Adquisición indirecta: definición, categorías y prácticas recomendadas

La adquisición indirecta abarca todo lo que tu organización compra y que no forma parte de los productos o servicios que vende: material de oficina, suscripciones de software, servicios de marketing, viajes, infraestructura de informática y más. Los equipos de adquisición están bajo presión para gestionar este gasto de manera más rigurosa. 

Gestionar bien el gasto indirecto requiere estrategia, no solo proceso. Sin visibilidad sobre lo que se compra, por quién y de qué proveedores, los equipos de adquisición no pueden negociar de manera efectiva, hacer cumplir las políticas ni demostrar el retorno de la inversión. Un enfoque basado en datos para la adquisición indirecta brinda a las organizaciones el control que necesitan para reducir costos, reducir riesgos y mejorar el cumplimiento en las 10 categorías de gasto indirecto.

Puntos clave

• La adquisición indirecta abarca 10 categorías principales de gasto y generalmente representa entre el 15 % y el 40 % de los gastos totales de una empresa.

• Los mayores riesgos en la adquisición indirecta son el gasto no autorizado, la fragmentación de proveedores y la falta de visibilidad de gastos, todos los cuales se pueden abordar con las políticas y herramientas adecuadas.

• La diferencia entre la adquisición directa e indirecta radica en si la compra contribuye a un producto vendible: el gasto indirecto respalda las operaciones, pero no termina en el producto final.

   

¿Qué es la adquisición indirecta?

La adquisición indirecta es la compra de bienes y servicios que apoyan las operaciones de una organización, pero que no contribuyen directamente a sus productos o servicios finales. Esto incluye todo, desde suministros de oficina y licencias de software hasta la gestión de instalaciones y servicios profesionales.

Debido a que el gasto indirecto se distribuye entre departamentos, ubicaciones y categorías, a menudo está más fragmentado y es más difícil de controlar que la adquisición directa. Esa fragmentación es exactamente lo que hace que valga la pena gestionarla estratégicamente.

Adquisición directa frente a la adquisición indirecta

La adquisición directa es la compra de materias primas, componentes o bienes que se incorporan directamente a los productos o servicios de una empresa. Tiene un efecto directo en el costo de los bienes vendidos y generalmente es gestionada por los equipos de cadena de suministro o fabricación.

La adquisición indirecta cubre todo lo demás: los insumos operativos que apoyan al negocio pero que no forman parte de lo que vendes. Los equipos de cadena de suministro se encargan de la adquisición directa; el gasto indirecto suele ser gestionado por compras, finanzas o departamentos individuales. Comprender ambos lados de esta división es el punto de partida para cualquier estrategia de gestión de gastos.

Categorías de la adquisición indirecta

La mayoría de las adquisiciones indirectas se agrupan en 10 categorías principales. Comprender qué hay en cada una ayuda a los equipos de adquisición a categorizar el gasto, identificar oportunidades de consolidación y aplicar la estrategia de abastecimiento adecuada.

1. Suministros y materiales de oficina

Productos necesarios para las operaciones diarias de los empleados: papel para impresora, materiales de escritura, mobiliario, monitores, teclados. A menudo es la categoría de mayor volumen por número de transacciones, aunque de menor valor por transacción individual. Un área clave para la consolidación del gasto marginal.

2. Software y comunicaciones

Suscripciones de software, plataformas de comunicación, herramientas de productividad y sistemas de gestión del ciclo de vida de los contratos. Esta categoría ha crecido significativamente con el trabajo remoto; la informática alternativa (empleados que compran software no autorizado) es un importante riesgo de gasto marginal.

3. Infraestructura de Informática y servicios gestionados

Servidores, infraestructura en la nube, servicios de Informática gestionados, contratos de mantenimiento de hardware y servicios de ciberseguridad. A menudo es la categoría de mayor valor en el portafolio indirecto y requiere una estrecha colaboración con el equipo de Informática.

4. Marketing y publicidad

Servicios de marketing externalizados, honorarios de agencias, medios pagados, patrocinios de eventos y producción de marca. Esta categoría suele ser gestionada por marketing en lugar de por el equipo de adquisición, lo que crea una brecha de visibilidad para los equipos de finanzas.

5. Viajes y eventos

Viajes corporativos (vuelos, hoteles, transporte terrestre), asistencia a conferencias, reuniones fuera de la oficina y reubicación de empleados. Una de las categorías indirectas más fragmentadas: los empleados suelen reservar individualmente, lo que genera un alto riesgo de gasto marginal y un poder de negociación limitado.

6. Administración y mantenimiento de las instalaciones

Servicios públicos, servicios de limpieza, mantenimiento de edificios, seguridad y gestión de instalaciones subcontratada. El alcance varía significativamente según si la organización es propietaria o arrendataria de sus bienes inmuebles.

7. Servicios profesionales

Servicios legales, contables, de consultoría y de asesoramiento. Alto valor por contrato, a menudo contratado proyecto por proyecto. Difícil de estandarizar, pero el análisis de concentración del gasto puede identificar oportunidades de consolidación.

8. Gestión de recursos humanos y personal

Reclutamiento, agencias de empleo, capacitación y desarrollo de empleados, administración de beneficios y plataformas de tecnología de recursos humanos. Estrechamente vinculado a la planificación de la plantilla; los equipos de adquisición indirecta a menudo lo coadministran con Recursos Humanos.

9. Servicios financieros y seguros

Seguros corporativos, servicios de asesoría financiera, comisiones bancarias y herramientas de gestión de tesorería. Por lo general, lo gestiona finanzas, pero el equipo de adquisición debe incluirse en la selección de proveedores y la negociación de contratos.

10. Gestión de flotas y transporte

Vehículos de la empresa, mantenimiento de la flota, programas de combustible y servicios logísticos que respaldan las operaciones internas (no la entrega directa de bienes a los clientes). Se aplica principalmente a organizaciones de servicio de campo o con múltiples ubicaciones.

Desafíos en la administración de la adquisición indirecta

Los equipos responsables de administrar la adquisición indirecta pueden enfrentarse a desafíos a lo largo de todo el proceso de adquisición. Aquí se mencionan algunos de ellos:

Visibilidad y control

Un equipo puede encargar materiales de escritura a un proveedor, tinta de impresora a otro y teclados a un tercero. Si se multiplica el número de proveedores que utiliza este equipo por cada equipo de adquisiciones de una organización, se verá que los compradores tienen que lidiar con un número abrumador de proveedores y la documentación correspondiente.

Además, una adquisición indirecta mal administrada aumenta el riesgo de fugas contractuales. Si un comprador realiza una compra rápida en el momento desde su cuenta personal, es posible que quiera solicitar un reembolso a su empresa, por más que lo haya hecho mediante un comprador contratado con un precio negociado. Esta compra desde una cuenta personal no forma parte del contrato, lo que crea un desafío de control de compras para la organización. 

Es probable que estos equipos tengan necesidades de abastecimiento que se superponen, pero sin visibilidad de los gastos, no descubrirán oportunidades de consolidación y seguirán gastando más de la cuenta. Como consecuencia, se volverá más difícil controlar los costos. 

Gastos no convencionales

El gasto marginal, las compras realizadas fuera de los contratos y canales autorizados, es el mayor impulsor de costos en la adquisición indirecta. 

Cuando los empleados eluden al equipo de adquisición para comprar a proveedores no autorizados o mediante cuentas personales, las organizaciones pierden los precios negociados, los descuentos por volumen y las protecciones de cumplimiento que ofrecen sus contratos.

Las causas suelen ser prácticas: el canal autorizado es más difícil de usar que la alternativa, o los empleados no saben que existe un proveedor preferido. La adquisición estratégica y las herramientas de adquisición electrónica reducen el gasto marginal al hacer que el camino conforme sea el más fácil.

Fragmentación de proveedores

En un proceso de adquisición eficiente, se recurre a un número reducido de proveedores para trasladar los materiales de un punto a otro. Sin embargo, cuando en las empresas se recurre a varios proveedores distintos, se produce una fragmentación de proveedores. En los procesos de adquisición indirecta existe un mayor riesgo de fragmentación de proveedores, ya que en ellos es necesario abastecerse de varios proveedores.

Los proveedores fragmentados pueden hacer que la cadena de suministro sea menos sostenible. Tener varios proveedores significa hacer más compras individuales, por lo que al final se generarán varios pedidos más pequeños en lugar de unos pocos grandes. Incluso si la organización adopta medidas para aplicar prácticas empresariales más sostenibles, es difícil garantizar que los proveedores tengan las mismas prioridades.

Cumplimiento y administración de riesgos

La adquisición descentralizada aumenta el riesgo de infracciones de la normativa. Cuando los empleados no pueden acceder a la información que necesitan para realizar compras de acuerdo con la normativa, es más probable que compren suministros no autorizados a proveedores no contratados. 

Además, sin una adquisición centralizada, mantener una estrategia global de administración de riesgos se vuelve una tarea más complicada. Los equipos de adquisiciones no tienen una visión completa de sus operaciones si su software y bases de datos están desarticulados, por lo que será más difícil detectar y abordar las vulnerabilidades. 

Se puede obtener un panorama global si se organizan los gastos indirectos en las cinco categorías anteriores. Sin embargo, es fundamental profundizar en los productos específicos de cada uno de ellos, ya que esta visión por líneas individuales de las compras puede resultar muy útil para el abastecimiento estratégico. 

El abastecimiento estratégico implica optimizar las relaciones con los proveedores para consolidar pedidos, descubrir mejores ofertas y reducir riesgos. Esta estrategia ayuda a evitar pérdidas en las inversiones y a administrar las adquisiciones indirectas con eficiencia.

Las consecuencias de una adquisición indirecta mal administrada

Si una empresa no administra con eficacia los desafíos que plantea la adquisición indirecta, estos problemas pueden convertirse en contratiempos organizativos más importantes. 

Estas son las consecuencias más frecuentes para las empresas: 

• Sobrecostos en el presupuesto: una adquisición indirecta mal coordinada dificulta la administración de los costos y aumenta las probabilidades de exceder el presupuesto

• Reducción de la eficiencia: sin automatización, el intercambio de documentos entre compradores y proveedores y la administración de los procesos internos llevan más tiempo

• Cuellos de botella y retrasos operativos: los procesos de autorización manuales no pueden seguir el ritmo de los procesos y el papeleo de varios proveedores, lo que genera retrasos operativos

• Riesgos de cumplimiento: las infracciones de la normativa pueden suponer sanciones y dañar la reputación de una organización en el sector, lo que dificulta la búsqueda de proveedores de calidad

• Menos confianza en los proveedores: sin información sobre el rendimiento o la cadena de suministro de un proveedor, se tiene un menor conocimiento de su capacidad y recursos para satisfacer las necesidades del cliente

• Cadena de suministro desarticulada: una cadena de suministro desorganizada dificulta el seguimiento de los gastos y el control de los costos, lo que inevitablemente genera que se gaste más de la cuenta

• Vulnerabilidad a las interrupciones: una adquisición indirecta mal administrada puede dificultar a los equipos las tareas de identificación de las áreas de riesgo y mitigación de las interrupciones de la cadena de suministro

Gestionar el gasto indirecto es vital para llevar a cabo operaciones internas fluidas, pero las adquisiciones indirectas mal administradas pueden dificultar el trabajo de los empleados. Se pueden evitar estos contratiempos en las empresas mediante la aplicación de prácticas recomendadas para las adquisiciones indirectas. 

KPI de adquisición indirecta

El seguimiento de los KPI correctos brinda a los equipos de adquisición una imagen clara de dónde el gasto indirecto está bajo control y dónde no lo está.

1. Gastos bajo administración (%): el porcentaje del gasto indirecto total gestionado activamente a través de procesos de adquisición autorizados. Una puntuación baja indica un gasto significativo no gestionado.
2. Tasa del gasto no convencional (%): la proporción del gasto indirecto que ocurre fuera de los contratos o canales autorizados. El inverso de la tasa de cumplimiento del contrato.
3. Relación de consolidación de proveedores: el número de proveedores utilizados para una categoría determinada. Menos proveedores, por lo general, significa más ventaja y menor costo de gestión.
4. Tiempo del ciclo de las órdenes de compra (PO): el tiempo promedio desde la solicitud la compra hasta la emisión de la orden de compra autorizada. Un tiempo de ciclo largo suele ser una señal de cuellos de botella en el proceso que llevan a los empleados a eludir el proceso de adquisición.
5. Índice de cumplimiento del contrato (%): la proporción de compras realizadas en virtud de contratos negociados. Realiza un seguimiento de esto junto con la tasa de gasto irregular para comprender dónde existen brechas en las políticas.
6. Ahorro de costos frente a presupuesto: ahorros reales de la adquisición en relación con los objetivos planificados. Útil para demostrar la contribución financiera de la adquisición al negocio.
7. Tasa de entrega puntual del proveedor (%): el porcentaje de pedidos indirectos cumplidos para la fecha comprometida por el proveedor. Incluso para las categorías que no son de producción, la confiabilidad de entrega afecta las operaciones.
8. Gasto marginal como % del gasto indirecto total: la proporción del gasto indirecto atribuida a un alto volumen de transacciones de bajo valor. Un gasto marginal elevado generalmente indica fragmentación que la consolidación o la compra por catálogo puede abordar.
    

Amazon Business hace que la gestión del gasto indirecto sea aún más fácil con una amplia selección de productos, envío rápido y controles transparentes. Además, Analítica de Amazon Business ofrece seguimiento de gastos, análisis de tendencias e informes personalizables, para que los equipos puedan hacer seguimiento de los KPI en una sola vista en lugar de agregarlos manualmente. 

Prácticas recomendadas para lograr adquisiciones indirectas eficaces

Estas prácticas recomendadas para las adquisiciones indirectas dependen de la creación de transparencia operativa y de decisiones basadas en datos. Puedes aprovechar estas estrategias para tomar decisiones de adquisición acertadas:

Establecer políticas y procedimientos claros

Una estrategia de adquisición para el gasto indirecto comienza con la política: qué proveedores están autorizados, quién puede tomar decisiones de compra, qué umbrales requieren licitación competitiva y cómo se gestionan los contratos. Las políticas solo funcionan si son accesibles y fáciles de seguir. 

Amazon Business facilita impulsar el cumplimiento en toda tu organización con una variedad de herramientas y políticas para una experiencia de compra más optimizada.

Analizar los gastos de manera periódica

El análisis de gastos es la forma en que la adquisición identifica dónde existen oportunidades de consolidación, dónde se concentra el gasto irregular y dónde se justifican las renegociaciones de contratos. Una revisión trimestral o semestral del gasto indirecto por categoría, proveedor y departamento proporciona a los equipos de adquisición los datos para tomar mejores decisiones y la evidencia para impulsar conversaciones sobre cumplimiento.

Consolidar proveedores donde sea posible

Reducir el número de proveedores en categorías fragmentadas mejora el poder de negociación, reduce la carga administrativa y hace que el seguimiento del gasto sea más confiable. Comienza con las categorías que tienen más proveedores y menor diferenciación estratégica. Los suministros de oficina, los viajes y las suscripciones de software suelen ser los mejores candidatos.

Implementar herramientas de adquisición electrónica

Deloitte descubrió que el 92 % de los CPO están planificando o evaluando capacidades de IA generativa, lo que indica que la automatización es ahora una expectativa básica en la adquisición indirecta, no una ventaja competitiva. 

Las herramientas de adquisición electrónica reducen el tiempo del ciclo de órdenes de compra, aplican la política de compras en el punto de compra y proporcionan la visibilidad de gastos que los procesos manuales no pueden ofrecer. Amazon Business se integra con más de 200 sistemas de adquisición electrónica, por lo que los equipos de adquisición pueden ampliar los controles de políticas a las compras que ya se realizan en las plataformas existentes.

Cumplimiento y administración de riesgos

La gestión de riesgos en la adquisición indirecta implica monitorear a los proveedores en cuanto a su salud financiera, prácticas de seguridad de datos, cumplimiento laboral y adherencia contractual. Muchos riesgos de proveedores indirectos pasan desapercibidos hasta que crean un problema operativo. Las revisiones periódicas de proveedores, las renovaciones de contratos con términos actualizados y los procesos claros de escalamiento reducen la probabilidad de que un fallo del proveedor genere una interrupción del negocio.

Los beneficios de optimizar las adquisiciones indirectas

Al aplicar las prácticas recomendadas para las adquisiciones indirectas, puedes obtener estos beneficios en tu empresa a lo largo de todo el proceso de adquisición: 

• Ahorros en los costos: las oportunidades de consolidar pedidos o proveedores pueden ahorrarte dinero y mejorar los resultados

• Mayor eficiencia: la eficiencia operativa se traduce directamente en ahorro de costos al reducir errores, cuellos de botella y retrasos

• Mayor cumplimiento: la centralización de la adquisición permite a todo el mundo conocer los proveedores autorizados y la normativa para garantizar el cumplimiento de la política de compras en toda la organización

• Mejores resultados de los proveedores: una adquisición indirecta eficiente puede dar lugar a una mejor administración y auditoría de los proveedores, lo que permite a los equipos trabajar siempre con los proveedores más eficaces

• Mitigación de riesgos reforzada: la visibilidad completa de tus adquisiciones indirectas te permite crear estrategias precisas de administración de riesgos

• Cadena de suministro organizada: una cadena de suministro bien estructurada fomenta la eficiencia tanto en las operaciones como en las finanzas

• Mejora de las relaciones con los proveedores: las buenas relaciones con los proveedores pueden abrir puertas a contratos más favorables en el futuro

   

Existe una amplia gama de herramientas que te ayudarán a optimizar las adquisiciones indirectas, pero puedes sacar el máximo partido a tus esfuerzos si optas por una solución completa que abarque de la adquisición al pago. 

Optimiza la adquisición indirecta para aumentar la eficiencia

El gasto indirecto es demasiado significativo y demasiado fragmentado para gestionarlo de forma reactiva. Las organizaciones que desarrollan procesos sistemáticos para la visibilidad, la consolidación, el cumplimiento de políticas y la gestión de proveedores superan de forma constante a las que no lo hacen.

Amazon Business ayuda a controlar el gasto indirecto, con una variedad de herramientas de cumplimiento para aplicar la política de compras, Analítica de Amazon Business y Visibilidad de gastos para rastrear y analizar el gasto, y más de 300 integraciones de adquisición electrónica para conectar las herramientas que tus equipos ya utilizan.

Categorías de la adquisición indirecta

En la mayoría de las empresas, la administración de las adquisiciones indirectas se centra en estas cinco áreas principales:
 

• Proveedores y materiales de oficina: productos como papel de impresora, monitores de computadoras y escritorios ayudan a los empleados a trabajar con eficiencia en su día a día. 
• Software y comunicaciones: las herramientas digitales como aquellas destinadas a la administración del ciclo de vida de los contratos, las suscripciones de software y el programa de facturación que se utilizan para llevar a cabo las operaciones internas cuentan como adquisición indirecta
• Marketing y publicidad: los servicios subcontratados y tercerizados, como el marketing y la contratación de empleados, y las campañas internas, como los anuncios pagados, son tipos de adquisición indirecta que ayudan a que una organización se mantenga competitiva en el mercado
• Viajes y eventos: cuando los empleados viajan a conferencias o a las instalaciones de una compañía, se generan gastos indirectos en las empresas, como habitaciones de hotel, espacios de cotrabajo para equipos remotos, comida y pasajes de avión  
• Administración y mantenimiento de las instalaciones: los servicios públicos, de conserjería y otros servicios de mantenimiento subcontratados son necesarios para llevar a cabo las operaciones internas de manera fluida y ofrecer a los empleados un entorno de trabajo de calidad óptima

La clasificación de los gastos indirectos permite conocer las necesidades de una organización y sus costos, lo que facilita la administración de los gastos y la eficiencia de los pedidos.

Desafíos en la administración de la adquisición indirecta

Los equipos responsables de administrar las adquisiciones indirectas se enfrentarán a desafíos a lo largo de todo el proceso de adquisición. Aquí se mencionan algunos de ellos:

Visibilidad y control

Un equipo puede encargar materiales de escritura a un proveedor, tinta de impresora a otro y teclados a un tercero. Si se multiplica el número de proveedores que utiliza este equipo por cada equipo de adquisiciones de una organización, se verá que los compradores tienen que lidiar con un número abrumador de proveedores y la documentación correspondiente.

Además, una adquisición indirecta mal administrada aumenta el riesgo de fugas contractuales. Si un comprador realiza una compra rápida en el momento desde su cuenta personal, es posible que quiera solicitar un reembolso a su empresa, por más que lo haya hecho mediante un comprador contratado con un precio negociado. Esta compra desde una cuenta personal no forma parte del contrato, lo que crea un desafío de control de compras para la organización. 

Es probable que estos equipos tengan necesidades de abastecimiento que se superponen, pero sin visibilidad de los gastos, no descubrirán oportunidades de consolidación y seguirán gastando más de la cuenta. Como consecuencia, se volverá más difícil controlar los costos. 

Gastos no convencionales

Se habla de gastos no convencionales o fuera de contrato cuando los empleados compran a proveedores que carecen de contratos establecidos con su empresa. Esto puede deberse a procesos de autorización manuales y exhaustivos, a la falta de acceso a los proveedores que se necesitan o a un conocimiento inadecuado de los proveedores aprobados. El riesgo de los gastos fuera de contrato aumenta cuando los equipos individuales carecen de orientación en materia de compras.

Fragmentación de proveedores

En un proceso de adquisición eficiente, se recurre a un número reducido de proveedores para trasladar los materiales de un punto a otro. Sin embargo, cuando en las empresas se recurre a varios proveedores distintos, se produce una fragmentación de proveedores. En los procesos de adquisición indirecta existe un mayor riesgo de fragmentación de proveedores, ya que en ellos es necesario abastecerse de varios proveedores.

Los proveedores fragmentados pueden hacer que la cadena de suministro sea menos sostenible. Tener varios proveedores significa hacer más compras individuales, por lo que al final se generarán varios pedidos más pequeños en lugar de unos pocos grandes. Incluso si la organización adopta medidas para aplicar prácticas empresariales más sostenibles, es difícil garantizar que los proveedores tengan las mismas prioridades.

Cumplimiento y administración de riesgos

La adquisición descentralizada aumenta el riesgo de infracciones de la normativa. Cuando los empleados no pueden acceder a la información que necesitan para realizar compras de acuerdo con la normativa, es más probable que compren suministros no autorizados a proveedores no contratados. 

Además, sin una adquisición centralizada, mantener una estrategia global de administración de riesgos se vuelve una tarea más complicada. Los equipos de adquisiciones no tienen una visión completa de sus operaciones si su software y bases de datos están desarticulados, por lo que será más difícil detectar y abordar las vulnerabilidades. 

Se puede obtener un panorama global si se organizan los gastos indirectos en las cinco categorías anteriores. Sin embargo, es fundamental profundizar en los productos específicos de cada uno de ellos, ya que esta visión por líneas individuales de las compras puede resultar muy útil para el abastecimiento estratégico. 

El abastecimiento estratégico implica optimizar las relaciones con los proveedores para consolidar pedidos, descubrir mejores ofertas y reducir riesgos. Esta estrategia ayuda a evitar pérdidas en las inversiones y a administrar las adquisiciones indirectas con eficiencia.

Las consecuencias de una adquisición indirecta mal administrada

Si una empresa no administra con eficacia los desafíos que plantea la adquisición indirecta, estos problemas pueden convertirse en contratiempos organizativos más importantes. 

Estas son las consecuencias más frecuentes para las empresas: 
 

• Sobrecostos en el presupuesto: Una adquisición indirecta mal coordinada dificulta la administración de los costos y aumenta las probabilidades de exceder el presupuesto
• Reducción de la eficiencia: Sin automatización, el intercambio de documentos entre compradores y proveedores y la administración de los procesos internos llevan más tiempo
• Cuellos de botella y retrasos operativos: Los procesos de autorización manuales no pueden seguir el ritmo de los procesos y el papeleo de varios proveedores, lo que genera retrasos operativos
• Riesgos de cumplimiento: Las infracciones de la normativa pueden suponer sanciones y dañar la reputación de una organización en el sector, lo que dificulta la búsqueda de proveedores de calidad
• Menos confianza en los proveedores: Sin información sobre el rendimiento o la cadena de suministro de un proveedor, se tiene un menor conocimiento de su capacidad y recursos para satisfacer las necesidades del cliente
• Cadena de suministro desarticulada: Una cadena de suministro desorganizada dificulta el seguimiento de los gastos y el control de los costos, lo que inevitablemente genera que se gaste más de la cuenta
• Vulnerabilidad a las interrupciones: Una adquisición indirecta mal administrada puede dificultar a los equipos las tareas de identificación de las áreas de riesgo y mitigación de las interrupciones de la cadena de suministro

Gestionar el gasto indirecto es vital para llevar a cabo operaciones internas fluidas, pero las adquisiciones indirectas mal administradas pueden dificultar el trabajo de los empleados. Se pueden evitar estos contratiempos en las empresas mediante la aplicación de prácticas recomendadas para las adquisiciones indirectas. 

Prácticas recomendadas para lograr adquisiciones indirectas eficaces

Estas prácticas recomendadas para las adquisiciones indirectas dependen de la creación de transparencia operativa y de decisiones basadas en datos. Puedes aprovechar estas estrategias para tomar decisiones de adquisición acertadas:

Centralizar las adquisiciones

Para centralizar la adquisición indirecta, alinea tus equipos de adquisición, finanzas e informática, y asegúrate de que todos están en la misma página. Al hacerlo, fomentas el espacio para crear políticas de compra claras y organizar controles de gasto, y todo esto lo puedes lograr con integraciones sólidas. 

Las integraciones te ayudan a asegurarte de que el procesamiento y almacenamiento de datos sea preciso, para conocer mejor tu red y tomar decisiones basadas en datos para administrar los costos. 

Implementar soluciones de adquisición electrónica

Un software de adquisición electrónica puede automatizar y simplificar el proceso de adquisición gracias a la automatización de las autorizaciones de solicitudes de compra, la administración de facturas y la conciliación de pedidos. Es una de las muchas formas en que los equipos de adquisiciones aprovechan la tecnología para revolucionar sus procesos. Con la ayuda de estas soluciones, los equipos de adquisiciones pueden disponer de más tiempo y dinero para reinvertir en otras partes del negocio.

Una solución de adquisición electrónica integral suele ser el enfoque más eficaz en este caso, pero existen muchas otras opciones en función de tus plazos y presupuesto. Con integraciones óptimas con más de 200 sistemas de adquisición electrónica, nuestras soluciones de compra inteligente para negocios ofrecen mayor visibilidad y simplifican los procesos de compras para ayudar a mantener tu competitividad. De este modo, no solo podrás realizar compras, sino también optimizar todo el proceso de adquisición para obtener el máximo ahorro.

Fomentar relaciones sólidas con los proveedores 

Con relaciones más sólidas con los proveedores, es más probable que ambas partes acuerden contratos a largo plazo mutuamente favorables. Del mismo modo, si tienes buenas relaciones con los proveedores, es posible que estén dispuestos a hacer modificaciones de última hora sobre las condiciones de un contrato. Así, si accidentalmente efectúas pedidos con cantidades incorrectas o te surge una necesidad repentina de materiales, el proveedor puede ayudarte para evitar interrupciones operativas. 

La diversidad de proveedores también es importante. Si el proveedor principal sufre una interrupción importante, puedes cambiar a otro y minimizar el impacto en la organización. 

Analizar los gastos de manera periódica

Un análisis exhaustivo de los gastos revela a qué se destina cada dólar y su repercusión en el negocio. Esto te da una visión global de los gastos de la organización para que puedas identificar oportunidades de consolidación de pedidos y proveedores por parte de tus equipos. 

El análisis de gastos también facilita datos para hacer que los gastos indirectos sean sostenibles. Pero no tienes por qué administrar el análisis de gastos de tu organización solo por tu cuenta. Para los clientes empresariales, podemos ayudar a identificar rápidamente las tendencias de gasto marginal y encontrar oportunidades para cambiar los hábitos de compra y ahorrar dinero. 

Establecer políticas y procedimientos claros

Uno de los principales motivos del gasto no convencional es la falta de transparencia en relación con los presupuestos y los proveedores autorizados. Para solucionar este problema, puedes establecer procedimientos claros sobre la adquisición indirecta y adoptar una solución que facilite a los compradores la información que necesitan para hacer compras dentro del presupuesto. De este modo, tus equipos conocerán bien el presupuesto y, en consecuencia, las compras se ajustarán a los procedimientos de la empresa.

Los beneficios de optimizar las adquisiciones indirectas

Al aplicar las prácticas recomendadas para las adquisiciones indirectas, puedes obtener estos beneficios en tu empresa a lo largo de todo el proceso de adquisición: 
 

• Ahorros de costos: Las oportunidades de consolidar pedidos o proveedores pueden ahorrarte dinero y mejorar los resultados
• Mayor eficiencia: La eficiencia operativa se traduce directamente en ahorro de costos al reducir errores, cuellos de botella y retrasos
• Mayor cumplimiento: La centralización de las compras permite a todo el mundo conocer los proveedores autorizados y la normativa para garantizar el cumplimiento de la política de compras en toda la organización
• Mejores resultados de los proveedores: Una adquisición indirecta eficiente puede dar lugar a una mejor administración y auditoría de los proveedores, lo que permite a los equipos trabajar siempre con los proveedores más eficaces
• Mitigación de riesgos reforzada: La visibilidad completa de tus adquisiciones indirectas te permite crear estrategias precisas de administración de riesgos
• Cadena de suministro organizada: Una cadena de suministro bien estructurada fomenta la eficiencia tanto en las operaciones como en las finanzas
• Mejora de las relaciones con los proveedores: Las buenas relaciones con los proveedores pueden abrir puertas a contratos más favorables en el futuro

Existe una amplia gama de herramientas que te ayudarán a optimizar las adquisiciones indirectas, pero puedes sacar el máximo partido a tus esfuerzos si optas por una solución completa que abarque de la adquisición al pago. 

Optimiza las adquisiciones indirectas para aumentar la liquidez y la eficiencia

Los bienes y servicios que la empresa adquiere a través de las adquisiciones indirectas contribuyen a garantizar que las operaciones se lleven a cabo de forma fluida. Sin estos materiales, los equipos pueden enfrentarse a complicaciones innecesarias que les dificulten hacer su trabajo con eficiencia. 

Optimiza las adquisiciones indirectas mediante la consolidación de los proveedores, el control de los gastos y la agilización de las compras con análisis y automatización integrados. 

Obtén más información hoy mismo sobre cómo podemos simplificar la administración del gasto indirecto de tu organización para que ahorres dinero.