Cómo modernizar la administración del gasto empresarial

Las organizaciones modernas operan en entornos de compra más complejos y globales que nunca, lo que obliga a los equipos a obtener productos de una variedad de: 

• Proveedores preferidos

• Catálogos de adquisición electrónica

• Tiendas en línea 

• Vendedores locales

• Proveedores de servicios especializados

• Socios contratados largo plazo

   

Las compras ocurren a través de muchos canales y la autoridad a menudo se distribuye entre docenas, o incluso miles, de empleados. Combinado con fuerzas de trabajo híbridas, equipos descentralizados y operaciones que se mueven rápidamente, el gasto empresarial puede originarse desde casi cualquier lugar.

Esta complejidad crea puntos débiles conocidos para los líderes de finanzas y adquisición, incluidos:

• Visibilidad limitada del gasto en toda la empresa

• Actividad de compra fragmentada

• Prácticas de autorización poco coherentes

• Riesgo de conformidad y auditoría

• Procesos lentos o ineficientes

   

El gasto fragmentado tiene efectos financieros reales, como ahorros perdidos, gasto marginal descontrolado y una capacidad limitada para pronosticar presupuestos con precisión.

La administración del gasto empresarial (ESM) es una disciplina estratégica diseñada para abordar estos desafíos a escala. Pero para darte cuenta de su valor completo, debes tratar la ESM no como un ejercicio de reducción de costos, sino como una transformación de cómo tu organización planifica, gobierna y optimiza cada decisión de compra.

¿Qué es la administración del gasto empresarial?

La administración del gasto empresarial se refiere a las estrategias, procesos y tecnologías que las organizaciones utilizan para planificar, rastrear, controlar y optimizar el gasto de la empresa en todas las categorías. Cubre el ciclo de vida completo del gasto, desde la obtención y compra hasta los pagos, informes de gastos y administración de proveedores.

La ESM moderna no se trata solo de reducir costos. Se trata de permitir claridad financiera, velocidad operativa, compras responsables y crecimiento a largo plazo. ESM ayuda a los líderes a responder preguntas esenciales como:

• ¿Dónde se está gastando dinero y quién lo gasta?

• ¿Las compras están alineadas con los presupuestos, las políticas y los estándares de conformidad?

• ¿Qué proveedores ofrecen el mayor valor, innovación y estabilidad de riesgo?

• ¿Cómo podemos capacitar a los empleados para que compren de manera eficiente sin sacrificar la supervisión?

   

En una era donde las decisiones basadas en datos son innegociables, la ESM proporciona a los líderes un único centro de comando unificado para administrar todo el universo de compras de su organización.

¿Qué cuenta como “gasto empresarial”?

El gasto empresarial incluye todos los dólares que tu organización utiliza para las operaciones. Las categorías incluyen:

• Gastos directos: compras vinculadas directamente a productos o servicios que tu organización vende

  • Ejemplos: materias primas, empaques, componentes de fabricación

• Gastos indirectos: bienes y servicios necesarios para operar tu negocio

  • Ejemplos: suministros de oficina, tecnología, gastos de empleados como reembolsos de viajes

• Gasto en servicios: servicios profesionales, de mantenimiento, consultoría o mano de obra externa

  • Ejemplos: consultoría legal, limpieza de instalaciones, software basado en la nube

• Gastos de capital: inversiones más grandes y a largo plazo

  • Ejemplos: compras de terrenos o equipos importantes, renovaciones de fábricas

El gasto empresarial también se puede clasificar como costos únicos o recurrentes. Las compras únicas podrían incluir reparaciones urgentes o suministros para proyectos especiales, mientras que los costos recurrentes podrían incluir suscripciones, contratos de mantenimiento y pedidos de reabastecimiento.

Una estrategia de ESM integral considera todas estas categorías juntas porque incluso las transacciones pequeñas y únicas se suman y pueden generar una repercusión financiera significativa en toda tu organización.

Por qué la ESM es importante para los líderes empresariales

La administración del gasto empresarial ya no es simplemente una función de la adquisición, es un impulsor estratégico central para los directores financieros y líderes financieros. Sus efectos se muestran más claramente en tres áreas:

1. Visibilidad en tiempo real para pronósticos más inteligentes: los datos de gasto facilitan la identificación de patrones, la negociación de descuentos por volumen, la consolidación de proveedores y el pronóstico de presupuestos precisos. 

2. Gobernanza que reduce el riesgo: las políticas claras, los procesos de autorización y los registros de auditoría te ayudan a prevenir el incumplimiento de los controles de gasto internos y las expectativas normativas. La ESM también reduce la probabilidad de gastos no autorizados, proveedores no aprobados y renovaciones de contratos mal administradas.

3. Flexibilidad de procesos que impulsa la innovación: las compras más rápidas y responsables permiten que tus empleados y tu organización se muevan con mayor agilidad. Al simplificar tus procesos, guiar a los empleados para que sigan las políticas de compra y reducir las ineficiencias, puedes reducir la carga administrativa, mejorar la productividad y liberar a tu equipo para que se enfoque en iniciativas valiosas en lugar de papeleo.

    

Pilares fundamentales de un marco de ESM exitoso

Los marcos de ESM modernos se construyen sobre varios pilares fundamentales. Cada uno refuerza a los otros para crear un sistema autosustentable de visibilidad, control y eficiencia. Estos son los cuatro pilares fundamentales principales del éxito de la ESM.

Análisis y visibilidad de gastos

La visibilidad de gastos es el ancla de una ESM efectiva. Centralizar la actividad de compra en un único conjunto de datos ayuda a los líderes a supervisar el gasto en unidades de negocio, proveedores y categorías. Una mejor visibilidad conduce a un pronóstico mejorado, presupuesto simplificado y un desempeño de conformidad más sólido.

Herramientas útiles: soluciones como Visibilidad de gastos (una característica de Business Prime) y Analítica de Amazon Business apoyan este esfuerzo al ayudarte a visualizar tendencias de compra, evaluar el gasto según la política de la empresa y tomar decisiones financieras más informadas basadas en datos de gasto.

Proceso de adquisición y autorizaciones

Los procesos claros y eficientes reducen la fricción mientras mantienen la gobernanza. Las herramientas de ESM modernas permiten:

• Controles de acceso basados en roles

• Autorizaciones de múltiples pasos

• Procesos de compra guiados que impulsan a los compradores hacia proveedores preferidos

• Conformidad con las políticas integrada directamente en el proceso de compra
  
  

Estos controles ayudan a las organizaciones a simplificar las compras mientras garantizan que cada transacción se alinee con los estándares de presupuesto y conformidad.

Herramientas útiles: características como Guided Buying (una característica de Business Prime) te permiten dirigir a los compradores a productos y proveedores específicos, mientras que la Administración de presupuesto establece umbrales de gasto, autorizaciones previas a la compra y otras medidas de seguridad para mejorar la eficiencia de compra sin ralentizar el proceso. 

De manera similar, implementar procesos de autorización mantiene las autorizaciones de compra en movimiento, al asignarlas a los autorizadores apropiados.

Administración del ciclo de vida del proveedor y contrato

Administrar las relaciones con proveedores de manera efectiva, desde la incorporación y negociaciones hasta renovaciones y revisiones de desempeño, es esencial para minimizar riesgos y maximizar valor. Los términos estandarizados, el almacenamiento centralizado de contratos y los recordatorios de renovación automatizados ayudan a prevenir lapsos costosos o contratos duplicados. Las soluciones de compra que agregan proveedores y ofrecen administración de contratos digital ayudan a las organizaciones a escalar la administración de proveedores sin expandir la plantilla.

Herramientas útiles: para abastecimiento y pedidos rutinarios, podemos ofrecer una facturación consolidada, procesos de múltiples usuarios y procesos de autorización, y seguimiento de gasto entre proveedores.

Compra responsable y niveles de proveedores certificados

La ESM apoya cada vez más las prioridades organizacionales en torno al abastecimiento responsable, sostenible y diverso. Muchas organizaciones ahora tienen como objetivo asignar gasto a:

• Proveedores locales

• Negocios pequeños o de propiedad diversa

• Productos certificados amables con el medio ambiente

Herramientas útiles: nuestra solución de compra inteligente ayuda a apoyar estos objetivos al etiquetar negocios con indicadores de certificaciones de diversidad y amigable con el compromiso climático, lo que facilita la búsqueda de proveedores elegibles y el seguimiento del progreso hacia objetivos de gasto relacionados. 

Métricas y KPI clave de la ESM

Los líderes financieros y de adquisición confían en los indicadores de desempeño medibles para evaluar la madurez de la ESM y el ROI. Los KPI comunes incluyen:

• Gasto por categoría o departamento: supervisa la asignación e identifica oportunidades para consolidar proveedores

• Porcentaje de compras a través de canales autorizados: realiza un seguimiento de la conformidad con las políticas y la adopción de canales de compra preferidos

• Ahorros por renovación de contrato: mide el impacto financiero impulsado por renovaciones optimizadas y términos negociados

• Tiempo para la autorización: evalúa la eficiencia de los procesos de adquisición e identifica cuellos de botella en los procesos

• Compras responsables: captura el porcentaje del gasto dirigido a proveedores certificados sostenibles, locales o diversos
  
  

Estas métricas pueden ayudar a tu equipo a validar el progreso y determinar cómo priorizar futuras iniciativas de optimización.

Desafíos y soluciones comunes en la ESM

Las organizaciones a menudo comienzan su viaje de ESM con buenas intenciones, pero se encuentran con desafíos prácticos en el camino. La buena noticia es que las estrategias y herramientas adecuadas pueden ayudarte a superar estos puntos de fricción antes de que se conviertan en obstáculos importantes.

Sistemas fragmentados y silos de datos

Muchas organizaciones dependen de múltiples sistemas de compra o procesos manuales como hojas de cálculo o papel, o a veces una combinación de ambos. 

Según IBM, más del 80 % de las empresas informan que los silos de datos son disruptivos para sus procesos críticos. Esta fragmentación limita la visibilidad y hace que sea casi imposible entender el gasto total.

Solución: Consolida la actividad de compra e integra las herramientas de adquisición con los sistemas financieros. Los paneles unificados y soluciones como Amazon Business, que se integra con más de 300 sistemas, facilitan la centralización de transacciones y la generación de informes precisos.

Falta de apoyo de las partes interesadas

La ESM requiere alineación entre los equipos de finanzas, adquisición, Informática y operaciones. La resistencia o adopción poco coherente puede ralentizar el progreso.

Solución: comparte beneficios claros que se relacionen directamente con cada grupo de partes interesadas. Por ejemplo, menciona ahorros de tiempo para operaciones, precisión presupuestaria para finanzas y supervisión para equipos de adquisición. Los programas piloto y las victorias rápidas también pueden ayudar a generar impulso, al igual que el uso de herramientas que proporcionan visibilidad compartida.

Medición del gasto indirecto

El gasto indirecto a menudo se oculta dentro de compras marginales, que son transacciones pequeñas y poco coherentes realizadas por muchos empleados. Aunque estas compras menores son fáciles de pasar por alto individualmente, pueden representar hasta el 20 % del gasto empresarial total, según Procurement Magazine.

Solución: aprovecha el análisis, la herramienta de inteligencia de gasto y los controles de compra automatizados para marcar categorías no administradas, consolidar compras y dirigir compras a través de canales preferidos para mejor visibilidad. Herramientas como Spend Anomaly Monitoring ayudan a los equipos de adquisición a reaccionar rápidamente, ya que proporcionan alertas en tiempo real para compras inusuales.

Herramientas para potenciar la ESM

La tecnología es la columna vertebral de la ESM moderna. Las capacidades adecuadas pueden ayudar a simplificar las compras, mejorar la claridad de los datos y escalar la gobernanza sin ralentizar a los empleados.

A continuación, se presentan capacidades esenciales para programas de ESM de alto rendimiento, seguidas de una lista de verificación práctica para ayudarte a ponerlas en acción.

Paneles unificados y análisis

Los paneles de toda la empresa proporcionan visibilidad centralizada en tiempo real para ejecutivos, propietarios de presupuestos y equipos de adquisición. Ofrecen información sobre patrones de gasto, desempeño de proveedores y tendencias de conformidad. Soluciones como la Analítica de Amazon Business pueden ayudarte a utilizar estos datos para la toma de decisiones informada.

API e integraciones de la adquisición

La integración de plataformas de compras con ERP, adquisición a pago (P2P), software de administración de gasto empresarial y sistemas financieros garantiza flujos de trabajo sin problemas y datos coherentes. Las API permiten capacidades avanzadas como autorizaciones automatizadas, presupuestos sincronizados y seguimiento de gasto en tiempo real en todos los sistemas.

Opciones de proveedores y redes certificadas

Las soluciones de compra centralizadas simplifican las compras mientras proporcionan acceso a proveedores previamente evaluados. Para organizaciones con objetivos de compra responsable, las redes certificadas, como proveedores de propiedad diversa o enfocados en sostenibilidad, facilitan el cumplimiento de los objetivos de políticas.

Autorizaciones, facturas y pagos automatizados

La automatización reduce el trabajo manual, mejora la precisión y acelera los procesos de adquisición. Los proceso de factura y pago automatizados también apoyan controles más sólidos y reducen el tiempo de conciliación.

Cómo poner en práctica la tecnología de ESM

Las capacidades descritas anteriormente forman la base tecnológica de la administración del gasto empresarial, pero las herramientas por sí solas no son suficientes. También necesitas un plan claro para la implementación.

Aquí hay una lista de verificación de cinco pasos para ayudarte a crear, lanzar y escalar un programa de ESM moderno.

1. Auditar tu estado actual

Comienza por hacer un mapa de tus procesos de compra existentes, procesos, cadenas de autorización, sistemas y listas de proveedores. Identifica cuellos de botella, brechas de datos, canales fragmentados y categorías no administradas. Esta referencia te ayuda a establecer prioridades y enfocarte en las áreas con mayor repercusión.

2. Definir la gobernanza y los roles

Aclara las responsabilidades de finanzas, adquisición, Informática y unidades de negocio. Establece políticas sobre proveedores preferidos, umbrales de autorización, autoridad de compra y requisitos de abastecimiento responsable.

3. Elegir tecnología que se integre

Busca herramientas que se integren con tu ERP, P2P y sistemas de administración financiera y de gastos existentes. Considera las capacidades de análisis, automatización de procesos, acceso de proveedores y experiencia del usuario. Soluciones como Amazon Business pueden complementar o anclar tu pila de tecnología de ESM según tus necesidades.

4. Lanzar iniciativas de rápida rentabilidad

Comienza con iniciativas que proporcionen valor rápido, como consolidar categorías de bajo riesgo o habilitar paneles de análisis. Las victorias rápidas te ayudan a generar impulso y obtener apoyo de las partes interesadas.

5. Escalar y optimizar

Una vez que los procesos se estabilicen, expande la gobernanza, optimiza los contratos, profundiza en los conocimientos analíticos y ajusta los controles de políticas. Utiliza KPI (como los mencionados anteriormente) para identificar oportunidades adicionales de ahorro de costos y mejorar continuamente tu programa de ESM.

Modernizar tu administración del gasto empresarial

La administración del gasto empresarial ha evolucionado de una necesidad operativa a un facilitador estratégico del crecimiento organizacional. Para los equipos de finanzas, la ESM no se trata solo de ajustar presupuestos, sino de desbloquear visibilidad, fortalecer la conformidad, empoderar a los empleados y crear un ecosistema de compras que escale con el negocio.

Para ayudarte a modernizar tus estrategias de adquisición, nuestra solución de compra inteligente proporciona características y capacidades que mejoran la visibilidad, agilizan los procesos, apoyan un abastecimiento más responsable y simplifican la administración del gasto.

Habla con un experto de Amazon Business hoy para obtener más información sobre cómo podemos ayudarte a administrar el gasto, fortalecer la conformidad e impulsar ahorros en toda tu organización.