materiales de marketing o equipos de Informática. La mayoría de las veces, tu organización reabastece estos artículos de un proveedor contratado según un ritmo planificado. Sin embargo, las compras de gasto marginal se diferencian debido a su naturaleza ad hoc. Por ejemplo, supongamos que se rompe un monitor y tu equipo no tiene un respaldo. El comprador realizará entonces un pedido único para reemplazar el dispositivo y luego clasificará este gasto como gasto marginal.

Como a menudo no es posible predecir el gasto marginal, la optimización es un desafío. Un proceso descentralizado amplifica esta dificultad, y los datos de compras aislados dejan a los gerentes de adquisición con poca visibilidad de sus operaciones diarias. Sin el apoyo adecuado, los equipos de adquisición enfrentan un mayor riesgo de pagos en exceso, demoras operativas y gastos descontrolados.

En general, comprender los gastos marginales es fundamental para controlar la reducción de costos y eliminar las ineficiencias de tus operaciones. Al recopilar y analizar datos en tiempo real, tu equipo de adquisición puede desarrollar una estrategia de gasto marginal exitosa que seguramente permitirá descubrir ahorros significativos.

Estrategias para una administración eficaz del gasto marginal 

Utiliza estas técnicas para aumentar la rentabilidad y la eficiencia de tu estrategia de administración de gasto marginal:

1. Adopción de un enfoque basado en datos

Los datos útiles conducen a una toma de decisiones informada. Si utilizas análisis de gastos y métricas de rendimiento de la red, obtendrás información valiosa sobre tus operaciones actuales. Desde esta perspectiva, se pueden identificar patrones de gasto y tendencias en compras al contado. Luego, puedes utilizar esta información de compra para encontrar oportunidades de ahorro y mejorar la experiencia de compra.

Por ejemplo, imagina que tu organización recopila datos financieros marginales para optimizar las compras de gasto marginal frecuentes. Al utilizar estos datos, descubres tendencias de compra que permiten a tu equipo consolidar pedidos y reducir la cantidad de proveedores en juego. Tus esfuerzos significan que tu equipo ya no tiene que esforzarse para administrar compras únicas. 

Con visibilidad de datos, es más fácil clasificar compras únicas en categorías de gasto de adquisición y crear una gestión de la cadena de suministro más eficiente y rentable. Este nivel de organización de compras es crucial para el crecimiento y la rentabilidad a largo plazo. 

Al invertir en herramientas de análisis de datos, como Visibilidad de gastos (una función exclusiva de pago de Business Prime), las organizaciones pueden tomar decisiones de compra más inteligentes que construyan una base sólida para sus estrategias de adquisición.

2. Integración con soluciones de adquisiciones escalables y ágiles

Para que una solución nueva y robusta de administración de gasto marginal en adquisición electrónica tenga el mayor impacto, los compradores deben usarla; por eso, ten a los usuarios en cuenta al considerar las opciones. 

Una de las mejores formas de aumentar las probabilidades de una adopción sin problemas es elegir una solución que se integre perfectamente con los sistemas existentes. De esa manera, no desmantelarás el proceso existente de un comprador con sus socios preferidos, pero recuperarás el control de las compras y podrás cumplir con las políticas de adquisición de la organización.

Además de las capacidades de integración, busca una solución que valore la automatización. Esta función optimiza los procesos y hace que las tareas rutinarias, como las aprobaciones de solicitudes de compra y la verificación de facturas, se realicen instantáneamente. De esta manera, los equipos de adquisición ya no tendrán que lidiar con tareas manuales que consumen mucho tiempo. En cambio, pueden centrarse en encontrar técnicas creativas para impulsar el crecimiento y los ingresos.

La solución adecuada garantiza que mantengas el control sobre las categorías de gasto marginal y que los compradores obtengan los recursos que necesitan sin obstáculos innecesarios. Al hacerlo, permites que los compradores de tu organización tomen las mejores decisiones para sus equipos. 

Amazon Business se integra con más de 300 sistemas de adquisición electrónica, administración de gastos y plataformas iDP de terceros, lo que permite a las organizaciones brindar a los usuarios que controlan el gasto marginal un proceso de compra más fluido. Al mismo tiempo, Amazon Business permite a los usuarios comprar entre una amplia selección de productos sin salir de su sistema de adquisiciones o de administración de gastos.

3. Educar y empoderar a los empleados

Tus compradores quieren opciones y no quieren sentir que los estás presionando para que compren un proveedor que no se adapta adecuadamente a sus necesidades. Amazon Business reconoce este deseo y se acerca a los compradores donde estén brindándoles una solución de servicios profesionales que trabajan en estrecha colaboración con tu equipo. 

Amazon Business se asocia con sólidas herramientas de adquisición electrónicas de administración de proveedores, como Supplier.io, para que puedas seleccionar entre una amplia base de proveedores. Al dar este paso, ofreces a los compradores más opciones, lo que aumenta las probabilidades de que se queden con los canales aprobados cuando realicen compras futuras. Es más probable que se sientan empoderados y al mismo tiempo cumplan con tus políticas de compra. 

Al mismo tiempo, para que tus compradores tomen buenas decisiones de compra, necesitan conocer las opciones y los recursos disponibles para ellos. Para lograr esto, puedes crear una serie de materiales educativos que incluyan capacitación de incorporación y recordatorios oportunos por correo electrónico. Por ejemplo, cuando un comprador envía un gasto por una compra fuera de los procesos establecidos, recibe un recordatorio por correo electrónico que destaca los beneficios de comprar en Amazon Business. Es una forma sencilla pero impactante de alentar a los empleados a utilizar la solución de compra deseada y mantener el poder adquisitivo en manos de los compradores. 

Los beneficios de la administración del gasto marginal

Los siguientes siete beneficios se encuentran entre los más comunes que verás con la administración del gasto marginal (pero podrías experimentar muchos más):

• Reducción de riesgos:Una visibilidad total de tu gasto marginal significa que puedes detectar áreas que son vulnerables a cuellos de botella o gastos no convencionales. Además, con un mayor conocimiento de tu cadena de suministro, podrás detectar áreas problemáticas rápidamente y evitar demoras costosas. 

   

• Control de gastos: Al comprender dónde tu organización gasta cada dólar en este momento, podrás controlar mejor los costos. Luego, puedes utilizar estos datos de análisis de gastos para elaborar presupuestos precisos que reduzcan los gastos innecesarios y mejoren tus resultados.

   

• Racionalización de proveedores: Tu equipo de adquisición puede fortalecer y administrar mejor una cadena de suministro a través de la consolidación de proveedores. De esta forma, se agiliza la administración de proveedores y contratos y se pueden ahorrar costos. 

   

• Abastecimiento estratégico: Una red de gasto marginal bien administrada te permite elegir cuidadosamente qué relaciones con los proveedores priorizar, consolidar pedidos estratégicamente y optimizar tu cadena de suministro en función de las necesidades del comprador.

   

• Previsión: Tu capacidad para satisfacer la demanda futura de los compradores depende de una previsión precisa. Los buenos datos de gasto marginal destacan tendencias en tu red que puedes utilizar para predecir las necesidades de tus compradores. 

   

• Preparación para auditoría: Estar preparado para una auditoría significa que la documentación está actualizada y es fácilmente accesible. También debes tener un conocimiento firme de todos los procesos, incluida la administración del gasto marginal. 

   

• Eficiencia operativa: El conocimiento basado en datos sobre el gasto marginal te permite encontrar lugares para consolidar pedidos únicos, ahorrar dinero y ejecutar procesos más eficientes, lo que te ayuda a mantener el control sobre las operaciones de adquisición. 

   

Cuando el equipo de adquisición logra controlar el gasto marginal de la organización, los impactos se reflejan para reforzar cada parte del negocio. Los compradores no solo pueden comprar a tus socios preferidos para obtener los bienes y servicios que necesitan, sino que también puedes mantener estas compras únicas confinadas a un proceso autorizado y controlado. Todo esto te permite mantener el control de costos y el cumplimiento para un crecimiento sostenido a largo plazo.

Anticípate al gasto marginal con Amazon Business

Todo equipo necesita suministros y servicios para lograr sus objetivos, pero los equipos de compras deben proporcionar protección para estas compras. Para lograr esto, necesitas una solución que ofrezca visibilidad y control de las operaciones. 

Amazon Business es una solución de adquisición electrónica que ofrece integraciones y automatizaciones sólidas para optimizar las operaciones sin interrumpir los sistemas existentes. Al hacerlo, reduce la carga administrativa y permite que los equipos de adquisición se concentren en iniciativas estratégicas que impulsan los objetivos clave de la organización. 

Al mismo tiempo, Amazon Business también agrega y organiza datos de compra valiosos. Luego, puedes utilizar estos conocimientos para consolidar estratégicamente a los compradores, predecir las condiciones de compra futuras y guiar a los compradores hacia proveedores aprobados, todo lo cual le da a la organización más poder para generar ingresos y ahorrar dinero.