Cómo crear un marco de tarjetas de puntuación de proveedores para lograr la excelencia en la adquisición

Demasiados equipos de adquisición terminan haciendo un seguimiento del rendimiento de los proveedores en hojas de cálculo de Excel, alternando entre pestañas y esperando que surja información. Captan fechas de entrega, recuentos de productos defectuosos e incongruencias en las facturas, pero les sigue faltando visibilidad entre los departamentos, tienen dificultades para alinearse con las partes interesadas y no pueden conectar de manera constante las acciones de los proveedores con los resultados del negocio. 

El problema no es recopilar datos de esta manera, sino que el seguimiento básico no genera valor real. Lo que realmente necesitan los equipos de adquisición es una tarjeta de puntuación estratégica de proveedores. 

Una tarjeta de puntuación de proveedores va más allá de simples hojas de cálculo y crea un sistema que impulsa la responsabilidad, genera confianza y fomenta la mejora continua. Fortalece las relaciones con los proveedores, hace que los riesgos sean más visibles y ayuda a que el valor fluya de manera más predecible. Pero para usar las tarjetas de puntuación de proveedores de manera eficiente, debes comprender qué son, por qué son importantes, cómo hacemos para crear una y cómo ayudan a convertir datos sin procesar en información procesable para crear verdaderas sociedades.

¿Qué es una tarjeta de puntuación de proveedores?

Una tarjeta de puntuación de proveedores es una herramienta estructurada que mide y controla el rendimiento de los proveedores a lo largo del tiempo. Consolida los datos clave, como la precisión de las entregas, la calidad y el costo en un único sistema que ayuda a los equipos de adquisición a evaluar si los proveedores cumplen las expectativas. A diferencia de una evaluación de una única vez o una hoja de cálculo de seguimiento simple, una tarjeta de puntuación de proveedores brinda visibilidad continua de las tendencias del proveedor y su impacto en los resultados del negocio.

Evaluación de los proveedores vs. tarjeta de puntuación de los proveedores

Cuando los profesionales de la adquisición hablan sobre la evaluación de los proveedores, por lo general se refieren a una evaluación de una única vez: verificar al proveedor durante su incorporación, verificar su rendimiento en el momento de la renovación o confirmar que cumpla con los estándares mínimos. 

Este proceso tiene valor, pero le falta continuidad. Una tarjeta de puntuación de proveedores, por el contrario, monitorea el rendimiento del proveedor de manera continua, trimestre tras trimestre, año tras año. Esta perspectiva continua ofrece visibilidad de tendencias, responsabilidad y oportunidades para mejorar. En lugar de decir, “Pasamos la evaluación, ya estamos listos”, una tarjeta de puntuación dice, “Nosotros y nuestro proveedor seguiremos mejorando juntos”. El cambio de un monitoreo episódico a uno continuo cambia la interacción del proveedor de reactiva a proactiva.

Tipos de tarjetas de puntuación de proveedores para la adquisición

Diferentes objetivos de adquisición requieren diferentes tipos de tarjetas de puntuación. 

Algunos formatos comunes de tarjetas de puntuación incluyen:

• Tarjetas de puntuación de rendimiento: Se centran en la ejecución operativa, como las entregas a tiempo, el índice de productos defectuosos y la precisión de los pedidos. Este tipo de tarjeta de puntuación es ideal para los proveedores con un gran volumen o con importancia táctica.
• Tarjetas de puntuación de cumplimiento: Hacen un seguimiento de los requisitos reglamentarios, los estándares éticos, el abastecimiento sostenible y las certificaciones de diversidad. Estas tarjetas son mejores para situaciones donde la gobernanza o la mitigación del riesgo es esencial.
• Tarjetas de puntuación de sociedades estratégicas: Miden la innovación, la colaboración, la creación de valor y la alineación a largo plazo de los proveedores. Las tarjetas de puntuación de las relaciones con los proveedores funcionan bien para los proveedores considerados estratégicos en lugar de transaccionales.
• Tarjetas de puntuación específicas para la categoría: Consideran las métricas relacionadas con la categoría de gastos o el perfil de riesgos, como los servicios indirectos frente a los materiales directos o los bienes de bajo riesgo frente a los de alto riesgo. Este tipo de tarjetas ayuda a alinear las mediciones con el objetivo de adquisición específico de la categoría.

Al elegir el tipo indicado o fusionar varios tipos, te aseguras de que cada tarjeta de puntuación de proveedores refleje lo que es más importante para tu organización.

Por qué los equipos de adquisición necesitan tarjetas de puntuación de proveedores

Con los costos cada vez más elevados, la evolución de las reglamentaciones y las interrupciones en la cadena de suministros, confiar en la intuición para evaluar a los proveedores ya no es suficiente. Estos desafíos hacen que la gestión de proveedores estratégica e impulsada por los datos sea algo fundamental. 

Las tarjetas de puntuación de los proveedores ayudan a que los equipos de adquisición vayan más allá de los comentarios anecdóticos hasta el rendimiento y la responsabilidad que se pueden medir. De hecho, el 40 % de las organizaciones informó un aumento en los costos de abastecimiento en 2024, y destacaron la necesidad de una mejor visibilidad del rendimiento de los proveedores. Con una tarjeta de puntuación estructurada, las organizaciones pueden identificar antes las ineficiencias, manejar los gastos de manera estratégica y fortalecer tanto la resiliencia como la compra responsable.

Cómo mejorar la responsabilidad de los proveedores

Cuando integras una tarjeta de puntuación al proceso de gobernanza de proveedores, creas un marco de transparencia y medición. Los proveedores saben qué esperas, cómo los evaluarás y cómo su rendimiento afecta a tu organización. 

Esta transparencia fomenta relaciones estratégicas más sólidas con los proveedores al cambiar de revisiones ad-hoc a un ritmo constante de medición y mejora. La adquisición pasa de ser un supervisor silencioso a ser un compañero visible en el rendimiento. Al compartir los resultados de las tarjetas de puntuación, destacar la información y codefinir los planes de mejora, pasas de monitorear a manejar de manera activa el rendimiento del proveedor. 

Cómo alinear objetivos de adquisición con los KPI del negocio 

La creación de una tarjeta de puntuación de proveedores útil comienza con la identificación de los objetivos de tu negocio. El análisis de gastos de los proveedores estructurado de manera adecuada vincula la conducta de los proveedores con el ahorro de costos, la reducción de riesgos, los resultados de sostenibilidad o la respuesta del mercado, lo que posiciona a tu equipo como un contribuyente estratégico. 

Por ejemplo, cuando mides los indicadores de rendimiento clave como los tiempos de entrega de los proveedores, los índices de productos defectuosos, las credenciales de diversidad y el ahorro, demuestras cómo tu base de proveedores impulsa el negocio hacia adelante. Esto transforma la adquisición, que pasa de un centro de costos a un motor de valor, en particular cuando es respaldada por herramientas de análisis que hacen un seguimiento del rendimiento y las tendencias en tiempo real.

Métricas clave que debes incluir en tu tarjeta de puntuación

Seleccionar las métricas de las tarjetas de puntuación es una de las partes más importantes de diseñar una tarjeta efectiva. Lo que mides determina cuáles serán tus recompensas y, en última instancia, qué debes mejorar. Un marco sólido cubre tres dimensiones clave: rendimiento operativo, cumplimiento y compra responsable, así como la relación entre costo y valor.

Indicadores de rendimiento operativos

Las métricas operativas muestran qué tan bien un proveedor ejecuta tus pedidos.  Las referencias operativas comunes incluyen:

• Tasa de entrega puntual: El porcentaje de pedidos entregados en la fecha acordada
• Índice de defectos: El porcentaje de unidades o líneas de servicio que no cumplen con los estándares de calidad
• Precisión del pedido:La proporción de órdenes despachadas de manera correcta frente a los errores
• Respuesta: La velocidad con la que el proveedor aborda consultas, problemas o cambios
• Variación de plazos: La desviación entre el plazo acordado y el rendimiento real

Hacer un seguimiento de estos plazos en el tiempo revela tendencias, no solo instantáneas. Por ejemplo, es posible que descubras que un proveedor que ha logrado un 98 % de entregas a tiempo el año anterior, haya caído a un 92 % este trimestre. Detectar estas cosas temprano te permite tomar medidas correctivas antes de que ese descenso se convierta en un riesgo mayor de la cadena de suministros.

Métricas de cumplimiento y compras responsables

La medición de proveedores ahora se extiende más allá de la calidad y el costo del producto para incluir los estándares de ética, sostenibilidad, diversidad y abastecimiento estratégico. El uso de un software de abastecimiento electrónico o de portales de proveedores facilita la captación de estos atributos de manera consistente. 

Las métricas clave en esta categoría incluyen:

• Cumplimiento con las políticas de SRP: ¿El proveedor cumple con los estándares de sostenibilidad y compra responsable?
• Certificaciones: ¿El proveedor es propiedad de minorías, tiene certificación ecológica o de seguridad?
• Cumplimiento con los estándares de seguridad: ¿Cuál es la cantidad de incidentes de seguridad recientes, el tiempo de resolución promedio y los resultados de auditoría de los proveedores?

Hacer que estas métricas sean visibles garantiza que la cadena de suministros se alinee con los valores y el apetito de riesgos de tu organización.

Métricas de costos y valores

El valor surge cuando se trasciende el costo unitario para considerar el costo total y la innovación impulsada por los proveedores. Las métricas clave para costos y valor incluyen:

• Competitividad de los precios: Mide cómo los precios de los proveedores se comparan con los estándares de la industria o con el rendimiento histórico
• Costo total de propiedad (TCO): Capta todos los costos relacionados, incluyendo la logística, la reelaboración, el tiempo de inactividad y el servicio general
• Ahorro de costos: Hace un seguimiento de las mejoras impulsadas por los proveedores que ayudan a evitar futuros gastos
• Innovación impulsada por los proveedores: Destaca nuevas ideas o mejoras en el proceso que crean valores que se pueden medir

Al medir estas categorías, puedes interactuar con los proveedores no solo como vendedores, sino como socios en la creación de valor.

Ejemplo de tarjeta de puntuación de proveedores

En la gestión de la cadena de suministros, las empresas pierden un promedio del 8 % de ingresos anuales por las interrupciones. Tener una tarjeta de puntuación de proveedores estructurada ayuda a mitigar esos riesgos, ya que se proporcionan advertencias tempranas y se permiten respuestas más rápidas y mejor informadas.

Para ver esto en la práctica, imagina a un fabricante de tamaño mediano que administra a 30 proveedores directos de materiales clave. El equipo de adquisición desarrolla una plantilla de tarjeta de puntuación que incluye:

• Nombre, categoría, período de revisión (por ejemplo, trimestralmente) del proveedor
• Métricas operativas como entregas a tiempo (>95 %), índice de productos defectuosos (<0.5%), and order accuracy (>98 %)
• Métricas de cumplimiento, incluyendo certificación ecológica (sí/no), incidentes de seguridad en los últimos 12 meses (objetivo 0) y estado de diversidad de proveedores (si corresponde)
• Métricas de costo y valor, como tendencias de precio en comparación con el año anterior (<+2 %), proyectos de ahorro completados (objetivo ≥1 por año), sugerencias de innovación de proveedores implementadas (objetivo ≥1)

El equipo asigna ponderaciones a las métricas (50 % operativas, 30 % de cumplimiento y 20 % de costo y valor) y calcula un puntaje compuesto cada trimestre. En dos años, emergen las tendencias: Las entregas a tiempo del proveedor A caen del 96 % al 92 %, mientras que el proveedor B introduce una iniciativa de ahorro que reduce el TCO en un 4 %.

Adquisiciones entonces puede actuar en consecuencia implementando un plan de mejoras para el Proveedor A y otorgando un estatus de proveedor preferido al Proveedor B, con lo que convierte los datos no procesados en información procesable y gobernanza estructurada.

Cómo crear una tarjeta de puntuación de proveedores

Antes de que una tarjeta de puntuación de proveedores pueda tener un impacto real, debe tener una estructura clara. Así es como debemos diseñar, implementar y respaldar una que ofrezca resultados medibles.

Paso 1: Definir objetivos y KPI

Comienza por preguntar: ¿Qué resultados queremos lograr de los proveedores? ¿Apuntamos a una reducción de costos, una mejora de calidad, una mayor sostenibilidad o a una mayor agilidad en el mercado? Los objetivos claros guían la selección de los KPI que más importan mientras se establecen las bases para una medición efectiva.

Paso 2: Seleccionar métricas y fuentes de datos

Con tus objetivos implementados, elije métricas relevantes que los reflejen y determina cómo recopilarás los datos. ¿Los sacarás de tu sistema ERP o del software de abastecimiento electrónico, o confiarás en el informe propio del proveedor? Independientemente de cuál sea tu camino, asegúrate de que los datos sean confiables, consistentes y, mejor aún, lo más cercanos al tiempo real. La integridad de los datos es tan importante como las mismas métricas.

Paso 3: Crear y automatizar tu tarjeta de puntuación

Las hojas de cálculo son un buen punto de inicio, pero no escalan ni ofrecen información de manera eficiente. Para elevar tu proceso, usa herramientas de análisis de adquisición que automaticen los paneles, completen automáticamente las métricas y visualicen las tendencias de rendimiento. Si tu organización usa una solución de compra inteligente como Amazon Business, puedes pulsar su funcionalidad de Analítica para hacer un seguimiento de KPI y automatizar el panel. Esto cambia el enfoque de ingreso de datos a toma de decisiones impulsadas por los datos.

Paso 4: Revisar los resultados y colaborar con los proveedores

Una vez que la tarjeta de puntuación se ha ejecutado durante un período, revisa los resultados e interactúa con los proveedores. Envíales la tarjeta, analiza las tendencias, destaca las fortalezas y crea con ellos planes de mejora. La colaboración es importante, es decir que es fundamental usar la tarjeta de puntuación como iniciador de conversaciones para que los proveedores se sientan parte del proceso y se motiven a hacerlo mejor.

Paso 5: Refinar y escalar en el tiempo

Después de algunos ciclos, identifica qué cosas funcionan y qué cosas no. Algunas métricas pueden ser irrelevantes o algunas fuentes de datos pueden ser poco confiables. Refina la plantilla de tarjeta de puntuación, ajusta las ponderaciones y expande la cobertura a más proveedores o categorías. Con el tiempo, el uso de una tarjeta de puntuación equilibrada se convierte en parte de tu ritmo de gobernanza de adquisiciones y deja de ser un proyecto aislado.

Tecnología para una gestión eficiente de las tarjetas de puntuación

Las tarjetas de puntuación manuales ya no pueden seguirle el ritmo a la adquisición moderna. Las hojas de cálculo estáticas limitan la visibilidad y ralentizan la colaboración, pero las herramientas digitales cambian en el sentido que optimizan tus datos y los convierten en paneles en vivo y espacios de trabajo compartidos con los proveedores. Cuando la tecnología respalda la gestión de proveedores, puedes lograr la velocidad, la precisión y la previsión necesarias para tomar decisiones más informadas. El resultado no es solo un mejor seguimiento, es un valor más estratégico.

Paneles y automatización

Los paneles traducen datos en información. Con las herramientas de visualización, los equipos de adquisición pueden detectar tendencias en el rendimiento, comparar categorías de proveedores y actuar sobre métricas reales en lugar de sobre informes desactualizados.

Los paneles de Visibilidad de gastos de Amazon Business proporcionan una visión clara de la analítica de los proveedores y los niveles de categoría sin necesidad de una gestión manual mediante hojas de cálculo. Te ayudan a monitorear los KPI, hacer un seguimiento de los gastos e identificar oportunidades para consolidar proveedores o mejorar el cumplimiento. La automatización reduce los ciclos de revisión, detecta antes las anomalías y libera a tus equipos para que se concentren en lo que más importa: fortalecer el rendimiento del proveedor.

Guided Buying complementa esta visibilidad ya que te ayuda a dirigir a tus equipos hacia proveedores de confianza autorizados. En lugar de simplemente marcar problemas después de que ocurrieron, Guided Buying ayuda al cumplimiento y la compra responsable desde el inicio. Juntos, la automatización y la orientación convierten la visibilidad en acciones significativas.

Cómo colaborar con los proveedores en los resultados

El objetivo principal de un sistema de administración de proveedores es la interacción. Cuando los equipos de adquisición y los proveedores comparten acceso a datos de rendimiento, las conversaciones pasan de ser reactivas a ser estratégicas. 

Amazon Business proporciona paneles de analítica de proveedores que te permiten a ti y a tus proveedores ver juntos las métricas de rendimiento clave, cocrear planes de mejora y hacer un seguimiento del progreso en tiempo real. Las certificaciones de vendedores externos de confianza te dan la confianza de que los proveedores cumplen con los estándares verificados incluso antes de la evaluación. 

Cuando los datos de rendimiento, las compras guiadas y los proveedores verificados trabajan en sincronía, las tarjetas de puntuación de proveedores se convierten en motores de crecimiento compartido, relaciones más fuertes y valores mensurables.

Convierte las métricas en valor mutuo

La historia no termina en la tarjeta de puntuación. El impacto real viene cuando usas métricas para crear valor compartido con tus proveedores. De ese modo, la tarjeta de puntuación de un proveedor se vuelve más que un informe de rendimiento; se convierte en una herramienta de relación para el crecimiento. Mide el rendimiento, pero también piensa en cómo los proveedores pueden innovar, ayudar a los objetivos de sostenibilidad y elevar tu organización. 

Cuando el área de adquisición trata a los proveedores como socios estratégicos en lugar de centros de costos, el valor se multiplica. Los datos se convierten en información, la información en acción y la acción en relaciones a largo plazo más sólidas.

Explora cómo Amazon Business pueden ayudarte a hacer un seguimiento del rendimiento de los proveedores, mejorar la visibilidad y fortalecer sus relaciones mediante datos comunicándote con nuestro equipo hoy mismo.