Gestión de gastos como estrategia de control financiero en adquisiciones

Muchas organizaciones ven la gestión de gastos como un paso de limpieza después de que los empleados envían gastos, y la mayoría de las herramientas refuerzan esa mentalidad al centrarse en programas de tarjetas corporativas, reembolsos e informes de gastos automatizados. Si bien estas capacidades aceleran el procesamiento, dejan a las empresas reaccionando al gasto en lugar de guiarlo. 

Para los equipos de finanzas, el verdadero desafío comienza antes, durante el proceso de compra y autorización, antes de que el gasto se convierta en un gasto. Al implementar controles en el punto de compra, los directores financieros pueden ayudar a prevenir fugas de gasto, reducir la exposición a auditorías y minimizar el trabajo manual durante la conciliación. Este enfoque proactivo redefine la gestión de gastos como una estrategia de control financiero que aporta más previsibilidad al gasto y moldea cómo el dinero sale del negocio.

Qué cubre la gestión de gastos

La gestión de gastos es cómo una empresa controla, rastrea y revisa los gastos comerciales para que el gasto se mantenga en línea con las políticas de la empresa y los planes financieros. Hoy en día, va más allá de los informes de gastos posteriores al gasto, ya que captura los costos antes y da a los equipos de finanzas un control más claro sobre las autorizaciones y las revisiones. 

Las áreas principales de gestión de gastos incluyen:

• Seguimiento y categorización de gastos: registrar datos de gastos a medida que ocurre el gasto y organizarlos para su análisis

• Informes de gastos: convertir los gastos de empleados rastreados en informes claros y listos para revisión

• Reembolso de gastos: pagar a los empleados de manera precisa y oportuna después de la autorización

• Autorizaciones de gastos y cumplimiento de políticas: aplicar controles para mantener el cumplimiento de las políticas antes de que se realicen los pagos

• Preparación para auditoría y supervisión: mantener los registros limpios y accesibles para que los equipos de finanzas puedan revisar el gasto con confianza
  
  

En conjunto, estas piezas proporcionan mayor visibilidad de gastos y un control más estricto sobre el gasto diario.

Dónde falla la gestión de gastos tradicional

Según la encuesta de Autorek de 2024, el 84 % de las empresas de pagos siguen dependiendo principalmente de procesos de conciliación manual. Pero incluso cuando los equipos pasan a procesos automatizados y herramientas de software de gestión de gastos, muchos se encuentran lidiando con los mismos problemas:

• La mayoría de las herramientas se enfocan en limpiar los gastos de la empresa después del hecho.

• Muchas plataformas carecen de una vista completa del gasto para apoyar decisiones informadas.

• Los procesos manuales siguen siendo la norma, incluso dentro del software.

A continuación, se presenta un desglose de los principales problemas que enfrentan los equipos de finanzas al depender de la gestión de gastos convencional.

Control de gasto reactivo versus proactivo

La mayoría de los sistemas de gestión de gastos intervienen solo después de que los informes de gastos llegan a los equipos de finanzas. Ese tiempo crea un riesgo inmediato: el dinero ya ha salido, incluso si el gasto no debería haberse hecho. 

Este escenario es común. Según el informe State of Travel and Expense 2024 de Skift y Navan, el 41 % de los gerentes dicen que el cumplimiento de la política de gastos de los empleados cae por debajo del 75 %. Aplicar controles de gasto proactivos puede prevenir muchas de estas excepciones al hacer que las políticas sean visibles antes de que se realicen las compras. 

La conciliación añade otra capa de riesgo, ya que los errores en las presentaciones o autorizaciones de gastos requieren correcciones, seguimientos y trabajo manual. El informe de 2024 de Payhawk muestra que el 28 % de las organizaciones pierden tiempo sustancial en conciliación, tiempo que podría dedicarse a mejorar la previsión y gestionar el gasto de manera proactiva.

Visibilidad limitada en las decisiones de compra

Según el informe de Payhawk, el 22 % de las organizaciones tienen visibilidad limitada en tiempo real del gasto de la empresa. Sin esta información, los equipos de finanzas pueden saber cuánto dinero se gastó pero no los detalles de las compras en sí.

Cuando las finanzas no pueden confirmar si los proveedores fueron autorizados o si las compras fueron precisas, los totales de gasto pierden credibilidad. Esa incertidumbre los obliga a tratar los números reportados como provisionales, lo que dificulta establecer presupuestos confiables y prever costos futuros.

Altas tasas de excepciones y trabajo manual

Si bien las herramientas prometen automatización, muchas organizaciones siguen dependiendo de procesos manuales. De hecho, el informe de 2024 de Rho muestra que poco más del 70 % de los empleados aún envían gastos en forma manual, a menudo con el uso de recibos en papel, hojas de cálculo o entrada de datos manual. 

Estos procesos manuales introducen errores evitables. El informe de 2024 de Payhawk identifica el error humano como el principal desafío de gestión de gastos para las organizaciones, en gran medida porque los equipos de finanzas deben dedicar tiempo a perseguir detalles, corregir errores y conciliar registros.

Además, muchos errores generan excepciones de gastos que el sistema no puede autorizar automáticamente. Cada excepción añade otra pausa y otra ronda de seguimiento que convierten la revisión rutinaria en una limpieza que consume tiempo.

Las 3 prácticas recomendadas modernas de gestión de gastos

La mayoría de las soluciones enmarcan la gestión moderna de gastos en torno a la velocidad: autorizaciones más rápidas, reembolsos más rápidos y procesos más automatizados. La velocidad importa, pero no aborda los desafíos de previsibilidad de la gestión reactiva de gastos. 

Debido a que los equipos de finanzas desean menos sorpresas, datos más limpios y gastos en los que puedan confiar en presupuestos y pronósticos, las prácticas recomendadas que se hallan a continuación se centran en la gobernanza y el control, no solo en la eficiencia del procesamiento.

1. Elevar el control al equipo de compras

Los procesos de gestión de gastos funcionan mejor cuando comienzan antes de que el dinero salga de tu negocio. En lugar de revisar informes de gastos después del hecho, enfócate en aplicar controles durante las compras. 

Al guiar el gasto de los empleados en el punto de compra, puedes reducir el gasto que incumple políticas y evitar reembolsos innecesarios por completo. Este cambio te da un control más temprano sobre dónde va tu dinero, lo que hace que administrar presupuestos y pronosticar gastos sea más fácil.

2. Reducir la conciliación manual y las excepciones

Los procesos manuales crean errores y los errores crean excepciones. Este ciclo hace que pasemos más tiempo corrigiendo problemas y menos tiempo revisando gastos. 

Reducir los pasos manuales en los procesos de gastos disminuye las tasas de excepciones, lo que resulta en menos seguimientos, cierres más limpios y datos de gastos más confiables. Con el tiempo, esto te permite enfocarte en el análisis y la toma de decisiones en lugar de la conciliación.

3. Diseñar políticas que los empleados puedan seguir

Las políticas de gastos sólidas solo funcionan cuando los empleados pueden seguirlas de manera realista. Las reglas que son demasiado complejas o que están desconectadas de cómo las personas realmente gastan llevan a errores, no porque los empleados sean descuidados, sino porque las políticas no se ajustan a situaciones reales. Esos errores ralentizan las autorizaciones, y crean idas y venidas para los equipos de finanzas.

Las políticas efectivas comienzan con la comprensión de los patrones de gasto reales, incluidos los tipos de compra comunes, los rangos de precios típicos y los proveedores autorizados. Una vez que tus políticas reflejan la realidad, puedes incorporarlas en procesos de autorización intuitivos con notificaciones oportunas. 

Al combinar políticas realistas con procesos de autorización cotidianos, puedes guiar a los empleados para que tomen decisiones conformes con una fricción mínima y así simplificar el cumplimiento de políticas sin complicar la experiencia del usuario.

Evaluación de soluciones de gestión de gastos

Elegir el software de gestión de gastos correcto se reduce al control, específicamente, qué tan temprano y con qué consistencia puedes influir en el gasto. 

Para evaluar las soluciones de manera efectiva, enfócate en los fundamentos que se muestran a continuación. Muestran si un sistema se ajusta a tu entorno existente, se escala con tus necesidades de gobernanza y te ayuda a gestionar gastos.

Integración con sistemas de adquisiciones y compras

Un sistema de gestión de gastos solo funciona si se ajusta a tu esquema de finanzas más amplio. Cuando las herramientas no se integran con software de adquisición, compras y contabilidad, los equipos de finanzas terminan llenando los vacíos en forma manual.

La integración deficiente suele conducir a:

• Reingreso de los mismos datos de gastos en los sistemas

• Conciliación de registros no coincidentes después del hecho

• Dependencia de las hojas de cálculo para conectar compras y gastos
  
  

Una integración sólida mantiene los datos de gastos consistentes desde la compra hasta la autorización y el pago. Esa continuidad reduce la entrada manual de los datos, mejora la precisión y te proporciona una vista completa del gasto de los empleados.

Escalabilidad, gobernanza y control

A medida que tu empresa crece, tu sistema de gestión de gastos debe crecer con ella. Tener más empleados, entidades y categorías de gastos añade mayor complejidad, y necesitas controles que se adapten sin ralentizar los equipos.

Los sistemas escalables te permiten:

• Actualizar políticas de gastos a medida que cambian los equipos, las regiones o las funciones

• Admitir múltiples entidades o centros de costos en un sistema

• Ajustar límites de gasto y procesos de autorización a medida que evolucionan las necesidades de supervisión

• Mantener registros de auditoría claros para gastos autorizados
  
  

Sin esta flexibilidad, las políticas pueden desincronizarse con la forma en que las personas realmente gastan. Los equipos de finanzas a menudo responden con más revisiones manuales y soluciones temporales, lo que ralentiza las autorizaciones y aumenta las excepciones.

Capacidad para respaldar la gestión proactiva de gastos

La gestión proactiva de gastos depende de la visibilidad. Para influir en el gasto antes de que se convierta en un gasto, necesitas ver la actividad de compra a medida que ocurre y entender si se alinea con los presupuestos y las políticas.

Al evaluar soluciones, busca capacidades que admitan el control temprano e incluyen:

• Visibilidad en tiempo real de compras y gastos comprometidos

• Orientación contextual que dirija a los empleados hacia opciones conformes

• Notificaciones claras que señalen posibles problemas antes de la autorización

• Reducción de la dependencia de reembolsos mediante la gestión del gasto por adelantado
  
  

En conjunto, estas características pueden ayudarte a actuar sobre el gasto antes, tomar decisiones más informadas y mantener un control más estricto sobre los costos antes de que lleguen al libro mayor.

Amazon Business complementa la gestión de gastos

Amazon Business no reemplaza tu sistema de gestión de gastos. En su lugar, funciona junto a él moldeando el gasto antes de que las compras se conviertan en gastos que necesiten revisión, corrección o reembolso. Este cambio reduce las excepciones posteriores y alivia la carga en los procesos de gastos existentes.

De estas maneras ayuda Amazon Business incluso antes de que los gastos existan:

• Centraliza las compras cotidianas: las compras rutinarias fluyen a través de una única cuenta corporativa que mantiene las compras en un solo lugar y reduce el gasto fuera de canal que luego crea brechas de conciliación.

• Captura los datos correctos en el pago: los administradores pueden requerir información del pedido comercial, como centros de costos o códigos GL, durante el pago. Los compradores ingresan esta información por adelantado, por lo que los equipos de finanzas no tienen que buscar detalles faltantes después.

• Mejora la conciliación y la precisión del cierre: los datos a nivel de pedido fluyen hacia la Analítica de Amazon Business, lo que les da a los equipos de finanzas una vista centralizada para comparar pedidos con facturas o cargos de tarjeta y resolver discrepancias rápidamente. Los datos más limpios y completos reducen errores y retrabajos durante el cierre.

• Reduce la carga de conciliación y la complejidad de los gastos: las compras consolidadas y las opciones de pago, como el Pago por factura, reducen la cantidad de transacciones que los equipos de finanzas necesitan revisar. Menos facturas y cargos ayudan a acelerar la conciliación y simplificar el cierre de fin de mes.

• Reduce la dependencia de los reembolsos: los empleados compran directamente a través de la cuenta corporativa en lugar de pagar de su bolsillo. Esto reduce el volumen de reembolsos y elimina una fuente común de excepciones de política.

• Apoya procesos de conciliación de tres vías: para compras basadas en facturas, los equipos pueden rastrear la recepción de bienes para que las órdenes de compra, facturas y registros de recepción se alineen. Así se apoya la conciliación automatizada de tres vías y ayuda a garantizar la precisión, el cumplimiento y el pago oportuno.

• Dale al equipo de finanzas visibilidad más temprana del gasto: los datos de gasto están disponibles a medida que ocurren las compras, en lugar de semanas después a través de presentaciones de gastos. Esto permite presupuestos, pronósticos y asignación de costos más precisos.

• Guía decisiones de compra conformes: Guided Buying (una característica de Business Prime) y controles de autorización muestran artículos y vendedores preferidos durante la experiencia de compra, lo que ayuda a los empleados a tomar decisiones de cumplimiento sin necesidad de capacitación adicional o ciclos de revisión.
  
  

Integrar Amazon Business con tu sistema de gestión de gastos puede ayudar a tu equipo de finanzas a encontrar menos excepciones y menos complejidad posterior. Las plataformas de gastos aún manejan revisiones, reembolsos y contabilidad, pero con Amazon Business como guía las compras por adelantado, surgen menos problemas en primer lugar.

La gestión de gastos comienza antes del gasto

El control real sobre el gasto de la empresa no puede comenzar con un informe de gastos. El control debe ocurrir antes, en el punto donde los empleados deciden qué comprar y cómo comprarlo. 

Cuando influyes en las decisiones de compra por adelantado, ves muchas menos violaciones de política y correcciones de última hora. Los datos de gasto se mantienen limpios desde el principio, lo que le da a tu equipo de finanzas números en los que realmente pueden confiar.

Para tomar control del gasto antes de que se convierta en un gasto, contáctanos para ver cómo Amazon Business guía las decisiones de compra, mejora la visibilidad y simplifica la gestión de gastos posterior.