Herramientas de administración de riesgos de proveedores: Tomar el control con la adquisición

La administración de proveedores nunca ha sido más compleja, ni más crítica. Esto se debe a que los administradores de adquisición hoy en día enfrentan una red creciente de relaciones con terceros, expectativas de conformidad, presiones presupuestarias y plazos operacionales. Como resultado, cada compra debe ser precisa, oportuna y estar debidamente registrada. 

Aunque los equipos de riesgo, Informática y los departamentos de conformidad a menudo lideran el programa formal de administración del riesgo de proveedores de una organización, la adquisición aún tiene un papel central en el suministro de datos, el mantenimiento de controles de compra y la garantía de que la organización opere de manera responsable. Mientras que las funciones dedicadas administran las evaluaciones del riesgo de proveedores, los departamentos de adquisición pueden utilizar herramientas de eficiencia como Amazon Business para optimizar sus propios procesos, mejorar la transparencia y garantizar que la actividad de compra se alinee con la política organizacional. 

¿Qué es la administración del riesgo de proveedores?

La administración del riesgo de proveedores (VRM) es el proceso que utilizan las organizaciones para identificar, evaluar, supervisar y mitigar los riesgos que surgen de las asociaciones con proveedores de servicios de terceros. Estos riesgos inherentes pueden variar desde la falta de estabilidad financiera hasta problemas de ciberseguridad e incumplimiento, y afectan directamente la resiliencia y continuidad de tus operaciones.

En la mayoría de las organizaciones, VRM es una responsabilidad multifuncional. Esto significa que, si bien los grupos de conformidad, seguridad de la información, informática, legal y administración de riesgos generalmente son dueños de los marcos y la tecnología que utilizan para evaluar y monitorear a los proveedores, los equipos de adquisición son contribuyentes esenciales. Debido a que a menudo están más cerca de la actividad de compra, entienden los patrones de desempeño de los proveedores y pueden mantener la documentación que es necesaria para las revisiones de riesgo como resultado.

Incluso si los equipos de adquisición no administran plataformas de VRM o toman determinaciones formales de riesgo de proveedores, aún tienen un papel inicial importante: recopilar información confidencial durante la incorporación, suministrar datos de gasto y hacer cumplir las políticas de compra que reducen la exposición potencial al riesgo durante todo el ciclo de vida del proveedor.

El objetivo de la administración del riesgo de proveedores

Las organizaciones dependen de proveedores de terceros para servicios críticos, por lo que las interrupciones de servicio o los fallos de conformidad normativa pueden afectar rápidamente la continuidad del negocio. Por esta razón, VRM tiene como objetivo garantizar la resiliencia operacional y la responsabilidad. 

Con este fin, una VRM efectiva proporciona los siguientes beneficios:

• Un proceso coherente para evaluar proveedores

• Expectativas claras para la debida diligencia de proveedores

• Visibilidad de la exposición al riesgo relacionada con proveedores

• Preparación para auditorías o consultas normativas
  
  

A menudo, la contribución de la adquisición al proceso se trata menos de puntuaciones de riesgo de proveedores y más sobre mantener procesos de compra estructurados y defendibles. Esto se debe a que cuando el comportamiento de compra está organizado, estandarizado y es rastreable, se vuelve mucho más fácil para los equipos de riesgo y auditoría realizar sus evaluaciones.

Tipos clave de riesgo de proveedores

Hay muchos tipos diferentes de riesgos que los equipos de adquisición podrían encontrar en sus operaciones diarias. Aquí hay algunas categorías comunes, junto con ejemplos de cómo pueden afectar la adquisición:

• Riesgos de ciberseguridad: preocupaciones sobre cómo los proveedores manejan datos confidenciales o acceden a sistemas internos

  • Ejemplo: un proveedor de software que almacena datos de usuarios sin controles adecuados podría crear vulnerabilidades para un ciberataque durante un proyecto de integración.

     

• Riesgos financieros: la posibilidad de que un proveedor no pueda cumplir con sus obligaciones financieras

  • Ejemplo: un proveedor clave se va inesperadamente del negocio, lo que resulta en interrupciones críticas del servicio. 

     

• Riesgos operativos: fallos en los procesos, sistemas o capacidad del proveedor que afectan las operaciones diarias

  • Ejemplo: un socio de envío no cumple los plazos de entrega de forma constante, lo que causa retrasos posteriores.

     

• Riesgos de conformidad y normativos: situaciones en las que un proveedor no cumple con leyes, obligaciones contractuales o requisitos normativos

  • Ejemplo: un proveedor que carece de las certificaciones necesarias para industrias reguladas como la salud o la educación o no sigue las leyes pertinentes (como HIPAA o GDPR) podría causar problemas de conformidad para tu organización.

     

• Riesgos en la reputación: publicidad negativa o comportamiento no ético que tiene un mal reflejo en tu organización

  • Ejemplo: un proveedor que participa en prácticas laborales no éticas puede causar un daño a la reputación de tu organización por asociación.

     

• Riesgos relacionados con compras socialmente responsables (SRP): riesgos asociados con objetivos de sostenibilidad, requisitos económicos locales, o compromisos de diversidad de proveedores

  • Ejemplo: la falta de proveedores diversos o sostenibles podría obstaculizar el progreso de tu organización hacia objetivos de SRP o exponer las cadenas de suministro a vulnerabilidades regionales.

     

Comprender estas categorías de riesgo puede ayudar a tu equipo de adquisición a reconocer dónde puede apoyar la VRM al proporcionar datos precisos, seguir procesos estructurados y asociarse efectivamente con equipos especializados.

El ciclo de vida de la administración de riesgo de proveedores

Aunque la adquisición no suele poseer sistemas de riesgo ni tomar determinaciones de riesgo, aún tiene un papel colaborativo en el ciclo de vida de VRM, en especial durante la incorporación y el monitoreo continuo. 

El ciclo de vida de VRM incluye estas cinco etapas principales:

1. Identificación: la organización identifica una necesidad de un producto o servicio y determina si es necesario contratar a un proveedor externo.

2. Incorporación: la adquisición recopila información potencial del proveedor, como contratos, certificaciones, formularios fiscales y detalles de desempeño, mientras que los equipos de riesgo, legal e informática realizan sus respectivas evaluaciones.

3. Evaluación: los equipos de riesgo y conformidad evalúan al proveedor mediante cuestionarios, verificaciones de diligencia debida y marcos de puntuación internos.

4. Supervisión: a lo largo de la relación con el proveedor, la organización revisa periódicamente el desempeño, el cumplimiento del contrato, los patrones de gasto y los indicadores de riesgo. La adquisición contribuye con datos e información de las compras diarias para hacer este proceso más efectivo.

5. Desvinculación: cuando la relación termina, los equipos eliminan al proveedor de los sistemas, cierran los contratos y manejan apropiadamente los datos asociados.
   
   

Es importante tener en cuenta que el papel de la adquisición en estas etapas es apoyar la precisión de los datos, hacer cumplir las políticas y mantener la estructura dentro del entorno de compras, no administrar la mitigación de riesgos en sí.

Por qué importa la administración de riesgo de proveedores

VRM no es solo un requisito de conformidad, sino que afecta directamente la salud financiera de tu organización, la continuidad operativa y la capacidad de entregar productos y servicios.  De hecho, según un estudio reciente de SecurityScorecard, los proveedores terceros estuvieron vinculados en más del 35 % de las brechas de datos globales en 2024, un aumento del 6.5 % respecto al año anterior. 

Un estudio similar de 2024 de Mitratech encontró que más del 60 % de las organizaciones experimentaron un incidente de seguridad de terceros en el último año. Investigaciones adicionales de SecurityScorecard encontraron que casi todas (98 %) las organizaciones globales han tenido relaciones con proveedores con al menos una empresa tercera que ha experimentado una brecha en los últimos dos años.  En general, el número de brechas de proveedores está creciendo, lo que amenaza el ecosistema de proveedores más amplio e incrementa la importancia de una sólida estrategia de administración de riesgos. 

Además de la seguridad, VRM también importa porque está profundamente interconectada con la precisión de compras, la calidad de la documentación y la visibilidad de gastos, lo que la convierte en una amenaza directa para la adquisición.

La perspectiva de conformidad y auditoría

La adquisición tiene un papel clave en la preparación para auditorías debido a los datos, acceso y registros de compras que almacena. Muchas auditorías internas y externas se basan en gran medida en documentos de adquisición, incluidos estos:

• Contratos

• Órdenes de compra

• Facturas

• Comunicaciones con proveedores

• Informes de gasto

• Autorizaciones de compra alineadas con políticas
  
  

Los procesos de compra estructurados respaldan maneras de hacer auditoría más simples. Esto se debe a que cuando las compras son coherentes, están bien documentadas y se alinean con la política, los auditores pueden rastrear más fácilmente las autorizaciones, verificar el gasto y evaluar la lógica de selección del proveedor. Esto a su vez reduce el tiempo del ciclo de auditoría, minimiza las preguntas de seguimiento y fortalece la postura de control de la organización.

Como resultado, los equipos de adquisición que mantienen claridad sobre quién puede comprar, qué pueden comprar y cómo autorizar las compras contribuyen directamente a los objetivos de VRM, incluso sin administrar la puntuación de riesgos o plataformas de conformidad.

La perspectiva de costo y continuidad

Los fallos relacionados con proveedores pueden llevar a costos inesperados o interrupciones operativas. Los equipos de adquisición a menudo son los primeros en ver estas señales tempranas:

• Retrasos en la entrega

• Problemas de calidad

• Fluctuaciones de costos inexplicables

• Discrepancias repetidas en facturas

• Dependencia excesiva de un único proveedor para una categoría crítica
  
  

Sin embargo, al colaborar estrechamente con los equipos de riesgo y finanzas, la adquisición puede evitar que los pequeños problemas se conviertan en interrupciones de la cadena de suministro o sobrecostos. Además, la visibilidad de los patrones de gasto, la diversidad de proveedores y la utilización de contratos contribuyen a decisiones más resilientes e informadas al comprar.

Los controles de compra sólidos también ayudan a las organizaciones a garantizar que los empleados seleccionen proveedores evaluados y categorías autorizadas, lo que reduce la probabilidad de exposición accidental a proveedores riesgosos.

4 prácticas recomendadas en la administración del riesgo de proveedores

Aunque tu equipo de adquisición puede no liderar la función de VRM, puede adoptar prácticas recomendadas que respalden una supervisión efectiva y minimicen la exposición al riesgo en toda la organización. Estas prácticas se alinean naturalmente con el proceso de adquisición.

A continuación, se presentan cuatro estrategias clave que tu equipo puede implementar hoy:

1. Centralizar la información del proveedor

Mantener documentos de proveedores dispersos en diferentes sistemas o bandejas de entrada individuales crea ineficiencias y aumenta la probabilidad de errores. Sin embargo, un repositorio centralizado, ya sea un sistema de administración de contratos, una unidad compartida o un portal interno, ayuda a los equipos de adquisición a garantizar que lo siguiente sea cierto:

• Los contratos son fáciles de consultar.

• Las certificaciones y documentos necesarios están actualizados.

• Los contactos de proveedores son accesibles.

• Los equipos pueden recuperar información rápidamente durante auditorías o evaluaciones.
  
  

No necesitas mantener una plataforma de VRM dedicada para beneficiarte de la centralización. Incluso las prácticas de documentación interna estandarizadas mejoran la coherencia.

2. Colaborar estrechamente con los equipos de Informática y conformidad

VRM es inherentemente multifuncional, lo que significa que el rol de tu equipo de adquisición es proporcionar datos precisos sobre el comportamiento de compra, términos de contrato y desempeño de proveedores, mientras que los equipos de riesgo y conformidad evalúan la exposición según criterios establecidos.

La colaboración efectiva debe incluir los siguientes pasos:

• Realizar reuniones regulares con Informática sobre requisitos de manejo de datos

• Compartir comentarios sobre desempeño de proveedores con funciones de riesgo

• Proporcionar informes de gastos para ejercicios de clasificación de riesgo

• Coordinar durante la incorporación de nuevos proveedores y renovaciones de contratos
  
  

Consejo: Establece revisiones multifuncionales recurrentes para alinear los equipos en niveles de proveedores, umbrales y requisitos emergentes. Esto ayuda a tu equipo a mantenerse coordinado con las funciones de riesgo, incluso cuando el panorama de proveedores evoluciona.

3. Estandarizar los procesos de incorporación de proveedores

Los procesos de incorporación poco coherentes crean brechas que los auditores (y los riesgos) tienden a encontrar. Sin embargo, tu equipo de adquisición puede respaldar los programas de VRM al utilizar métodos estructurados y repetibles como estos:

• Listas de verificación para documentos de proveedores requeridos

• Preguntas de debida diligencia predefinidas

• Procesos que enrutan proveedores a los equipos de riesgo o Informática para revisión especializada

• Contratos estándar o apéndices
  
  

Incluso si tu equipo no realiza la revisión de riesgo en sí, puede asegurarse de que los proveedores ingresen al sistema con información completa y precisa en la que los equipos de conformidad puedan confiar.

4. Utilizar datos para tomar decisiones de compra más inteligentes

Aunque tu equipo probablemente no realiza un seguimiento directo del riesgo de proveedores, puedes utilizar analítica de gastos para destacar patrones que importan a los equipos de riesgo y continuidad, como estos:

• Concentración excesiva de compras con un único proveedor

• Aumento de gastos en categorías de alto riesgo

• Brechas en el uso de proveedores preferidos

• Comportamientos de gasto que se salen de los patrones esperados
  
  

Estos conocimientos apoyan conversaciones internas sobre si los comportamientos de compra se alinean con la tolerancia al riesgo y los objetivos estratégicos de la organización.

Al final del día, las prácticas recomendadas de adquisición deben complementar naturalmente la administración de riesgo de terceros al reforzar la estructura, reducir la variabilidad y ayudar a otros departamentos a realizar sus evaluaciones de riesgo de manera más efectiva.

Cómo fortalecer tus controles de adquisición

Más allá de apoyar el proceso de VRM, tu equipo de adquisición puede tomar medidas directas para fortalecer los controles internos. Estos controles mejoran la conformidad con las políticas, aseguran la precisión de las compras y crean la documentación que otros equipos necesitan para auditorías y revisiones de riesgo.

Aquí es donde Amazon Business puede ser útil: simplifica las compras, guía el comportamiento de compra de los empleados e incrementa la visibilidad del gasto para hacer que la adquisición sea más efectiva. Aquí hay un análisis más detallado de cómo sus características pueden fortalecer tu administración de riesgo de proveedores:

Establecer políticas de compra claras

Como base del control de la adquisición, las políticas efectivas aclaran lo siguiente:

• Quién está autorizado para realizar una compra

• Qué categorías o productos tu organización ha permitido

• Umbrales de gasto que requieren autorizaciones

• Excepciones para compras urgentes o de emergencia

• Documentación que es necesaria para la preparación de auditorías

   

Las reglas claras reducen la ambigüedad y ayudan a los empleados a tomar decisiones de compra conformes.

Para este fin, los procesos de autorización de Amazon Business y Guided Buying pueden apoyar estos esfuerzos de política, ya que dirigen a las partes interesadas hacia productos o categorías autorizadas. Estas características ayudan a tu equipo a hacer cumplir las directrices internas sin restringir innecesariamente a tus equipos.

Mejorar la transparencia del gasto dentro de tu ecosistema

La visibilidad es esencial para mantener el control, ya que los equipos de adquisición necesitan información oportuna sobre qué están comprando los empleados, cuánto están gastando y si las compras cumplen con la política.

Para ayudar con esto, la solución de compra inteligente de Amazon Business proporciona transparencia sobre esa parte del gasto organizacional. Características como Visibilidad de gastos (exclusiva de Business Prime) pueden ayudar a los equipos de adquisición con estas tareas:

• Identificar oportunidades para consolidar compras

• Reconocer patrones que pueden afectar el presupuesto

• Asegurar la conformidad con las políticas a nivel de categoría o producto

• Detectar comportamientos de compra inusuales
  
  

Otras características como Spend Anomaly Monitoring (exclusiva de Business Prime) ofrecen una forma de obtener visibilidad en patrones de gasto inusuales, lo que ayuda a los administradores de adquisición a revisar picos o desviaciones inesperadas más rápidamente. Es importante notar, sin embargo, que esta visibilidad se aplica solo al gasto de Amazon Business, no a todo tu gasto de proveedores.

Revisar regularmente los objetivos de diversidad y sostenibilidad de proveedores

Las compras responsables contribuyen a la resiliencia a largo plazo, ya que tener cadenas de suministro diversas y sostenibles puede reducir el riesgo de concentración, apoyar los objetivos comunitarios y ayudar a tu organización a cumplir los compromisos de SRP.

Con estos objetivos establecidos, tu equipo de adquisición puede realizar más fácilmente estas tareas:

• Revisar el progreso hacia los objetivos de diversidad y sostenibilidad

• Identificar categorías donde tu organización necesita proveedores alternativos

• Trabajar con las partes interesadas internas para reforzar los requisitos de compras socialmente responsables
  
  

Amazon Business ayuda con estas metas mediante el acceso a vendedores corporativos, incluidos proveedores locales certificados y proveedores sostenibles. Incluso puedes buscar aquellos que cumplan con las necesidades de tu organización mediante filtros, lo que hace que el abastecimiento más sostenible sea mucho más fácil. 

De la conformidad a la confianza

Puede que la adquisición no sea dueña de marcos o sistemas de VRM, pero aún tiene un papel esencial en el fortalecimiento del entorno de control de tu organización. A través de prácticas de compra estructuradas, políticas claras, visibilidad de gastos y colaboración interfuncional, la adquisición pueden contribuir significativamente a la supervisión de proveedores y la resiliencia operativa.

Soluciones como Amazon Business ayudan a los equipos de adquisición a optimizar sus procesos, guiar el comportamiento de compra, administrar autorizaciones y obtener una mejor visibilidad de su gasto en adquisición. Y al integrarse con más de 300 sistemas de adquisiciones, esta solución Smart Business Buying cierra la brecha entre la supervisión del riesgo de proveedores y la ejecución de compras.

¿Listo para aprender cómo puedes operar la VRM a través de herramientas de adquisición integradas? Ponte en contacto con ventas hoy para ver cómo Amazon Business puede ayudar.