Cómo gestionar la optimización de los procesos empresariales mediante la automatización de las adquisiciones.

Cuando se trata de optimizar procesos empresariales, tu equipo debe proponerse objetivos ambiciosos. Por ello, se debe empezar con las áreas operativas en las que cualquier falta de eficiencia gaste recursos, ralentice la toma de decisiones y afecte las ganancias. En otras palabras, el área para empezar a optimizar son las adquisiciones.

La adquisición suele pasar desapercibida como un área estratégica de crecimiento y ahorro; aun así, desempeña un rol fundame Dado que se trata de cómo los compradores adquieren bienes y servicios para realizar sus tareas, se plantea la oportunidad de generar ahorros y eficiencia para la organización.

Con sistemas de adquisiciones digitales y modernos, tu equipo puede usar tecnologías como la automatización para rediseñar procesos complejos y sentar las bases para una transformación de procesos empresariales más amplia.

¿Qué es la optimización de procesos empresariales?

La optimización de procesos empresariales (BPO) es un enfoque estratégico para hacer que los procesos de negocio sean más eficientes, precisos y rentables. Una estrategia de optimización empresarial efectiva abarca toda la organización, por lo que es fundamental empezar con un área que todos los equipos usen y necesiten, como las adquisiciones. De esta forma, tu equipo podrá implementar una estrategia de optimización en todo el ciclo de vida de pedidos y compras. 

Junto con la BPO, tu equipo podrá implementar la automatización de procesos empresariales. Si bien hay un solapamiento, hay una gran diferencia: La optimización refiere a la mejora continua, mientras que la automatización de las adquisiciones es un cambio único.

Áreas donde la adquisición produce dificultades

Para muchas organizaciones la adquisición es una operación de negocio en crecimiento. Sin embargo, las organizaciones que emplean procesos descentralizados o intentan escalar con rapidez pueden encontrar más dificultades en la adquisición, lo que consume recursos y provoca contratiempos costosos. Las adquisiciones pueden causar los siguientes desafíos:

• Órdenes de compra (PO) y autorizaciones manuales: Es más probable que en los procesos de adquisición manuales haya demoras o errores debido a errores humanos evitables, procedimientos lentos y una alineación demandante de la documentación.

• Falta de catálogos estandarizados o proveedores preferidos: Si los compradores no pueden identificar rápidamente a los proveedores preferidos o las listas de productos de tu organización, es posible que se desvíen de los procesos autorizados para encontrar lo necesario, lo que genera incumplimiento de la política de compra.

• Datos aislados entre departamentos: Si hay datos de adquisiciones desparramados, es probable que tus equipos estén desalineados, lo que puede provocar compras duplicadas, pedidos redundantes, gastos excesivos e ineficiencia operativa.

• Errores por ciclos de facturación extensos y de conciliación: Un procedimiento de adquisición con procesos demandantes y errores constantes obliga a tu equipo a dedicar tiempo valioso a resolver errores en etapas posteriores, por lo que todo el proceso cuesta más y demora más.

Pero la buena noticia es que puedes asociar estas dificultades en la adquisición con partes de las operaciones en las que se pueden resolver con mejores estrategias de procesos basadas en datos.

Mejoras clave en procesos de adquisiciones

Analizar toda la red de adquisiciones de la organización y decidir dónde empezar a mejorar puede ser intimidante. Para simplificar tu enfoque y maximizar el impacto, intenta usar la siguiente lista de comprobación:

Estandarizar solicitudes de compra y autorizaciones

Una gestión efectiva de las adquisiciones es casi imposible sin políticas y procedimientos de compra generales para tus compradores. Esta falta de estandarización suele provocar gastos marginales o no convencionales, lo que afecta negativamente el presupuesto y el balance general. 

La solución inmediata de tu equipo para este problema es implementar un proceso de compras digital único y centralizado para que todos los compradores lo utilicen al adquirir bienes y servicios.

Las solicitudes de compra y los procesos de autorización digitales deben incluir elementos como jerarquías de autorización predefinidas y límites de autorización presupuestaria. De esa manera, el proceso cuenta con límites de seguridad integrados para garantizar la precisión de pedidos y mantener un funcionamiento eficiente del proceso. 

Los procesos digitales también permiten que tu equipo use la automatización. Por ejemplo, cuando una solicitud de compra cumple las condiciones de compra predefinidas, el sistema de adquisiciones digitales la autoriza de forma automática. Como resultado, el equipo ahorrará tiempo y mantendrá la precisión al evitar las autorizaciones manuales.

Automatización de procesos desde compras hasta facturación

En los procesos más tradicionales, desde la adquisición hasta el pago (P2P), la adquisición se gestiona manualmente, lo que aumenta las probabilidades de errores, demoras y poca visibilidad de las actividades de adquisición. Por otra parte, las tecnologías de IA y automatización permiten a tu equipo optimizar los procesos al establecer que las tareas repetitivas se realicen al instante. Es por eso que los procesos P2P que aún dependen de tareas manuales son el candidato ideal para la automatización.

Sin embargo, para una automatización efectiva de procesos, esta debe formar parte de la planificación de recursos empresariales o de la integración de los sistemas de adquisición. Esto significa que todos los sistemas de adquisiciones se conectan entre sí y conforman una red digital unificada. Sin integraciones efectivas, las tecnologías quedan desconectadas, lo que evita que se active la automatización. De esa forma, la automatización simplifica las tareas en todas las operaciones, como la creación de órdenes de compra y el emparejamiento de facturas.

Por ejemplo, en vez de usar tiempo valioso en emparejar facturas con las órdenes de compra o los recibos manuales correspondientes, los sistemas digitales automatizados lo hacen al instante. Si todos los documentos coinciden, el sistema envía la factura a cuentas por pagar. Pero si detecta una discrepancia, la solución envía una notificación de que se debe revisar una factura.

Al implementar la automatización de antemano en el proceso para aumentar la velocidad y la precisión, se pueden reducir las probabilidades de discrepancias entre facturas.

Consolidación de catálogos y listas de proveedores

Tener datos aislados limita tu capacidad de evaluación y comprensión de las operaciones de adquisición. Esto se debe a que es menos probable que cuentes con un conjunto integral de datos que ofrezca información precisa cuando los datos se distribuyen entre los sistemas de adquisiciones. Es todavía más difícil contener estos datos si se administran múltiples proveedores y catálogos duplicados.

Sin esta información de los proveedores y las operaciones, tendrás que tomar decisiones de negocio cruciales con datos poco fiables. No obstante, puedes sortear estos contratiempos con un ajuste efectivo: la consolidación.

Al consolidar los proveedores y los catálogos, se centralizan el rendimiento de los proveedores, el historial de pedidos, las tendencias del gasto, los proveedores preferidos y los datos de negociación contractual en un solo sistema intuitivo. Tomemos el ejemplo de Amazon Business. La solución simplifica la consolidación con listas de proveedores. Esta característica optimiza los pedidos mediante listas de reposición o listas de compras recurrentes, de modo que puedas armar poco a poco un carrito con varios productos y, a continuación, efectuar una sola compra y ahorrar tiempo.

Con toda esa información en un solo lugar, tu equipo corre menos riesgo de encontrar discrepancias por datos repartidos y gana un mayor control sobre un catálogo complejo. Al usar un sistema que ayude a consolidar estos datos, administrar distintos proveedores es más directo y, además, más rentable. Lo que se necesita son datos organizados y precisos para optimizar la cadena de suministro de forma estratégica, negociar términos contractuales más favorables y minimizar el gasto no convencional.

Registros de auditoría y cumplimiento normativo más sólido

Con registros de auditoría más uniformes y claros, se garantiza la obtención de datos precisos para seguir el historial de un pedido, entender la causa de un error, solucionar un problema más complejo o simplemente mantener prácticas de compra de acuerdo con las políticas. Gracias a estos registros de auditoría fiables, tu equipo obtiene una mayor transparencia y control de las adquisiciones. Peor la clave para obtener tal información radica en los sistemas digitales.

Las soluciones de adquisiciones digitales que automatizan, recopilan, organizan y evalúan datos permiten hacer un seguimiento preciso de las actividades de adquisición en toda la red. Al integrar el sistema con el resto de la pila tecnológica de adquisiciones, podrás tener la tranquilidad de que tus registros de auditoría comprenden datos de cada área operativa. Con esta información fiable, se promueve el cumplimiento de políticas de compras, la rendición de cuentas y la prevención del fraude.

KPI que demuestran los beneficios en materia de eficiencia

Los indicadores clave del rendimiento (KPI) demuestran el impacto de los esfuerzos de optimización. Estas cifras son la prueba definitiva de la efectividad de tu estrategia BPO. No obstante, también convienes enfocarse en las métricas que sirven para el desarrollo de tu organización. De ese modo, puedes establecer KPI que son viables hoy por hoy para tu organización. 

Los siguientes KPI suelen ser métricas comunes para los equipos que monitorean y analizan las mejoras de la eficiencia en cuanto a BPO.

• Tiempo del ciclo de adquisición: Esta métrica obtiene el tiempo total empleado desde la requisición de compra hasta el pago de la factura del proveedor. Por lo general, un menor tiempo del ciclo de adquisiciones indica que los procesos son más eficientes.

• Costo por orden de compra: Cada orden de compra posee una etiqueta de precio que indica el costo para la organización al crear y procesar dicha orden de compra. Con un proceso de órdenes compra automatizado, suele haber plazos considerablemente más cortos.

• Porcentaje de autorizaciones automatizadas: Este punto de datos es el porcentaje de tu proceso de autorización que se produce de manera automática. Por lo general, al automatizar tareas de adquisición rutinarias, se aumenta la eficiencia y se ahorran costos.

• Tasa del gasto no convencional: Este KPI mide la frecuencia con la que los compradores efectúan compras fuera del trayecto de pedidos preferido. Una tasa inferior de gasto no convencional significa que los compradores respetan los procesos de autorización al efectuar compras. 

• Porcentaje de adherencia normativa: Esta métrica evalúa la frecuencia con la que los compradores respetan las políticas y los procedimientos de compras internos. Al monitorear la adherencia normativa, se busca la efectividad de los procesos actuales.

Hacer un seguimiento de estos KPI ayuda al equipo a demostrar a los líderes el éxito de la estrategia BPO en las operaciones de adquisición. De este modo, se puede lograr la adopción y un impulso cuando se implementa la estrategia en la organización.

Gestión del cambio para la adopción

Puede que los compradores presenten resistencia ante un proceso o sistema de adquisición nuevo y optimizado que cambie los procesos actuales ya conocidos. Tal vez entiendan los motivos prácticos para optimizar los procesos existentes, pero puede resultar frustrante aprender e integrar nuevas políticas y procedimientos para realizar las tareas diarias. 

Si los compradores no usan el nuevo proceso o sistema, la estrategia de optimización se ve interrumpida antes de poder tener un impacto real en las finanzas y las operaciones de la organización. Por ese motivo, es fundamental tener una estrategia directa para administrar los cambios. Tu equipo puede centrarse en los siguientes facilitadores para administrar los cambios con efectividad:

• Obtener patrocinio del personal ejecutivo: Es útil contar con el apoyo de los líderes a la hora de implementar tu estrategia BPO. Con esa ayuda, se pueden amplificar los objetivos y promover la adopción de la iniciativa en toda la organización.

• Crear un plan de comunicación: Una parte fundamental de la administración del cambio es comunicar la actualización de los procesos a los compradores y a las partes interesadas de las adquisiciones. De ese modo, todos podrán implementar nuevas expectativas y procedimientos.

• Ejecutar programas piloto: Al empezar con una implementación de prueba a pequeña escala, se puede visualizar qué partes de la estrategia de administración del cambio funcionan y cuáles hay que mejorar. Luego, se puede reproducirla en tu enfoque según las conclusiones. 

• Contar una narrativa sobre el ROI: Para captar el interés y obtener apoyo, debes conectar los datos con una narrativa que ayude a comunicar el impacto que tendría implementar un nuevo sistema de adquisiciones en las operaciones y el trabajo diario de cada comprador. 

A medida que avances en la implementación de un nuevo proceso de adquisiciones optimizado, resulta útil ponerte en el lugar del comprador. De ese modo, es más fácil diseñar una estrategia de administración del cambio adaptada a sus experiencias diarias y asegurarse de que el nuevo proceso los ayude a acceder a sus productos preferidos sin dar vueltas. 

Cómo Amazon Business respalda la optimización

Como socio estratégico en la optimización de adquisiciones, Amazon Business ayuda a tu equipo a transformar procesos de adquisiciones rutinarios en accionadores estratégicos que promueven el crecimiento de la organización y aumentan la eficiencia. La solución complementa la estrategia de la siguiente manera:

Obtener visibilidad de los datos de compras

La Visibilidad de Gastos de Amazon Business (una característica de Business Prime) brinda herramientas a tu equipo para tomar decisiones estratégicas e inteligentes que mejoran la eficiencia del gasto al ayudar a revelar los hábitos de gasto actuales de la organización. 

Esta característica funciona primero consolidando todos los datos de compras de la organización en un solo lugar. De ese modo, con las características integradas de clasificación, puedes filtrar los datos por departamento, categoría o período para analizar el gasto hasta el nivel de cada partida. 

Con una visibilidad detallada, se mejora la capacidad del equipo para evitar pérdidas financieras, como el gasto no convencional, y diseñar una estrategia para llevarla a cabo. compras responsables. También puedes obtener una vista panorámica de los datos de toda la organización y analizar KPI como los ahorros en tiempo del ciclo de adquisiciones.

Reforzar políticas de cumplimiento y adquisiciones

Una BPO exitosa depende de que el equipo corrobore que los compradores cumplan las políticas internas de cumplimiento y adquisiciones. Amazon Business puede ayudar a aplicar estas reglas con características como Guided Buying (una característica de Business Prime). Con Guided Buying, podrás fijar límites de seguridad de compras que incentivan a tus compradores a realizar pedidos a proveedores seleccionados, marcándolos con la etiqueta “preferidos”. Llevando el cumplimiento normativo a otro nivel, Guided Buying también ayuda con el control presupuestario al invitarte a crear límites de compra según el departamento o la persona. 

Al dirigir a los compradores hacia productos y proveedores autorizados con presupuestos concretos, se simplifican los procesos de selección y pedido. Con este tipo de proceso de compras directo, es más probable que los compradores sigan el trayecto preferido, lo que te ayuda a reducir el gasto no autorizado. En caso de que una compra se desvíe del proceso autorizado, las características como el monitoreo de gastos anómalos ayudan a seguir de cerca los pedidos y evitar incumplir políticas o gastar en exceso.

Integrar sin inconvenientes con sistemas ERP y de adquisiciones.

Las estrategias BPO de adquisiciones más efectivas emplean sistemas bien integrados. Amazon Business simplifica la integración conectándose con más de 300 sistemas de adquisiciones electrónicas. Como tu equipo puede acceder a todas estas opciones, Amazon Business te ayuda a facilitar la transformación digital de la pila tecnológica empresarial.

Impulsar decisiones basadas en datos

Los datos son la base de cualquier estrategia BPO y la analítica de Amazon Business ayuda a tu equipo a detectar estos importantes puntos de datos que pueden informar y apoyar tu enfoque. Esta característica agrega datos de las compras que efectúa tu equipo desde Amazon Business. Luego, se pueden usar estos datos para hacer un seguimiento de cerca del gasto, analizar tendencias y generar informes personalizables.

Gracias a que recopila datos constantemente, la analítica de Amazon Business ofrece información precisa y en tiempo real que tu equipo puede usar con confianza para tomar decisiones cruciales en materia de optimización de procesos. Estos datos también te ayudan a monitorear resultados mensurables como anomalías del gasto, adquisiciones predictivas y la adherencia presupuestaria. Al usar estas métricas, se muestran resultados reales que ayudan a plantear las adquisiciones como una estrategia continua en toda la organización para obtener ahorros a largo plazo. 

Eficiencia de las adquisiciones como ventaja

Como cada departamento lleva a cabo procesos de adquisiciones para obtener los bienes que necesita para trabajar con eficiencia, este es el sitio ideal para iniciar tu estrategia de mejora de procesos empresariales. Al empezar con las adquisiciones, se sientan las bases para generar ahorros y eficiencia en la organización, lo que ayuda a asegurar que todos los compradores estén en la misma sintonía. Teniendo esa información y un control minucioso, puedes administrar tus operaciones de adquisiciones de manera efectiva y transformar esa capacidad en un motor de eficiencia operativa.

Pero las adquisiciones optimizadas también pueden tener un impacto más allá de los ahorros de costos. Estas ayudan a tu equipo a preparar el terreno para hacer crecer la organización a largo plazo al desarrollar agilidad, cumplimiento normativo y escalabilidad estratégica. 

Desde la información del gasto hasta el control de las compras, Amazon Business puede ayudar a optimizar las operaciones de adquisiciones y, al mismo tiempo, escalarlas junto con la organización.

Comuníquese con Amazon Business hoy mismo para obtener información sobre cómo optimizar las operaciones y crear procesos de adquisición más inteligentes y eficientes.