Adquisición directa frente a la adquisición indirecta: diferencias clave y estratégicas

La adquisición directa e indirecta son dos lados de la misma moneda. La mayoría de las organizaciones necesita ambos tipos de adquisición para que sus operaciones sigan siendo fluidas, pero las estrategias de adquisición pueden ser muy diferentes para la adquisición directa y para la indirecta. Como resultado, cada una presenta desafíos únicos.

Como líder de adquisiciones, te centras en equilibrar los costos, la eficiencia y el cumplimiento entre los gastos indirectos y directos. Aun así, para hacerlo, necesitas visibilidad de gastos y datos en tiempo real. 

El Informe de datos del estado de la adquisición de 2025 halló que el 64 % de las personas que toman decisiones sobre adquisiciones mencionan los datos como la mayor prioridad. La información de datos te dice qué necesita la organización de la gestión de adquisiciones y los desafíos que puedes encontrar. Solo entonces puedes crear una estrategia de adquisición eficiente, resiliente y efectiva.

¿Qué es la adquisición directa en comparación con la indirecta?

La adquisición directa es la adquisición de bienes o servicios para crear el producto final de una organización. Esto incluye materias primas, ingredientes y embalaje.

Por otro lado, la adquisición indirecta es el proceso de adquisición de bienes y servicios que hace que las operaciones internas cotidianas sigan funcionando con fluidez. Algunos artículos como productos de oficina o servicios de informática caen en esta categoría.

Algunas organizaciones desglosan el gasto indirecto en subcategorías según las necesidades del negocio. Por ejemplo, el mantenimiento, la reparación y las operaciones de adquisición indirecta se centran únicamente en los bienes necesarios para mantener y reparar equipos. 

Sin embargo, los dos tipos de adquisición tienen más diferencias que afectan el modo en que ejecutas las operaciones para cada uno.

Principales diferencias entre la adquisición directa e indirecta

En un nivel superior, la adquisición directa e indirecta siguen prácticamente el mismo proceso. Pero si profundizamos, veremos diferencias contrastantes que hacen que estos dos tipos de adquisición sean distintos. Estas son algunas de las diferencias:

• Complejidad operativa: Con la adquisición indirecta, necesitas un mayor rango de artículos, por lo que los equipos pedirán los bienes que necesitan según los vayan necesitando. Sin embargo, dado que la adquisición directa se centra en la materia prima, tendrás menos proveedores, menos pedidos y más control sobre qué y cómo pedirlo. 
• Gestión de relaciones con proveedores: El gasto indirecto cubre un amplio rango de bienes, por lo que estarás trabajando con muchos proveedores, pero crear una sociedad sólida con los proveedores puede resultar todo un desafío. La adquisición directa, por otro lado, usa suministros específicos de pocos proveedores, lo que hace que sea más fácil forjar relaciones duraderas con los proveedores.
• Previsión: La falta de materia prima o los cambios en la cadena de suministros global pueden afectar drásticamente el proceso de adquisición directa. Sin embargo, con la adquisición indirecta, los compradores compran los mismos artículos con bastante regularidad, por lo que el gasto es más fácil de rastrear. 
• Administración de inventario: Con la adquisición indirecta, el inventario tiende a no cambiar; el reabastecimiento del papel de la impresora o la contratación externa son bastante constantes. Sin embargo, los procesos de adquisición directa enfrentan más obstáculos debido a los cambios en el mercado y los cambios en la demanda del consumidor.
• Cumplimiento de la política de adquisición interna: Es más probable que tengas un equipo de adquisición que se encargue de la adquisición directa y compre dentro de los límites de la política de la organización. Pero la adquisición indirecta se basa en el equipo, por lo que mantener el cumplimiento con las reglas de adquisición internas podría ser incluso más difícil. 
• Gestión y control de costos: Un proceso de adquisición directo y optimizado es un sistema estrechamente integrado de proveedores y rutas que resulta bastante sencillo de gestionar. Sin embargo, con la adquisición indirecta, los equipos compran por su cuenta según vayan necesitando, lo que puede dificultar la identificación de las opciones más rentables.
   

No todas las organizaciones necesitan hacer adquisiciones directas e indirectas. Por ejemplo, un distrito escolar que ordena suministros para el aula o que contrata servicios de limpieza solo necesita compras indirectas. Pero sin importar cuál sea tu tipo de adquisición principal, es útil conocer sus desafíos y soluciones. 

Desafíos y soluciones en adquisición directa

Cualquier cosa que adquieras por adquisición directa es esencial para producir bienes que se puedan vender y que generen ingresos para tu organización. Estos son algunos de los desafíos que puedes encontrar con este tipo de adquisición:
 

• Interrupciones en la cadena de suministro: Si parte de la cadena de suministro se detiene o experimenta demoras masivas, la interrupción puede amenazar el proceso de producción.

• Control de calidad: Para crear un producto de alta calidad, debes comenzar con materiales o ingredientes de alta calidad, pero obtenerlos puede ser difícil. 

• Relaciones con los proveedores: Dependes de los proveedores para que te entreguen la materia prima y así poder hacer bienes para vender. Por eso es esencial conectar estratégicamente con el proveedor correcto para ti.

• Cumplimiento y aplicación de las políticas: Las reglamentaciones del sector, las leyes comerciales y los impuestos pueden cambiar sin previo aviso, por lo que tendrás que monitorearlos y adaptarte a los cambios.

• Optimización de costos: Sin un modo de monitorear y predecir las redes y los costos de la cadena de suministro, es casi imposible administrar tus gastos de manera precisa. 
   

Estos desafíos surgen de dos problemas principales: la falta de visibilidad y control. 

La visibilidad te da una visión panorámica de las operaciones; un nivel de transparencia que solo los buenos datos pueden brindar. Las métricas de las funciones de adquisición detectan áreas en las que las mejoras pueden impulsar la eficiencia operativa y reparar los desafíos que hemos mencionado. Una mayor visibilidad también se traduce en mayor control de la cadena de suministro, los costos y los procesos.

Desafíos y soluciones en adquisición indirecta

La adquisición indirecta hace que los procesos internos sigan funcionando. Después de todo, sin computadoras portátiles, engrapadoras y cosas por el estilo, los empleados no pueden hacer su trabajo. 

Veamos más de cerca los potenciales desafíos de crear una estrategia de adquisición indirecta:
 

• Falta de visibilidad de gastos: Cada equipo maneja su propia adquisición indirecta, por lo que tener suficiente visibilidad financiera es casi imposible si no centralizas los datos de gastos de la organización. 
• El gasto marginal y el control de costos: Si un comprador no sabe qué proveedores has autorizado y cuáles exceden los límites, es más probable que compren de proveedores no contratados, lo que aumenta el gasto marginal de la organización.
• Datos de adquisición dispersos: Cada vez que un comprador hace un pedido, la acción crea datos de adquisición valiosos. Pero los datos dispersos no son útiles si no puedes consolidarlos, organizarlos y analizarlos. 
• Cumplimiento con las reglamentaciones: Tienes que dar pasos adicionales para que los compradores compren de los proveedores adecuados. Es decir, debes comunicar las reglas de la organización e informar a las partes interesadas en caso de que esas reglas cambien.
• Optimización de la cadena de suministro: Crear un manejo sólido de la cadena de suministro es mucho más difícil cuando cada equipo tiene que comprar diferentes artículos de proveedores especializados ya que esto aumenta la cantidad de pedidos que se deben coordinar. 
   

Los desafíos que hemos detallado surgen en gran medida de la descentralización. Por su naturaleza, las compras indirectas incluyen tener que rastrear múltiples pedidos y proveedores, por lo que es muy importante tener un lugar al que ir para ver todo lo que ocurre en tu red. 

Estrategias para optimizar los procesos de adquisición directos e indirectos

Después de establecer procesos confiables que te dan los datos que necesitas, el siguiente paso es ponerlos a trabajar. Sigue estos cinco pasos simples para optimizar los procesos de adquisición directos e indirectos con el análisis:

1. Evalúa el gasto actual en adquisición y el desempeño de los proveedores

El primer paso es evaluar los gastos de adquisición y el desempeño de los proveedores como están en este momento. Para ello, haz un análisis de gastos y una auditoría de desempeño de los proveedores.

Cuando desgloses el desempeño de los proveedores, observa la precisión de los pedidos, la comunicación de las demoras y cuánto tiempo les lleva a los proveedores actuar después de recibir una orden de compra. También vale la pena tomar en cuenta si los proveedores actuales son lo mejor para la cadena de suministro.

Después, usa estas auditorías como base para los siguientes pasos de este proceso.

2. Desarrolla políticas para la adquisición directa e indirecta

Las políticas internas para la adquisición directa e indirecta determinan cómo, cuándo y de quién compran los compradores. Estas reglas son una parte esencial de la estrategia de gestión de riesgos. 

Pero si un comprador no reconoce cuáles son los proveedores autorizados y cuáles debe evitar, el riesgo de gasto marginal puede aumentar rápidamente. No solo necesitas políticas de adquisición claras y concisas, sino que también necesitas un medio confiable para comunicarlas. 

Comienza por publicar las pautas de adquisición en un lugar central para que todos puedan encontrar la información. Luego, establece un modo de comunicar si estas políticas cambian. De ese modo, mantienes a todos informados.

3. Establece y haz un rastreo de los KPI de adquisición directa e indirecta

Con un análisis de las bases de la adquisición, tienes información sobre las áreas de tus operaciones que necesitan ajustes. Pero también necesitas objetivos para medir su mejora en el tiempo, es decir, establecer las métricas de adquisición.

Los indicadores de rendimiento clave (KPI) para la adquisición directa e indirecta que elijas deben coincidir con los pasos que has tomado para controlar y simplificar las operaciones. Como sugerencia de nuestro equipo al tuyo, usa una solución de adquisición que te dé un informe de gastos personalizado e información basada en tus hábitos de compra. De ese modo, obtienes las métricas más útiles que te ayudan a alcanzar tus objetivos.

4. Aprovecha las herramientas digitales y la adquisición electrónica

La solución de adquisición digitalizada no solo abre la puerta a procesos más rápidos, sino que también fomenta procesos más precisos. Puedes confiar en que las soluciones de adquisición electrónica simplificarán todo el proceso, automatizarán las tareas de rutina y dejarán tiempo libre para que te concentres en otras partes del negocio.

Además, los procesos de adquisición digital te permiten aprovechar al máximo todo lo que la tecnología sólida tiene para ofrecer. Por ejemplo, puedes usar tecnología de cadena de bloques para obtener datos en tiempo real de cada pedido para tener un mayor control de costos, o bien implementar IA para analizar los datos en relación con la cadena de suministro global para que las operaciones sean más eficientes. 

En resumen, un cambio a las herramientas de adquisición digital y automatización abre el camino a oportunidades más rentables y procesos más rápidos. 

5. Implementa control de costos y medidas de cumplimiento

El paso final es hacer cambios según tus datos y políticas de adquisición existentes. Con mayor control de las operaciones, podrás:
 

• Crear presupuestos precisos
• Encontrar oportunidades para el ahorro de costos
• Reparar ineficiencias en la cadena de suministro
• Simplificar procesos de autorización internos
• Monitorear tendencias del mercado
   

Al establecer el control de costos y las medidas de cumplimiento para toda tu organización, puedes crear una base sólida para las operaciones cotidianas; una que aliente la constancia, la precisión y la visibilidad. Al tener información más confiable de tu red tienes mejores oportunidades para ahorrar dinero y evitar interrupciones.

Aprovechamiento de la tecnología para equilibrar las actividades de adquisición

Hasta ahora, hemos visto cómo la tecnología es un activo para tu adquisición directa e indirecta. Pero también vale la pena ver cómo una solución de adquisición integral simplifica el proceso: 
 

• Tareas de rutina automáticas: Ahorra tiempo automatizando tareas diarias como autorizaciones de solicitud de compra y creación de orden de compra. 
• Análisis de datos en tiempo real: Obtén tus datos en tiempo real para confiar en que estás tomando decisiones impulsadas por los datos para el equipo y la organización. 
• Previsión de la cadena de suministro: Mira cómo los cambios de la cadena de suministro global podrían repercutir en la red y toma medidas para evitar posibles interrupciones. 
• Centralización de datos de la red: Extrae datos de todas las operaciones en un lugar para obtener una visión panorámica precisa. 
• Abastecimiento estratégico: Encuentra el mejor proveedor para tus necesidades de adquisición en cualquier momento determinado para asegurar un servicio de alta calidad y ahorros de costos. 
   

El software de adquisición correcto puede transformar las operaciones y otorgarte control completo de los costos, cadena de suministro y relaciones con proveedores. 

Cómo contribuye Amazon Business a la adquisición directa e indirecta

Amazon Business se esfuerza por hacer que las adquisiciones directas e indirectas sean lo más simple y directa posible. A continuación, se explica lo siguiente:
 

• Automatización del proceso: Usa funciones como Guided Buying, Gestión de entrega, y otras para automatizar tareas de adquisición de rutina según los parámetros establecidos.
• Información sobre gastos: Analiza cómo has gastado tu dinero hoy para encontrar oportunidades de ahorro y planificar cada compra con precisión.
• Integraciones de sistemas personalizables: Elije con qué sistemas quieres conectar los procesos existentes para crear el proceso que mejor funcione para el equipo.
• Compras al por mayor: Obtén valiosos descuentos en pedidos al por mayor para ayudar con la gestión de inventario y controla los costos.
• Opciones de pago flexibles: Paga facturas del estilo que mejor funcione para ti, como con la función Pago por factura o tarjetas de crédito emitidas por bancos.
   

Amazon Business es la única solución que necesitas para cubrir ambos tipos de adquisición para la organización.

Optimiza la adquisición directa e indirecta con Amazon Business

La solución de adquisición correcta mantiene en marcha las operaciones de adquisición directa e indirecta y centraliza los datos de la cadena de suministro. De ese modo, puedes crear una estrategia de adquisición basada en información precisa.

Amazon Business se centra en encontrar modos innovadores para admitir el proceso de adquisición. Ya sea al automatizar las tareas cotidianas u organizar la analítica de gastos en tiempo real para poder tomar decisiones de compra efectivas, nuestra solución te ayuda a descubrir otras formas de impulsar los márgenes de ganancia.