Diversidad de proveedores: guía para la adquisición inclusiva

La diversidad de proveedores puede ser una pieza clave para lograr tus metas de cumplimiento normativo y compras responsables. Sin embargo, el proceso de investigar, contactar y autorizar proveedores puede convertirse rápidamente en una actividad demandante para los equipos de adquisición de cualquier tamaño, lo que hace agotadora la ejecución de un programa de diversidad de proveedores.

A pesar de los desafíos, es posible lograr la diversidad de proveedores. Tu equipo solo necesita una solución y una estrategia para potenciar tu programa de diversidad. Con la tecnología y los datos disponibles, puedes crear una red de socios corporativos diversos que estén tan comprometidos como tú con escalar las operaciones y maximizar su impacto.

Continúa leyendo para conocer cómo crear una estrategia fundacional e impulsada por datos que haga crecer los negocios diversos de tu red.

¿Qué es la diversidad de proveedores?

La diversidad de proveedores es una estrategia de adquisición que incluye intencionalmente a negocios dirigidos por grupos con baja representación en tus procesos de abastecimiento y decisiones de compras. Estos grupos pueden incluir negocios diversos y negocios que son propiedad de mujeres, veteranos, personas LGBT y personas con discapacidad.

Con un programa de diversidad de proveedores, se establecen objetivos organizacionales, se definen categorías de proveedores calificados, se crean procesos para la verificación de certificados y se realiza un seguimiento del gasto en proveedores diversos como un porcentaje del total de las adquisiciones.

La diversidad de proveedores es tanto una práctica basada en valores como una estrategia de negocio. Las organizaciones con programas sólidos reportan una mayor resiliencia en la cadena de suministro, precios más competitivos y mejores relaciones con los clientes, empleados e inversores que priorizan las prácticas corporativas inclusivas.

Tipos de proveedores diversos

Los proveedores diversos se dividen en varias categorías certificadas, cada una definida por quién sea el propietario y un organismo certificador reconocido.* A continuación, se enumeran los principales tipos que puedes incluir en un programa de diversidad de proveedores:

• Negocios diversos (MBE): Negocios con al menos un 51 % de propiedad y administración por parte de miembros de un grupo minoritario racial o étnico, certificados a través del Consejo Nacional de Desarrollo de Proveedores Minoritarios (NMSDC) o programas a nivel estatal.
• Negocios propiedad de mujeres (WBE/WOSB): Negocios con al menos un 51 % de propiedad y administración por parte de mujeres, certificados a través del Women’s Business Enterprise National Council (WBENC) o el programa de Women-Owned Small Business (WOSB) de la SBA.
• Negocios propiedad de veteranos (VOB/SDVOSB): Negocios con al menos un 51 % de propiedad por parte de veteranos, con una categoría de certificado separada para pequeñas empresas propiedad de veteranos con discapacidad por servicio (SDVOSB) a través del VA y la SBA.
• Negocios propiedad de personas LGBT: Negocios certificados a través de la National LGBTQ+ & Allied Chamber of Commerce (NGLCC), con al menos un 51 % de propiedad, operación y administración por parte de personas LGBTQ+.
• Negocios propiedad de personas con discapacidad (DOBE): Negocios certificados a través de la SBA como negocios que cumplen con los estándares de tamaño para pequeñas empresas y son propiedad de personas social y económicamente desfavorecidas.
• Negocios pequeños y desfavorecidos (SDB/8(a)): Certificados a través de la SBA como negocios que cumplen con los estándares de tamaño para pequeñas empresas y son propiedad de personas social y económicamente desfavorecidas.

El abastecimiento responsable se refiere a prácticas de adquisición que consideran factores ambientales, sociales y éticos junto con métricas tradicionales como costo, calidad y desempeño en las entregas.

La diversidad de proveedores puede implicar mantener una red de proveedores de todos los tamaños y propiedad, incluidos pequeños negocios propiedad de minorías, mujeres, personas LGBT y veteranos. Es una prioridad cada vez mayor para las organizaciones de todos los sectores. Según el National Minority Supplier Development Council, que conecta a los MBE certificados con miembros corporativos, los negocios certificados de su red generan $599,700 millones en producción económica anual.

Beneficios de la diversidad de proveedores

Al ampliar tu red de proveedores para incluir negocios propiedad de minorías, tu organización puede ayudar a impulsar el crecimiento económico en las comunidades locales y reforzar tu resiliencia para encarar los desafíos de la cadena de suministro.

A continuación, descubrirás algunas maneras en las que estos factores pueden transformar la diversidad de proveedores en una parte crítica de tus operaciones:

Aumenta la resiliencia y reduce riesgos

Si tus operaciones de adquisición dependen de solo algunos proveedores principales, te expones a un mayor riesgo de interrupciones cuando alguno falle. Esto sucede porque no tienes un proveedor de reemplazo en caso de que tu proveedor principal no pueda cumplir las necesidades de tu organización sin previo aviso. En esta situación, una red resiliente significa que tu equipo puede cambiar rápidamente cuando haya o se esté recuperando de una interrupción.

La resiliencia de la cadena de suministro y la reducción de riesgos son clave para los equipos de adquisición modernos que se enfrentan a interrupciones como cambios geopolíticos o por pandemias. La mejor manera de mitigar estas posibles interrupciones es planificar con anticipación y armar un plan de contingencia en caso de que tu cadena de suministro se tope con una barrera. Una red de proveedores diversa puede ayudarte a lograrlo.

Con una red diversa de proveedores, tu equipo puede recuperarse sin problemas después de una interrupción, gracias al acceso a una gran base de proveedores. Si un proveedor debe detener sus operaciones, puedes cambiar a un proveedor secundario y reducir así la repercusión que tiene en tu red la falta de tu proveedor principal.

Descubrimiento de SRP y beneficios de reputación

Para lograr tus metas de compras socialmente responsables (SRP), necesitas entablar relaciones con proveedores que se alineen con tus valores. Por ejemplo, tu equipo establece la meta de mantener una base de proveedores que contenga un 30 % de pequeñas empresas propiedad de proveedores locales. Una red de proveedores diversa te ayuda a mantener este porcentaje, ya que tienes una amplia variedad de proveedores y puedes priorizar los que sean locales.

Además de los objetivos de SRP internos, es importante que tu equipo controle las expectativas de los socios externos. Los inversores, las autoridades y los posibles proveedores por lo general esperan que haya una transparencia de abastecimiento inclusivo, ya que es probable que ellos tengan sus propias metas de compras responsables. Ser transparente con las obligaciones de compras responsables simplifica que estos socios externos vean cómo tus metas de SRP se alinean con sus objetivos.

Sin embargo, para demostrar este nivel de transparencia, primero tu equipo debe tener una visibilidad en profundidad de tus proveedores, sus calificaciones de diversidad y cómo estos factores afectan tus metas de SRP o requisitos.

Para algunas industrias, la diversidad de proveedores es un requisito de conformidad, no solo algo deseable. Dicho esto, es una buena idea familiarizarte con las reglas que debe seguir tu organización para cumplir con las normativas.

Atracción de proveedores y clientes con inclusividad

Dado que las prácticas de compras y la red de la cadena de suministro de una organización pueden impactar todo, desde el entorno hasta la salud de una persona, las iniciativas de diversidad de proveedores son una prioridad cada vez mayor para muchas industrias. Sin embargo, esto significa que tus posibles pares de adquisición deben tener mandatos de compras responsables, al igual que tú.

Si te creas una reputación por priorizar proveedores con baja representación y por respaldar tu representación con datos, tu organización puede atraer relaciones de alto valor y a largo plazo. En consecuencia, tus oportunidades de contratación se pueden ampliar y obtienes más opciones de crecimiento operativo, resiliencia y seguridad financiera.

Desafíos comunes de la diversidad de proveedores

Es fácil identificar los beneficios de la diversidad de proveedores, pero ejecutar tu estrategia para crear una red de proveedores diversa puede ser muy desafiante. A continuación, se mencionan los obstáculos más comunes a los que se enfrenta tu equipo al iniciar un programa de diversidad de proveedores:

Seguimiento manual de las certificaciones de los proveedores

Sin importar el tamaño de la red, confiar en procesos manuales y rastrear y mantener un registro de certificaciones de proveedores es propenso a errores y consume mucho tiempo. El proceso puede ser más difícil cuando los requisitos de certificación cambian o un proveedor califica para una nueva certificación, lo que modifica cómo se alinea con tus metas y valores. Administrar todo esto de forma manual para un solo proveedor ya es complicado. Intentarlo para una red amplia de proveedores diversos es, de mínima, frustrante.

Cadenas de autorización lentas

Sin automatización, la mayoría de los flujos de trabajo de autorización son lentos e incómodos. Además, los pequeños proveedores a menudo tienen presupuestos ajustados, lo que significa que pueden tender a no elegir oportunidades de adquisición con tu organización si representan un riesgo para sus operaciones y finanzas.

De tu lado del proceso de adquisición, los flujos de trabajo de autorización lentos y tediosos no cuentan con la flexibilidad necesaria para compensar los retrasos o brindar el tiempo requerido para establecer una conexión con un nuevo proveedor. Si tu equipo no siente que puede dedicar el tiempo o los recursos para encontrar nuevos proveedores diversos, esto podría hacer que siempre llamen a los proveedores conocidos. Sin embargo, esto no necesariamente mitiga el riesgo, ya que aún podrías sufrir retrasos por fallas en tu proveedor principal.

Falta o imprecisiones en los datos de proveedores

Un programa de diversidad de proveedores se basa en datos precisos sobre los certificados de tus proveedores y los hábitos de compra de tu organización. Sin embargo, si usas sistemas fragmentados, tu conjunto de datos puede tener faltante de información, contener duplicados o presentar errores, lo que genera una baja confianza en los datos.

También, los datos incorrectos de proveedores dificultan la administración de tu red, porque el equipo no cuenta con la información clave necesaria para tomar decisiones adecuadas y lograr las metas de diversidad. Sin los datos adecuados, las tareas rutinarias, como conciliar listas de proveedores, facturas y categorías de gastos, son más propensas a errores y pueden generar retrasos costosos.

Herramientas para simplificar los programas de diversidad de proveedores

Comprender los puntos débiles comunes de la diversidad de proveedores y cómo aparecen en tu red es el primer paso para diversificar tu base de proveedores. Una vez identificados estos puntos, ten en cuenta las siguientes herramientas digitales e integraciones de sistemas de adquisiciones para simplificar tu programa de diversidad de proveedores:

Etiquetado de proveedores y seguimiento de certificaciones

Tu equipo puede simplificar el abastecimiento estratégico gracias a herramientas digitales que etiquetan a los proveedores certificados según sean propiedad de minorías, mujeres, personas LGBT o veteranos, lo que agiliza encontrar y rastrear los certificados de estos proveedores. De esa manera, tus compradores pueden evaluar rápidamente sus opciones y comprar a proveedores que cumplan con las metas de diversidad de tu organización.

Emparejamiento automático de compradores con proveedores diversos certificados

La tecnología de automatización puede utilizar herramientas basadas en reglas para conectar a los compradores con proveedores diversos y calificados mediante lineamientos de compras que los guíen hacia aquellos proveedores preferidos. Este tipo de software puede reducir los puntos débiles que generan los procesos manuales, como retrasos o errores accidentales. El emparejamiento automático de compradores y proveedores diversos certificados también te ayuda a administrar mejor el gasto marginal.

Tableros de informes para las partes interesadas

Los tableros de informes sólidos destacan a tus proveedores y sus certificaciones, lo que ayuda a que tu equipo tenga más control sobre a qué proveedores comprarles y cómo seleccionar nuevos. Un tablero también es una forma directa de mostrar a las partes interesadas la repercusión que tienen tus esfuerzos de diversidad de proveedores. De esta manera, puedes mostrar en tiempo real el retorno de inversión (ROI) y mantener el apoyo para el programa.

Prácticas recomendadas para la diversidad de proveedores

Las siguientes prácticas recomendadas pueden ayudarte a operar tu plan de diversidad de proveedores:

Empoderar a los compradores mediante capacitación

Para lograr que los compradores compren en conformidad con tu programa de diversidad de proveedores, los compradores deben conocer sus metas y condiciones. Cuando los compradores comprenden estas áreas, es más probable que hagan compras que ayuden a tu organización a lograr sus metas.

Sin embargo, cumplir con los lineamientos de compras diversas también debe ser fácil para los compradores. Los procesos de compra complejos o tediosos pueden disuadir a los compradores de respetar tus límites de compras.

Tu equipo puede usar tecnología de adquisición para personalizar una experiencia positiva para los compradores y hacer que la conformidad sea posible.

Tomemos el ejemplo de Guided Buying de Amazon Business. Le brinda a los compradores indicaciones y filtros que destacan a los proveedores autorizados y certificados que cumplen con sus necesidades de compra. Esta característica también ahorra tiempo a los equipos y reduce la confusión que puede surgir al elegir proveedores sin una orientación.

Amazon Business también agrega datos de compras en un tablero compartido. Estos datos contribuyen al alineamiento entre los equipos de adquisición, finanzas y SRP, lo que es clave para el éxito continuo de cualquier programa de diversidad de proveedores.

Simplificación de la diversidad de proveedores con integraciones

Un gran paso para tu organización puede ser reemplazar el seguimiento y las planillas manuales con una tecnología que identifique y proporcione proveedores diversos.

Los compradores pueden filtrar los resultados de productos por certificados, lo que simplifica su conformidad con las metas y normativas de compras internas. Estas características actualizan automáticamente los certificados de proveedores, lo que reduce el proceso administrativo a la hora de verificar proveedores y garantiza que tu equipo alcance los objetivos de la organización.

Otra parte clave de simplificar la selección de proveedores diversos es la supervisión de su rendimiento. Analítica de Amazon Business ayuda a tu equipo a identificar los proveedores diversos, de modo que tengas en cuenta su fiabilidad al elegir con quien trabajar. El rendimiento de los proveedores también indica el potencial de una relación a largo plazo. A partir de los datos, tu equipo puede comprender si el posible proveedor realiza operaciones que promueven la escalabilidad y la colaboración de forma que apoye el crecimiento organizacional de ambas partes. La analítica ofrece información sobre la idoneidad de un proveedor para este tipo de aceleración operativa y una posible colaboración a largo plazo.

Uso de informes transparentes para rastrear el progreso

La analítica ofrece pruebas concretas de si tu programa de diversidad de proveedores tiene un efecto positivo. Esta información te brinda visibilidad clave para que sepas dónde y cuándo hacer ajustes a tu estrategia. Sin embargo, la visibilidad también es importante para mantener el respaldo del liderazgo y generar ROI, ambos clave para que los ejecutivos se interesen en el programa.

Para tener estos datos a mano, tu equipo necesitará una tecnología efectiva que pueda extraer y consolidar información de gastos de todas tus operaciones. Para ayudar a los equipos a lograr esto, Amazon Business ofrece Visibilidad de gastos (una característica de Prime Business). Esta característica automatiza el seguimiento del gasto en diversidad y recopila los datos de todas las categorías y unidades de negocio en un formato simple y claro. De esta manera, sabes con precisión cómo usas cada dólar y si ese gasto se alinea con tus objetivos de diversidad de proveedores.

Como regla general al plantear estas metas, debes centrarte en KPI medibles, como el porcentaje de gasto no convencional, el número de proveedores certificados que incorporas y la participación de los proveedores de nivel 2. Cada KPI destaca parte del proceso y la madurez del programa.

Por ejemplo, al rastrear tus proveedores de nivel 2, obtendrás información sobre la cadena de suministro de tus proveedores de nivel 1. Saber esto te permite ampliar las expectativas de diversidad para tus principales contratistas, lo que fomenta los lineamientos de compras responsables desde el origen del producto hasta el destino de cada compra. Para asegurarte de que esta información está disponible de forma simple, tu equipo puede registrarla en un tablero de informes bien armado. Hacerlo simplifica compartir tu progreso con el liderazgo, juntas de SRP y auditores, lo que genera responsabilidad y ayuda a mantener el impulso.

Evaluación de la madurez y escalado del programa con el tiempo

El programa de diversidad de proveedores crece con tu organización. No obstante, a medida que planeas el crecimiento del programa a largo plazo de manera anticipada, primero debes conocer la madurez actual de tu organización. Puedes hacerlo mediante este modelo de madurez de tres etapas:

• Etapa fundacional: Como referencia, tu equipo necesita implementar tecnología de adquisición para registrar el rendimiento de proveedores, supervisar el gasto y mejorar la visibilidad de la red.
• Etapa de desarrollo: Una vez que tengas un panorama claro de tu red, el próximo paso es aprovechar la automatización para mejorar los procesos. La automatización simplifica el cumplimiento de los requisitos de compra.
• Etapa avanzada: La etapa final incluye una integración completa con todos tus sistemas de adquisiciones y la implementación del seguimiento del nivel 2. Estos dos pasos te concederán más control y visibilidad sobre tus operaciones.

Al determinar la madurez actual de tu red, es importante pensar en la diversidad de proveedores como un proceso escalable a largo plazo. Para que crezca con tu organización, tu equipo debe supervisar, rastrear y evaluar los datos de los proveedores diversos con frecuencia. De esta manera, puedes asegurarte de que siempre funcione a favor de los objetivos de madurez de tu organización y cumpla con los requisitos.

Sumar a la diversidad de proveedores con Amazon Business

Con el enfoque correcto, un programa de diversidad de proveedores puede ayudarte a lograr tus metas de compras responsables y crear una cadena de suministro más resiliente. Tu equipo puede aumentar las probabilidades de un programa de diversidad de proveedores exitoso cuando conectas tu estrategia con una solución de adquisición ágil.

La clave está en implementar una solución que simplifique la diversidad de proveedores en lugar de complejizarla. Desde un seguimiento en tiempo real de los certificados de los proveedores hasta tableros de analítica sólidos, Amazon Business puede respaldar tu programa de diversidad de proveedores y mantener la flexibilidad a medida que escales tus operaciones.

La diversidad de proveedores no tiene por qué ser compleja. Con la tecnología correcta, tu equipo puede hacer que el abastecimiento inclusivo sea instintivo. Para obtener más información, comunícate con Amazon Business.

* Nota: Amazon no es un organismo certificador ni ayuda a obtener certificados. Los vendedores determinan su propia elegibilidad para un certificado y son responsables de obtener la documentación respaldatoria adecuada. Cualquier preferencia o decisión de compra es tu responsabilidad, está establecida por los administradores de tu organización y refleja las políticas de compra de tu organización, no las de Amazon. Amazon no toma decisiones de compra o contratación en nombre de los compradores.