Distrito Escolar Unificado de Kings Canyon

Resumen

Con más de 23 escuelas que dan servicio a más de 10,000 estudiantes, el Distrito Escolar Unificado de Kings Canyon (KCUSD) cuenta con varios departamentos y programas que realizan compras en toda la organización. Desde las compras de material escolar a tecnología, el distrito prioriza la rentabilidad y la rapidez de entrega, y equipa a los compradores de las escuelas y programas con los suministros que necesitan, cuando los necesitan. Mientras que el distrito valora el ahorro y la eficacia de la entrega, los compradores aprecian las opciones de pago flexibles. Como resultado, el Distrito Escolar Unificado de Kings Canyon aprovecha Amazon Business Shared Wallet, con dos lados a su cuenta: tarjetas de compra y Pago por factura, un programa de facturación digital que brinda a los clientes elegibles de Amazon Business acceso a términos de pago netos, facturación consolidada y más. Al ofrecer flexibilidad de pago, el KCUSD permite a los compradores elegir si desean obtener autorizaciones de compra por adelantado con el Pago por factura o auditar las compras en el backend con tarjetas de compra para Smart Business Buying.

Ofrecer flexibilidad de pagos para los compradores

Con Amazon Business Shared Wallet, los compradores del KCUSD pueden elegir el tipo de pago que se adapte mejor a sus necesidades de compra y a las preferencias de los procesos de autorización. El distrito gestiona unas 100 tarjetas de crédito, que utiliza para financiar diversos departamentos y programas, desde Future Farmers of America (FFA) hasta los centros de aprendizaje infantil. Que los compradores del distrito elijan las tarjetas de compra o el Pago por factura al momento de pagar depende de sus preferencias personales, y se deben asegurar de que cuentan con la documentación de respaldo para cada compra con la tarjeta de compra, lo que incluye la documentación de respaldo detallada especificada por sus políticas de auditoría. Dependiendo de la cantidad de transacciones, el proceso puede ser complejo y llevar mucho tiempo.

Optimizar los procesos de auditoría y conciliación manual

Además de ofrecer opciones de pago que proporcionan a los compradores una mayor flexibilidad, la implementación del Pago por factura ha ayudado al KCUSD a simplificar sus procesos de auditoría y conciliación, brindándole acceso a funciones como la facturación consolidada y los análisis integrados.

Con el Pago por factura, los compradores del distrito obtienen autorizaciones antes de las compras, mediante la generación de un carrito y una orden de compra que se dirige a un autorizador antes de enviarse a las cuentas por pagar. Una vez que se autoriza, se libera el pedido. El proceso para comprar con sus tarjetas de crédito o Pago por factura requiere la misma cantidad de tiempo y esfuerzo para los compradores. Pero para el equipo de cuentas por pagar, el Pago por factura supone un importante ahorro de tiempo al agilizar la conciliación y simplificar la confirmación de la recepción de bienes. 

Ahorrar tiempo y mejorar el flujo de dinero durante las temporadas de compras más intensas

Cuando el distrito pasó de su plataforma de pagos anterior al Pago por factura, el equipo de cuentas por pagar vio una oportunidad para optimizar los procesos de adquisición del distrito.

Con su plataforma de pagos anterior, el equipo de cuentas por pagar recibía un extracto mensual. Pero cuando pasaron al Pago por factura, el equipo replanteó sus procesos anteriores y optó por recibir facturas cada semana para administrar mejor las fluctuaciones de crédito durante las temporadas de compras más intensas, como la Vuelta al cole.

Al pagar las facturas de manera semanal, el distrito mantiene la coherencia de su crédito a la vez que ahorra tiempo. Anteriormente, el equipo de cuentas por pagar se encargaba de la conciliación y autorización de los extractos de la tarjeta de compra una vez al mes, lo que requería mucho tiempo para gestionarlo de manera masiva. Una vez que se implementó el Pago por factura, el equipo pudo personalizar la frecuencia de facturación y optimizar sus procesos. Como resultado, ahora optan por recibir sus facturas cada jueves, lo que ayuda al equipo a administrar la conciliación de forma consistente durante todo el mes. “Para nosotros, el cambio más grande que nos ha ahorrado tiempo es la actualización de la frecuencia en la que pagamos nuestras facturas; pasamos de recibir facturas mensuales a recibirlas de manera semanal. En nuestro distrito, tenemos que ingresar cada factura que recibimos. Ingresarlas semanalmente nos ha ahorrado mucho tiempo”, afirma Janet Linscheid, Cuentas por pagar, Distrito Escolar Unificado de Kings Canyon.

Además de la implementación del Pago por factura, la organización maximiza su cuenta Amazon Business al aprovechar sus funciones innovadoras como 3-Way Match, que les ayuda a unir pedidos, recibos y facturas para conciliar compras más rápido. “3-Way Match nos ahorra mucho tiempo”, afirma Linscheid. “Antes, enviábamos más de 50 correos electrónicos a la vez, intentando confirmar la recepción de la mercancía. Ahora, ahorramos días e incluso semanas de rastreo de pedidos”.

Implementar procesos y procedimientos de adquisición nuevos

Con el apoyo de su asesor de clientes y los servicios profesionales de Amazon Business, el KCUSD implementó procesos y controles efectivos que se adaptan a las necesidades específicas del distrito. Pero a medida que desplegaban estos procesos y procedimientos nuevos, ¿cómo se aseguraban de que sus compradores contaran con la formación y los recursos para adoptarlos con éxito?

Para facilitar a sus compradores la navegación por Pago por factura, el equipo de Amazon Business del KCUSD creó recursos de formación centralizados y guías paso a paso con referencias visuales y videos. Los usuarios actuales pueden consultar estos recursos, alojados en su sitio web interno, a la vez que sirven de apoyo para los compradores nuevos.

Aumentar la visibilidad de las compras con la Analítica de Amazon Business

Con la Analítica de Amazon Business, los usuarios obtienen una vista panorámica de los gastos de todos los departamentos y solicitantes, lo que les permite cumplir sus políticas y presupuestos de compras. Además de proporcionar una gran perspectiva y visibilidad, el distrito también utiliza la analítica para profundizar en los datos con rapidez.

“Antes de adoptar el Pago por factura, buscar la información de compras que necesitábamos podía ser un proceso sumamente manual. Ahora, cuando entramos en nuestras analíticas, podemos filtrar por número de factura o pedido y encontrar los datos que buscamos con facilidad”, afirma Prendez.

A medida que el Distrito Escolar Unificado de Kings Canyon continúa impulsando la eficiencia y aprovechando la evolución de las funciones de Amazon Business, se centra en compartir sus éxitos con el liderazgo mientras apoya a sus colegas y compradores con procesos y recursos eficaces. Al profundizar en sus patrones de gasto, el equipo de cuentas por pagar tiene una gran cantidad de aprendizajes y resultados que mostrar, desde aumentar el flujo de caja durante las temporadas de compras altas hasta frenar los gastos indebidos y garantizar el cumplimiento. Obtén más información sobre cómo otras organizaciones educativas y distritos escolares transforman la adquisición y toman decisiones de Smart Business Buying.

Acerca de Distrito Escolar Unificado de Kings Canyon

El Distrito Escolar Unificado de Kings Canyon, ubicado en el Valle Central de California, mejoró su proceso de adquisiciones con Amazon Business, agilizando la compra de suministros para satisfacer mejor las necesidades de su diverso cuerpo estudiantil y personal. De esta manera, permite controles de compra centralizados, mayor transparencia y acceso a una amplia gama de productos asequibles, desde útiles escolares hasta elementos esenciales de mantenimiento. Esta solución ahorró tiempo valioso, redujo las cargas administrativas y simplificó las operaciones, lo que permitió al personal dedicar más energía a apoyar a los estudiantes y enriquecer los resultados educativos.