Prácticas recomendadas para la automatización de las adquisiciones en empresas (2025)

La automatización de las adquisiciones ofrece una forma estratégica de aumentar la eficiencia, mejorar el cumplimiento y ahorrar costos administrativos, pero el proceso de implementación puede parecer desalentador. Quizás sepas que tu organización necesita reemplazar los procesos manuales con sistemas automatizados, pero no estás seguro de por dónde empezar. 

Todas las iniciativas de gestión del cambio requieren una planificación proactiva para tener éxito. Cuanto más preparado estés para implementar la automatización, mejor podrás optimizar tus procesos de adquisiciones para liberar a tu equipo de tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo y reducir el riesgo de error humano que inherentemente viene con las adquisiciones manuales.

Si estás listo para realizar la transición a procesos automatizados, los consejos prácticos, las prácticas recomendadas y las soluciones a problemas comunes que encuentras a continuación pueden ayudarte a que el proceso sea más sencillo.

¿Qué es la automatización de adquisiciones y por qué es esencial?

La automatización de adquisiciones es el uso de tecnología para agilizar el proceso de adquisiciones y hacerlo más eficiente. Transforma procesos de manuales a eficientes al hacerte cargo de tareas como gestión de facturas, procesamiento de pedidos, incorporación de proveedores y más. 

La automatización permite a los equipos de adquisiciones dedicar menos tiempo a tareas administrativas repetitivas y más tiempo a trabajos de mayor valor que abordan directamente las necesidades comerciales. Agiliza los procesos de negocio, haz que las adquisiciones sean más efectivas y económicas.

Beneficios de la automatización de las adquisiciones

La automatización de las adquisiciones conlleva numerosos beneficios comerciales, entre ellos:

• Ahorros de costos: Las empresas pueden ahorrar costos optimizando las negociaciones con los proveedores, calculando las necesidades de suministro con mayor precisión y agilizando el proceso de adquisición de principio a fin.

• Gestión mejorada de las relaciones con los proveedores: Los sistemas de automatización pueden ayudar a aumentar la capacidad de respuesta y la transparencia con los proveedores y, al mismo tiempo, realizar un seguimiento de las métricas de rendimiento, lo que permite mejores relaciones.

• Reducción del riesgo: Al estandarizar los procesos de adquisiciones y crear registros de auditoría claros, las organizaciones pueden minimizar los riesgos asociados con las compras manuales.

• Mejora en la toma de decisiones: El uso de datos de adquisiciones, como información sobre gastos e inteligencia de mercado, puede conducir a decisiones de compra más inteligentes.

• Mayor velocidad y eficiencia: Acelerar el ciclo de adquisiciones minimiza las etapas de autorización que consumen mucho tiempo y reduce el esfuerzo manual.

   

Seis formas de utilizar la automatización para optimizar tus procesos de adquisiciones

Las organizaciones pueden utilizar la automatización para mejorar casi todos los pasos del proceso de adquisiciones moderno, desde el abastecimiento estratégico y la gestión de contratos hasta el procesamiento de facturas y la predicción de interrupciones en la cadena de suministro. A continuación, encontrarás seis formas efectivas de automatizar las operaciones de adquisiciones.

1. Automatiza el proceso de autorización de compras para reducir los cuellos de botella

Los retrasos en el proceso de autorización pueden retrasar las compras. Si un autorizador olvida autorizar solicitudes de compra o simplemente está fuera de la oficina durante un período prolongado, puede impedir que se realicen pedidos, lo que afecta la producción de tu organización o su capacidad para prestar servicios.

Con el software de automatización de adquisiciones, puedes automatizar este proceso estableciendo presupuestos previamente autorizados y limitando la selección de proveedores a los preferidos. Incluso puedes bloquear determinadas categorías de productos para ayudar a garantizar el cumplimiento. Esto garantiza que las solicitudes de compra se aprueben automáticamente después del envío y que se ajusten a los presupuestos y las políticas de compra internas.

2. Mejora el cumplimiento de las adquisiciones con el seguimiento automatizado del número de orden de compra (PO)

Algunas soluciones de automatización te permiten monitorear automáticamente el ciclo de vida de las órdenes de compra (PO), desde su creación hasta la entrega final. Esto proporciona visibilidad en tiempo real del estado de cada pedido para todas las partes interesadas, lo que ayuda a mejorar la comunicación y la gestión de proveedores.

Al realizar el seguimiento automático de las órdenes de compra, puede reducir los errores asociados con el ingreso manual de datos, mantener un repositorio central para la información de compra y monitorear el desempeño de los proveedores a lo largo del tiempo.

3. Utiliza IA y análisis para tomar decisiones basadas en datos

Muchos sistemas automatizados aprovechan la inteligencia artificial (IA) y el análisis de datos para respaldar una toma de decisiones más informada. Por ejemplo, al analizar datos históricos sobre las tendencias del mercado, las organizaciones pueden mejorar la previsión de productos para determinar exactamente cuánto comprar. 

Las tecnologías de adquisiciones también pueden rastrear patrones de gasto para ayudar a tu empresa a ser más estratégica en la gestión de sus gastos. Pueden identificar rápidamente áreas de potencial ahorro de costos y señalar gastos innecesarios, funciones que no son fáciles de realizar con las hojas de cálculo tradicionales.

4. Optimiza la gestión de proveedores y el cumplimiento de contratos

El software de automatización de adquisiciones agiliza la creación, revisión y ejecución de contratos de adquisiciones, lo que ayuda a simplificar el cumplimiento del contrato. También mejora la eficiencia del proceso de gestión de proveedores y mejora la comunicación, lo que puede conducir a mejores relaciones con los proveedores. Además, el uso de un sistema automatizado centraliza la información de los proveedores, mejorando la organización y apoyando el cumplimiento continuo.

5. Optimiza el inventario y reduce el desperdicio de adquisiciones

El desperdicio de adquisiciones se refiere a las ineficiencias y los excesos resultantes del pedido excesivo de artículos o la compra de productos innecesarios. La automatización puede reducir el desperdicio y mejorar la gestión del inventario al rastrear los niveles de inventario, predecir la demanda de ventas y activar nuevos pedidos solo cuando sea necesario. Esto ayuda a garantizar que tu negocio mantenga un inventario óptimo sin exceso ni escasez de existencias.

6. Mejora en la transparencia 

Las herramientas de automatización brindan visibilidad en cada paso del ciclo de adquisiciones, lo que aumenta la transparencia en el estado del pedido, el gasto y los posibles cuellos de botella. También crean un registro de auditoría mejorado que ayuda a verificar el cumplimiento de las políticas internas y los requisitos reglamentarios. 

Este nivel de transparencia reduce los errores manuales, estandariza los procesos de adquisiciones y ayuda a prevenir el fraude al detectar anomalías transaccionales, lo que le brinda a tu negocio una capa adicional de protección.

Desafíos comunes en la automatización de las adquisiciones

Como ocurre con toda tecnología, la implementación de los sistemas de adquisiciones conlleva desafíos. A continuación, se presentan algunos escenarios que puedes encontrar al cambiar de tareas manuales a actividades de adquisiciones automatizadas, y soluciones para superarlos. 

Desafío: Integración con sistemas heredados

Dependiendo de las tecnologías que tenga implementadas, es posible que el software de adquisiciones automatizadas no se integre con tus sistemas actuales. Esto es especialmente probable si tienes un software antiguo y anticuado.

Solución

A la hora de comparar precios, busca una solución de adquisiciones que ofrezca integraciones con tu infraestructura tecnológica existente, o una que pueda reemplazar partes de ella. Por ejemplo, si no planeas comprar una solución de adquisiciones independiente, asegúrate de que el nuevo software pueda conectarte con tus herramientas actuales para evitar transferir datos manualmente.

Algunas soluciones, incluida Amazon Business, también se integran con otros tipos de sistemas, como las soluciones de planificación de recursos empresariales (ERP).

Desafío: Resistencia al cambio

La resistencia de los empleados sigue siendo uno de los principales desafíos de la transformación digital para los líderes empresariales. Es posible que los equipos de adquisiciones no se muestren receptivos a un cambio significativo en el proceso generado por una nueva tecnología.

Solución

Implementar una solución que se integre con tu software de adquisiciones actual te ayudará a minimizar las interrupciones del proceso. Por ejemplo, si deseas automatizar la gestión de contratos, puedes agregar un software de gestión de contratos independiente para que los empleados solo necesiten aprender una herramienta adicional.

Desafío: Mantener el control sobre los procesos automatizados

Algunos profesionales de adquisiciones temen que la automatización les quite la capacidad de controlar el proceso desde la compra hasta el pago.

Solución

Las soluciones de automatización vienen con procesos personalizados que te permiten mantener el control sobre todo el proceso. Puedes establecer reglas específicas para cada usuario, presupuestos específicos para cada equipo y pautas para proveedores para toda tu organización a fin de garantizar el cumplimiento durante el proceso de compra.

Desafío: Uso de IA y aprendizaje automático para automatizar procesos

La automatización está pensada para hacerte la vida más fácil, pero cuando se mezclan herramientas como la inteligencia artificial y el aprendizaje automático, el enfoque puede volverse engorroso y complejo.

Solución

Considera optar por una solución sin código para una experiencia más fácil de usar. Estas herramientas utilizan funciones visuales y herramientas de arrastrar y soltar para automatizar tareas sin requerir conocimientos técnicos especializados. Esto ayudará a reducir la carga de capacitación y facilitará tu adopción por parte de los equipos de adquisiciones.

El futuro de la automatización del proceso de adquisiciones

La automatización de las adquisiciones sigue cambiando a medida que las tecnologías emergentes mejoran la seguridad y la transparencia de las transacciones. A continuación se muestran tres formas en las que la automatización de procesos está evolucionando actualmente.

Adquisiciones impulsadas por IA

La inteligencia artificial desempeña un rol cada vez más importante en la automatización de procesos, como la comparación de precios entre proveedores potenciales, la generación de guiones de negociación y la alineación de las compras con los objetivos comerciales generales. Su uso seguirá creciendo para automatizar tareas repetitivas como la gestión de contratos y la entrada de datos, y será cada vez más útil en la previsión de la demanda. 

El rol de la automatización robótica de procesos (RPA) en las adquisiciones

RPA es el proceso de automatización de tareas basadas en reglas dentro del proceso de adquisiciones, como el procesamiento y enrutamiento de órdenes de compra, la conciliación de facturas y el monitoreo de contratos. Ayuda a los profesionales de adquisiciones a liberar tiempo para centrarse en actividades de mayor valor, como la creación de estrategias de adquisición y el mantenimiento de relaciones, y seguirá asumiendo un rol más importante a medida que se expanda el uso de la automatización de adquisiciones.

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La automatización de las adquisiciones ayuda a que las organizaciones sean más eficientes. Puedes generar importantes ahorros de costos, menores riesgos de incumplimiento y decisiones de compra más inteligentes basadas en hechos, no en intuiciones.

Amazon Business puede ayudar a las organizaciones a optimizar la automatización de las adquisiciones con herramientas que respaldan compras eficientes, un mayor cumplimiento de las compras y una mejor gestión del gasto. Con una integración perfecta con los sistemas ERP y de adquisiciones electrónicas, los equipos de adquisiciones pueden automatizar las autorizaciones, aplicar políticas de compra y rastrear el gasto de manera más efectiva, sin modificar sus sistemas actuales.

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