Guía de diversidad de proveedores: Cómo operar una adquisición inclusiva

La diversidad de proveedores es una parte clave para lograr tus metas de conformidad y compras responsables. Sin embargo, el proceso de investigación, contacto y aprobación de proveedores puede convertirse rápidamente en una actividad que implica mucho tiempo y trabajo para los equipos de adquisición de cualquier tamaño, lo que hace agotadora la ejecución de un programa de diversidad de proveedores.

A pesar de los desafíos, es posible lograr la diversidad de proveedores, tu equipo solo necesita la solución y estrategia correctas para potenciar tu programa de diversidad. Con la tecnología y los datos disponibles, puedes crear una red de socios empresariales diversos que estén tan comprometidos como tú con escalar las operaciones y maximizar su impacto. 

Continúa leyendo para conocer cómo crear una estrategia fundacional e impulsada por datos que haga crecer los negocios diversos de tu red.

Porqué importa la diversidad de proveedores

La diversidad de proveedores significa mantener una red de proveedores de todos los tamaños y propiedad, incluidos pequeños proveedores y negocios propiedad de minorías, mujeres, personas LGBT y veteranos. Es una prioridad creciente para las organizaciones entre industrias, con iniciativas importantes como el Consejo Nacional de Desarrollo de Proveedores Minoritarios, que ayuda a conectar proveedores con compradores y genera $548,200 millones. 

Al ampliar tu red de proveedores para incluir negocios propiedad de minorías, tu organización puede respaldar el crecimiento económico en las comunidades locales, reforzar su resiliencia para enfrentar los desafíos de la cadena de suministro y permitir la escalabilidad a largo plazo. 

A continuación, descubrirás algunas maneras en las que estos factores transforman la diversidad de proveedores en una parte crítica de tus operaciones:

Mejora de la resiliencia y reducción del riesgo 

Si tus operaciones de adquisición dependen solo de algunos proveedores principales, te expones a un mayor riesgo de interrupciones cuando alguno falle. Esto se da porque no tienes un proveedor de reemplazo en caso de que tu proveedor principal no pueda cumplir las necesidades de tu organización. En esta situación, una red resiliente significa que tu equipo puede cambiar rápidamente en caso de una interrupción en curso o una recuperación de una interrupción.

La resiliencia de la cadena de suministro y la reducción de riesgos son clave para los equipos de adquisición modernos que se enfrentan a interrupciones como cambios geopolíticos o por pandemias. La mejor manera de mitigar estas posibles interrupciones es planificar con anticipación y armar un plan de contingencia en caso de que tu cadena de suministro se tope con una barrera. Una red de proveedores diversa puede ayudarte a lograrlo. 

Con una red diversa, tu equipo puede recuperarse sin problemas después de una interrupción, gracias al acceso a una gran base de proveedores. De esta manera, si un proveedor detiene sus operaciones, puedes cambiar a un proveedor secundario y reducir así la repercusión que puede tener en tu red la falta de tu proveedor principal.

Exposición de SRP y beneficios de reputación

Para lograr tus metas de compras socialmente responsables (SRP), necesitas asociaciones de proveedores que se alineen de tus valor. Por ejemplo, tu equipo establece una meta de mantener una base de proveedores que contenga un 30 % de pequeñas empresas propiedad de proveedores locales. Una red de proveedores diversa te ayuda a mantener este porcentaje, ya que tienes una amplia variedad de proveedores y puedes priorizar los que sean locales.

Además de los objetivos de SRP internos, es importante que tu equipo controle las expectativas de los socios externos. Los inversores, legisladores y posibles proveedores a menudo esperan que haya una transparencia de abastecimiento inclusivo, ya que es probable que ellos tengan sus propias metas de compras responsables. Ser transparente con las obligaciones de compras responsables simplifica que estos socios externos vean cómo tus metas de SRP se alinean con sus objetivos.

Sin embargo, para demostrar este nivel de transparencia, primero tu equipo debe tener una visibilidad en profundidad de tus proveedores, sus calificaciones de diversidad y cómo estos factores afectan tus metas de SRP o requisitos.

Para algunas industrias, la diversidad de proveedores es un requisito de conformidad, no solo algo deseable. Dicho esto, es una buena idea familiarizarte sobre las reglas que debe seguir tu organización para ser conforme con la normativa.

Atracción de socios y clientes con inclusividad

Dado que las prácticas de compras y la red de la cadena de suministro de una organización pueden afectar todo, desde el entorno hasta la salud de una persona, las iniciativas de diversidad de proveedores son una prioridad cada vez mayor para todas las industrias. Sin embargo, esto significa que tus potenciales socios de adquisición deben tener mandatos de compras responsables, al igual que ti.

Si te creas una reputación de priorizar proveedores poco representados y de respaldar tu representación con datos, tu organización puede atraer socios de alto valor que buscan una relación a largo plazo. En consecuencia, se amplían tus oportunidades de contratación y obtienes más opciones de crecimiento operativo, resiliencia y seguridad financiera.

Desafíos comunes de la diversidad de proveedores

Es fácil identificar los beneficios de la diversidad de proveedores, pero ejecutar tu estrategia para crear una red de proveedores diversa puede ser muy desafiante. A continuación, se mencionan los obstáculos más comunes a los que se enfrenta tu equipo al iniciar un programa de diversidad de proveedores:

Seguimiento manual de las certificaciones de los proveedores

Sin importar el tamaño de la red, confiar en procesos manuales y rastrear y mantener un registro de certificaciones de proveedores es propenso a errores y consume mucho tiempo. El proceso puede ser más difícil cuando los requisitos de certificación cambian o un proveedor califica para una nueva certificación, lo que modifica cómo se alinea con tus metas y valores. Administrar todo esto de forma manual ya es más complicado para un solo proveedor. Intentarlo para una red amplia de proveedores diversos es, de mínima, frustrante.

Cadenas de autorización lentas

Sin automatización, la mayoría de los procesos de autorización son lentos e incómodos. Por este motivo, los nuevos proveedores pueden evitar asociarse a ti, ya que no pueden admitir un retraso en sus procesos. Adicionalmente, los pequeños proveedores a menudo tienen presupuestos ajustados, lo que significa que pueden no elegir oportunidades de adquisición con tu organización si representan un riesgo para sus operaciones y finanzas.

De tu lado del proceso de adquisición, los procesos de autorización lentos y tediosos no cuentan con la flexibilidad necesaria para compensar los retrasos o brindar el tiempo requerido para establecer una conexión con un nuevo proveedor. Si tu equipo no siente que pueden dedicar el tiempo o los recursos para encontrar nuevos proveedores diversos, esto podría hacer que siempre llamen a los proveedores conocidos. Sin embargo, esto no mitiga el riesgo, ya que aún podrías sufrir retrasos por fallas en tu proveedor principal.

Datos de proveedor faltantes o incorrectos

Un programa de diversidad de proveedores exitoso se basa en datos precisos, porque tu equipo necesita información sobre las certificaciones de tus proveedores y los hábitos de compra de tu organización. Sin embargo, si usas sistemas fragmentados, tu conjunto de datos puede tener faltante de información, contener duplicados o presentar errores, lo que genera una baja confianza en los datos.

También los datos incorrectos de proveedores dificultan la administración de tu red, porque el equipo no cuenta con la información clave necesaria para tomar decisiones adecuadas y lograr las metas de diversidad. Sin los datos adecuados, las tareas rutinarias, como conciliar listas de proveedores, facturas y categorías de gastos, son más propensas a errores y pueden generar retrasos costosos.

Herramientas para simplificar los programas de diversidad de proveedores

Comprender los puntos débiles comunes de la diversidad de proveedores y cómo aparecen en tu red es el primer paso para diversificar tu base de proveedores. Una vez identificados estos puntos, ten en cuenta las siguientes herramientas e integraciones de sistemas de adquisiciones para simplificar tu programa de diversidad de proveedores:

Etiquetado de proveedores y seguimiento de certificaciones

Tu equipo puede simplificar el abastecimiento estratégico gracias a herramientas digitales que etiquetan a los proveedores según su propiedad (minorías, mujeres, personas LGBT o veteranos), lo que agiliza encontrar y rastrear las certificaciones de proveedores. De esa manera, los compradores pueden evaluar rápidamente sus opciones y comprar a proveedores que cumplan con las metas de diversidad de tu organización.

Unión automática de compradores con proveedores diversos certificados

La tecnología de automatización utiliza IA de adquisición o herramientas basadas en reglas para conectar a los compradores con proveedores diversos, mediante directrices de compra que los guíen hacia aquellos proveedores preferidos. Este tipo de software reduce los puntos débiles que generan los procesos manuales, como retrasos o errores accidentales. La unión automática de compradores y proveedores diversos certificados también te ayuda a administrar mejor el gasto marginal.

Paneles de informes para las partes interesadas

Los paneles de informes sólidos destacan a tus proveedores y sus certificaciones, lo que ayuda a que tu equipo tenga más control sobre a qué proveedores comprarles y cómo seleccionar nuevos. Un panel también es una forma directa de mostrar a las partes interesadas la repercusión que tienen tus esfuerzos de diversidad de proveedores. De esta manera, puedes mostrar en tiempo real el retorno de inversión (ROI) y mantener el apoyo para el programa.

Prácticas recomendadas para una diversidad de proveedores exitosa

En el camino hacia lograr tus metas internas o requisitos normativos, existen varias estrategias accionables que puedes usar para tener más chances de que tu programa de diversidad de proveedores sea exitoso. Al emparejar tu estrategia con una solución como Amazon Business, por ejemplo, alientas a los compradores a pedir a proveedores preferidos, a la vez que cumplen con las directrices de compras responsables de tu organización. 

Las siguientes prácticas recomendadas pueden ayudarte a operar tu plan de diversidad de proveedores:

Capacitación para los compradores y refuerzo de políticas

Para lograr que los compradores compren en conformidad con tu programa de diversidad de proveedores, necesitan saber sus metas y condiciones. Cuando los compradores comprenden estas áreas, es más probable que hagan compras que le ayuden a tu organización a lograr sus metas. 

Sin embargo, cumplir con las directrices de compra diversa debe ser más fácil para los compradores. Los procesos de compra complejos o tediosos pueden disuadir a los compradores de seguir tus medidas de compra. 

Por suerte, tu equipo puede usar tecnología de adquisición para personalizar una experiencia positiva para los compradores y hacer que la conformidad sea posible. 

Veamos Guided Buying de Amazon Business (una característica de Business Prime) como ejemplo. Le brinda a los compradores indicaciones y filtros que destacan a los proveedores autorizados y certificados que cumplen con sus necesidades de compra. Esta característica también ahorra tiempo a los equipos y reduce la confusión que puede surgir al elegir proveedores sin una orientación. 

Amazon Business también agrega datos de todas las compras en un panel compartido. Estos datos en tiempo real impulsan la concordancia entre los equipos de adquisición, finanzas y SRP, lo que es clave para el éxito continuo de cualquier programa de diversidad de proveedores.

Simplificación de la diversidad de proveedores con integraciones

Reemplazar el seguimiento manual y las planillas manuales con tecnología intuitiva para identificar, abastecer y administrar proveedores diversos es un gran paso para tu organización. Pero para garantizar el éxito de dicha tecnología, debe integrarse con tus otros sistemas.

Amazon Business hace esto mediante el etiquetado de proveedores para indicarle de forma simple a los compradores las certificaciones de diversidad con las que cuentan. Tus compradores también tienen la opción de filtrar los resultados de productos por certificaciones, lo que simplifica su conformidad con las metas y normativas de compras internas. Estas características actualizan automáticamente las certificaciones de proveedor, lo que reduce el proceso administrativo de verificación de proveedores y garantiza que tu equipo tenga en cuenta las metas de la organización en cada compra.

Otra parte clave de simplificar la selección de proveedores diversos es la supervisión de su rendimiento. Analítica de Amazon Business ayuda a tu equipo a identificar los proveedores diversos con mejor rendimiento, de modo que los tengas en cuenta al elegir con quien trabajar. El rendimiento de los proveedores también indica el potencial de una asociación a largo plazo. A partir de los datos, tu equipo puede comprender si el socio proveedor potencial realiza operaciones que promueven la escalabilidad y la colaboración de forma que apoye el crecimiento organizativo de ambas partes. La analítica ofrece información sobre la preparación de un vendedor para este tipo de aceleración operativa y posible asociación.

Uso de informes transparentes para rastrear el progreso

La analítica ofrece pruebas concretas de si tu programa de diversidad de proveedores tiene un efecto positivo. Esta información te brinda visibilidad clave para que sepas dónde y cuándo hacer ajustes a tu estrategia. Sin embargo, la visibilidad también es importante para mantener el respaldo del liderazgo y obtener un ROI, ambos clave para que los ejecutivos se interesen en el programa.

Para tener estos datos a disposición, tu equipo necesitará tecnología sólida que pueda extraer información de gastos de todas tus operaciones y consolidarla. Para ayudar a los equipos a lograr esto, Amazon Business ofrece Visibilidad de gastos (una función de Business Prime). Esta característica automatiza el seguimiento del gasto diversificado y recopila los datos de todas las categorías y unidades de negocio en un formato simple y claro. De esta manera, sabes con precisión cómo usas cada dólar y si ese gasto se alinea con tus objetivos de diversidad de proveedores.

Como regla general al plantear estas metas, debes centrarte en KPI medibles, como el porcentaje de gasto no convencional, el número de proveedores certificados que incorporas y la participación de los proveedores de Nivel 2. Cada KPI destaca parte del proceso y la madurez del programa. 

Por ejemplo, al rastrear tus proveedores de Nivel 2, obtendrás información sobre la cadena de suministro de tus proveedores de Nivel 1. Este conocimiento te permite ampliar las expectativas de diversidad para tus principales contratistas, lo que fomenta las directrices de compras responsables desde el origen del producto hasta el destino para cada compra. Para asegurarte que esta información está disponible de forma simple, tu equipo puede registrarla en un panel de informes sólido. Hacerlo simplifica compartir tu progreso con el liderazgo, juntas de SRP y auditores, lo que genera responsabilidad y ayuda a mantener el impulso.

Evaluación de la madurez y escala de tu programa en el tiempo

Un buen programa de diversidad de proveedores crece con tu organización. No obstante, a medida que planeas para el crecimiento del programa a largo plazo, primero debes conocer la madurez actual de tu organización. Puedes hacerlo mediante este modelo de madurez de tres etapas:

• Etapa fundacional: Como referencia, tu equipo necesita implementar tecnología de adquisición para registrar el rendimiento de proveedores, supervisar el gasto y mejorar la visibilidad de red.
• Etapa en desarrollo: Una vez que tengas una comprensión profunda de tu red, el próximo paso es aprovechar la automatización para mejorar los procesos. La automatización simplifica el cumplimiento de los requisitos de compra.
• Etapa avanzada: La etapa final incluye una integración completa con todos tus sistemas de adquisiciones y la implementación del seguimiento del Nivel 2. Estos dos pasos te concederán más control y visibilidad sobre tus operaciones.
   

Al determinar la madurez actual de tu red, es importante pensar en la diversidad de proveedores como un recorrido escalable a largo plazo. Para que crezca con tu organización, tu equipo debe supervisar, rastrear y evaluar los datos de los proveedores diversos con frecuencia. De esta manera, puedes asegurarte de que siempre funcione en apoyo de los objetivos de madurez de tu organización y en conformidad con los requisitos.

Aumento de la diversidad de proveedores con Amazon Business

Con el enfoque correcto, un programa de diversidad de proveedores puede ayudarte a lograr tus metas de compras responsables y crear una cadena de suministro más resiliente. Tu equipo puede aumentar las probabilidades de un programa de diversidad de proveedores exitoso cuando conectas tu estrategia con una solución de adquisición ágil.

La clave está en implementar una solución que simplifique la diversidad de proveedores en lugar de sumar complejidad, y Amazon Business ofrece características para ayudarte con esto. Desde el seguimiento en tiempo real de las certificaciones de los proveedores hasta los paneles de analítica sólidos, esta solución puede respaldar tu programa y mantener la flexibilidad de modo que pueda escalar con tus operaciones.

La diversidad de proveedores no tiene porqué ser compleja. Con la tecnología correcta, tu equipo puede hacer el abastecimiento inclusivo instintivo. Comunícate con Amazon Business hoy mismo para saber cómo hacerlo.